Лекция 5

1.

Тема 6. Хранение документов
1. Номенклатура дел организации
2. Формирование дел в организации
3. Оперативное хранение документов

2. 1 Номенклатура дел организации

Дело – это документ или
совокупность документов,
относящихся к одному вопросу или
участку деятельности, помещенных
в отдельную обложку (ГОСТ Р 7.0.82013 )
Номенклатура дел – это
систематизированный перечень
заголовков дел, создаваемых в
организации, с указанием сроков их
хранения.

3. Цели использования номенклатуры дел:

используется как схема классификации при распределении и
группировке исполненных документов в дела (папки)
с ее помощью намечают сроки хранения документов
номенклатура
дел
используется
при
построении
информационно-поисковой
системы
по
документам
предприятия.
При
регистрации
документов
в
регистрационный индекс часто включают индекс дела по
номенклатуре
используется вместо описи как учетный документ при сдаче
в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно
имеет справочное значение при изучении структуры
учреждения, организации, предприятия

4. Виды номенклатур

• Типовая номенклатура дел составляется для
организаций,
однородных
по
характеру
деятельности и структуре, устанавливает для них
типовой состав дел, единую индексацию этих дел и
является нормативным документом.
• Примерная номенклатура дел устанавливает
примерный
состав
дел
для
организаций,
однородных по характеру деятельности, но разных
по структуре, и носит рекомендательный характер.
• Каждая организация должна составлять свою
конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

5.

• Номенклатура дел организации (сводная) составляется по
установленной форме на основании номенклатур дел структурных
подразделений.
• Номенклатура дел организации оформляется на бланке организации.
• Номенклатура дел организации визируется руководителем архива
организации или лицом, ответственным за архив организации,
подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за
делопроизводство, и после одобрения Центральной экспертной
комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на
согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего
архивного учреждения, после чего утверждается руководителем
организации.
• Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год
составляется в последнем квартале текущего года, утверждается
руководителем организации и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года.
• Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением
не реже одного раза в 5 лет.

6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

• - уставом или положением об организации,
• - положениями о структурных подразделениях,
• - штатным расписанием,
• - номенклатурой дел организации за прошлый год,
• - описями дел постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения,
• - регистрационными формами,
• - ведомственными и типовыми перечнями
документов с указанием сроков их хранения,
• - типовыми и примерными номенклатурами дел.

7.

8.

9.

10.

11. 2 Формирование дел в организации

Формирование дела – это группировка
исполненных документов в дело в соответствии
с номенклатурой дел и их систематизация
внутри дела.
Исполненные документы должны иметь
отметку
об
исполнении
документа
и
направлении его в дело и помещаться в дела в
день окончания исполнения.
Строгое выполнение этого несложного
правила исключит потерю документов и
обеспечит их сохранность.

12. Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

1. Распределение исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой;
2. Расположение документов внутри дела в
определенной последовательности;
3. Оформление обложки дела.

13. Последовательность операций по формированию дел

Дела формируются с начала года. На каждое названное в
номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо папкарегистратор.
На обложке дела в верхней части указывается наименование
вышестоящей организации, наименования организации и
структурного подразделения. В середине обложки указывается
индекс дела по номенклатуре и его заголовок. Дата дела
показывает, за какой период времени в деле сгруппированы
документы. Внизу обложки указывается срок хранения. Сведения,
вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного
года, могут дополняться и уточняться.
В дальнейшем формирование дел состоит из распределения и
группировки документов в дела, расположения документов внутри
дел в определенной последовательности и до оформления обложки
по окончании календарного года (следует проставить количество
листов дела и уточнить крайние даты томов)

14. Особенности формирования дел в учреждениях

В зависимости от особенностей организации делопроизводства
формирование дел может производиться либо децентрализованно –
непосредственно в структурных подразделениях, в деятельности
которых
образуются
соответствующие
документы,
либо
централизованно – в отделе делопроизводства. Распорядительные
документы, переписку руководства и важнейшие внутренние
документы формируют и хранят в отделе делопроизводства.
Непосредственная организация работы по формированию дел
возлагается на лиц, ответственных за делопроизводство в
структурных подразделениях, и уполномоченных работников отдела
делопроизводства.
Исполненные документы для формирования в дела должны в 15дневный срок сдаваться их исполнителями лицам ответственным за
делопроизводство. Номер дела определяется в отметке об исполнении
документа в зависимости от функционального назначения и вида
документа и в соответствии с номенклатурой дел.

