5 день Проектная деятельность

1. Проектная деятельность

2. Основные темы

Что такое проект. Проектная деятельность / Текущая деятельность
Понятие продукта проекта. Цель проекта / Цель продукта проекта
Типология проектов
Роли в проекте
Основные этапы проекта
Целеполагание
Планирование проекта

3. Что такое проект

4. Проект. Определения

Проект : Уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных
и управляемых видов деятельности, имеющих начальную и конечную даты
выполнения, предпринимаемый для достижения цели, соответствующий
установленным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и
ресурсам
(c) ISO 10006
Цель проекта : желаемый результат деятельности (эффекты, выгоды),
достигаемые при успешном завершении проекта в пределах установленного
интервала времени и при заданных требованиях и условиях осуществления
Критерии успеха проекта : совокупность качественных и/или количественных
показателей, которые дают возможность судить о степени успешности
выполнения проекта
Продукт проекта : Материальный или не материальный продукт,
производимый в ходе проекта, создание или использование которого обеспечит
в итоге достижение целей проекта

5. Что значит управлять проектом ?

Проект - это задача с известным результатом
Управление проектом - получение нужного результата в рамках ресурсных
ограничений

6. Обязательные атрибуты проекта

Направленность на достижение конкретных целей
Цели могут уточняться и конкретизироваться на разных этапах проекта
Различаем цели проекта и цели продукта (результата) проекта
Ограниченная длительность (начало-конец)
Уникальность и неповторимость (в определенной степени)
Сложность (взаимная увязка двух и более подразделений)
Ограниченность ресурсов (время-деньги-информация-люди)

7. Текущая vs. проектная деятельность

Текущая деятельность
Проектная деятельность
поддержание функционирования
Внедрение изменений
Получение продукта проекта
Длительность
Нет конкретного срока
Конкретный срок
Уникальность
Минимальная
Уникальный продукт
Сложность
Внутри одного подразделения
Несложные коммуникации между
подразделениями
Сложные коммуникации
между несколькими
подразделениями
Меньшая ограниченность
Большая ограниченность
Конкретность целей
Ограниченность
ресурсов

8. Типология проектов. По видам деятельности

Проекты развития
Открытие Minbo (новое заведение)
Запуск приложения Welcome
Обеспечивающие проекты
Запуск системы учета на ФК
Создание системы активных продаж в БЦ
Проекты основного производства
Банкет в БЦ
Выездное обслуживание
Спецпредложение в ресторане
Маркетинговые акции

9. Типология проектов. По масштабу

Уровень компании (стратегические/ затрагивающие компанию в
целом)
Выход в другой регион
Создание автоматизированной системы аналитики (BI)
Уровень подразделений (уровень УК)
Запуск системы единого интегрального показателя в СФ
Новый сайт для МП
Фестиваль креветок
Уровень БЦ
запуск летника
весеннее спецпредложение

10. Типология проектов. По уникальности

• Проект с типовым результатом (важна регламентация процесса*)
Открытие Мама Пиццы
СП
Выездное обслуживание
мониторинг рынка сыров
• Уникальный проект (важна четкость постановки задач и креативный
процесс)
Изменение системы назначения курьеров
Запуск новой концепции на площадях Котлеты
* регламентация как отдельный результат первого повторяемого проекта

11. Типология проектов. По целям

Проекты с прямой отдачей (Вложили $$ --> получили $$$$ / ключевое окупаемость)
Новые концепции на базе Welten
Маркетинговые компании
Проекты с непрямой отдачей (Вложили $$ --> получили что-то неосязаемое) *
Создание HR бренда
Маркетинговые компании (про)
Проекты организационного развития (совершенствование системы управления)*
Оптимизация структуры управления в Финслужбе
Система управления проектами в компании
*важно неосязаемое пытаться переводить в осязаемое/измеряемое

12. Роли в проекте

13. Роли в проекте

Инициатор
Инвестор
Заказчик
Функциональный заказчик
Руководитель проекта
Конечные пользователи продукта

14. Роли в проекте Инициатор

Инициатор – лицо, являющееся автором идеи проекта,
подготовившим предложение по осуществлению проекта
(предконцепцию). Может сливаться с другими ролями (напр.
Заказчиком)
Функции инициатора :
Описание идеи проекта
Передача ее предположительному Заказчику

