Похожие презентации:
Документ, его функции и способы документирования
1. Раздел 1. Документ, его функции и способы документирования
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕРаздел 1.
Документ, его функции и
способы документирования
2. ПЛАН
1. Содержание курса «Документоведение»2. Информация и документ
3. Функции документа
4. Способы документирования
3. Документоведение
научная дисциплина, изучающая в историческомразвитии закономерности образования
документов, способы их создания, становления и
развитие систем документации и систем
документирования.
4. Методы, используемые документоведением
Общенаучные методы исследования: системный,функциональный, моделирования,
формализации и т.д.
Частные методы: описание, анализ, синтез и т.д.
Специальные методы:
Методы унификации и стандартизации документов
Минимизации путей и процедур документооборота
Однократности в делопроизводственных операциях и
документировании
Выявления и отбора документов
Экспертиза ценности документов
5. Принципы документоведения
Принцип информационной ценностиПринцип функционально-семантической
декомпозиции
Принцип информационного разнообразия
Принцип многомодельности
Принцип математизации
Принцип ситуационности
Принцип гетерогенности управления и связи
6. Правовые основы документоведения
Конституция РоссииФедеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 05.05.2014) «Об
обязательном экземпляре документов»
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) «Об
электронной подписи»
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 21.07.2014) «Об
информации, информационных технологиях и о защите
информации»
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.02.2013) «Об
архивном деле в Российской Федерации»
Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 23.06.2014) «О
техническом регулировании»
Федеральный закон от 29.12.1994 N 78-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «О
библиотечном деле»
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) «Об
электронной цифровой подписи» (отменен)
7. Государственные стандарты
ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007 «Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования»
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»
ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы
документации. Придание юридической силы документам
на машинном носителе и машинограмме, создаваемым
средствами вычислительной техники. Основные
положения»
ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения»
8. ПЛАН
1. Содержание курса «Документоведение»2. Информация и документ
3. Функции документа
4. Способы документирования
9. Понятие «Информация»
Информация - сведения (сообщения, данные)независимо от формы их представления
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях
и о защите информации»
10. Свойства информации
Целевая направленностьПрагматическая ценность
Отражение (отображение)
Преобразование
Взаимодействие
Сохранность
Наличие материального носителя
11.
Документированная информация -зафиксированная на материальном носителе
путем документирования информация с
реквизитами, позволяющими определить такую
информацию или в установленных
законодательством Российской Федерации
случаях ее материальный носитель.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях
и о защите информации»
12.
Носитель информации – физическое лицоили материальный объект, в том числе
физическое поле, в которых информация
находит свое отображение в виде символов,
образов, сигналов, технических решений и
процессов.
13. Дополнительные требования к сообщению, чтобы оно стало документом
Доступность – понимаемая как физическая возможностьизмерения заданных параметров изделия-документа
(содержания, атрибутов, технологий) определенными сектором
действенности средствами в заданных точках «пространства времени» в течение конечного времени с момента
возникновения потребности в его предъявлении
Подлинность – при любом предъявлении сообщения
(документа) значения его считанных физических параметров
при сравнении их с эталонными (заданными сектором)
должны находиться в допустимом диапазоне, заданном при его
создании (в начальной точке жизненного цикла)
Легитимность – предъявляемое сообщение, рассматриваемое
как документ, должно содержать параметры, объективно
подтверждающие правомерность использованных на
протяжении жизненного цикла документа технологий
14.
Документ - материальный носитель сзафиксированной на нем в любой форме
информацией в виде текста, звукозаписи,
изображения и (или) их сочетания, который
имеет реквизиты, позволяющие его
идентифицировать, и предназначен для
передачи во времени и в пространстве в целях
общественного использования и хранения
Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ
«Об обязательном экземпляре документов»
15.
Документ - (от лат. documentum — «образец, свидетельство,доказательство») — материальный объект, содержащий
информацию в зафиксированном виде и специально
предназначенный для её передачи во времени и пространстве.
Документ – это выделенная информация по определенной
цели (назначению) субъекта, зафиксированная в любой
знаковой форме с установленными реквизитами,
позволяющими её идентифицировать и представляемая на
любом носителе.
Документ - (document, records): Зафиксированная на
материальном носителе идентифицируемая информация,
созданная, полученная и сохраняемая организацией или
частным лицом в качестве доказательства при подтверждении
правовых обязательств или деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО
15489-1-2007)
16.
