Управление поставками проекта

1. УПРАВЛЕНИЕ ПОСТАВКАМИ ПРОЕКТА

ЗАНЯТИЕ 15

2. Цель занятия

Ознакомить студентов с процессами управления
поставками проекта.
2

3. Для достижения цели занятия будут рассмотрены разделы:

Планирование покупок и приобретений.
Планирование контрактов.
Запрос информации у продавцов.
Выбор продавцов.
Администрирование контрактов.
Закрытие контрактов.
3

4. Основной материал занятия

Основной материал занятия размещен на с.с. 269-297 стандарта
ANSI/PMI 99-001-2004 (A Guide to PMBOK, 3rd edition).
4

5. Определения и схемы

Так как не всегда удается произвести все комплектующие
поставки или выполнить все работы непосредственно
исполнителю проекта, возникает необходимость обращаться к
сторонним исполнителям (субподрядчикам с точки зрения
заказчика проекта, подрядчикам – с Вашей точки зрения).
Более того, иногда это необходимо сделать с позиции
экономической эффективности или распределения рисков.
Введение системы контрактов автоматически расширяет круг
участников проекта, что влияет на все планы и создает новые
условия работы.
Общая схема управления поставками показана на рис. 12-1 (с.
272), диаграмма зависимости процессов показана на рис. 12-2 (с.
273).
5

6. 1. Планирование покупок и приобретений (с.с. 274-280).

Если Вы приняли решение о покупке
услуг или продуктов для проекта «на
стороне»,
будьте
готовы
к
дополнительной работе. Основные
процессы
планирования
покупок
показаны на с. 274, рис. 12-3:
6

7. Планирование покупок и приобретений, входы:

факторы внешней среды предприятия, влияющие на
выбор поставщиков;
2.
активы организационного процесса;
3.
описание содержания проекта (устанавливает
содержание пунктов контрактов);
4.
ИСР;
5.
словарь ИСР;
6.
план управления проектом в части:
- реестра рисков;
- контрактные соглашения о рисках;
- требования к ресурсам операции;
- расписание проекта;
- оценка стоимости операций;
- базовый план по стоимости.
1.
7

8. Планирование покупок и приобретений, инструменты и методы:

1.
Планирование покупок и
приобретений, инструменты и
методы: анализ альтернатив, связанных с выбором поставщиков или
экономический
2.
экспертная оценка поставщиков (очень слабый метод);
3.
использование различных типов контрактов, предусматривающих разные
уровни ответственности в отношениях и разные гарантии:
отказом от их услуг; подойдёт «дерево решений» или метод, аналогичный
качественной оценке рисков – произведение оценки (ранга) подрядчика на
вероятность его надежности (ненадежности);
- контракты с фиксированной ценой (на основе системы таких контрактов
можно создать систему хеджирования, как на рынке первичных и
производных ценных бумаг, или на ряде товарных бирж);
- контракты с возмещением затрат (предусматривают оплату после
завершения работ):
затраты + % от затрат («фиксированный бонус»);
затраты + постоянное вознаграждение;
затраты + вознаграждение за качество результата.
- контракты «время и материалы», устанавливают один из параметров
фиксированным – время поставки, общую сумму или стоимость
единицы
8
поставляемого продукта.

9. Планирование покупок и приобретений, выходы:

план управления поставками – описание управления поставками, начиная от
разработки документации по поставкам и до закрытия контрактов по ним; может
содержать разделы:
- используемые виды контрактов и порядок их применения к поставщикам или
ситуациям определенного типа;
- распределение обязанностей по подготовке аналитики о субподрядчиках;
- операции по контрактам, отдаваемые на аутсорсинг;
- стандартизированные образцы документов (контрактов);
- принципы управления поставщиками;
- готовность к рискам по контрактам;
- влияние контрактов на параметры проекта;
- разработанные процедуры заключения/разрыва контрактов;
- ИСР по работе с контрактами;
- определение перечней материалов, необходимых к приобретению по контрактам;
- определение единых критериев работы с контрактами.
содержание работ контракта (-ов);
решения о заключении контрактов (аутсорсинг);
запрошенные изменения.
9

10. 2. Планирование контрактов (с.с. 281-284).

2. Планирование контрактов (с.с. 281284).
Планирование контрактов заключается в
подготовке основных документов для их
заключения и выбора объекта
заключения (контрагента).
Рис. 12-4, с. 281:
10

11. Планирование контрактов, входы:

план управления поставками;
содержание работ контракта;
решения о покупке или производстве;
план управления проектом (реестр рисков и
контракты по ним, требования к ресурсам
операции, расписание проекта, оценка стоимости
операций, базовый план по стоимости).
11

12. Планирование контрактов, инструменты и методы:

стандартные формы (активы организационного
процесса);
экспертная оценка поставщиков (контрагентов).
12

13. Планирование контрактов, выходы:

контрактная документация;
критерии оценки поставщиков (приведены примеры таких
критериев, с. 283):
- понимание требований и заинтересованность в работе;
- общая стоимость работ;
- общее время работ;
- технические возможности;
- управленческие возможности;
- технические возможности;
- финансовые возможности;
- производственные мощности и их состояние;
- категория и величина предприятия;
- рекомендации и отзывы;
- права на интеллектуальную собственность, задействованную в
производстве нашего заказа;
- право собственности на результат.
содержание работ контракта (обновления).
13

14. 3. Запрос информации у продавцов/поставщиков (с.с. 284-286).

