Приемка товара от внешних поставщиков по УПД (универсальный передаточный документ)

1.

Приемка товара от внешних
поставщиков по УПД (Универсальный
Передаточный Документ)

2.

Общая информация о проекте «УПД»
Универсальный Передаточный Документ – электронный документ об
отгрузке товаров (выполнении работ или оказании услуг),
включающий в себя товарную накладную и счет-фактуру.
Эффект от внедрения УПД:
• Сокращение времени на обработку документов приемки, что
сокращает продолжительность приемки товара от поставщика
• Сокращение затрат на хранение документов в архиве, экономия на
бумаге и оргтехнике
• Защита конфиденциальной информации о цене и количестве товара
• Сокращение ошибок, допущенных сотрудниками при работе с
документами
• Сокращение затрат на формирование двух документов за счет
объединения в одном документе Торг-12 и счет-фактуры

3.

Отличительные особенности приемки по УПД
Основные отличия:
Для поставщиков, работающих по УПД, наличие накладной по форме ТОРГ-12 (товарная накладная) на
поставку товара, не требуется
*Если поставщик предоставляет ТОРГ-12 на УПД поставку, подписи и печать магазина на ней не ставятся
Документ УПД одновременно включает в себя товарную накладную и счет-фактуру
Наличие документа УПД на бумажном носителе при поставке не обязательно, он передается
поставщиком в электронном виде непосредственно в сервисный центр
*Если поставщик предоставляет УПД на поставку, подписи и печать магазина на нем не ставятся
Приемку товара магазин осуществляет по автоматически экспортированному в NQ буферу R_
АПС (Акт Приема на Склад) на бумажном носителе для УПД поставки не печатается. Он обязателен только
в случае обнаружения расхождений
Основным документом, подтверждающим факт приема-сдачи товара является УПД в электронной
форме, при этом бумажные носители любой формы не обязательны как для поставщика, так и для
магазина

4.

Изменения в NQ
Буфера актов приема для поставщиков, работающих по УПД, экспортируются в NQ
автоматически
Поставщики, которые работают по УПД, отмечаются в списках документов и буферов
документов зелёным цветом
ВНИМАНИЕ! Запрещается создавать ручные буферы акта приема при наличии экспортированных, а также удалять
экспортированные буферы, созданные по Поставщикам, подключенным к УПД!
Если поставщик подключен к УПД (установлен признак), а буфер автоматически не был сформирован (признак не
активен), то можно вручную создать буфер. Сформированный вручную буфер доступен для удаления.
В шапке документа отображаются отметки:
Поставщик подключен к УПД
Буфер сформирован по УПД
Закрыто редактирование столбца «по
накладной поставщика». Это поле
загружается из УПД и не редактируется.
В документе добавлен столбец «заказанное количество». Если по
данному заказу уже были другие акты приёмки, то количество здесь
уменьшено, на принятое по другим документам.

5.

Изменения в документообороте
Товарно-сопроводительная документация,
предоставляемая поставщиком магазину
Обычный товар
Приемка (без
использован
ия УПД)
Приемка (с
использова
нием УПД)
Оформление
документов
магазином
Документы для сдачи в архив магазином
Алкоголь
Обычный товар
Обязательно
• ТОРГ-12
• Качественные документы
Не обязательно:
• Транспортная накладная
(ТрН)
• Товарно-транспортная
накладная (ТТН)
Обязательно
• ТОРГ-12
• Товарно-транспортная
накладная (ТТН)
• Качественные
документы
Не обязательно:
• Транспортная накладная
(ТрН)
Подписываются и
заверяются печатью:
• Транспортная
накладная (ТрН) или
Товарно-транспортная
накладная (ТТН)
• ТОРГ-12
• АПС
Обязательно
• Качественные документы
• Транспортная накладная
(ТрН) или
Товарно-транспортная
накладная (ТТН) (Только
экземпляры поставщика)
Обязательно
• Товарнотранспортная
накладная (ТТН)
• Качественные
документы
Подписываются и
заверяются печатью:
• Транспортная
накладная (ТрН)
и/или ТОЛЬКО ДЛЯ
АЛКОГОЛЯ
Товарно-транспортная
накладная (ТТН)
Подписываются:
• АПС (Акт Приема на
Склад) – при
наличии
расхождений
На любые другие
документы подпись и
печать не ставится!
Алкоголь
АПС (Акт Приема на
Склад)
ТОРГ-12
АПС (Акт Приема на Склад)
ТОРГ-12
Товарно-транспортная
накладная (ТТН)
АПС (Акт Приема на
Склад) – ТОЛЬКО
ПРИ НАЛИЧИИ
РАСХОЖДЕНИЙ или
при приемке по
созданному
вручную буферу
АПС (Акт Приема на
Склад) – ТОЛЬКО ПРИ
НАЛИЧИИ
РАСХОЖДЕНИЙ или при
приемке по созданному
вречную буферу
Товарно-транспортная
накладная (ТТН)
Хранение
бумажных
накладных (ТТН и
ТРН) запрещается

6.