15. Роли в проекте Заказчик

Заказчик – главная сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и
достижении его результатов, будущий владелец и пользователь продукта
проекта. Может являться и Инвестором, в случае если проект финансируется
за счет текущего бюджета
Функции заказчика
Определение и утверждение целей проекта и продукта
Определение требования к продукту (основному и вспомогательному)
Защита выгод от проекта перед Инвестором и защита результатов, в случае
его привлечения. Отчетность перед Инвестором
Назначение руководителя проекта, создание и управление системой
мотивации для руководителя проекта
Взаимоувязка функциональных требований с основными
Установка ограничений (срок, бюджет и прочие ), предположений и
допущений

16. Роли в проекте Заказчик

Функции заказчика (продолжение)
Обеспечение финансирование за счет своих средств, кредитов или
привлекаемых средств инвесторов.
Мониторинг хода проекта. Принятие решений по проекту. Выполнение
арбитражных функций
Осуществление приемки результатов проекта
Использование выгод и результатов проекта
Определение системы отчетности по проекту от руководителя проекта
Досрочное прекращение проекта

17. Роли в проекте Инвестор

Инвестор проекта - лицо, ответственное за обеспечение проекта ресурсами и осуществляющее
административную, финансовую и иную поддержку проекта, а также принятие стратегических решений
по проекту
Функции инвестора проекта
Согласование запуска проекта
Согласование целей и результатов проекта, подготавливаемых Заказчиом
Обеспечение проекта ресурсами (деньги, время, информация )
Укрупненный мониторинг проекта (как минимум поэтапный)
Согласование ключевых проектных документов
Согласование решений по изменению бюджета проекта и плана проекта
Участие в приемке результатов проекта
Досрочное прекращение проекта
Принятие крупных решений по проекту. Выполнение арбитражных функций

18. Роли в проекте Функциональный заказчик

Функциональный заказчик – лицо, которое будет осуществлять
дальнейшую эксплуатацию, созданного в проекте продукта, в
интересах обеспечения функций и задач которого был открыт
проект
Функции функционального заказчика :
• Определение функциональных требований (ограничений) к
проекту и к продукту проекта
• Приемка (экспертная) результатов проекта
• Согласование целей, ключевых показателей эффективности,
критериев успешного выполнения проекта
• Участие в работах проекта
• Функциональное использование результатов проекта

19. Роли в проекте Руководитель проекта

Руководитель проекта- это лицо, которому заказчик проекта делегирует полномочия по
руководству работами в рамках проекта( планирование, контроль, координация всех
участвующих сторон) и ответственность за достижение результатов проекта. Может
сливаться с другими ролями (Заказчик)
Функции руководителя проекта
Оперативное управление проектом : планирование, координация работ, контроль
работ и исполнителей
Выявление функциональных заказчиков и коммуникация с ними по определению
функциональных требований
Набор команды проекта, распределение ролей, постановка и контроль задач
Управление изменениями, эскалация проблем
Составление отчетности перед Заказчиком (и Инвестором) о ходе работ проекта
Подведение итогов , сдача результатов проекта Заказчику
Создание и управление системой мотивации команды проекта и согласование ее перед
Заказчиком

20. Роли в проекте Конечные пользователи

Конечные пользователи- это лица, которые будут
использовать продукт проекта в своей текущей операционной
деятельности

21. Пересечение ролей

Инициатор + Заказчик
Инвестор +Заказчик
Заказчик + Руководитель проекта
Инициатор + Заказчик + Инвестор + Руководитель проекта
Инициатор + Руководитель проекта
…..

22. Договоренности о правилах взаимодействия

инвестор
заказчик
руководитель
проекта

23. Основные этапы проекта

24. Почему начинают проекты ?

Возможности
Проблемы
Кто может инициировать проект ?
Сверху вниз (проработай вопрос, реши проблему)
Снизу вверх (вижу возможности, вижу проблемы)
• Сбоку и вообще с любой стороны …

25.

26. Предконцепция

Что является входом для этапа
Цели этапа
Основные решаемые вопросы
Основные документы этапа
Стоимость этапа
Результат этапа
Что является выходом из этапа
- Идея
- Проблема, требующая решения
- Определение предварительного содержания проекта
- Определение заинтересованных сторон
- Отсечение идей, не соответствующих интересам Компании
- Рабочее наименование проекта
- Дата инициации и ожидаемая продолжительность проекта
- Причины появления / проблематизация
- Краткое описание идеи (проекта)
- Предполагаемая выгода (не детализированная !!)
- Цели и продукты проекта
- Определение Заказчика и Инвестора (при необходимости)
- Соответствие критериям отнесения к проектной деятельности
- Предконцепция
- в рамках бюджетов операционной деятельности
- Принятие решения Заказчиком (Инвестором) о переходе на
этап Концепция , либо отказ от продолжения
- Документ Предконцепция