3. Запрос информации у
продавцов/поставщиков (с.с. 284286).
На этом этапе происходит получение от предполагаемых
поставщиков ответов в виде предложений цены и заявок
на удовлетворение требований проекта.
Впрочем, механизм тендера может и не сработать –
искать исполнителей придется самим, так как в России
условия пока отличаются от условий страны, в которой
был разработан этот стандарт.
Основные процессы запроса информации у поставщиков
(рис. 12-5 на с. 284):
14

15. Запрос информации у поставщиков, входы:

активы организационного процесса, касающиеся
подбора продавцов;
план управления поставками;
документация по поставкам.
15

16. Запрос информации у поставщиков, инструменты и методы:

конференции
контрагентов;
рекламные объявления;
составление списка
аттестованных
поставщиков.
16

17. Запрос информации у поставщиков, выходы:

список аттестованных поставщиков;
пакет документации по поставке;
предложения (заявки) поставщиков.
17

18. 4. Выбор продавцов (с.с. 286-290).

Основные процессы выбора продавцов представлены
на рис. 12-6, с. 287:
18

19. Выбор продавцов, входы:

активы организационного процесса;
план управления поставками;
критерии оценки;
пакет документации по поставке;
список аттестованных поставщиков;
предложения (заявки) поставщиков;
план управления проектом.
19

20. Выбор продавцов, инструменты и методы:

система анализа поставщиков (как при
качественном анализе рисков);
независимые оценки;
система (границы) «отсева»;
переговоры по контракту;
система рейтинговых оценок поставщиков
(итог качественного анализа из п. 1);
экспертная оценка;
методы оценки предложений (заявок),
принятые на предприятии.
20

21. Выбор продавцов, выходы:

выбранные продавцы;
контракты заключенные;
план управления контрактами;
распоряжение о назначении ресурсов по
контрактам;
план управления поставками (обновления);
запрошенные изменения.
21

22. 5. Администрирование контрактов (с.с. 290-295).

Процесс администрирования контрактов нацелен на
соблюдение их условий обеими сторонами. Каждая
сторона ведет свой процесс администрирования.
Рис. 12-7, с. 291:
22

23. Администрирование контрактов, входы:

контракт;
план управления контрактом;
выбранные продавцы;
отчеты об исполнении;
одобренные запросы на изменение;
информация об исполнении работ.
23

24. Администрирование контрактов, инструменты и методы:

система управления изменениями
контракта;
подготовленный продавцом обзор
выполненных работ;
инспектирование и аудит;
отчетность по исполнению;
система расчетов;
администрирование претензий;
система оперативного (управленческого)
учета;
электронные средства коммуникации и
автоматизации процессов.
24

25. Администрирование контрактов, выходы:

документация по контракту;
запрошенные изменения;
рекомендованные корректирующие
действия;
активы организационного процесса
(обновления): корреспонденция,
расписание выплат по контракту,
материалы по аттестации
контрагента;
план управления проектом
(обновления в части управления
поставками и контрактами).
25

26. 6. Закрытие контракта (с.с. 295-297).

6. Закрытие контракта (с.с. 295297).
Процессы, связанные с приемкой работ по
контракту или его расторжением. В
оптимистическом контексте представляет собой
процесс, предваряющий процессы закрытия
проекта в целом.
Рис. 12-8 на с. 296 показывает содержание этих
процессов:
26

27. Закрытие контрактов, входы:

план управления поставками;
план управления контрактами;
документация по контрактам;
процедура закрытия контрактов.
27

28. Закрытие контрактов, инструменты и методы:

аудит поставок и их результатов;
система оперативного учета.
28

29. Закрытие контрактов, выходы:

закрытые контракты;
активы организационного процесса (обновления) –
папка контракта, акт приемки результатов,
документация о накопленных знаниях.
29

30. Тест по итогам занятия № 15

Уберите с рабочих столов всё, кроме калькулятора,
листа бумаги и пишущих принадлежностей.
30

31. Вопрос №1, о планировании покупок и приобретений.

Вы менеджер проекта, которому не
хватает нескольких станков для
производства важных элементов.
Проект находится на стадии
планирования, фаза производства этих
элементов наступает через полгода.
Ваше решение:
А. начать поиск инвестиций для покупки
недостающих станков;
Б. начать анализ потенциальных
производителей недостающих
элементов;
В. завершить планирование и оценить
ситуацию.
31

32. Вопрос №2, об анализе «производить или покупать».

