Статья из журнала «Архивы и делопроизводство» за 2012-2013 гг

1. На тему: Статья из журнала «Архивы и делопроизводство» за 2012-2013 гг.

Презентация
.

2. 1.1 Вопрос – ответ. Андрей Рыбаков. № 1/2012 стр. 85

Вопрос:
Является ли нарушением включение
отдельных дел по воинскому учету в
номенклатуре дел отдела кадровой и
правовой работы?

3. Ответ:

Пунктом 120 Главы 11 Инструкции о порядке организации и ведения
воинского
учета
военнообязанных,
утвержденной
постановлением
Министерства обороны Республики Беларусь от 31 мая 2011 г. № 21 (далее –
Инструкция по воинскому учету), предусмотрены разработка и ведение в
каждой
организации
комплекса
документов,
а
также
служебного
делопроизводства (отдельного дела) по вопросам ведения воинского учета и
бронирования военнообязанных в организации. К таким документам относятся:
план
работы
по
ведению
воинского
учета
и
бронирования
военнообязанных;
картотека личных карточек на граждан, состоящих на воинском учете в
организации;
приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета
по форме 18;
расписка в приеме документов воинского учета по форме 22;
журнал
проверок
состояния
воинского
учета
и бронирования
военнообязанных по форме 24;
справочная информация, документы по воинскому учету и бронированию
военнообязанных;
служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения
воинского учета и бронирования военнообязанных в организации;
другие документы по ведению воинского учета.
Инструкция по воинскому учету не раскрывает содержание понятий
«служебное делопроизводство» и «отдельно дело».

4. Вопрос:

Допускается ли ксерокопию документа об
обучении помещать в личное дело в то
место, где она должна находиться по
хронологии, нумеровать лист с
использованием литеры «а», а во
внутренней описи личного дела данную
ксерокопию указывать под очередным
порядковым номером (с указанием
литерного номера листа дела и даты
фактического включения документа в
дело)?

5. Ответ:

Частью третьей пункта 8 Инструкции о порядке формирования, ведения
и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по
архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26
марта 2004 г. № 2 (далее – Инструкция), установлено, что в сформированное
личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
При этом Инструкция не конкретизирует, какая хронологическая
последовательность должна соблюдаться: последовательность документов,
отраженная в датах их составления (издания), или последовательность
поступления документов в кадровую службу организации (специалисту по
кадрам). По умолчанию Инструкция исходит из того, что все документы
представляются в кадровую службу (специалисту по кадрам) своевременно и в
этом случае последовательность документов, отраженная в датах их
составления (издания), будет соответствовать последовательности поступления
документов в кадровую службу организации (специалисту по кадрам).
Нельзя также согласиться с автором вопроса в том, что если включать
копии документов в личное дело по дате их представления, то будет неудобно
следить по личному делу за ходом обучения работника в процессе трудовой
деятельности. В дополнении к личному листку по учету кадров, форма которого
установлена в приложении 3 к Инструкции, предусмотрен пункт 2.2 « Сведения о
повышении квалификации, аттестации», в котором должны фиксироваться
сведения по данным вопросам с указанием основания для соответствующих
записей, в том числе названия, даты и индекса свидетельства о повышении
квалификации.

6. 1.2 Вопрос – ответ. Андрей Рыбаков. № 2/2012 стр. 72

Вопрос:
Ежедневно в отдел кадров учреждения
здравоохранения поступает большое
количество заявлений о разрешении замены
временно отсутствующих работников в
различных формах. На основании заявлений
издаются соответствующие приказы.
Какой срок хранения у подобных приказов?
Если в законодательстве не установлен срок
хранения приказов о временных заменах
(доплатах, переводах), может ли экспертная
комиссия организации установить его - 3 года
(с учетом того, что информация из приказа
вносится в лицевые счета работников,
которые хранятся 75 лет)?

7. Ответ:

Согласно статье 67 Трудового кодекса работникам,
выполняющим у одного и того же нанимателя со своей
основной работой, обусловленной трудовым договором
дополнительную работу по другой профессии (должности)
или обязанности временно отсутствующего работника без
освобождения от своей основной работы в течение
установленной законодательством продолжительности
рабочего дня (рабочей смены), производится доплата за
совмещение профессий (должностей), расширение зоны
обслуживания (увеличение объема выполняемых работ)
или выполнение обязанностей временно отсутствующего
работника. Статьей 68 Трудового кодекса определено, что
при временном заместительстве замещающему работнику
в организациях, финансируемых из бюджета и
пользующихся государственными дотациями, оплата
производится в размере должностного оклада,
предусмотренного штатным расписанием замещаемого
работника (без надбавок и доплат).

8. Вопрос:

Как правильно зарегистрировать в книге
учета выдаваемый вкладыш в трудовую
книжку: под очередным порядковым
номером или же вкладыш дописывается к
той записи в книге учета, которая была
сделана при приеме от работника трудовой
книжки в момент трудоустройства? Если
трудовая книжка и вкладыш к ней записываются вместе, то работник при
получении распишется за них сразу. Если
вкладыш регистрируется отдельно, то
должен ли работник при увольнении
расписаться не только за трудовую книжку,
но и за вкладыш к ней?

9. Ответ:

Правила выдачи, заполнения, хранения и учета
трудовых книжек работников и вкладышей к ним
регламентированы Инструкцией о порядке ведения
трудовых книжек работников, утвержденной
постановлением Министерства труда Республики
Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции
постановления Министерства труда Республики Беларусь
от 11.05.2000 № 72) (далее - Инструкция).
Пунктами 42 и 43 Инструкции установлено, что в тех
случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены
все страницы соответствующих разделов или одного из
них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в
трудовую книжку между последним листом и правой
обложкой книжки, заполняется и ведется нанимателем в
том же порядке, что и трудовая книжка. О выданном
вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху
ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и
указываются серия и номер вкладыша. Здесь же при
каждой последующей выдаче вкладыша ставится штамп и
указываются серия и номер вкладыша.

10. Вопрос:

Прошу разъяснить налоговое
законодательство и нормативноправовую базу, на которую можно
сослаться в "списании документов", не
нарушив законодательство.

11. Ответ:

Согласно пункту 1.11. статьи 22 Налогового кодекса Республики
Беларусь от 19 декабря 2002 г. плательщики налогов обязаны обеспечивать в
течение сроков, установленных законодательством, сохранность документов
бухгалтерского учета, учета доходов (расходов) и иных объектов
налогообложения, других документов и сведений, необходимых для
налогообложения.
Основными актами законодательства Республики Беларусь,
устанавливающими сроки хранения указанных документов, являются:
постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 "Об утверждении Перечня
типовых документов органов государственной власти и управления,
организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по
организации системы управления, ценообразованию, финансам,
страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации,
внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о
порядке его применения".
постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря
2006 г. № 82 "Об утверждении Перечня типовых документов органов
государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь,
индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому
учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым
отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию,
таможенному контролю, и материально-техническому обеспечению,
административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе
архивов организаций с указанием сроков хранения".