Технология подготовки текстовых документов

1. Лекция 3. Технология подготовки текстовых документов

1. Текстовые редакторы: назначение и функции.
2. Правила ввода и редактирования текста.
Орфографический и грамматический контроль.
3. Оформление текстового документа: формат
печатного документа, шрифтовое оформление,
параметры форматирования абзаца.
4. Создание и оформление колонтитулов. Нумерация
страниц.
5. Средства создания и оформления сносок.
6. Создание документов на основе образцов и
шаблонов. Настройка принтера и режимов печати.

2. Текстовые редакторы –

используются для создания и
стилизации текстовых документов,
автоматизации делопроизводства
в юридической практике используются
для подготовки различных документов
(законопроектов, договоров,
протоколов допроса, материалов
судебного разбирательства,
завещаний, дарственных и т.п.)

3. Текстовые редакторы:

Lotus
СТИЛЬ, ФОТОН
ЛЕКСИКОН
ChiWrite
Microsoft Word является наиболее популярным, его
формат документа фактически стал стандартом и многие
программы имеют поддержку совместимости с данным форматом
Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета
Microsoft Office.
Первая версия была написана Ричардом Броди в
1983 году для IBM PC, использующих DOS.
Позднее выпускались версии для
Apple Macintosh (1984),
UNIX и Microsoft Windows (1989).
Их развитие идет по пути:
1.
расширения функциональных возможностей;
2.
обеспечения удобства работы с ними

4. Функциональные возможности:

ввод текста:
ввод символов, автоввод, автозавершение, перемещение по тексту;
редакционная обработка текста на экране:
выделение фрагментов текста;
вставка, замена, удаление, перемещение фрагментов текста;
работа с несколькими текстовыми документами в отдельных окнах на экране;
оформление текстового документа:
установка формата документа;
шрифтовое оформление фрагментов текста;
форматирование абзацев;
установка автоматического переноса;
разбивка текста на страницы;
нумерация страниц, колонтитулы;
расположение текста в нескольких колонках;
создание и редактирование таблиц;
автоматическое составление оглавления;
введение в текстовый документ нетекстовых фрагментов:
рисунков, графиков, математических выражений;
взаимодействие с файловой системой:
создание папок;
сохранение документа в файл, открытие текстовых файлов;
импорт текстов и графики из других файлов;
вывод текстового документа на принтер

5. Оценка удобства работы

количество необходимых нажатий клавиш
(кнопок мыши) для выполнения операций;
скорость отображения текста на экране при:
считывании текста,
перемещении по тексту,
удалении, вставке и перемещении фрагментов текста;
вызов подсказок:
их удобство, полнота, скорость вывода на экран;
объем внутренней памяти:
занимаемой текстовым редактором;
выделенной под текстовый документ.
проверка и исправление
орфографических и стилистических ошибок

6.

Заголовок окна
ОКНО ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА WORD версии 2003 и ранее
главное меню
панель «Область задач»
окно команды «Файл»
панели инструментов
линейки
линии и кнопки
прокрутки
кнопки отображения
режимов информации
(разметка страницы)
строка состояния

7.

ОКНО ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА WORD версии 2010

8. Команды МЕНЮ Word-2003 позволяют управлять программой

1.
Файл содержит команды создания, открытия, сохранения, поиска, установки
параметров страницы, просмотра, печати на принтере, отправки, просмотра свойств
документов и завершения работы с Word
2.
Правка позволяет редактировать документ, отменять введенные команды, вырезать,
копировать, вставлять, очищать, выделять, производить поиск и замену текста,
переходить в заданные места документа
3.
Вид позволяет установить форму представления документа на экране: панели
инструментов, линейки, масштаб изображения текста, колонтитулы, схемы
4.
Вставка позволяет вставлять разметочные символы, номера страниц, автотекст,
символы, ссылки (сноски, оглавления и указатели), рисунки, графики, формулы,
примечания, файлы, объекты, закладки
5.
Формат позволяет выбирать шрифт и его размер, форматировать и размечать текст,
располагать его на странице в нескольких колонках, устанавливать позиции табуляции,
обрамлять таблицы, создавать стили оформления документов
6.
Сервис позволяет проверять орфографию и стилистику, устанавливать режимы работы
и отображения, записывать макрокоманды, распечатывать конверты
7.
8.
Таблица содержит все команды для создания и работы с таблицами
Окно позволяет производить переключение между документами при одновременной
обработке нескольких документов, изменять расположение окон
9.
Помощь содержит все необходимые сведения о программе Word.

