Аутстаффинг базовый и вспомогательный персонал. Автоматизация процессов планирования, учета и оценки внешнего персонала

1.

АУТСТАФФИНГ БАЗОВЫЙ И
ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ
ПЕРСОНАЛ
Автоматизация процессов планирования, учета и оценки внешнего персонала.
28/04/20

2.

ЦЕЛЬ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССА
Уменьшение временных
затрат ДМ и HRBP на
ведение внешнего
персонала
Повышение
производительности труда в
магазинах
Повышение дисциплины
в магазинах
Сокращение
издержек
2

3.

СИСТЕМА ОХВАТЫВАЕТ СЛЕДУЮЩИЕ ПОДСИСТЕМЫ ИТ:
SAP ERP – работа с договорами, акты на оплату
SAP HR – хранение и обработка данных сотрудников и
временных отметок, сводный отчет по заданиям
Web-табель – задания на внешний персонал,
подтверждение отработанного рабочего времени
Biosmart – регистрация прихода/ухода на терминалах
Портал ПВП - система для работы поставщиков
внешнего персонала
KRONOS – система планирования Аутстафф базового
персонала (кассир, продавец)
3

4.

ВИД WEB-ТАБЕЛЯ
В Веб-табеле в разделе внешний персонал ведется базовый и вспомогательный персонал.
Базовый персонал:
-Продавцы-кассиры
-Кассир-продавец
-Повар производства
-Пекарь
Вспомогательный персонал:
-Грузчик
-Фасовщик
4

5.

АУТСТАФФИНГ
БАЗОВЫЙ
ПЕРСОНАЛ
Аутстаффинг Базовый персонал включает в себя следующие должности:
• Кассир-продавец
• Продавец-кассир
• Повар производства
• Пекарь

6.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАНИЙ В СИСТЕМЕ KRONOS
• Для исполнения бюджета
ФОТ магазина и покрытия
покупательского потока на
90%, смены внешних (АК
база) кассиров и продавцов
планируются в системе
KRONOS.
• В Веб-табеле отключена
возможность создания смен
АК базового персонала
(Кассир-продавец, продавецкассир).
6

7.

ЭТАПЫ СОГЛАСОВАНИЯ И ДОБАВЛЕНИЕ СТРОК АУТСТАФФ
Для добавление строк Аутстафф в системе KRONOS необходимо выполнить следующие этапы:
1.Создать заявку на портале www.support.x5.ru
2.Текст заявки от HR BP: Прошу добавить «__» строк__ Аустафф-продавец/Аутстафф-кассир в СМ «_______________» на период с
дд.мм.гггг по дд.мм.гггг включительно. Максимальный срок добавления строки 1 месяц.
3.Выбрать Новое обращение
4.Раздел ИТ
5. Порталы, сайты, моб. приложения, файлообменники
6. Выбрать Кронос kronos.x5.ru
7. Выбрать тему обращения
8. Заполнить описание, отправить обращение.
7

8.

МАСТЕР ДОБАВЛЕНИЯ ЗАДАНИЙ
• Повара производства и пекаря планируются из вкладки базовый персонал
в Веб-табеле.
• Задания создаются через Мастера добавлений заданий.
8

9.

ЗАПРОС НА СВЕРХБЮДЖЕТ
При планировании поваров производства и пекарей через мастер добавления заданий, в Веб-табеле
автоматически регистрируется превышение бюджета.
При появлении заданий на кассиров и продавцов из системы Кронос, в Веб-табеле автоматически
регистрируется превышение бюджета (по его согласованию далее будет отдельный пункт).
Директор подтверждает превышение бюджета и отправляет запрос.
9

10.

ЗАПРОС НА СВЕРХБЮДЖЕТ
• В разделе Бюджетные ограничения
отв. табельщик создает Новый
запрос (1) и подтверждает его в
Заявке на увеличение бюджета (2).
• Без этих действий запрос на
увеличение бюджета не
отправляется в SAP HR
• Эти запросы согласовывает или
отклоняет HR BP на основании
финансовых показателей
магазина
10

11.

ОТПРАВКА ЗАДАНИЙ БАЗОВОГО ПЕРСОНАЛА ПОСТАВЩИКУ
ДМ после согласования HR BP
необходимо нажать кнопку
«Назначить ПВП»
Поставить галочку на все
смены и назначить
подрядчика.
Зайти во вкладку отправка
заданий поставить галочку на
все смены и нажать кнопку
«Отправить»
11

12.