15. Выделяют следующие признаки группировки документов дела:

Номинальный – указывает на вид документов, подшиваемых в
дело, например: «Приказы по основной деятельности»;
Авторский – в заголовках к распорядительным документам,
протоколам, отчетам, планам после указания вида документов
указывают
автора,
например:
«Переписка
отдела
делопроизводства»;
Предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о
чем документы?». Следует помнить, что в дело могут быть
подшиты документы только по одному вопросу. Например:
«Переписка с фирмой «Альфа» о поставке персональных
компьютеров;
Корреспондентский – определяется по реквизиту «Адресат» или
по названию корреспондентов организаций, от которых получены
документы. Этот признак используется при составлении
заголовков к делам с перепиской, например: «Переписка с ……»;

16.

Хронологический – содержит указание о том, за
какой период сгруппированы документы в дело.
Например: «Отчеты отдела за I полугодие 2021 г.» В
дело подшивают документы одного
делопроизводственного года, кроме дел
«переходящих», то есть таких дел, в которых
подшивают документы за несколько лет. Например:
«Личное дело» (его закрывают после увольнения лица,
на которое оно заведено);
Географический – в дело группируют документы
нескольких организаций, объединенных признаком
территориальности (региона). Например: «Переписка с
Администрациями районов Белгородской области
о...».

17. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• - документы постоянного и временного хранения необходимо
группировать в отдельные дела;
• - включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• - группировать в дело документы одного календарного года;
исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные
дела, которые формируются в течение всего периода работы данного
лица в организации; документы выборных органов и их постоянных
комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их
созыва; документы учебных заведений, которые формируются за
учебный год; документы театров, характеризующие сценическую
деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории
болезней и др.;
• - дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4
см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).
• Толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10
см.
• При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела
проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и т.д.

18. Систематизация документов внутри дела

Систематизация
документов
внутри
дела
может
осуществляться либо в хронологической, либо в вопроснологической последовательности. Допускается их сочетание.
Организационно-распорядительные
документы
рекомендуется систематизировать по видам и хронологии,
располагая их вместе с приложениями: сначала — документ,
затем — соответствующее приложение (приложения,
насчитывающие свыше 250 листов, помещаются в отдельный
том (тома), о чем в документе делается соответствующая
отметка).
Основные виды распорядительных документов — приказы
и распоряжения — должны помещаться в отдельные дела. В
свою очередь, приказы по основной деятельности должны
располагаться в составе дел отдельно от приказов по кадрам
(персоналу).

19.

Документы протокольных мероприятий — переговоров,
заседаний, совещаний, собраний и др. — должны помещаться в
дела в хронологическом порядке. Систематизация других
документов, в частности, образующихся в процессе подготовки
протокольных мероприятий, осуществляется в соответствии с
номерами протоколов в порядке возрастания. Документы
коллегиальных органов управления группируются в два дела:
«Протоколы и решения»; «Документы к заседаниям» (повестки
дня, планы).
Поручения вышестоящих органов управления (власти), а также
документы, отражающие ход и результаты их исполнения,
следует помещать в дела по тем направлениям деятельности
учреждения
(предприятия),
к
которым
относятся
соответствующие поручения.
При этом документы, отражающие ход и результаты исполнения
(ответы на запросы и т. п.), располагаются в делах
непосредственно после соответствующих поручений.

20.