9. Команды МЕНЮ Word-2010 позволяют управлять программой

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Файл содержит команды создания, открытия, сохранения файла, печати на принтере,
включая предварительный просмотр, подготовки и отправки документа , и завершения
работы с Word
Главная позволяет редактировать документ, вырезать, копировать, вставлять,
очищать, выбирать шрифт и его размер, форматировать и размечать текст, располагать
его на странице в нескольких колонках, устанавливать позиции табуляции, обрамлять
таблицы, создавать стили оформления документов, производить поиск и замену текста,
переходить в заданные места документа и команды работы с СПС Гарант
Вставка позволяет вставлять страницы, таблицы, иллюстрации, организовывать
связи, делить текст на колонтитулы, вставлять разнообразный текст и символы
Разметка страницы позволяет установить форму представления документа на
экране, параметры и фон страницы, оформление абзацев, упорядочивание объектов
документа
Ссылки позволяет вставлять оглавления, ссылки, сноски, указатели
Рассылки готовит документ к рассылке, создавать конверты и наклейки
Рецензирование позволяет проверять правописание, создавать примечания,
9.
сравнивать, изменять, защищать документы, вносить рукописные данные
Вид содержит режим просмотра документа, линейки, масштаб документа, позволяет
производить переключение между документами при одновременной обработке
нескольких документов, изменять расположение окон
Настройки команды работы с СПС Консультант
10.
Панель быстрого доступа настраивается с помощью кнопки настройки справа
8.

10. Основные этапы подготовки документа

можно условно разбить на 3 этапа:
1. ввод текста
2. редакторская обработка
3. форматирование (оформление)
документа
из последующего этапа можно вернуться к
предыдущему, на практике при подготовке
сложных документов это происходит
повсеместно

11. Ввод текста

Установка формата документа перед
началом работы с документом Word-2010 :
выбрать режим отображения документа на экране
(Вид → Разметка страницы ),
выставить горизонтальную и вертикальную
линейки
(Вид → Линейка),
обозначить границы текста
(Файл → Параметры Word → Дополнительно →
Показывать границы текста)

12. Настройка параметров работы редактора Word-2010

Файл → Параметры Word

13. СТРУКТУРНЫЕ ЕДИНИЦЫ ТЕКСТА

Структурные
Символ – один из 256 возможных
Слово – набор символов между двумя пробелами
Абзац – набор слов между двумя Enter
Смысловые
o Предложение
o Смысловой абзац - может состоять из нескольких
структурных абзацев
o
o
o
o
Строка
Страница
Колонка
Раздел - часть текста, имеющая отличное оформление от
других частей текста. «Конец» структурного элемента
помечается специальным знаком форматирования

14. Правила ввода текста

1.
Ввод текста осуществляется в режиме специальных разметочных символов –
пиктограмма «¶» на вкладке ленты меню Главная.
2.
Ввод слов осуществляется через один пробел - (· ).
3.
Если необходимо не разрывать слова (2007 год, № 123) используют
неразрывный пробел - Ctrl+Shift пробел (°).
4.
В пределах одного абзаца переход на следующую строку происходит
автоматически после заполнения текущей.
5.
Переход к следующему абзацу осуществляется клавишей Enter (¶).
6.
Переход к следующей строке абзаца, когда текущая строка еще не заполнена
осуществляется комбинацией клавиш Shift+Enter ( ).
7.
Иногда смысловой абзац разбивают на несколько структурных, например,
когда абзац содержит перечисление.
8.
Текст вводят в режиме по-умолчанию (Times New Roman, 12 пт, русский, полевому краю, межстрочный интервал одинарный, запрет висячих строк)
9.
При вводе текста не следует делать никаких отступов от левого края
посредством клавиш («пробел», Tab).
Не следует сопровождать ввод теста его оформлением.
10.

15. Некоторые виды абзацев текста

Заголовок
Основной
текст
Подпись
Выходные
сведения

16. Автоматическая проверка правописания Word-2010

Файл → Параметры Word → Правописание
Установить
необходимые
флажки
автоматически
проверять
орфографию
автоматически
проверять
грамматику
Ввод текста будет
сопровождается,
проверкой
правописания.

17. Редакторская обработка текста

предполагает, логико-содержательный анализ
текста, на основе которого в текст вносятся
исправления, включает в себя:
Вставка фрагмента текста осуществляется его набором
после установки курсора в место вставки.
Замена фрагмента текста осуществляется набором
заменяющего фрагмента после выделения заменяемого.
Удаление выделенных фрагментов текста
осуществляется клавишей Delete или Backspace.
Перестановку фрагмента текста можно осуществить,
перетащив его в нужное место мышью, или использовать
буфер обмена
По тексту можно перемещаться с помощью клавиш и их
комбинаций: , , , , Home, End, PgUp, PgDn,
Ctrl+Home, Ctrl+End.