Технология приемки товара по УПД
1.
Поставщик, работающий по схеме УПД может предоставлять следующие типы документов:
Транспортная накладная (ТрН)
Товарная накладная по форме ТОРГ-12
УПД на бумажном носителе
Товарно-транспортная накладная (ТТН) - Обязательно только для поставок алкогольной продукции
Качественные документы
- Обязательно
Не обязательно!
Предоставлен может быть любой из перечисленных документов или все вместе.
Приемку можно осуществлять на основании любой из перечисленных накладных, при этом их наличие
не обязательно (кроме поставок алкогольной продукции на которые требуется ТТН), поставщик не обязан
предоставлять магазину экземпляры перечисленных документов. Отказывать в приемке на основании
отсутствия данных документов недопустимо!
Примеры накладных по УПД:
ТрН
ТТН
УПД

7.

Технология приемки товара по УПД
2.
Необходимо проверить наличие автоматически экспортированного буфера акта приема на склад в
NQ и сверить номер заказа в SAP по которому создан буфер с номером, указанным на бумажном
носителе (ТТН/ТрН)
3. Если буфер есть:
сверить номер УПД в накладной и в NQ (указан в поле п.д. буфера акта приема)
Если номер не сходится, то в экземпляре поставщика зачеркиваем номер УПД и пишем номер из NQ (поле п.д.).
Исправление заверяется подписью представителя поставщика.
Если номера УПД в бумажной накладной нет, то в экземляр поставщика вручную переписываем номер УПД из
NQ (поле п.д.)
4.
Если буфера нет, его необходимо создать вручную (как для поставщика работающего по старой схеме без
УПД)
Для этого необходимо Найти на документе номер заказа и номер УПД и указать номер УПД в NQ (поле п.д.).
Если номера УПД в бумажной накладной нет, то в NQ (поле п.д.) указывается свой номер бумажного документа
(номер того документа, на основании которого делаем приемку).
5.
Осуществить приемку с помощью RF – терминала

8.

Технология приемки товара по УПД
После подтверждения ввода данных, на
терминале система выполняет стандартную
проверку на сравнение принимаемого
количества с количеством в заказе. В случае
если принимается больше, чем заказано, то
система выводит блокирующее сообщение о
запрете приемки.
* Для весового товара допускается принять на
10% больше чем было заказано.
6.
Если тара, на которой поставлен товар является возвратной, она должна быть в одном УПД с товаром (в
фактическом кол-ве по нулевой цене), а также хотя бы в одной из бумажных накладных, сопровождающих
поставку (ТрН, п.7), ТТН и пр.). Невозвратная тара в УПД не включается. При закрытии УПД накладной (к
обычным накладным это не применяется) формируется окно, где указывается корректное количество тары,
полученной от поставщика. В случае если поставщику тару вернули сразу же после приемки, то необходимо
проставить количество, равное «0».

9.

Технология приемки товара по УПД
7.
Пересчитать буфер документа
8.
При закрытии буфера активируется автоматическая сверка данных для блокировки/активации
функции формирования АПС на основании данных, указанных в буфере. Сверка осуществляется по
столбцам «Кол-во по накладной» и «Кол-во факт». Если нет расхождений, то АПС запрещается к
печати на системном уровне, при условии, что буфер сформирован по УПД.
Если расхождения по количеству есть (даже если есть
расхождения только по таре), то после заполнения причин
отказа в приемке, распечатывается АПС , дополненный
новым разделом по учету количественных и качественных
расхождений при приемке оборотной тары. АПС
распечатывается в двух экземплярах, подписывается
представителем Поставщика и сотрудником магазина.
Один экземпляр АПС отдается представителю Поставщика,
второй сдается в архив X5
* Для буфера акта приема, сформированного вручную, АПС печатается в обязательном порядке

10.

Технология приемки товара по УПД
9.
Подписать документы и поставить печать:
ТрН (если предоставлена) – подписывается специалистом по приемке и водителем, ставится печать
ТТН (если предоставлена*) – ТОЛЬКО на поставки алкогольной продукции подписывается специалистом по
приемке и водителем, ставится оттиск печати
* обязательна на поставки алкогольной продукции
• АПС (если распечатался**) – обязательно подписывается специалистом по приемке и водителем, ставится печать
* *печатается в случае наличия расхождений, на поставки без отметки «УПД» и на буфера актов приема,
созданные вручную
Важно!
• На любые другие документы (ТОРГ-12, УПД на бумажном носителе) подпись сотрудника магазина и оттиск
печати не ставятся!
• Поставщик не обязан оставлять магазину экземпляры накладных
Сдача документов в архив и печать реестра
В архив сдаются:
• АПС (если есть)
• ТТН (только на поставки алкоголя)
Для передачи документов в архив распечатывается реестр документов, в
котором для приемок, созданных на основе буфера с УПД без расхождений,
указано «Получен в эл. виде» (добавлен отдельный столбец «Форма
документа»). Данная характеристика формы документа указывает на то, что
в данной приемке АПС не распечатывался.