Система планирования гибких графиков

1.

VERME
СИСТЕМА
ПЛАНИРОВАНИЯ
ГИБКИХ ГРАФИКОВ

2.

ЦЕЛЕВОЙ БИЗНЕС-ПРОЦЕСС ПЛАНИРОВАНИЯ
1
КД
CPS
Планирование продаж
в штуках
2
ФД
RSPS
Планирование продаж
в рублях/чеках
4
3
ДП
SAP
Планирование численности
и эффективности
5
ДП
VERME
Планирование
графика работы
6
Биометрия ДП
Автоматический учёт
рабочего времени
ДП
VERME
Планирование расписания
внешнего персонала
2

3.

МЕТОДОЛОГИЯ
WORKFORCE MANAGEMENT
3

4.

КАК РАБОТАЕТ
Исторические данные
Почасовая потребность
Плановая смена
План продаж
Текущая численность
Индивидуальные
параметры магазина
Правила планирования по
сотрудникам
Отметка фактического
присутствия
Нормированные
процессы
Кадровые мероприятия
1
Формирование
Потребности
2
Планирование
графиков
3
Формирование
Табеля

5.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПОТРЕБНОСТИ
LEAN
НОРМИРОВАНИЕ И
ПРОГНОЗИРОВАНИЕ
FTE
CALC
ПЛАНИРОВАНИЕ
ПОТРЕБНОСТИ В ПЕРСОНАЛЕ
Чеки
Оборот
Индивидуальные параметры магазина
Нормированные процессы
ПРОМО
УТЕРЫ
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ
ПРОМОУТЕРАМИ
Администрати
вная нагрузка
Неторговая Обслуживание
активность
клиентов
Обслуживание клиентов
График работы промоутеров
5

6.

Управление эффективностью
СНИЖЕНИЕ КЛИЕНТСКОГО
СЕРВИСА И ПОТЕРЯ ОБОРОТА
ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ
WFM
Оля
Руслан
Таня
Галя
Вера
Андрей
Дима
ПОВЫШЕНИЕ КАЧЕСТВА
ОБСЛУЖИВАНИЯ
Сергей
Инна
Алина
Настя
Оля
Руслан
Галя
Таня
ПЕРЕРАСХОД ФОТ
Андрей
Дима
Вера
Алина
Сергей
Инна
Настя
Оля
Руслан
Таня
Андрей
Дима
Галя
Вера
Алина
Сергей
Инна
6

7.

Автоматический расчет графиков
ГИБКОЕ УПРАВЛЕНИЕ
РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ
ПЛАНИРОВАНИЕ ПОД
ПОТРЕБНОСТЬ
Настя
Оля
Руслан
Галя
Таня
Андрей
Дима
СОКРАЩЕНИЕ
ПЕРЕРАБОТОК
Вера
Алина
Сергей
Инна
СОБЛЮДЕНИЕ
ПРАВИЛ РАБОТЫ
7

8.

Контроль трудовой дисциплины
ОТСУТСТВИЕ ТРУДОВОЙ
ДИСЦИПЛИНЫ И ПЕРЕРАСХОД
ФОТ
Опоздание/прогул/выход вне потребности
Biomet
ry
ЕЖЕДНЕВНЫЙ КОНТРОЛЬ
ТРУДОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
Экономия ФОТ
Оплата фактического
времени работы
8

9.

БИЗНЕС-ПРОЦЕСС
ПЛАНИРОВАНИЯ ГРАФИКОВ
9

10.

