Процессный подход в управлении

1. ПРОЦЕССНЫЙ ПОДХОД В УПРАВЛЕНИИ

2. Определение:

Процессный подход – комплекс подходов к
построению, преобразованию и управлению
организациями
в которых процесс (бизнес-процесс) признается
первичным по отношению к функциям
Часто противопоставляется классическому –
функциональному подходу (в котором наоборот
первична функция).

3. Процессные подходы: хронология

Японские подходы к управлению процессами (70-е – 80 е гг.)
• Всеобщее управление качеством
• Кайдзен (непрерывное совершенствоввание процессов)
• Бережливое производство
Автоматизация процессов (середина 80-х)
Перепроектирование (оптимизация) процессов (конец 80-х)
Реинжиниринг бизнес-процессов (90-е гг.)
Системное управление процессами (2000-е гг)

4. Понятие функции

Функция – нормативное содержание какой-
либо деятельности
Отражает содержательную часть деятельности
(что делать)
Является основой для разделения труда исходя
из:
Однородности самой работы
Возможности отбора сотрудников (сходные личностные
свойства, необходимые для исполнения)
Возможности обучения сотрудников (однородные и
ограниченные операции)

5. Понятие процесса

Процесс – последовательность действий
(процедур), которая имеет по крайней мере один
вход (информация, ресурсы) и по крайней мере
один выход (результат)
Бизнес-процесс – это процесс, в ходе которого
создается ценный для клиента процесса результат.
Внутренний процесс- процесс, в ходе которого
создается результат, имеющий ценность для
организации (но не для конечного клиента).
Подпроцесс – часть бизнес-процесса
Деловая процедура – элементарная неделимая
часть процесса

6. Построение организаций по функциям

Миссия – обеспечить фирмы города Новосибирска
представительской печатной продукцией самого высокого
класса, на базе современных инновационных технологий печати
и оформления
Цель 1:
Осуществлять
поиск новых и
удержание старых
клиентов
Функция
«Реклама»
Цель 2:
Обеспечить
дизайн
продукции для
заказчика
Цель 3: Обеспечить
самые
современные
технологии печати
Функция «Дизайн
продукции для
заказчика»
Отдел дизайна
Отдел маркетинга
Функция
«Активные
продажи»
Функция «Подбор
материалов для
печати»
Отдел снабжения
Продел продаж
Функция
«Разработка
программ Отдел маркетинга
Цель 4: Осуществлять печат
и обработку с максимальны
качеством
Функция «Выбор
оборудования»
Функция «Печать
готовой
продукции»
Отдел тех.развития
Печатный цех
Функция
«Разработка
технологических
схем»
Функция
«Контроль
качества
продукции»
Функция
«Технологическая
подготовка
производства»
Отдел технического
контроля
Отдел главного технолога

7. Результат построения организации по функциям

Достоинства
Простые понятные функции каждого работника и
отдела
Простота поиска и подбора специалистов
Высокое качество и скорость исполнения каждой
функции
Недостатки
Сложный процесс со множеством участников
Много согласований в ходе процесса, в том числе с
заказчиком, из- за этого:
Потребность в большом количестве менеджеров
Длительное время исполнения процесса в целом
Слабая мотивация персонала в конечном результате и
удовлетворении клиента (каждый заинтересован
только в своей функции)

8. Построение организации по процессам

Процесс (бизнес-процесс) – последовательность
шагов (действий), которые превращают
входящие ресурсы и информацию в товары и
услуги на выходе.
Принять заказ Подобрать материалы
Подготовить
Разработать дизайн
клиента
для печати
техдокумен-тацию
Подготовить
производ-ство
Напечатать заказ

9. Шаг 1. Определить видение (концепцию) процесса исходя из требований клиентов. Для каждого типа клиента и варианта заказа – свой

вариант процесса.
Вариант 1. Повторный заказ или заказ стандартной
продукции
Поставить в производственный
Принять заказ клиента
Напечатать заказ
план
Вариант 2. Дизайн заказчика
Проверить оригинал-Подобрать материалы
Подготовить производОформить заказ
Напечатать заказ
макет
для печати
ство
Вариант 3. Заказной дизайн
Сформулировать
Разработать варианты дизайна Оформить
с
заказ на
Подготовить Подготовить производНапечатать заказ
требования к дизайнподбором материалов
печать
техдокумен-тацию
ство
проекту