Утвержденные документы по планированию деятельности, в
том числе программы, планы, графики и т. п., следует помещать
в дела отдельно от их проектов. Этой рекомендации необходимо
следовать и в отношении документов по учету и отчетности о
результатах деятельности – отчетов, сводок и др.
Систематизация в составе дел письменных обращений,
поступивших в адрес учреждений (предприятия) от имени
юридических и физических лиц, осуществляется исходя из
содержания обращений.
Документы, образующие переписку учреждения, подлежат
систематизации в пределах календарного года в прямой
хронологической последовательности, при этом документ-ответ
(исходящий
документ),
как
правило,
помещается
непосредственно
за
документом-запросом
(входящим
документом). При необходимости соответствующие документы
включаются в состав дела текущего года с указанием индекса
дела за предыдущий год.

21. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ

• создание оптимальных технических
(физических) условий хранения документов и
дел;
• размещение дел;
• проверка наличия и состояния документов и
дел;
• соблюдение порядка выдачи дел.

22.

На архивное хранение документы сдаются
подшитыми в папки – дела. Каждая такая
папка содержит документацию одного вида и
имеет уникальный регистрационный номер,
скомбинированный из цифр и букв в
соответствии с номенклатурой дел,
утвержденной в организации.

23. 3 Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов –
это стадия жизненного цикла документа, на
которой
осуществляется
хранение
и
использование
документа
до
начала
исчисления срока его хранения (ГОСТ Р
7.0.8-2025)

24.

Оперативное хранение
хранение
документов в
процессе их
исполнения
хранение
исполненных
документов

25.

Документы во время их исполнения
обычно хранятся у исполнителя, для чего
заводятся специальные папки с надписями
типа: «На исполнении», «Срочно», «На
отправку»,
«На
согласование»,
«На
подпись»

26.

Наряду с хранением документов (на
бумаге), сформированных в дела, многие
организации стали применять и электронные
хранилища. Электронные документы и базы
данных формируются в
дела (папки) в соответствии с номенклатурой
дел
отдельно от документов на бумажных
носителях.

27. Правила хранения электронных документов:

Хранение минимум на двух носителях;
Организация должна иметь программы и
технические средства для работы с
электронными документами;
Должна
соблюдаться
конфиденциальность при хранении;
Необходимо
осуществлять
периодические
проверки
состояния
электронных документов.

28.

Для хранения текущей документации используют
стеллажи и полки, предохраняющие бумажные носители
от пыли и воздействия солнечных лучей.
Допускается хранение документов, находящихся в
работе, в столах исполнителей.
Текущие
документы
можно
хранить
как
в
подразделениях и кабинетах исполнителей, так и в
специальном, отведенном для этой цели помещении –
архиве.
Это помещение оборудуют не только обычными
стеллажами, но и несгораемыми шкафами. В них хранят
документацию, срок хранения которой не ограничен или
ту, которая содержит конфиденциальную информацию.
Такие шкафы запирают на ключ, доступ к которому
имеют только те сотрудники, которые назначены
приказом руководителя.

29. Организация текущего хранения дел

• Оформленные дела подлежат хранению по месту их формирования в
течение двух лет, затем передаются в архив. Архивные документы
подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение,
осуществляющее хранение архивных документов) не ранее, чем через
один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в
делопроизводстве.
• Организация текущего хранения дел возлагается на руководителей
структурных подразделений и лиц, ответственных за ведение
делопроизводства в соответствующих подразделениях, а также на
службу ДОУ (делопроизводства).
• Сохранность дел (документов) от повреждения, хищения, утраты и
уничтожения обеспечивается их надежным размещением в
приспособленных для этой цели помещениях (местах хранения).
• Для размещения дел (документов), подлежащих текущему хранению,
в учреждении должна быть создана соответствующая материальнотехническая база.

30. Основные правила хранения дел

Дела должны размещаться в запирающихся
шкафах, что обеспечивает их полную
сохранность и защиту от пыли и света.
Должны
располагаться
на
полках
вертикально для обеспечения быстрого
поиска необходимого дела.
На корешке каждого дела указывается его
индекс по номенклатуре.

31.

32.

33. На дверце шкафа внутренней стороны необходимо прикрепить перечень хранящихся в нем дел