Делопроизводство. Электронный документооборот

1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

2. История делопроизводства

3.

Делопроизводство -совокупность
работ по документированию
управленческой деятельности
предприятий и по организации в
них движения документов

4. Типовая схема предприятия

5. Информационные потоки в современном офисе

6. Схема перевода бумажного документа в электронный вид

7.

Специальный инструмент, способный
перевести изображение в текстовый
редактируемый электронный документ программы оптического распознавания
символов (optical character recognition,
OCR).
C помощью OCR-программы компьютер
сможет "прочесть" на отсканированной
странице текст, отделив его от
иллюстраций и прочих элементов
оформления, найти таблицы и
"разобраться" в их содержимом. А затем
скомпоновать все это заново, воссоздав
внешний вид страницы.

8.

Технологии
распознавания
рукопечатных символов
обозначаются термином
ICR (Intelligent Character
Recognition).

9.

При вводе форм может потребоваться
распознавание различных меток и знаков,
для которого тоже существует свой термин:
OMR (Optical Mark Recognition).
Например, в бюллетенях для голосования
голосующего просят поставить крестик
(или другой знак) напротив фамилии
кандидата, и задача компьютера распознать, есть в определенном поле
какой-нибудь знак или нет.

10.

Data Capture (дословно "захват данных") это комплекс мероприятий по переводу
бумажных документов в электронный
архив для хранения и обеспечения
доступа к ним.
Из отечественных компаний на рынке
ввода и распознавания документов и форм
наиболее активно работают фирмы
ABBYY и Cognitive Technologies.

11.

Продукты для персонального ввода
неформализованных документов
В этой области следует прежде всего
выделить продукт FineReader.
Программу отличает высокая точность
распознавания и оформления
документа; большое количество языков
распознавания (177 в версии FineReader
7.0), интеграция с Microsoft Office Word
2003.

12.

Продукты для промышленного ввода
документов
Единственной зарубежной системой
промышленного ввода документов,
представленной на российском рынке, является
система Ascent Capture - программа,
предназначенная для потоковой обработки
сканируемых документов и извлечения данных.
Максимальный эффект от применения этой
системы отмечается при объемах поступления
новых документов - от 1000 до 100 000 страниц в
сутки.

13.

Среди российских разработок
промышленного ввода документов можно
выделить систему электронного архива на базе
ЕВФРАТ компании Cognitive Technologies.
Программа имеет встроенную OCR-систему и
обеспечивает потоковое сканирование и
распознавание неформализованных
документов. Система позволяет
автоматизировать сканирование и
распознавание бумажных документов, ввод и
классификацию документов из разных
источников.

14.

Документ — материальный носитель с
зафиксированной на нем в любой форме
информацией в виде текста,
звукозаписи, изображения и (или) их
сочетания, который имеет реквизиты,
позволяющие его идентифицировать, и
предназначен для передачи во времени
и в пространстве в целях
общественного использования и
хранения
Федеральный закон № 77-ФЗ «Об
обязательном экземпляре
документов№»

15.

Запись информации на различных
носителях по установленным правилам
называется
документированием
и
представляет собой процесс создания и
оформления документов.
При документировании необходимо
учитывать
действующие
нормы
законодательства, компетенцию автора и
соблюдать
общегосударственные
правила составления и оформления
документа.

16.

Ответственность и полномочия в
области делопроизводства должны
быть четко определены и объявлены.
Совокупность
документов,
посвящённых какому-либо вопросу,
явлению,
процессу,
лицу,
учреждению и т. п., называется
документаа́цией.

17. Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид

18.

Формализованные документы - это
документы,
в
которых
заранее
определена
форма:
расположение
обязательных полей, в которые заносятся
данные. Например, бланки, накладные,
анкеты, картотеки и т.д.
Неформализованные документы - это
документы
произвольной
формы:
договоры, письма и т.д.
К специализированным относятся
такие документы как, например, карты и
отпечатки пальцев.

19. Пример заполненной анкеты

20. Схема перевода бумажной формы в запись базы данных

21. Классификация программ для перевода документов в электронный вид

22. Автоматизация документооборота

23. Эволюция форм документооборота

24. Смешанный документооборот

25.

26. Пример организации документооборота по принципу "каждый с каждым"

Пример организации документооборота
по принципу "каждый с каждым"

27. Схема системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДД)

28.

В зависимости от степени настройки САДД условно
разделяют на две группы: "конструкторы" и "коробки".
Коробочное решение - это типовой вариант,
подходящий для большинства организаций, который в
уже определенных рамках можно настроить под
требования заказчика.
Конструктор состоит из различных модулей и в
значительно большей степени настраивается под
нужды организации, что позволяет более полно учесть
специфические требования заказчика.

29.

Из коробочных решений можно
назвать такие, как "Гран-Док",
"ДЕЛО", "Евфрат-документооборот",
из конструкторов - почти все
западные разработки, а также
Landocs, "БОСС-Референт",
"Золушка".