18. Маркировка фрагментов текста

осуществляется буксировкой мыши от одного конца
фрагмента к другому при нажатой левой кнопке,
маркировка слова осуществляется двойным щелчком
мыши,
маркировка абзаца осуществляется тройным щелчком
мыши внутри абзаца или поместить курсор мыши в
поле слева от абзаца и дважды щелкнуть мышью,
для маркировки строки следует поместить курсор
мыши в поле слева от нее и щелкнуть мышью,
для маркировки документа следует поместить курсор
мыши в левом поле и трижды щелкнуть мышью.

19.

Форматирование
(оформление) документа

20. ФОРМАТ ПЕЧАТНОГО ДОКУМЕНТА Word-2010

Разметка страницы
Параметры страницы
Размер бумаги
Ширина
Высота
Поля
Верхнее, нижнее
Левое, правое
(внутри, снаружи)
Ориентация
Книжная
Альбомная
Расположение текста на странице
Зеркальные поля
2 страницы на листе
брошюра
Расположение
колонтитулов
от края листа

21. ШРИФТОВОЕ ВЫДЕЛЕНИЕ ТЕКСТА Word-2010

Главная Шрифт
Шрифт
Начертание
Размер (в пт)
Подчеркивание
Видоизменение:
надстрочное
подстрочное
малые прописные
прописные
Главная Шрифт
Интервал между
буквами (разрядка)

22. ПАРАМЕТРЫ ФОРМАТИРОВАНИЯ АБЗАЦА Word-2010

Главная Абзац
Отступы и интервалы
Выравнивание
Отступы слева и справа
Интервалы до и после
Абзацный отступ
Межстрочный интервал
Положение на странице
Запрет висячих строк
Не разрывать абзац
Не отрывать от следующего
Располагать с новой страницы

23. СРЕДСТВА ТАБУЛЯЦИИ Word 2010:

Табуляция устанавливаемая
Область действия – отдельный(ые)
абзац(ы)
Указывается позиция табуляции
Выбирается расположение теста
относительно позиции табуляции
Главная Абзац Табуляция
Табуляция по умолчанию
Область действия – весь документ
Указывается шаг табуляции
Текст располагается справа от
позиции табуляции
Перемещение курсора при нажатии
клавиши <Tab>

24. Отформатированный документ

25. МНОГОКОЛОННОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ ТЕКСТА Word-2007/10

Разметка страницы →
Колонки → Другие колонки
Параметры моногоколонника
Количество колонок
Ширина колонки(ок)
Ширина промежутка(ов)

26. СОЗДАНИЕ СНОСОК (Word-2010)

Сноска – пояснительный текст
и/или библиографическая
ссылка
Ссылки → Сноски
Положение:
обычная - внизу
страницы/текста
концевая - в конце
документа/раздела
Формат:
формат номера
другой специальный символ
начальный номер
способ нумерации (в пределах
всего документа, раздела или
страницы)
Применить изменения (ко
всему документу/к текущему
разделу)

27. КОЛОНЦИФРЫ И КОЛОНТИТУЛЫ Word-2010

Вставка номера страницы как объекта
Вставка → Номера страниц →
Установить параметры номера
Положение
Выравнивание
Номер на первой странице
Порядок нумерации
Если требуется добавить
только номер страницы,
добавьте только его.
Если требуется добавить
номер страницы и другие
сведения, добавьте верхний
или нижний колонтитул.
Вставка колонтитула
Вставка → Колонтитулы → Заполнение
абзаца-колонтитула элементами
Текст
Номер страницы (как автотекст)
Время, дата и т.д.
Замечание. Используют панель «Конструктор» для
изменения колонтитула
Номер страницы
Вставка фрагментов
Расположение колонтитулов от края листа

28. ШАБЛОН ДОКУМЕНТА

Шаблон – это совокупность стилевых
настроек, хранящихся отдельно от
документа.
Это своеобразный макет документа,
который «хранит» его формат,
расположение основного текста на
странице, положение сносок, вид и
расположение колонтитулов, способ
нумерации страниц, стили оформления
всех структурных элементов документа.
Создание документа на основе шаблона
Файл
→ Создать → Выбрать шаблон
Ввести (вставить) текст
Оформить, используя стили
Закрепленные имена стилей оформления
Заголовок 1,
Заголовок 2 …
Обычный
Текст
сноски
Знак сноски
Нижний колонтитул, Верхний колон титул
Номер страницы
Основной текст