Бизнес-процесс планирования графиков
АВТОМАТИЧЕСКИ
ЗАГРУЗКА ПЕРВИЧНЫХ
ДАННЫХ ДЛЯ
ПЛАНИРОВАНИЯ В СИСТЕМУ
РУКОВОДИТЕЛИ
СЕКЦИЙ
НАСТРОЙКА ПРАВИЛ РАБОТЫ
СОТРУДНИКОВ
ПЛАНИРОВАНИЕ
ГРАФИКА НА МЕСЯЦ
«-»
ПРОВЕРКА КАЧЕСТВА
ПЛАНИРОВАНИЯ
«-»
ДИРЕКТОР
ЛОКАЛЬНЫЕ КОРРЕКТИРОВКИ
ЧЧ ПО МАГАЗИНУ В
КАЛЬКУЛЯТОРЕ
ЧИСЛЕННОСТИ
ПЛАНИРОВАНИЕ
ГРАФИКОВ
МЕНЕДЖМЕНТА
МАГАЗИНА И ДМ
ПРОВЕРКА КАЧЕСТВА
ПЛАНИРОВАНИЯ И
УТВЕРЖДЕНИЕ ГРАФИКА
«-»
ПЛАНИРОВАНИЕ
ЗАКАЗА НА АУТСОРСИНГ
ASM
УТВЕРЖДЕНИЕ ГРАФИКА ПРИ
ОТКЛОНЕНИЯХ
10

11.

Подготовка планирования графиков
1
2
3
4
Выполнил/проверил:
Директор:
Сформировал заказ на месяц
Отправил контрагенту
Директор:
Скорректировал ЧЧ между секциями (если необходимо)
ТЗ 1 – ТЗ или AV, Digital
ТЗ 2 – БТ
ТЗ 3 – m_mobile
Директор/Менеджер:
Проверил состав секций
Проверил наличие всех сотрудников
Проверил отпуска и командировки
Менеджер/Директор:
Настроил доступности
Настроил шаблоны фиксированных графиков
Установил Кадровые документы
Проверил/скорректировал настройку длины смены
Проверил/скорректировал настройку 2 выходных подряд или выходные
раздельно
11

12.

Планирование графиков
Выполнил/проверил:
1
2
Директор:
Запланировал график зависимых сотрудников Директор, Менеджеры ТЗ, Старшие продавцы и другие
сотрудники принимающие участие в ДМ
Запланировал график ДМ
Не забыл заблокировать сформированные смены от
автоматического расчёта, чтобы они не изменились!
Менеджер:
Убедился ещё раз, что все подготовлено для
автоматического расчёта
Запустил автоматический расчет
12

13.

Планирование графиков
Выполнил/проверил:
1
2
Менеджер/Директор:
Проверил график на каждый день. Проанализировал
нехватку персонала по дням и часам
Скорректировал единичные часы и смены вручную
Нет ошибок? Отправил график на утверждение
Ошибок много? Проверь настройки планирования и/или
найди решение в «VERME_ПАМЯТКА ПО ПЛАНИРОВАНИЮ
ГИБКИХ ГРАФИКОВ». Автоматический расчёт можно
запускать неоднократно после внесения корректировок в
правила работы сотрудников
Менеджер/Директор:
ЧЧ графика соответствуют плановым ЧЧ, нагрузка
покрыта на 90% и выше, расчёт правильный.
Переходи к следующему этапу
Качество покрытия ниже? Переходи к
следующему шагу и проанализируй график
более детально
13

14.

Утверждение графиков
Выполнил/проверил:
1
2
Менеджер:
Проверил график, устранил все возникшие проблемы
Убедился, что ручные корректировки не превышают 30%
Убедился, что качество покрытия более 90%
Убедился что ЧЧ графика не превышают ЧЧ плана в
«Мониторе»
Отправил графики на утверждение директору
Директор:
Проверил графики по секциям:
Убедился, что ручные корректировки не превышают 30%
Убедился, что качество покрытия более 90%
Убедился что ЧЧ графика не превышают ЧЧ плана в
«Мониторе»
График секции соответствует указанным выше критериям.
Утвердил график
При утверждении последней секции отклонение по
эффективности магазина выходит за рамки допустимых
значений (от 0% до + 5%). График отправляется на
утверждение ASM
14

15.

ПРИМЕРЫ ГРАФИКОВ И
ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ
15

16.

Пример графика работы
16

17.

Пример графика работы
17

18.

Элементы планирования
2
1
6
1. Включить режим таблицы
2. Автоматический расчет графиков
3
3. Ввести смены, к примеру 10-19
4. Сумма рабочих часов сотрудника
7
4
5. Покрытие потребности
6. Сохранение изменений
7. Сотруднику назначен кадровый
документ «Неявка», т.к. он болеет
5
18

19.

