Информационное обеспечение деятельности. ОИБ Лекция 3

1. ОИБ Лекция 3

Информационное обеспечение
деятельности

2. Изучаемые вопросы

Информационное обеспечение
деятельности (бизнеса).
Документоведение.
Документационное обеспечение
управления.
Общая характеристика процессов
сбора, передачи, обработки и
накопления информации.
Управление знаниями

3. Введение

Информация — совокупность сведений, которые
служат объектом сбора, хранения, переработки и
передачи.
Коммерческая информация — совокупность
сведений о состоянии ситуации на рынке товаров
и услуг, которые служат объектом сбора,
хранения, переработки и передачи.
Информационное обеспечение коммерческой
деятельности — система сбора, обработки
данных, позволяющих изучить ситуацию на рынке
товаров и услуг в статике и динамике, измерить
влияние определяющих ее факторов и выявить
возможности управления ею в соответствии с
выбранным стратегическим направлением.

4. Введение

Дня обоснования коммерческих решений,
прогнозирования развития рыночной
ситуации торговому предприятию важно
располагать достаточным объемом
разнообразной информации, которую по
содержанию можно разделить на пять
основных групп:
информация о потребителях и мотивах их
покупок;
информация о товаре;
информация о конкурентной среде;
информация о конъюнктуре рынка;
внутренняя информация фирмы.

5. Введение

Главным источником получения коммерческой
информации является комплексное изучение
рынка путем проведения маркетинговых
исследований, включающих как изучение рынка и
его конъюнктуры, так и оценку возможностей
торгового предприятия.
Информация, полученная в результате
комплексного исследования рынка, должна
отвечать следующим требованиям :
необходимость и достаточность по объему;
своевременность получения и передачи;
достоверность;
полнота;
сопоставимость.

6. Введение

Коммерческая информация может быть
получена на основе первичных и вторичных
данных.
Первичные данные получаются в результате
специально проведенных для решения
конкретной проблемы полевых
маркетинговых исследований; их сбор
осуществляется путем наблюдений, опросов,
экспериментальных исследований,
выполняемых над частью общей совокупности
исследуемых (выборкой), а также в результате
устных бесед со специалистами в процессе
деловых контактов, переговоров.

7. Введение

Под вторичными данными понимаются
данные, собранные ранее из
внутренних и внешних источников
информации для целей, отличных от
целей проводимого маркетингового
исследования. Это, главным образом,
сведения статистического,
справочного, обзорного,
аналитического, прогностического
характера.

8. Введение

К внутренним вторичным источникам получения
коммерческой информации относятся данные
статистической и бухгалтерской отчетности торгового
предприятия, а также оперативного учета результатов
коммерческой работы и др.
Из внутренних источников информации можно получить
сведения об общем объеме товарооборота, его
структуре, динамике, объеме закупок, размере товарных
запасов, товарооборачиваемости, размерах
дебиторской и кредиторской задолженности,
выполнения договоров поставки, издержках обращения,
рентабельности и т. д. На основании этой информации
выявляются проблемы в коммерческой работе торгового
предприятия, вырабатываются направления по ее
совершенствованию.

9. Введение

К внешним источникам вторичной
информации относятся сведения об
изменениях, происходящих на рынке
товаров и услуг. К ним относятся данные
государственной статистики;
статистическая информация и результаты
ее обработки, публикуемая
министерствами и ведомствами;
материалы обследования домашних
хозяйств; периодической печати; платная
информация коммерческих
исследовательских организаций и др.

10. Введение

При сборе коммерческой информации
используют два основных метода:
метод кабинетных исследований,
предполагающий изучение вторичной
информации в справочниках, периодических
изданиях, конъюнктурных публикациях и т. д.;
метод внекабинетных, или полевых,
исследований, предполагающий сбор
первичной информации непосредственно у
покупателей и потребителей товара,
получаемой путем опроса, наблюдения,
эксперимента и имитации.