29. СТИЛИ ОФОРМЛЕНИЯ (Word-2007/10) - это именованная совокупность значений параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых элементов

оформления абзацев (линий и рамок)
Создание стиля:
Главная →
Стили →
Создать →
установить
параметры
оформления
Оформление посредством
Стиля: выделить фрагмент
текста и выбрать стиль из
таблицы стилей

30. СОЗДАНИЕ ОГЛАВЛЕНИЯ Word-2007/10

Автоматическое
создание оглавления
сложного документа
основано на
применении стилей
оформления для
заголовков всех
уровней:
Заголовок 1 →
заголовок 1-го уровня
Заголовок 2 →
заголовок 2-го уровня
Заголовок 3 →
заголовок 3-го уровня
Вставить пустую страницу в
начало или конец документа
Вставить оглавление
Ссылка → Оглавление
Установить параметры
Количество
уровней
Номера страниц
Расположение номера
→

31. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ Word-2010

Создание таблицы
Вставка → Таблица
Указать
1.
2.
3.
Заголовок (многоуровневый)
Информационная часть
число столбцов
число строк
автоподбор ширины окна
Редактирование таблиц
•Добавление строк/столбцов
•Удаление строк/столбцов
•Объединение выделенных ячеек
•Разбиение ячеек
Расположение данных в ячейке
• текст – по левому краю
• заголовки – по центру
• числа – по правому краю
Панель Конструктора

32. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ Word-2010

Форматирование в
ячейке
выравнивание по
горизонтали
выравнивание по
вертикали
Форматирование
строк/столбцов
установка ширины
столбца
установка высоты
строки
Выравнивание таблицы
относительно текста
Автоподбор

33. ГРАФИЧЕСКОЕ ВЫДЕЛЕНИЕ ОБЪЕКТА

Обрамление и заливка абзаца
позволяют отделить его от других
частей текста
Главная → Абзац →Границы и
заливка
Заключение абзаца в рамку и
проведение линий над, под,
слева , справа абзаца
Выбрать тип рамки
Выбрать тип линии, цвет и ее
ширину
Выбрать положение линий
Заливка абзаца
Главная → Абзац →Границы и
заливка → Заливка
Выбрать цвет и тон
Выбрать узор
Границы и заливка → Граница (Word-2007/10 )

34. ВСТАВКА РИСУНКОВ Word-2007/10

Вставка → Рисунок → файл
Указать способ вставки
Вставить
Связать с файлом
Вставить и связать
Редактирование и
форматирование рисунка
Изменение размера рисунка
Изменение положения рисунка
Вырезание части рисунка
Установка способа обтекания
Изменение контрастности и
яркости
Обрамление и заливка рисунка
Работа с рисунком → Формат
Целесообразно использовать панель «Формат»

35. При открытии сохраненного на диске файла: Открыть → выбрать папку, файл, тип → Открыть

При создании нового файла (Word-2010):
Файл →Создать →
При открытии сохраненного на диске файла:
Открыть → выбрать папку, файл, тип → Открыть

36. При сохранении вновь созданного файла на диск (Word-2010): Файл → Сохранить как → выбрать папку, задать имя, тип файла

или Сохранить → если файл уже имеет имя

37. Microsoft Word

Формат документа Word фактически стал стандартом и многие
программы имеют поддержку совместимости с данным форматом.
Расширение «.doc» на платформе IBM PC стало синонимом двоичного
формата.
Фильтры экспорта и импорта в данный формат присутствуют в
большинстве текстовых процессоров.
Форматирование, нормально выглядящее в последней версии, может не
отображаться в старых версиях программы, однако есть возможность
сохранения документа с потерей части форматирования в старых версиях
продукта.
Версии Word 2007/10 «используют по умолчанию» формат, основанный на
XML.
Word может расширять свои возможности посредством использования
встроенного макроязыка VBA — Visual Basic для приложений.
Однако это предоставляет возможности для написания встраиваемых в
документы макровирусов. Первым вирусом, заражавшим документы
Microsoft Word, был DMV, созданный в декабре 1994 года Дж. МакНамарой для демонстрации создания макровирусов. Вирусом, вызвавшим
первую в мире эпидемию макровирусов (июле-августе 1995 года), был
Concept. Ярким примером была эпидемия червя Melissa.