В узком смысле документ — облеченный вписьменную форму носитель информации,
удостоверяющий наличие фактов определенного
значения. В широком смысле и книга, и
скульптура — документы.
Документ:
Содержание
Форма
Носитель
17. ПЛАН
1. Содержание курса «Документоведение»2. Информация и документ
3. Функции документа
4. Способы документирования
18. Функции документа
СоциальнаяКультурная
Правовая
Управленческая
Коммуникативная
Защиты информации
Учета
19. Управленческая функция
Обеспечивает преобразование законодательнозакрепленной системы ценностей на данном
этапе развития общества в систему адекватных ей
управляющих воздействий (предписаний),
осуществляющих ее реализацию (внедрение) в
текущую жизнь общества в рамках
установленного правового поля
20. Функция защиты информации
Преднамеренное закрепление (сохранение)информации от исчезновения (разрушения)
путем ее материализации и выполнения
заданных требований по обеспечению ее
достоверности, сохранности и
конфиденциальности в целях последующего
правомочного использования для обеспечения
деятельности общества.
Подфункциями является архивная функция и
функция исторического источника.
21.
Юридическая и управленческая сила документа– свойство официального документа, сообщаемое
ему действующим законодательством,
компетенцией издавшего его органа и
установленной технологией его изготовления и
оформления.
22. ПЛАН
1. Содержание курса «Документоведение»2. Информация и документ
3. Функции документа
4. Способы документирования
23.
Способ документирования - это действие илисовокупность действий, применяемых при записи
информации на материальном носителе
(высекание, резьба, окрашивание,
перфорирование, фотохимический,
электромагнитный, оптический, механический,
ручной и другие способы документирования).
24.
Запись информации - это способфиксирования информации на материальном
носителе. В настоящее время используют
системы записи информации (ручную,
механическую, магнитную, оптическую,
фотографическую и электростатическую), а
также системы воспроизведения информации
(ручную, полиграфическую, механическую,
магнитную, оптическую, электростатическую), и
системы стирания информации (ручную,
магнитную, оптическую и тепловую).
25. Текстовое документирование
1. пиктографическое;2. идеографическое (логографическое);
3. слоговое (силлабическое);
4. буквенно-звуковое (алфавитное,
фонемографическое).
В результате текстового документирования возникает
текстовой документ.
26. Виды документирования
Техническое документированиеТехнические документы – обобщающее название документов, отражающих результат
строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных
изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению
изделий промышленного производства. Это также документация, связанная с геодезией,
картографией, гидрометеослужбой.
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря
точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в
различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной
практике, в журналистике и т.д.
Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный
кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике,
движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на
магнитную пленку.
Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную
любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.
Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на
которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются
документы с информацией в форме, понятной только машине.
27. Носитель информации
Это физический или материальный объект, в томчмсле физическое поле, в котором информация
находит свое отображение в виде символов,
образов, сигналов, технических решений и
процессов
ГОСТ 51141-98
28. Электронный документ
Электронный документ - документ, в котороминформация представлена в электронноцифровой форме
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ
"Об электронной цифровой подписи"
29. Электронный документ
Электронный документ – документ, созданныйпри помощи электронных аппаратно-технических
(ЭВМ) и программных средств, документа,
фиксируемого в цифровом коде в форме
материальной записи идентифицируемого именного
файла (файлов) или идентифицируемой записи в
файле (файлах) базы данных, доступных для
использования, копирования, передачи и получения
по телекоммуникационным каналам связи и
последующей обработки при визуальном или ином
восприятии их или их производных форм с помощью
этих средств.
30. Электронный документ
Электронный документ – обособленный объект,представляющий информацию в форме
отдельного документа – файла, базы данных или
электронной записи
Электронный документ включает содержание и
реквизиты в аналоговой или цифровой записи
Электронный документ представлен на
материальном носителе, позволяющем
передавать информацию документа по каналам
связи и получать его визуальное отображение и
воспроизводить его путем копирования
31. Спасибо за внимание!
ВОПРОСЫ?32. Раздел 2. Признаки и структура документа
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕРаздел 2.