11. Введение

Часть информации, имеющая исключительное значение
для фирмы , может требовать особой защиты.
Это может быть информация, обеспечивающая
экономическую безопасность фирмы, содержащая «ноухау», сведения и документы об изобретениях и
рационализаторских предложениях и др. Такая
информация относится к категории коммерческой
тайны.
Коммерческая тайна - преднамеренно скрываемые по
коммерческим соображениям экономические интересы
и сведения о различных сторонах производственной,
торговой, управленческой, научно-технической,
финансовой деятельности предприятия, охрана которых
обусловлена интересами конкуренции и возможными
угрозами экономической безопасности фирмы.

12. Информация о покупателях

Основой эффективной коммерческой
деятельности торгового предприятия
является информация об основных группах,
типах покупателей, специфике их
предпочтений и запросов. Информация о
потребителях способствует формированию
предложения товаров и услуг в соответствии с
их спросом, способствует тому, чтобы нужный
товар оказался в нужном месте, в нужное
время и по нужной цене. Коммерческий успех
зависит от способностей получать и
учитывать эту информацию при принятии
коммерческих решений.

13. Информация о покупателях

Для информационного обеспечения коммерческой
деятельности необходимо иметь следующие сведения о
потребителях:
кто является покупателем товара и какие нужды и
потребности при этом удовлетворяются;
численность обслуживаемого населения, его
половозрастной и социальный состав, уровень доходов,
покупательная способность, обеспеченность товарами,
структура потребления;
место жительства, национальные и религиозные
традиции; жизненный цикл семьи, образ жизни,
особенности характера, типы покупателей,
покупательское поведение, мотивы покупок, условия
удовлетворения основных прав потребителей и т. д.

14. Информация о покупателях

Частично данную информацию о потребителях
можно получить из государственной
статистической отчетности (численность
населения, половозрастной и социальный
состав, состав семей, денежные доходы,
структура денежных доходов и расходов,
покупательная способность и др.). Однако
основным источником получения
информации о потребителях является
проведение специальных наблюдений,
выборочных обследований и т.д., на
основании которых можно выявить основные
типы потребителей, мотивы их покупок и т. д.

15. Информация о покупателях

Изучая потребителя, динамику его запросов и
предпочтений, выбирая сегмент или «нишу»
рынка, торговое предприятие может повысить
эффективность коммерческой деятельности
за счет увеличения объема продаж.
Для успешной коммерческой деятельности
важное значение имеет правильный выбор
товаров и услуг, которыми следует торговать.
Наличие у торгового предприятия
конкурентоспособного товара, необходимого
рынку, обеспечивает его устойчивое
финансовое положение, поэтому изучению
информации о товаре должно уделяться
большое внимание.

16. Информация о покупателях

Конкурентоспособность товара — это
совокупность его характеристик,
сопутствующих продаже и потреблению
услуг, отличающих его от товара-аналога
по степени удовлетворения
потребностей конкретного потребителя,
по уровню совокупных затрат на его
приобретение и эксплуатацию,
способность товара соответствовать
ожиданиям потребителей и быть
проданным с прибылью.

17. Информация о конкурентной среде

Для принятия правильных
коммерческих решений возникает
потребность в информации о
конкурентной среде. Коммерческой
службе необходимо изучать
информацию как о конкурентахпоставщиках, так и торговых фирмах конкурентах.

18. Информация о конкурентной среде

Изучение конкурентов - поставщиков товара. При
изучении всех потенциальных поставщиков (продавцов)
товара целесообразно обратить внимание на
следующую информацию:
позицию поставщика на рынке: объем и структуру
предлагаемых товаров, имидж фирмы, ее долю в объеме
продаж данных товаров на рынке;
характеристику предлагаемых товаров: их технические
параметры, цену, качество, конкурентоспособность,
имидж товарной марки, привлекательные черты,
новизну товара и упаковки, ассортиментную политику,
степень обновления ассортимента;
виды и характер услуг, предлагаемых поставщикамиконкурентами;

19. Информация о конкурентной среде

практику рекламной деятельности и виды
стимулирования продаж;
практику товародвижения: виды и условия
транспортирования, размеры партий единовременной
отгрузки;
уровень издержек, прибыли, тенденции их развития;
финансовое положение предприятий конкурентов, их
платежеспособность;
коммерческие условия договоров поставки,
предлагаемые конкурентами: цены и порядок расчетов,
сроки и партии поставок, транспортные условия и т.
д.; • надежность и гарантии при выполнении договорных
обязательств.

