Формирование и оформление дел

1. Формирование и оформление дел

Выполнил
Студент 4 курса
Гр. 4351
Кулушев Антон

2. Формирование дел

• Формирование дел – это группировка
исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел и
систематизация документов внутри дела.
• Дела формируются в структурных
подразделениях
• Исполненные документы должны в 15дневный срок сдаваться исполнителем, в
зависимости от принятой системы
ведения делопроизводства, в службу
ДОУ или лицам, ответственным за
ведение делопроизводства в
структурных подразделениях, для
формирования их в дело.

3.

• Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться
исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения
делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за
ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для
формирования их в дело.
• Контроль за правильностью формирования дел осуществляется
службой ДОУ (Документационное обеспечение управления).

4.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие
правила:
• помещать в дела, только исполненные документы, в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре;
• группировать в дела документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и
временного сроков хранения;
• помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих
основаниях;
• не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры,
черновики; по объему дела не должно превышать 250 листов.
• При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела
проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
• Документы внутри дела располагаются в хронологической вопроснологической последовательности или их сочетании.

5. Оформление дел

Оформление дел – это процедура подготовки
дел к их хранению в соответствии с
установленными правилами, состоящая из
двух этапов. (первичное и окончательное
(полное) оформление).
Первичное оформление дела
предусматривает заполнение реквизитов
обложки, и помещение в обложку бланка
листа-заверителя дела. На корешок обложки
наносится наклейка с указанием номера
дела, а для дел, состоящих из нескольких
томов - номер тома.

6.

Окончательное оформление включает последовательное
выполнение комплекса работ:
• Заполнение ранее незаполненных реквизитов обложки
дела; нумерацию страниц дела; составление листазаверителя дела;
• Составление внутренней описи документов дела; подшивку
или переплет дела; проверка полноты и правильности
оформления дела.

7.

Оформление дел производится лицами, ответственными за
ведение делопроизводства в структурных подразделениях
или работниками службы ДОУ с соблюдением следующих
правил:
• Заполнение реквизитов обложки дела(лицевая сторона)
• Простановка индекса
• Заголовок дела
• Дата
• Срок хранения
• Архивный шифр
• Количество листов

8.

После выполнения всех перечисленных процедур в обязательном
порядке производится проверка полноты и правильности
оформления дела (особое внимание обращается на полноту и
правильность заполнения реквизитов лицевой стороны обложки,
содержание заверительной надписи и внутренней описи).
Оформленные дела подлежат текущему хранению по месту их
заведения или в службе ДОУ (делопроизводстве), после
соответствующей подготовки (дооформления) они передаются на
временное хранение в архив предприятия.

9. Литература

• Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности:
Учеб. Пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008, - 268 с.
• Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка,
оформление и ведение документации / А.В. Непогода, П.А.
Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - с. 104-105