Номенклатура дел: значение и алгоритм разработки. Мастер-класс

1. Номенклатура дел организации

Номенклатура дел:
значение и алгоритм разработки
Мастер-класс
1

2. Номенклатура дел организации

1.
Виды и типы номенклатур дел
2.
Значение номенклатуры дел для организации хранения
документов
3.
Нормативно-методическая база разработки
номенклатуры дел
4.
Алгоритм разработки номенклатуры дел
- организационный для службы ДОУ;
- для разработчика
2

3. 1. Виды и типы номенклатур дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в организации, с указанием
сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
(ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения»)
Nomenclature – перечень, роспись имен; nomen – имя, название,
наименование
Виды номенклатур дел:
индивидуальная (конкретная), типовая, примерная.
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел может представлять собой
систематизированный перечень наименований дел, заводимых в
делопроизводстве структурного подразделения, и называться
номенклатурой дел структурного подразделения.
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел может представлять собой
систематизированный перечень наименований дел, заводимых во всех
структурных подразделениях организации, и называться сводной
номенклатурой дел или номенклатурой дел организации.
3

4. 1. Виды и типы номенклатур дел

Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел –
систематизированный перечень конкретных заголовков дел,
намеченных к заведению в делопроизводстве одной
организации или её структурного подразделения.
Типовая и примерная номенклатуры дел являются
систематизированными списками унифицированных
(единообразных) заголовков дел, заводимых в
делопроизводстве определенной категории организаций с
однотипным составом образующихся в процессе их
деятельности документов.
Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел,
заводимых в определенной категории организаций, единую
индексацию этих дел в отрасли, типовые сроки хранения и
является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел – устанавливает примерный состав
дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые
она распространяется, с указанием их индексов и сроков
хранения, и носит рекомендательный характер.
4

5. 1. Виды и типы номенклатур дел

Типовые и примерные номенклатуры дел являются пособиями,
которые применяются при составлении индивидуальных
(конкретных) номенклатур дел.
В конкретной номенклатуре дел, составленной на основе примерной
или типовой номенклатуры дел, могут уточняться заголовки
дел, последовательность их расположения (систематизация
заголовков), но сроки хранения переносятся в конкретную
номенклатуру дел без изменений.
Номенклатура дел как классификатор может быть разработана как
классификационный справочник структурного типа,
производственно-отраслевого типа или функционального
типа.
5

6. 2. Значение номенклатуры дел

Номенклатура дел организации – многофункциональный документ:
-является основным классификационным справочником организации, т.к.
закрепляет систематизацию документов, а классификационная схема
(главная таблица) и индексы дел используются/могут быть
использованы для идентификации и регистрации документов; на основе
номенклатуры дел возможно составление классификаторов для
предварительного рассмотрения документов; номенклатура дел
закрепляет систематизацию документального фонда организации;
- выполняет функции учетного документа, т.к. каждое дело/заголовок получает
в номенклатуре дел свой номер/индекс, а в конце календарного года
итоговая запись номенклатуры дел фиксирует количественные
характеристики документального фонда организации/структурного
подразделения; на основании номенклатуры дел составляются описи
дел и акты о выделении документов и дел к уничтожению;
- является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые
предстоит формировать в следующем году («намечаются» заголовки дел
и сроки их хранения);
- представляет собой организационный документ, т.к. классификационная
схема номенклатуры дел отражает (но не прямо соответствует) схему
организационной структуры, основные направления деятельности и
функции организации, состав и содержание документов (заголовки дел и
их количество) свидетельствуют о степени развития конкретного
направления и вида деятельности в конкретном году.
6

7. 2. Значение номенклатуры дел

Функции номенклатуры дел как организационного документа в
области ДОУ:
-
систематизация документального фонда;
-
схема формирования дел;
-
закрепление и установление сроков хранения документов;
-
учет документов и дел;
-
поиск документов и дел.
В номенклатуру дел включают заголовки всех дел, образующихся в
деятельности организации (включая общественные организации), в том
числе заголовки дел с документами, существующими в электронноцифровой форме.
Не включаются в номенклатуру дел печатные издания и рекламные письма,
получаемые по массовой рассылке.
7

8. 2. Значение номенклатуры дел

Концепция управления документами в соответствии с требованиями ГОСТ Р
ИСО 15489-1 - 2007:
-
стратегии, политики, правила, применяемые внутри организации,
должны сохранять корпоративную целостность среды управления
информацией/документацией;
-
все решения о включении документов в систему управления
документами и установлении сроков их хранения следует четко
документировать и хранить. Эти решения могут быть оформлены в виде
инструкции по отбору и передаче документов на последующее хранение
или уничтожение;
-
официальные документы, определяющие порядок анализа и оценки
документов, на основе которых принимаются решения о включении
документов в систему управления документами и их хранении,
утверждаются высшим руководством организации;
-
в официальных документах, определяющих порядок включения
документов в систему управления документами и их хранение, должно
содержаться подробное описание деловой деятельности и документов,
отражающих каждый вид деловой деятельности, с четким и
однозначным указанием сроков их хранения и действий по отбору и
передаче документов на последующее хранение или уничтожение
(возможна разработка инструкции по передаче документов на
альтернативное хранение).
8