20. Информация о конъюнктуре рынка

Конъюнктура рынка сложное,
многоэлементное явление. Под
конъюнктурой рынка понимают
конкретную ситуацию , сложившуюся
на данный момент или за данный
отрезок времени под воздействием
совокупности условий и факторов:
соотношения спроса и предложения
изменения объемов продажи товаров
и цен, уровня товарных запасов и т. д.

21. Информация о конъюнктуре рынка

Поэтому коммерческой службе
необходимо знать эти условия и
факторы, степень их влияния на
соотношение спроса и предложения.
Исследование спроса. Информацией о
спросе населения являются сведения,
которые характеризуют объем,
структуру, закономерности и тенденции
его развития, а также сведения,
объясняющие причины изменения
спроса, особенности его формирования и
развития.

22. Информация о конъюнктуре рынка

Спрос — это форма проявления той
части потребностей общества в целом
и его отдельных членов, которая
обеспечена покупательной
способностью, т. е. деньгами.

23. Информация о конъюнктуре рынка

Спрос выступает в форме покупательной
способности, но не адекватен ей.
Покупательная способность — лишь
видимое проявление спроса. Таким
образом, спрос отражает объем и
структуру общественных потребностей
и ограничен покупательной
способностью населения.
Спрос на товары принято называть
покупательским.

24. Информация о конъюнктуре рынка

В практике коммерческой деятельности следует учитывать
дифференциацию спроса по намерениям покупателей:
твердосформировавшийся спрос (покупатель требует
определенный вид товара и не соглашается на замену).
Торговой организации необходимо всегда иметь в продаже
данный товар;
альтернативный спрос (покупатель согласен заменить вид
товара другим, не имеет четкого представления, какой вид
товара ему нужен). Коммерческая служба должна обеспечить
наличие в ассортименте взаимозаменяемых товаров, товарованалогов, уметь предложить их покупателю;
спонтанный (импульсный) спрос (проявляется неожиданно для
самого покупателя, -чаще всего, когда он случайно
обнаруживает товар на прилавке или в витрине магазина).
Коммерческой службе важно предугадать наличие этого
спроса на определенные товары, правильно разместить эти
товары в торГСЕОМ зале.

25. Внутренняя информация фирмы

Внутренняя информация торговой
фирмы и ее оценка позволяют
обеспечить баланс требований рынка с
реальными возможностями самого
торгового предприятия, выработать
обоснованные программы его
развития и поведения на рынке, а
также подвести реальную,
компетентную основу под
принимаемые коммерческие решения.

26. Внутренняя информация фирмы

Оценка потенциальных возможностей торговой
фирмы предполагает изучение и анализ
информации по следующим направлениям:
финансово-экономическое положение фирмы характеристика экономического потенциала и
хозяйственной деятельности предприятия,
эффективности работы предприятия,
финансового положения;
анализ торгового ассортимента, реализуемого
торговым предприятием, оценка вклада каждого
БКДЗ товара в прибыльность работы
предприятия и т. д.;
стратегия предприятия на рынке, в том числе и в
разбивке по отдельным его сегментам;

27. Внутренняя информация фирмы

организационная структура управления
предприятием, его схема;
материально-техническая база торгового
предприятия;
научно-технический потенциал торговой
фирмы;
кадровый состав, уровень его
образования и повышения
квалификации;
информационная инфраструктура
торгового предприятия.

28. Внутренняя информация фирмы

Информация о финансово-экономическом
положении торговой фирмы.
Экономический потенциал фирмы оценивается:
активами предприятия, характеризующими
состав и размещение имеющихся в распоряжении
фирмы и контролируемых средств;
основным капиталом, характеризующим
мощность фирмы;
объемом товарооборота, позволяющим судить о
доле торговой фирмы в общем товарообороте на
том рынке, где она работает;
размером капитальных вложений, их
размещением, показывающим потенциальные
возможности развития.