Элементы планирования
При добавлении смен сотрудникам (1)
диаграмма покрытия потребности
меняется и отражает текущее состояние
(2)
1
!
Для отслеживания покрытия рекомендуется
использовать ракурс «День» или «Неделя»
Ракурс «Месяц» используется для просмотра
графика на весь месяц
2
19

20.

Согласование графиков
Под метриками находится виджет «Согласование»:
Если графики не отклоняются/не сильно (зеленая и желтая заливка) отклоняются от плана по
Эффективности часа – графики на магазин утверждаются при утверждении последней секции
Если отклонение от Эффективности сильное (красная заливка) – графики направляются на
утверждение ASM. ASM может подтвердить графики или отклонить на перепланирование.
!
После утверждения графика на весь магазин – график распечатывается и
подписывается у каждого сотрудника
20

21.

Проверка часов
Проверка эффективности часа
УТВЕРЖДЁННЫЙ ПЛАН ПО ОБОРОТУ
УТВЕРЖДЁННЫЙ ПЛАН ПО ЭФФЕКТИВНОСТИ
ЭФФЕКТИВНОСТЬ С УЧЕТОМ СПЛАНИРОВАННОГО ГРАФИКА
ОТКЛОНЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ГРАФИКОВ ОТ ПЛАНА
ПЛАН ПО ЧЕЛОВЕКО-ЧАСАМ (С УЧЕТОМ ОТПУСКА И КОМАНДИРОВОК)
ЧЧ ГРАФИКА (С УЧЕТОМ
ОТПУСКА И КОМАНДИРОВОК)
21

22.

Бизнес-процесс планирования графиков
22

23.

Отчётность и корректировка графика в
течение месяца
Каждую неделю директорам, ASM, DSM и HR BP отправляется прогноз выполнения оборота и
эффективности часа. Отчётность отражает количество часов на которое нужно увеличить или
уменьшить графики, чтобы выполнить эффективность часа на 100%.
Корректировать графики можно текущей датой, вчерашним днём и на бедующие периоды, при этом
нужно ориентироваться на правила работы сотрудников и не допускать большое количество
переработок и недоработок
23

24.

ДОСТУП В СИСТЕМУ И
ПОЛНОМОЧИЯ
24

25.

Доступ в VERME
1. ЧЕРЕЗ M.LIFE ->ПОЛЕЗНЫЕ ССЫЛКИ ->VERME
25

26.

Доступ в VERME
2. ПО ССЫЛКЕ HTTPS://MVIDEO.VERME.RU/
НАЖАТЬ НА КНОПКУ «M.LIFE» И АВТОРИЗОВАТЬСЯ В M.LIFE ДЛЯ АВТОМАТИЧЕСКОЙ
РЕГИСТРАЦИИ В VERME
26

27.

Полномочия
Магазин
Должность
Секция
Чтение
Выгрузка
Планирование/
Редактирование
Утверждение/
Отклонение
Чтение
Выгрузка в Планирование/
Excel
Редактирование
Утверждение/
Отклонение
Директор магазина
+
+
+
+
+
+
+
+
Менеджер секции
+
+
-
-
+
+
+
-
Старший продавец
+
+
-
-
+
+
-
-
Менеджер СЗ, Ст. СИ
+
+
-
-
+
+
+
-
ЗавАТОиС, Зав. складом
+
+
-
-
+
+
+
-
Старший кассир
+
+
-
-
+
+
+
-
Секретарь (Ст. кассир)
+
+
-
-
+
+
+
-
Ночной менеджер
+
+
-
-
+
+
+
-
ASM
+
+
-
+
+
+
-
-
DSM, HR BP
+
+
-
-
+
+
-
27

28.

Методологическая и техническая поддержка
Все заявки регистрируются в ASSYST http://itservice/
Путь заявки: сервисы -> интернет и внутренние порталы -> Ошибка VERME/Timebook
28

29.

КОНТАКТЫ
Дмитрий Тяпкин
Менеджер по управлению эффективностью (М.видео)
[email protected]
23