9. 3. Нормативно-методическая база

Основные нормативные и методические документы:
1.
Правила делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти/утв. постановление Правительства
Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477
2. Методические рекомендации по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти/утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76
3. Нормативные правовые акты министерств и ведомств,
регулирующие управленческие процессы, процессы оказания
государственных услуг и реализации государственных
функций, которые федеральные органы исполнительной
власти издают в пределах своей компетенции.
9

10. 3. Нормативно-методическая база

Специальные нормативно-методические документы:
1. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002
В настоящее время разработаны и направлены на согласование Правила
организации хранения, комплектования, учёта и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных органах, органах местного
самоуправления и организациях. Ожидается их утверждение в
качестве нормативного документа в 2011 году.
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения/утв.
приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558
3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научнотехнической деятельности и производственной деятельности
организаций, с указанием сроков хранения/утв. приказом Минкультуры
РФ от 31.07.2007 № 1182. М., 2008
4. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения
5. Типовые и примерные номенклатуры дел
10

11. 4. Алгоритм разработки (организационный для службы ДОУ)

Ответственный за разработку номенклатуры дел организации –
Служба ДОУ.
Номенклатура дел организации разрабатывается на основе
номенклатур дел структурных подразделений.
1 этап. Служба ДОУ готовит проект приказа о разработке/подготовке
к утверждению номенклатуры дел на следующий календарный
год;
2 этап. Руководитель организации подписывает приказ, Служба ДОУ
направляет приказ исполнителям и контролирует его
исполнение в установленные сроки;
3 этап. Структурные подразделения разрабатывают проекты
номенклатур дел, согласовывают проект номенклатуры дел
подразделения с архивом/лицом, ответственным за архив
(дополнительно – с ЭК подразделения). Руководитель
структурного подразделения подписывает номенклатуру дел и
представляет её в службу ДОУ;
11

12. 4. Алгоритм разработки (организационный для службы ДОУ)

4 этап. Служба ДОУ разрабатывает проект сводной номенклатуры
дел, оформляет его ( 3-4 оригинальных экземпляра) и
согласовывает с архивом/лицом, ответственным за архив
(виза);
5 этап. Руководитель службы ДОУ организует рассмотрение и
согласование проекта сводной номенклатуры дел на заседании
ЭК/ЦЭК организации (гриф согласования протоколом ЭК/ЦЭК);
6 этап. Служба ДОУ направляет проект сводной номенклатуры
дел на согласование в государственный или муниципальный
архив, если организация является источником
комплектования архива (гриф согласования протоколом
ЭПК/ЦЭПК);
12

13. 4. Алгоритм разработки (организационный для службы ДОУ)

7 этап. Служба ДОУ представляет проект сводной номенклатуры дел
на утверждение первому руководителю организации.
8 этап. Руководитель организации утверждает сводную
номенклатуру дел на следующий календарный год
(утверждаются 3-4 оригинальных экземпляра; гриф
утверждения или приказ);
9 этап. Служба ДОУ формирует 1-й экз. в соответствующее дело
службы ДОУ как контрольный экземпляр постоянного срока
хранения, 2-ой экз. (или копию) направляет в архив
организации, 3-ий экз. направляет в государственный или
муниципальных архив. 4-й экз. является рабочим, из которого
служба ДОУ делает выписки/копии и направляет в
структурные подразделения как соответствующие
обязательные планы формирования дел в следующем
календарном году.
10 этап. Служба ДОУ оформляет итоговую запись на основании
итоговых записей структурных подразделений.
13

14. 4. Алгоритм разработки (4 этапа для разработчика)

1 этап. Выбор вида и типа номенклатуры дел. Разработка
классификационной схемы/главной таблицы;
2 этап. Формулирование заголовков дел (описание состава и
содержания документов в заголовке дела с использованием так
называемых признаков заведения дел) и установление сроков
их хранения в соответствии с Перечнями документов со
сроками хранения (или типовой номенклатурой дел);
3 этап. Систематизация/расположение заголовков дел в
номенклатуре дел в установленной последовательности (по
степени значимости документов и с учетом их взаимосвязи);
4 этап. Оформление проекта номенклатуры дел, подписание,
согласование и утверждение.
14

15. 4. Алгоритм разработки. 1 этап (пример)

Организационная структура предприятия по штатному расписанию:
Генеральный директор;
Коммерческий директор;
Заместитель генерального директора по экономике и финансам;
Заместитель генерального директора по качеству;
Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, ГО и ЧС;
Главный бухгалтер;
Отдел правового обеспечения и корпоративного управления:
Аппарат генерального директора;
Склад сырья и готовой продукции;
Отдел кадров;
Отдел информационно-технологического обеспечения;
15