29. Внутренняя информация фирмы

Информацию о состоянии финансовоэкономической деятельности торговой
фирмы следует группировать по годам за
ряд лет и представлять в виде
развернутых, удобных для чтения
таблиц, используемых для составления
прогнозов и планов развития
предприятия, а также для выявления
недостатков, возможностей и резервов
для решения разного рода задач, в том
числе и коммерческих.

30. Внутренняя информация фирмы

При анализе стратегии предприятия
выявляются:
основные стратегические направления
в прошлый период и в настоящее
время; основные стратегические
установки предприятия и их
изменения за весь период
функционирования торговой фирмы;
основные стратегические задачи
предприятия на будущее.

31. Внутренняя информация фирмы

Анализ организационной структуры управления
торговой фирмы позволит определить
основные управленческие и исполнительные
подразделения по функциональным и
линейным связям между ними и соответствие
организационной структуры управления
предприятием его коммерческой
направленности и стратегии деятельности.
Важное значение имеет информация об
имеющейся материально-технической базе
торгового предприятия. Оценивается ее
качественная характеристика, соответствие
выполняемым коммерческим операциям.

32. Внутренняя информация фирмы

Оценка информации о кадровом составе и кадровой
политике торговой фирмы позволяет определить и
устранить многие дефекты в коммерческой работе
предприятия. Оптимальная система стимулирования
труда создает дополнительные действенные условия
для успешной реализации коммерческих решений.
Оценка информационной инфраструктуры торговой
фирмы также является важной составляющей в
исследовании потенциальных возможностей торгового
предприятия. Успех коммерческой деятельности
предприятия и его деятельность на рынке во многом
зависит от того, насколько полно и своевременно
предприятие располагает качественной, достоверной и
достаточной по объему информацией по всем
направлениям его деятельности.

33. Информационные технологии

Эффективную деятельность
предпринимателя невозможно
представить без использования
современных информационных
технологий сбора, обработки и
передачи информации.

34. Информационные технологии

Под информационными технологиями будем
понимать комплекс вычислительных
процессов, персональных компьютеров и
средств электронной связи, объединенных в
компьютерную сеть и составляющих
информационную базу управления фирмы.
Отличительная особенность применения
информационных технологий - принятие
управляющего решения и его реализация
непосредственно программными модулями,
т.е. включение сети в контур управления

35. Информационные технологии

Для информационного обеспечения
внутрифирменных процессов организуется
локальная компьютерная сеть, состоящая из
первичных устройств, компьютеров,
подготавливающих и формирующих
приходно-расходные документы (накладные,
счета-фактуры, спецификации, ценники);
специализированных компьютеров
(серверов), накапливающих информацию о
проведенных коммерческих операциях и
предоставляющих доступ к ней для анализа и
обобщения.

36. Информационные технологии

Информационные технологии,
применяемые для организации
технологических процессов в рабочей
среде фирмы, дают предпринимателю
возможность перехода к электронному
бизнесу.

37. Автоматизированные информационные системы

Автоматизация в общем виде представляет
собой комплекс действий и мероприятий
технического, организационного и
экономического характера, который
позволяет снизить степень участия или
полностью исключить непосредственное
участие человека в осуществлении той
или иной функции производственного
процесса, процесса управления.

38. Автоматизированные информационные системы

Таким образом, АИС можно
рассматривать как человеко-машинную
систему с автоматизированной
технологией получения результатной
информации, необходимой для
информационного обслуживания
специалистов и оптимизации
процесса управления в различных
сферах человеческой деятельности.

39. Автоматизированные информационные системы

С помощью АИС обеспечивается
многовариантность расчетов,
принимаются рациональные
управленческие решения, в том числе
в режиме реального времени,
организуется комплексный учет и
экономический анализ, достигаются
достоверность и оперативность
получаемой и используемой в
управлении информации и т.д

40. Автоматизированные информационные системы

Этому способствует повсеместная
автоматизация конторского труда,
создание своих автоматизированных
систем управления. Использование в
управлении компьютерной техники
становится неотъемлемым элементом
организационных структур экономических объектов.