27. Концепция

Что является входом для
этапа
Цели этапа
- Утвержденная Предконцепция (в том числе проработанная и утвержденная
стоимость разработки этапа Концепция)
- детализация ответов на вопрос Что, Кто, Каким образом, Когда и Какими
ресурсами
Основные решаемые
- Определение заинтересованных сторон (функциональных заказчиков,
вопросы
конечных пользователей)
- Детализация продукта проекта
- Разработка укрупненного плана проекта
- Определение базового способа реализации (бизнес-процессы)
- Определение КБИ проекта (Ключевых бизнес-индикаторов)
- Разработка предварительного бюджета-проекта
- Определение основных рисков проекта
- Определение рамок проекта (важно определить что мы проектом НЕ
РЕШАЕМ)
- Определение руководителя проекта и создание проектной команды
Основные документы этапа Устав проекта
Стоимость этапа
В рамках согласованной на этапе Предконцепция стоимости разработки
этапа Концепция
Результат этапа
- Принятие решения Инвестором о переходе на этап Разработки , либо отказ
от продолжения , либо возврат на этап Предконцепции для доработки
Что является выходом из
этапа
- Утвержденный Устав Проекта

28. Типичные ошибки целеполагания

отсутствие формально зафиксированной цели
цели проекта / цели продукта
неконкретность
несоответствие рамкам проекта
различия в восприятии цели

29. кейс разного целеполагания

здание
предположение что после ремонта здание можно будет продать
дороже
цель - выполнение объема работ
ЧТО
цель - продажа здания по
максимальной цене
ЗАЧЕМ

30. Планирование

Что является входом для
этапа
Цели этапа
Основные решаемые
вопросы
Утвержденный Устав Проекта
Основные документы этапа
Создание детализированного и однозначного плана проекта
- Уточнение и детализация целей и результатов проекта
- Уточнение состава проектной команды и распределение ролей внутри проектной
команды
- Уточнение состава и объема работ проекта с определением ответственных, создание
технической и технологической документации
- Разработка детализированного календарного плана и бюджета проекта
- Уточненная оценка потребности проекта в ресурсах и разработка плана ресурсного
обеспечения (определение потенциальных контрагентов)
- Определение промежуточных вех для оценки хода проекта
- Оценка рисков и разработка плана управления рисками проекта, в том числе критериев
существенных отклонений
- Согласование плана основными участниками
- Утверждение плана проекта
- Уточнение плана взаимодействия и процедур управления
- План проекта
Стоимость этапа
В рамках согласованной на этапе Концепция стоимости разработки этап Планирование
Результат этапа
Принятие решения Инвестором о переходе на этап Реализации , либо отказ от
продолжения , либо возврат на предыдущие этапы
Утвержденный План проекта
Что является выходом из
этапа

31. параметры проекта

объем
работ
сроки
качество
стоимость
риски

32. Важность этапа планирования

оценка сроков и стоимости
оценка реализуемости. поиск вариантов реализуемости
поиск оптимального варианта реализации
распределение функций между участниками проекта
формирование промежуточных вех/промежуточных результатов для
контроля при реализации
• минимизация ошибок и дополнительных потерь на этапе реализации
и на этапе эксплуатации

33. последовательность планирования

• декомпозиция задач
• оценка сроков реализации задач
• определение последовательности выполнения задач
• оценка необходимых ресурсов и просчет издержек
• проверка располагаемых и требуемых ресурсов
• оценка плана на соответствие поставленным целям

34. Реализация

Что является входом для
этапа
Цели этапа
Основные решаемые
вопросы
Основные документы этапа
Результат этапа
Что является выходом из
этапа
Утвержденный план проекта
Реализация плана проекта
- Разработка и реализация оперативных планов
- Определение исполнителей работ и решение ресурсных
конфликтов
- Установка факта выполнения работ. План-фактный контроль
- Корректировка календарного плана
Отчетность по исполнению оперативных планов
Продукт проекта
План-факт реализации проекта
Принятие продукта проекта Заказчиком у руководителя
проекта в операционную деятельность (как следствие
передача ответственности в операционное управление)*

35. Завершение

Что является входом для
этапа
Цели этапа
Основные решаемые
вопросы
Основные документы этапа
Результат этапа
Что является выходом из
этапа
Принятие продукта проекта Заказчиком у руководителя проекта в
операционную деятельность (как следствие передача
ответственности в операционное управление)
Сборка всей документации
Закрытие бюджетов
Анализ хода проекта
Отчетность перед Инвестором
Документальное и фактическое закрытие проекта
Анализ хода проекта, для улучшения будущих проектов
Расчет с командой проекта
Отчет перед Инвестором
Дело проекта
Дело проекта
Завершенный или закрытый проект