КРАТКИЙ РЕГЛАМЕНТ
За 3-4 дня до необходимой
даты вывода АК
региональный HR BP
направляет запрос
подрядчикам на
электронную почту
ДМ создает смены в
системе Кронос.
После интеграции смен
в веб табель, ДМ
создает запрос на
сверхбюджет.
Подрядчик
принимает задание
и назначает
сотрудника.
ДМ по инструкции
назначает
подрядчика и
отправляет задание.
HR BP
согласует/отклоняет
сверхбюджет в SAP
HR
В случае, если подрядчик не установил портал ПВП, его менеджеры в письменном виде подтверждают вывод сотрудников,
задания создаются после добавления подрядчика на портал.
При отклонении сверхбюджета, HR BP должны удалить некорректные задания
По всем вопросам, связанным с внешним базовым персоналом обращаться на общий почтовый ящик
[email protected]
12

13.

ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ
ПЕРСОНАЛ
Вспомогательный персонал включает в себя следующие должности:
• Грузчик
• Фасовщик

14.

ЗАДАНИЕ НА ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ ПЕРСОНАЛ
Задания на вспомогательный персонал загружаются централизованно 28 числа текущего месяца на следующий месяц. Исключение – открывающиеся,
закрывающиеся магазины и магазины, в которых согласованы доп. смены.
Для ДМ установлено ограничение на отправку и закрытие смен «-36» часов – это означает, что ДМ не может отправлять или закрывать смены ранее чем за вчерашний
день.
Для ДМ установлено ограничение на добавление и удаление смен по вспомогательному персоналу.
Задания на вспомогательный персонал рассылаются до 25 числа текущего месяца, на следующий месяц и имеют следующий вид (файл обрезан по ставкам)
Задания на график 2*2 создаются на каждый день. Т.е. количество ставок делится на 2, 4 ставки по графику 2*2 - это 2 сотрудника ежедневно
Задания на график 5*2 создаются из расчета количества рабочих дней месяца. Например, в январе 23 рабочих дня, значит количество ставок по
графику 5*2 не должно превышать 23 смены за месяц.
14

15.

ЗАКРЫТИЕ ЗАДАНИЙ ПО ВСПОМОГАТЕЛЬНОМУ ПЕРСОНАЛУ
После централизованной загрузки задания на вспомогательный персонал, поставщик назначает персонал на каждый объект.
ДМ необходимо ежедневно закрывать табель по вспомогательному персоналу.
Если у сотрудников нет отметок по Биосмарту, директору необходимо самостоятельно закрыть задания. Массово закрыть задания
через кнопку Активные задания, столбик Часы в Отметки по BS. Если сотрудник отработал смену «+», если был прогул «–». Далее
все изменения сохраняются и отправляются поставщику
15

16.

КРАТКИЙ РЕГЛАМЕНТ
• Задания грузятся централизованно 28 числа текущего месяца, на
следующий месяц. До 1 числа подрядчик должен принять задания и
назначить на них сотрудников.
• Дополнительные смены на открытие магазина и на форс-мажорные
обстоятельства заполняются в шаблоне и согласовываются с ДД и
финансовым контролером. Шаблон и согласования отправляются
на общий почтовый ящик [email protected], за 3-4 дня до
необходимой даты вывода персонала.
• Данные задания вносятся на портал сотрудниками ЦО.
• Подрядчика на открывающиеся магазины назначают ответственные
менеджеры ЦО.
16

17.

ЗАДАЧИ И
ИНСТРУМЕНТЫ
HR
В данном разделе:
• Процедура для действующих и открывающихся магазинов.
• Информация о договорах с поставщиками услуг базового и
вспомогательного персонала на портале co.perekriostok.ru
• Статусы заданий.
• Выгрузка сводного отчета по внешнему персоналу по часам.

18.

СТАТУСЫ ЗАДАНИЙ
18

19.

ДОГОВОРА ПО БАЗОВОМУ И ВСПОМОГАТЕЛЬНОМУ ПЕРСОНАЛУ.
1.Зайти на портал co.perekriostok.ru
2.Дирекция формата Супермаркет.
3.Договоры по Вспом персоналу.
4.Выбрать Дивизион.
5.Выбрать Поставщика.
19

20.

СПАСИБО