16. 4. Алгоритм разработки. 1 этап (пример)

Отдел логистики;
Отдел внутреннего аудита;
Отдел бухгалтерского учета;
Отдел сетевых продаж;
Отдел региональных продаж;
Отдел маркетинга;
Финансовый отдел;
Планово-экономический отдел;
Лаборатория контроля качества сырья;
Отдел контроля качества готовой продукции;
Производственный отдел.
16

17. 4. Алгоритм разработки. 1 этап (пример)

Главная таблица номенклатуры дел предприятия (номенклатура дел структурного типа):
Аппарат генерального директора;
Отдел правового обеспечения и корпоративного управления;
Отдел внутреннего аудита;
Отдел кадров;
Планово-экономический отдел;
Финансовый отдел;
Отдел бухгалтерского учета;
Отдел информационно-технологического обеспечения;
Отдел маркетинга;
Производственный отдел;
Лаборатория контроля качества сырья;
Отдел контроля качества готовой продукции;
Склад сырья и готовой продукции;
Отдел логистики;
Отдел сетевых продаж;
Отдел региональных продаж.
17

18. 4. Алгоритм разработки. 2 этап

Признаки заведения дел (в основе – реквизиты документа):
-
Номинальный – название вида дела (переписка, журнал, книга, БД) или
вида/разновидности документов (приказы, протоколы, распоряжения);
-
Авторский – наименование организации, структурного подразделения или
должностного лица – автора документа (адресант);
-
Предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;
-
Корреспондентский – название организации, которой будут адресованы
или от которой будут получены документы (адресат, корреспондент);
-
Географический – название местности (территории), с которой связано
содержание документов дела (используется в сочетании с
корреспондентским признаком);
-
Хронологический – даты (период), к которым относятся документы дела.
При формировании дел в обязательном порядке учитывается экспертный признак
заведения дел, означающий следующее:
- документы с разными сроками хранения в одно дело не формируются (за исключением досье,
если это установлено нормативными документами;
- в дело включается только один экземпляр документа;
- в дело формируются документы одного календарного года (за исключением «переходящих»,
личных дел, судебных дел и «досье»; к личным делам и делам-»досье» в обязательном
порядке составляется внутренняя опись);
- в дело формируется не более 250 л. документов, толщина дела – не более 4 см.
18

19. 4. Алгоритм разработки. 2 этап

Примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке
дела (использовать максимально возможное количество признаков
заведения дел):
Вид – автор – содержание
-
«Приказы генерального директора по основной деятельности»
План/Отчет – (автор) – содержание – (период: на/за)
-
«Годовой финансовый план на 2011 год»
«Квартальные отчеты территориальных органов о выполнении финансового
плана на 2011 год»
Вид - содержание
-
«Журнал регистрации поступающих документов»
-
Переписка – корреспондент – территория - содержание
«Переписка с территориальными органами Центрального Федерального округа
об обучении и повышении квалификации сотрудников служб ДОУ»
-
Документы (обобщенное название документов по одному вопросу, не
связанных последовательностью делопроизводства) – содержание – (в
скобках – перечисление основных разновидностей документов)
«Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы,
протоколы аттестации)»
19

20. 4. Алгоритм разработки. 3 этап

Схема расположения категорий дел (систематизация заголовков дел):
-
Организационные документы самой организации;
-
Распорядительные документы вышестоящих организаций. Копии;
-
Распорядительные документы самой организации;
-
Плановые документы (и возможно следующее дело -переписка о
составлении этих планов, о формировании этих проектов планов);
-
Отчетные документы (и возможно следующее дело – переписка о
составлении этих отчетов);
-
Договоры (по видам и степени значимости; и возможно – журнал/БД
регистрации договоров, переписка об исполнении этих договоров);
-
Переписка (по степени значимости вопросов: с вышестоящими
органами, с равностоящими организациями и контрагентами, с
гражданами, с подведомственными организациями);
-
Учетные документы;
-
Регламентирующие документы об организации ДОУ и архива
(инструкция, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении
документов и дел к уничтожению).
20

21. 4. Алгоритм разработки. 4 этап

Номенклатура дел оформляется по установленной форме на общем бланке
организации (по образцу общего бланка) в виде таблицы (по разделам)
со следующими графами:
- Индекс дела
- Заголовок дела (тома, частей)
- Количество дел (томов, частей)
- Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
- Примечание
Графа 3 заполняется только по фактическому количеству заведенных дел в
конце года (обычно – в январе следующего календарного года).
В конце года (не позднее января следующего календарного года) оформляется
итоговая запись о категориях и количестве дел организации, которая
составляется на основе итоговых записей структурных подразделений и
которая подлежит передаче в архив организации (и государственный
или муниципальный архив).
Итоговая запись о категориях и количестве дел организации подписывается
руководителем службы ДОУ и лицом, непосредственно передавшим
итоговую запись в архив (с указанием должностей и соответствующих
дат).
21