Признаки и структура документа
33. ПЛАН
1. Оригиналы документов2. Копии документов
3. Реквизиты документа
4. Формуляр
34. Признаки документа
Внешние признаки документа – признаки,отображающие форму и размер документа,
носитель информации, способ записи, элементы
оформления
Внутренние признаки документа – язык, стиль,
юридическая и управленческая сила
35. Типы документов
оригинал или подлинники. Это первые или единственныеэкземпляры официальных документов, подписанные автором
или соответствующим должностным лицом и имеющие
юридическую силу;
копия или отпуск. Это документы, полностью воспроизводящие
информацию подлинников и все их внешние признаки, не
имеющие, однако, юридической силы;
заверенные копии - копии с необходимыми реквизитами,
придающими им юридическую силу;
выписки. Выписка - это часть документа. На ней обязательно
указывается, из какого документа сделана выписка, ставится
подпись должностного лица и печать организации;
дубликаты. Это повторные экземпляры подлинника документа,
имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник.
Дубликаты выдаются при утере или уничтожении подлинника
документа.
36.
Оригиналы – документы, впервые созданныекаким-либо индивидуальным или коллективным
автором.
Черновик – рукописный или машинописный
документ, отражающий работу автора над его
текстом. Черновик отражает работу автора над его
текстом.
Беловик – рукописный или машинописный
документ, текст которого переписан с чернового или
написан без помарок и исправлений. Беловик – это
последняя, переписанная или перепечатанная
редакция документа.
37.
Подлинник документа – документ,изготовленный санкционированным способом в
соответствии с законодательно определенной
технологией его изготовления и имеющий
признаки подлинности
38. Методы фальсификации документов
Несанкционированное заполнение иисправление переменной части документов
Фальсификация персонифицирующих атрибутов
и реквизитов
Полная фальсификация документов
39. Формы защиты от фальсификации
Объявленные защитыСертифицированные защиты
Сурытые защиты
40. Уровни контроля подлинности
Визуальный и сенсорный контроль безприменения специальных технических средств
Сенсорный контроль с использованием
простейших приборов
Высокотехнологичный приборный контроль
Профессиональный технологический контроль
Лабораторный контроль подлинности
41. ПЛАН
1. Оригиналы документов2. Копии документов
3. Реквизиты документа
4. Формуляр
42. Понятие копии
Копия документа - это документ, полностьювоспроизводящий информацию подлинного
документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия, снятая с документа, должна воспроизводить
все реквизиты этого документа. Оформлять копию
следует на бланке или стандартном листе бумаги с
воспроизведением полного текста бланка
подлинника. Дата, регистрационный индекс, место
составления (издания), указанные в копии, должны
соответствовать подлиннику независимо от того, где,
когда и кем готовилась копия.
43. ГОСТ Р 6.30-2003
3.26. При заверении соответствия копиидокумента подлиннику ниже реквизита
«Подпись» проставляют заверительную надпись:
«Верно»; должность лица, заверившего копию;
личную подпись; расшифровку подписи
(инициалы, фамилию); дату заверения…
44. Виды копий
отпуск - это копия, которая остаётся в учреждениивзамен исходящего оригинала;
дубликат - повторный экземпляр подлинника
документа, имеющий юридическую силу. Обычно
дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же
учреждением, где он был создан;
выписка - копия части документа;
копия с копии - создаётся в тех случаях, когда
отсутствует оригинал, подлинник.
45. По способу воспроизведения копии:
ручные - получаются при переписке оригинала отруки или при перепечатке на пишущей машинке;
автоматические - представляют собой точное
воспроизведение документа средствами
фотографии, печати, репрографии.
46. По времени воспроизведения копии:
одновременные - возникают одновременно соригиналом (например, при написании через
копировальную бумагу);
позднейшие копии (могут создаваться спустя
многие годы и тысячи лет).
47. По способу удостоверения
авторизованные, т.е. удостоверенные автором;заверенные - копии, удостоверенные
должностным лицом.
48. ПЛАН
1. Оригиналы документов2. Копии документов
3. Реквизиты документа
4. Формуляр
49. Реквизиты документа
Реквизит документа – обязательный элемент оформленияофициального документа
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
50. Реквизиты документа
11 - дата документа;12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату
документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
51. Реквизиты документа
21 - отметка о наличии приложения;22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и
направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в
организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
52. ПЛАН
1. Оригиналы документов2. Копии документов
3. Реквизиты документа
4. Формуляр
53. Формуляр
Формуляр документа – это модель документа,содержащая конкретную совокупность
реквизитов, расположенных определенным
образом
Формуляр-образец - совокупность
расположенных в определенной
последовательности реквизитов, присущих всем
видам документов.