Проект_Архив 2027

1. Проект «Архив 2027»

Докладчик:
Помощник ректора Рудаков О.Ю.
22 июня 2026 года

2. Обоснование и актуальность проекта

85 тыс. дел
находятся на хранении на объектах
Университета:
Делегатская ул., д. 20, стр. 1;
Старомонетный пер., д. 5.
Хранение осуществляется с
нарушениями:
• требований пожарной безопасности;
• Температурно-влажностного режима;
• Нормативов размещения стеллажей;
• Отсутствует необходимое
оборудование.
17,5 тыс. дел
поступит на хранение в ближайшие 5 лет,
исходя из расчета 3500 дел в год., что
потребует выделения дополнительно 500
м2 площади архивов
Не менее 1000 м2
площади архивов потребуется для хранения
документов в университете
Существующее положение дел влечёт за собой следующие риски:
невозможность обеспечить сохранность документов Архивного фонда Российской
Федерации;
нарушение требований надзорных органов (Росархив, МЧС);
отсутствие условий для приёма новых дел от подразделений Университета;
угроза применения административных мер (штрафы, предписания).
Проект
«Архив
2027»
направлен
на
создание
единого
централизованного архивного хранилища в Липецком филиале, полностью
соответствующего всем нормативным требованиям, с учётом перспективного
роста объёма документов.

3. Цели проекта

Основная цель:
Обеспечение нормативного хранения, комплектования, учёта и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в оперативном управлении ФГБОУ ВО
«Российский университет медицины» Минздрава России, путём создания специализированного архивного
хранилища в Липецком филиале с соблюдением всех обязательных требований законодательства об
архивном деле.
Конкретные (измеримые) цели:
Создать к концу 2027 года архивное хранилище общей площадью не менее 1000 кв. м.,
отвечающее нормативным параметрам температурно-влажностного режима, пожарной и охранной
безопасности.
Переместить и разместить в новом хранилище все документы постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) хранения, переданные из Москвы.
Внедрить систему учёта архивных документов в электронном виде с топографическими
указателями.
Разработать и утвердить полный пакет локальных нормативных актов, регламентирующих работу
архива и взаимодействие с подразделениями.

4. Задачи проекта

№
Задача
Ответственные, сроки
1
Сформировать рабочую группу и утвердить дорожную карту проекта
Приказ до 01.07.2026
2
Провести экспертизу ценности документов и определить точный перечень дел, подлежащих передаче
в Липецк
ЦЭК университета, до
01.08.2026
3
Составить техническое задание на оснащение
Рабочая группа, до
15.08.2026
4
Подобрать и подготовить помещение в Липецком филиале, соответствующее нормам (температура,
влажность, вентиляция, огнестойкость)
Администрация филиала,
до 01.10.2026
5
Оснастить хранилище системами пожаротушения, сигнализации, климат-контроля и стеллажами,
автоматизированными рабочими местами
Хозяйственная служба, до
01.12.2026
6
Разработать и утвердить штатное расписание, принять на работу и обучить персонал (архивариус,
делопроизводитель, администратор)
Управление делами, до
01.02.2027
7
Организовать упаковку, транспортировку и приёмку документов из Москвы в Липецк
Рабочая группа, апрель–
май 2027
8
Провести монтаж стеллажей и расстановку документов согласно плану
Архив, июнь 2027
9
Упорядочить документы временного срока хранения (до 5 лет) на площадях в Москве
Архив, июль 2027
10
Разработать и ввести в действие регламенты передачи, учёта и использования документов
(положение об архиве, инструкции)
Юридическая служба +
архив, в течение всего
проекта, завершить к
августу 2027
11
Внедрить электронную базу данных учёта архивных документов с топографическими указателями
ИТ-отдел, до сентября 2027

5. Этапы проекта

Этап 1. Организационно-методический
(июль – август 2026 г.)
Издание приказа о проекте, составе рабочей
группы и ЦЭК.
Утверждение дорожной карты с детальными
сроками.
Проведение экспертизы ценности и
составление описей дел, подлежащих
передаче.
Разработка проектной документации на
перепланировку/ремонт помещений.
Определение потребности в оборудовании,
мебели, АРМ.
Этап 6. Упорядочение документов
временного срока хранения (июль –
август 2027 г.)
Проверка
и
переформирование
дел
с
временным сроком хранения (до 5 лет) на
московской площадке (ул. Делегатская, д. 20, стр.
4).
Оформление описей и актов о выделении к
уничтожению документов с истекшими сроками
хранения (по согласованию с ЦЭК).
Этап 2. Подготовка помещений и закупка
оборудования (сентябрь 2026 – январь 2027
г.)
Поиск и юридическое закрепление помещений в Липецке
(исключая подвалы и чердаки).
Косметический ремонт (при необходимости).
Монтаж систем вентиляции, кондиционирования, отопления
с возможностью поддержания температуры 17–19°С и
влажности 50–55%.
Установка автоматической пожарной сигнализации,
системы газового или порошкового пожаротушения (в
соответствии с нормами для архивов).
Установка металлической противопожарной двери,
охранной сигнализации.
Закупка и доставка металлических стеллажей, шкафов, а
также компьютерного оборудования для автоматизированного
рабочего места.
Этап 5. Транспортировка и приёмка (май –
июнь 2027 г.)
Организация специализированного транспорта,
страхование груза.
Погрузка и перевозка документов и стеллажей из
Москвы в Липецк.
Разгрузка, сверка с описями и подписание актов
приёма-передачи.
Монтаж стеллажей в Липецке и расстановка
документов строго по утверждённому плану (с учётом
главных проходов и межстеллажных расстояний).
Этап 7. Завершающий (август – сентябрь 2027 г.)
Финальная проверка соответствия хранилища всем нормативным требованиям (акт ввода в эксплуатацию).
Внесение всех данных в электронную базу, присвоение топографических номеров.
Проведение тестового исполнения запроса и выдачи дел во временное пользование.
Утверждение итогового отчёта о реализации проекта и представление его руководству Университета.
Этап
3.
Кадровое
обеспечение
и
нормативная база (февраль – апрель 2027
г.)
Утверждение штатного расписания и приём персонала
(архивариус, делопроизводитель, администратор).
Разработка и утверждение:
oПоложения об Архиве Университета;
oРегламента передачи документов от подразделений в
Архив;
oРегламента передачи дел из Архива в хранилище;
oИнструкции по взаимодействию при исполнении
запросов и выдаче дел. Это всё может быть одним
документом.
Внедрение автоматизированной системы учёта (АСУ
«Архив» или аналоги) с топографическими указателями.
Этап
4.
Подготовка
документов
перемещению (март – апрель 2027 г.)
Проверка
к
формирования дел, соответствия
номенклатуре дел, наличия внутренних описей и
оформление актов приёма-передачи.
Упаковка дел в твёрдые короба с маркировкой
(фонд, опись, дело).
Демонтаж
освободившихся стеллажей в
Москве (Старомонетный пер. и ул. Делегатская) с
составлением актов на списание/перемещение.

6.

Наличие специально оборудованного
хранилища, допущенного к эксплуатации
комиссией
Действующие локальные нормативные
акты, регламентирующие все процессы
Упорядоченный архивный фонд с полной учётной
документацией (описи, реестры,
топографические указатели)
Ожидаемые
результаты
Квалифицированный персонал,
прошедший обучение
Возможность оперативного предоставления
архивных справок и копий по запросам граждан и
организаций в установленные законом сроки

7. Спасибо за внимание!