10. 2. Определить функции и должности исходя из логики процесса

Повторный заказ или заказ стандартной продукции
Поставить в производственный
Принять заказ клиента
Напечатать заказ
план
Менеджер по работе с клиентами
Рабочие печатного цеха
Заказ на основе дизайна, предоставленного заказчиком
Проверить оригинал-Подобрать материалы
Оформить заказ
макет
для печати
Менеджер по работе с клиентами
Подготовить
производство
Технолог
Заказ индивидуального дизайна
Напечатать заказ
Рабочие
печатного цеха
Сформулировать
Разработать варианты дизайна Оформить
с
заказ на
Подготовить Подготовить производтребования к дизайнНапечатать заказ
подбором материалов
печать
техдокумен-тацию
ство
проекту
Дизайнер с функциями менеджера по
работе с клиентами
Технолог
Рабочие
печатного
цеха

11. 3. Определить возможность практической реализации и требуемые технологии

Пример для 2 варианта процесса
Процесс по функциональной методологии
Принять заказ Подобрать материалы
Проверить оригинал- Подготовить
клиента
для печати
макет
техдокумен-тацию
Менеджер
продаж
Инженер по
снабжению
Дизайнер
Подготовить
производ-ство
Технолог
Процессная методология
Проверить оригинал-Подобрать материалы
Оформить заказ
макет
для печати
Менеджер по работе с клиентами
Программа
для контроля
оригиналмакетов
База данных
поставщиков.
База данных
аналогов и
замен
Автоматизиро
ванная
система
заказов
Подготовить
производство
Технолог
Напечатать заказ
Рабочие
печатного
цеха
Напечатать заказ
Рабочие
печатного цеха

12. 4. Определить организационную структуру исходя из процесса

Руководитель
Менеджер по работе
с клиентами (кейсменеджер) – простые
заказы
Менеджер по работе
с клиентами (кейсменеджер) – заказы
по дизайну клиента
Технолог
Рабочие основного производства
Дизайнер – кейсменеджер
Помощник
дизайнера
Технолог

13. Результат процессного подхода

Простые, хорошо управляемые процессы
Малое число лиц, задействованных в процессе
Минимальная необходимость в координации
Все участники процесса находятся в одной
процессной команде – простота и скорость
согласования решений
Единственная точка контакта с клиентом –
снижение его потерь времени
Прямая мотивация процессной команды на
результат
Более сложная и содержательная работа на
каждом рабочем месте
Использование новых технологий позволяет
выполнить процесс без узкой специализации

14. Реинжиниринг бизнес-процессов

Фундаментальное переосмысление и радикальное
перепроектирование бизнес-процессов фирмы с
целью существенного улучшения основных
показателей – стоимости, скорости, качества и
уровня обслуживания.
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА
Фундаментальное – ставит под вопрос саму основу
бизнеса – миссию и стратегию. Нужно ответить на
вопрос – каков наш бизнес?
Радикальное – без учета прошлого опыта, с
«чистого листа», инновационное.
Существенное улучшение – в несколько раз

15. Индуктивное мышление – основа реинжиниринга

Принцип – отыскать устаревшее правило
работы и отказаться от него. Изобрести новое
правило на основе новых идей
Новые идеи появляются благодаря анализу:
Клиентов
Конкурентов (в этой отрасли)
Фирм, действующих в других отраслях, но со
сходными проблемами процессов
Новых информационных и бизнес-технологий

16. Принципы реинжиниринга

Организовывайте достижение результата, а не
выполнение задачи . Поручите одному человеку все
стадии процесса. Постройте его работу на основе цели
или результата, а не задачи.
Поручите исполнение процесса тем, кто использует его
результат .
Включайте обработку информации в реальную работу,
которая генерирует эту информацию .
Считайте географически распыленные ресурсы
централизованными .
Связывайте параллельные работы вместо интеграции
их результатов .
Помещайте точку принятия решения туда, где
делается работа, и встраивайте контроль в процесс .
Фиксируйте информацию один раз -- у источника .

17. Изменения в работе после реинжиниринга

Несколько работ объединяются в одну
Решения принимают работники
Этапы процесса выполняются в естественном
порядке
Процессы имеют множество вариантов
Работа выполняется там, где возможно сделать ее
наиболее эффективно
Сокращается объем проверок и контроля
Минимизируется необходимость согласований

18. Изменения в управлении организацией

Функциональные отделы → процессные команды
Работа с простыми задачами → многомерная
Контролируемые работники → наделенные
полномочиями
Профессиональное обучение → общее образование
Оценка деятельности → Оценка результатов
Продвижение по службе по результатам →
продвижение исходя из способностей
Защитные ценности → производительные ценности
Менеджеры- надсмотрщики → тренеры и лидеры
Иерархические организационные структуры →
плоские кроссфункциональные структуры