Персональные_данные_обучение_Форус

1.

Персональные данные:
безопасная работа
каждый день
Учебные материалы для рядовых сотрудников
ГК «Форус»

2.

Почему это важно
Персональные данные — часть частной жизни человека. Небрежность может
затронуть сразу три стороны.
1
Для человека
Раскрытие личной
информации, мошенничество,
нежелательные контакты и
потеря контроля над своими
данными.
2
Для компании
Штрафы, разбирательства,
репутационные потери и
снижение доверия клиентов и
сотрудников.
3
Для сотрудника
Дисциплинарная
ответственность вплоть до
увольнения — особенно при
сознательном нарушении или
сокрытии инцидента.
Главное правило: обращайтесь с чужими данными так же бережно, как
со своими.

3.

Что относится к персональным данным
Персональные данные (ПДн) — любая информация, по которой можно прямо или
косвенно определить человека.
ID
Идентификацион
ные
ФИО
Паспортные данные
СНИЛС и ИНН
Дата рождения
@
Контактные
Номер телефона
Адрес электронной почты
Домашний и почтовый
адрес
Контактные списки
▣
Документы и
изображения
Фотографии
Анкеты и личные дела
Зарплатные ведомости
Копии документов
Имя + телефон — это уже персональные данные.

4.

Роль сотрудника: четыре базовых принципа
1
Знать правила
Ознакомьтесь с положениями, инструкциями и
регламентами компании по ПДн.
3
Не использовать в личных
целях
Не копируйте, не выносите и не передавайте
данные без рабочей необходимости и
разрешения.
2
Работать только по задаче
Обрабатывайте ПДн только в рамках
должностных обязанностей и установленной
цели.
4
Спрашивать при сомнениях
Остановитесь и уточните у руководителя или
ответственного за обработку ПДн.

5.

Жизненный цикл
персональных данных
Сбор → хранение → передача →
уничтожение

6.

Сбор: только то, что действительно нужно
ДЕЛАЙТЕ
✓
✓
✓
✓
НЕ ДЕЛАЙТЕ
Запрашивайте только данные,
необходимые для конкретной
задачи.
Проверьте законное основание и
свои полномочия.
Получайте данные у самого
человека, если иной порядок не
установлен.
Уничтожайте лишние копии и
черновики после использования.
×
Не собирайте сведения «на всякий
случай».
×
Не запрашивайте данные, не
связанные с задачей.
×
Не принимайте лишние документы и
не делайте дополнительные копии.
×
Не начинайте сбор, если не уверены
в правомерности.
Сомневаетесь — остановитесь и спросите руководителя.

7.

Хранение: исключите доступ посторонних
1
Бумажные
документы
2
Электронные
файлы
• Храните в закрывающихся
шкафах или сейфах.
• Используйте защищённые
корпоративные системы.
• Не оставляйте на столе и в
общедоступных местах.
• Ограничивайте доступ
только уполномоченным
сотрудникам.
• В конце дня убирайте
документы.
• Не создавайте лишние
копии.
3
Сервисы и сроки
• Используйте только
одобренные компанией
сервисы с локализацией
данных.
• Удаляйте устаревшие
списки, черновики и старые
версии по установленному
порядку.
Нельзя: личные флешки, личная почта и неразрешённые облачные сервисы.

8.

Передача: проверьте основание, адресата и
канал
1
Есть основание?
Передача предусмотрена
законом, договором, согласием
или внутренним порядком.
2
Получатель
уполномочен?
Данные нужны человеку для
выполнения его должностных
обязанностей.
3
Канал разрешён?
Используется официальный
корпоративный и защищённый
способ передачи.
МОЖНО
МОЖНО
НЕЛЬЗЯ
НЕЛЬЗЯ
Передавать внутри компании тем, кому
данные нужны по работе, через
официальные каналы и в минимально
необходимом объёме.
Сообщать ПДн по телефону, отправлять в
личные мессенджеры или на личную почту —
даже по просьбе коллеги или родственника.
При сомнениях не отвечайте самостоятельно — передайте
вопрос руководителю.

9.

Удаление и уничтожение: не просто
«стереть»
Данные должны быть уничтожены так, чтобы их нельзя было восстановить, и
только по установленному порядку.
1
Определить, что
данные больше
не нужны для
цели обработки
2
БУМАГА
Черновики, списки и копии документов
нельзя выбрасывать в обычную корзину —
используйте шредер или передайте
ответственному.
Уничтожить
разрешённым
способом:
шредер или
безопасное
удаление
3
Зафиксировать
уничтожение с
участием
ответственного
лица
ЭЛЕКТРОННЫЕ ФАЙЛЫ
Удаление в «Корзину» не гарантирует
уничтожение. Используйте одобренные
средства и не действуйте самостоятельно
вне процедуры.
Нет инструмента или инструкции — сообщите руководителю.

10.

Инцидент: действуйте сразу
Инцидент — это утрата, ошибочная отправка, раскрытие или любой
несанкционированный доступ к персональным данным.
1
Остановите действие
По возможности прекратите отправку, ограничьте
доступ или отзовите письмо.
3
Зафиксируйте детали
Что произошло, когда, при каких обстоятельствах
и какие данные затронуты.
2
Немедленно сообщите
Проинформируйте руководителя и ответственного
за обработку ПДн.
4
Не скрывайте следы
Не пытайтесь самостоятельно «замести» инцидент
— это может усугубить последствия.
Примеры: файл ушёл не тому адресату • потеряна флешка • пришёл
подозрительный запрос на данные сотрудников

11.

Типовые ошибки и правильные действия
Ошибка
Правильное действие
Оставил распечатку с адресами и телефонами на
столе.
Убрать в закрывающийся шкаф или сейф; не оставлять бумаги
на виду.
Сохранил таблицу с зарплатами в личном или
неразрешённом облаке.
Перенести в одобренную корпоративную систему и ограничить
доступ.
По телефону сообщил номер коллеги его «другу».
Отказать и предложить направить официальный запрос.
Выбросил старый список сотрудников в обычную
корзину.
Уничтожить через шредер или передать ответственному лицу.
Отправил скан паспорта в личный мессенджер.
Использовать только разрешённый корпоративный канал; при
утечке сообщить об инциденте.
Удобство не является основанием для нарушения правил обработки ПДн.

12.

Памятка сотрудника: пять правил
1
Минимум данных
Собирайте и используйте
только то, что нужно для
конкретной задачи.
4
2
Только рабочие
системы
Храните и передавайте ПДн
через одобренные
корпоративные средства.
Уничтожение по
порядку
Не выбрасывайте и не удаляйте
данные без установленной
процедуры.
5
3
Только
уполномоченным
Проверяйте получателя,
основание и объём
передаваемых сведений.
Инциденты — сразу
наверх
Немедленно сообщайте руководителю
и ответственному за ПДн.
При сомнениях лучше задать вопрос, чем допустить нарушение.

13.

Безопасность ПДн
начинается с каждого
При вопросах обратитесь к руководителю
или ответственному за обработку ПДн
Спасибо за внимание!