Організація конфіденційного діловодства в органах державної міграційної служби України

1.

ОДЕСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Кафедра інформаційної діяльності та медіа-комунікацій
ОРГАНІЗАЦІЯ КОНФІДЕНЦІЙНОГО
ДІЛОВОДСТВА В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ
МІГРАЦІЙНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
(НА ПРИКЛАДІ ГОЛОВНОГО УПРАВЛІННЯ
ДМС В ОДЕСЬКІЙ ОБЛ.)
Науковий керівник – к.філол.н., доцент
Якубовська Марія Георгіївна
Одеса – 2019

2.

АКТУАЛЬНІСТЬ ДОСЛІДЖЕННЯ
Сьогодні
у
всіх
сферах
державної
життєдіяльності
відбувається
структурна
перебудова, пов'язана із зростанням ролі
інформації, яка спричинює значні соціальні,
політичні та культурні зміни. У зв'язку з цим
вивчення ролі інформації, її особливостей і
методів
роботи
наразі
має
значний
теоретичний і практичний інтерес. Особливої
уваги заслуговує технологія роботи із
конфіденційною
інформацією
та
документацією.

3.

ОБ’ЄКТ І ПРЕДМЕТ ДОСЛІДЖЕННЯ
Об’єктом
дослідження
є
конфіденційних документів
міграційної служби України.
комплекс
Державної
Предметом
дослідження
технологія
конфіденційного діловодства в Головному
управлінні Державної міграційної служби
України в Одеській обл.

4.

МЕТА І МЕТОДИ ДОСЛІДЖЕННЯ
Мета роботи
аналіз
системи
конфіденційного
діловодства та розробка
практичних рекомендацій
щодо її вдосконалення в
органах
Державної
міграційної
служби,
зокрема
Головному
управлінні
Державної
міграційної
служби
України
в
Одеській
області.
Методи
• аналіз;
• синтез;
• систематизування
здобутих даних;
• узагальнення;
• текстологічний метод ;
• спостереження.

5.

ЗАВДАННЯ ДОСЛІДЖЕННЯ
з’ясувати сутність ключових понять дослідження, визначити види
конфіденційної інформації та критерії її визначення;
розглянути законодавче підґрунтя організації конфіденційного
діловодства в органах Державної міграційної служби України;
схарактеризувати завдання, функції та структуру Державної
міграційної служби України;
проаналізувати правила та визначити специфіку роботи з
конфіденційними документами в ГУДМС України в Одеській обл.;
запропонувати шляхи оптимізації конфіденційного діловодства в
управлінні.

6.

ДЖЕРЕЛЬНА БАЗА ДОСЛІДЖЕННЯ
Інтернетні ресурси
Інформаційні та періодичні
видання
Нормативно-правові документи
Навчальна та наукова література

7.

ПРАКТИЧНЕ ЗНАЧЕННЯ ДОСЛІДЖЕННЯ
Практичне значення полягає в тому, що
сформульовані теоретичні положення і висновки,
пропозиції і рекомендації щодо основних
напрямів здійсненого дослідження, можуть бути
використані у наукових цілях, застосовуватися у
практичній діяльності служб конфіденційного
діловодства, при вдосконаленні нормативного
регулювання відносин у сфері документотворення
і організації роботи з документами.

8.

ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ МІГРАЦІЙНОЇ
СЛУЖБИ УКРАЇНИ В ОДЕСЬКІЙ ОБЛ.
вул. Преображенська, 44,
м. Одеса, 65045;
тел. (048)705-31-68;
e-mail: [email protected].
Начальник управління –
Погребняк Олена Геннадіївна.
Це центральний територіальний орган
виконавчої
влади,
діяльність
якого
спрямовується і координується Кабінетом
Міністрів України через Міністра внутрішніх
справ України.

9.

Нормативно-правове регулювання діловодства
ДМС в Україні
Конституція України
Закони України
Постанови Кабінету Міністрів України, що
містять інструкції з діловодства
Кримінальний Кодекс України
Державні стандарти України з діловодства

10.

ОСНОВНИМИ ЗАВДАННЯМИ ДЕПАРТАМЕНТУ Є:
реалізація
державної
політики у сферах
міграції
(імміграції та
еміграції)
внесення на розгляд
Міністра
внутрішніх справ
пропозицій
щодо
забезпечення
формування
державної політики
у сферах міграції
(імміграції
та
еміграції)

11.

Зверніть увагу!
Документи
загального
доступу;
45%
Конфіденці
йні
документи;
55%

12.

АЛГОРИТМ РОБОТИ З КОНФІДЕНЦІЙНИМИ
ДОКУМЕНТАМИ
І етап
• прийом документів;
• реєстрація;
• доповідь керівнику про отримання документів;
• прийняття рішення керівником управління
подальшої долі документа;
• направлення документів на виконання;
ІІ етап
• безпосередньо виконання;
• відправлення документів до справи;
• прийняття рішення про подальше використання;
ІІІ етап • передача в архів / знищення (за потреби).
щодо

13.

Правила роботи з конфіденційною
документацією, прийняті в управлінні
знайомитися тільки з тими конфіденційними документами, до яких вони отримали
дозвіл на доступ в силу посадових обов'язків;
пред'являти працівнику служби конфіденційної документації документи, які за ним
числяться, для перевірки їх наявності і комплектності;
вести облік документів, які у них знаходяться;
щодня по закінченні робочого дня перевіряти наявність документів, здавати їх на
зберігання в службу конфіденційної документації;
негайно повідомляти безпосередньому керівнику і в службу конфіденційної
документації про втрату або недостачу документів, виявлення лишніх або неврахованих
документів, окремих листів;
здавати по опису в службу конфіденційної документації всі документи, які за ними
числяться, при звільненні, перед виходом у відпустку, від'їзді у відрядження
..

14.

РЕКОМЕНДАЦІЇЇ ЩОДО ОПТИМІЗАЦІЇ
КОНФІДЕНЦІЙНОГО ДІЛОВОДСТВА
Ефективна організація документообігу в управлінні
можлива за умови:
проходження документів в установі найкоротшим
шляхом;
централізації, зосередження здійснення однотипних
операцій з документами в одному місці;
раціонального розташування в установі структурних
підрозділів і робочих місць;
дотримання інструкцій і правил, прийнятих в
управлінні;
у разі застосування засобів автоматизації діловодства
повинна забезпечитися сумісність традиційного та
автоматизованого способу опрацювання документів із
можливостями засобів автоматизації діловодства;

15.

РЕКОМЕНДАЦІЇЇ ЩОДО ОПТИМІЗАЦІЇ
КОНФІДЕНЦІЙНОГО ДІЛОВОДСТВА
удосконалення
дозвільної
системи
доступу
до
конфіденційної інформації
(можлива лише за умови
ієрархічної послідовності доступу до інформації – чим
вища цінність конфіденційних відомостей, тим менша
кількість співробітників можуть їх знати);
употужнення захисту конфіденційної інформації в системі
електронного документообігу (можливе при виробленні
чіткої політики безпеки, яка регулювала б порядок
електронної обробки конфіденційної інформації, а також
при високому рівні захищеності СЕД).

16.

Щиро дякуємо за увагу !