Известно, что для производства необходимого изделия требуется
использование технологии, права на которую принадлежат частному
изобретателю. Можно купить у него 1 изделие за 2 000 рублей или
лицензию на год за 300 000 рублей.
Производить это изделие можно и на Вашем оборудовании, которое
было куплено за 1 500 000 рублей два года назад. Срок службы 10
лет, амортизация начисляется равномерно. В месяц Вы можете
производить на этом оборудовании 20 изделий, в противном случае
оно будет использовано для других целей ВНЕ ПРОЕКТА. Всего Вам
необходимо 200 таких изделий. Величина затрат на 1 изделие равна
450 рублей.
Ваше решение:
А. произвести все изделия на своих станках, купив полную
лицензию;
Б. купить все изделия у изобретателя (он производит их по договору
с другой фирмой);
В. половину изделий купить, половину произвести, купив лицензию
на полгода за полцены, что возможно по итогам переговоров.
32

33. Вопрос №3, о различных типах контрактов.

Венчурный фонд согласился профинансировать Ваши прикладные
исследования, точная сумма затрат на которые пока не
определена. Для этого была найдена по конкурсу научнопроизводственная фирма N, которой и был заказан
соответствующий результат. Финансовая схема: Вы заключаете
контракт с фирмой, по итогам которого готовите Акт приемки
результатов. Все связанные с этим документы передаются в
венчурный фонд, который и оплачивает выставленные фирмой N
счета по контракту.
В контракте Вы указали, что желаете получить результат в
количестве двух экспериментальных образцов и комплекта
правовых документов через 8 месяцев.
Это означает, что Вами заключен контракт типа:
А. контракт с фиксированной ценой;
Б. контракт с возмещением затрат;
В. контракт «время и материалы».
33

34. Вопрос №4, о различных типах контрактов.

Разработанный Вами новый образец товара
необходимо очень быстро вывести на рынок. Вы
обнаружили, что самостоятельно не можете это
сделать и решаете ускорить процесс за счет
наемных сбытовиков – торговых фирм,
работающих «в паре» с маркетинговыми
агентствами. В этом случае с такими фирмами
уместно заключать контракт типа:
А. контракт с возмещением затрат плюс процент
от затрат;
Б. контракт с возмещением затрат плюс
вознаграждение за результаты;
В. контракт «время и материалы».
34

35. Вопрос №5, о различных типах контрактов.

Вы решаете заключить договор с
государственным университетом о подготовке
пяти специалистов для Вашей компании, по
особенным программам. Специалисты
необходимы Вам через 3 года – их планируется
подключить к работе над крупным проектом.
С университетом будет заключен договор вида:
А. «время и материалы»;
Б. контракт с возмещением затрат;
В. контракт с фиксированной ценой.
35

36. Вопрос №6, о планировании контрактов.

Вы составляете план работы с поставщиками не очень важных для проекта
узлов, легких в производстве. Вами будут отданы предпочтения
поставщику, который:
А. имеет развитые производственные мощности и хорошую репутацию;
Б. имеет хорошие финансовые возможности, но пока не имеет
рекомендаций;
В. понимает Ваши требования и имеет развитые производственные
мощности.
36

37. Вопрос №7, о запросе информации у поставщиков.

Прежде всего здесь Вас интересует
документ под названием…
А. баланс предприятия-поставщика;
Б. рекомендации, данные
поставщику;
В. заявка на выполнение Вашего
заказа.
37

38. Вопрос №8, о выборе поставщиков.

Работу Вы сами сделать не можете, а сделать
надо. Приоритет работы – срочность.
Аналитики предоставили следующую
информацию по поставщикам (первая цифра –
рейтинг качества работы, вторая – надежность
и срочность): A – 7/4, B – 8/3, C – 10/3, D – 10/2,
E – 6/5, F – 6/5, G – 7/4, H – 7/5.
Вам нужно выбрать двух поставщиков. Это
будет пара:
А. С и Е;
Б. D и F;
В. E и H.
38

39. Вопрос №9, о выборе администратора контрактов.

Руководство компании предлагает Вам взять в проект
администратора контрактов, так как по этому
направлению ожидается много работы. Контракты
обещают быть сложными с технической точки зрения.
В Вашем распоряжении юридическая служба
предприятия.
Ваш выбор:
А. Юлия, образование высшее экономическое, опыт
работы в компании 5 лет (аналитик поставщиков);
Б. Сергей, образование высшее техническое, опыт
работы в компании 3 года (заместитель начальника
департамента автоматизации процессов);
В. Михаил, кандидат юридических наук, опыт работы в
компании 7 лет (заместитель начальника департамента
продаж по работе с рекламациями клиентов).
39

40. Вопрос №10, о закрытии контрактов.

Закрытие контракта = закрытие
проекта?
А. да;
Б. в большинстве случаев, да;
В. зависит от расположения
контракта в плане проекта.
40

41. ЗАНЯТИЕ ОКОНЧЕНО

41