Підписання документів за допомогою ЕЦП

1.

Урок 6. Підписання
документів за допомогою
ЕЦП
1

2.

Зміст
1.
2.
3.
4.
Переваги використання ЕЦП
Сервіси для електронного документообігу
Підписання документів через сервіс Вчасно
Підписання документів через сервіс
M.E.Doc.
5. Ознака сервісу СЕД в 1С Бухгалтерія
2

3.

Система електронного документообігу
Система електронного документообігу («СЕД») - це система, яка
працює з різними типами документів: звітами, податковими накладними,
актами, додатковими угодами в електронному вигляді.
3

4.

Переваги використання ЕЦП
Це надійно, безпечно та значно швидше, ніж обмін паперовими
документами із власноручним підписом.
Економія часу менеджера та клієнта.
Не потрібно друкувати документи.
Скоротити фінансові витрати компанії та клієнта на друк та
доставку документів.
Відсутній ризик втрати первинної документації.
За допомогою ЕЦП є можливість підписання акти прийманняпередачі, додаткові угоди.
В договорі на постачання природного газу та електроенергії
вже передбачено про можливість підписувати документи з
допомогою ЕЦП. (п. 9.5. договору ПГ та розділ 8 договору ЕЕ)
4

5.

Кейси впровадження СЕД.
Чому варто обрати «Вчасно», від тих, хто вже запровадив електронний
документообіг у своїй компанії. Досвід середнього, малого та великого бізнесу.
5

6.

Сервіси електронного документообігу (СЕД)
M.E.Doc забезпечує
вільну комунікацію з
90% всіх контрагентів,
що здійснюють
діяльність в межах
України!
Вчасно
Підписання ДУ
Підписання Актів
6
M.E.Doc.
Підписання Актів

7.

Комунікація з клієнтом по ЕЦП
Крок 1: Запитати клієнта (для інфо – всі бізнес клієнти подають фін звітність в ДФС за допомогою ЕЦП):
Чи використовуєте ви ЕЦП?
Крок 2: Якщо ні – розповісти переваги
ЕЦП вам дозволить зекономити час на підписання адже це значно швидше, ніж обмін паперовими
документами із власноручним підписом
Скоротити фінансові витрати вашої компанії на друк (адже це час та гроші!) та доставку документів. Не
потрібно друкувати документи…
Відсутній ризик втрати первинної документації.
ЕЦП – це надійно, безпечно та зручно. До тож в договорі на постачання природного газу та
електроенергії вже передбачено про можливість підписувати документи з допомогою ЕЦП. (п. 9.5.
договору ПГ та розділ 8 договору ЕЕ)
Почніть безкоштовно отримувати та надсилати електронні документи просто зараз! (можна приклади
успішного втілення - слайд 5)
Якщо так – пропонуємо сервіси M.E.Doc і Вчасно через переваги сервісів.
Уточнення: сервіс M.E.Doc підтримує програми: FlyDoc,COTA, Fredo (тобто якщо у клієнта ці програми –
то клієнт зможе підписувати наші документи в M.E.Doc)
Крок 3: Визначитись з сервісом для обміну документами.
Крок 4: Відмітити обраний сервіс в 1С після укладання (верифікації) договору ПГ/ЕЕ (слайд 14)
7

8.

Тарифи СЕД Вчасно
8

9.

Підписання документів через сервіс Вчасно
Менеджер вивантажує із ДОКС погоджені ДУ з аркушем погодження і зберігає в форматі PDF.
Файл ДУ зберігаємо з назвою:
1.
Регіон, ДУ___(№), назва клієнта , наприклад, Львів, ДУ 3, Геос
Файл аркуш погодження з назвою :
Регіон, аркуш погодження ДУ___(№), назва клієнта , наприклад, Львів, аркуш погодження ДУ 3, Геос
Без аркуша погодження документ не приймається.
2. Після проведення реалізації Менеджер в ПК 1С-бухгатерія формує Акт прийома-передачі, зберігає в форматі PDF. Акт має бути на 1 сторінці.
Файл Акт зберігаємо з назвою:
Регіон. АКТ місяць, назва клієнта, наприклад: Львів, АКТ липень ГЕОС
9
3. Документи направляються засобами ел. пошти відповідальному за платформу Вчасно з описом.
Тема повідомлення: Регіон, назва клієнта, документи Вчасно
Опис:
Повна назва клієнта
Товариство з обмеженою відповідальністю РАДИВИЛІВ ВІКТАЛ
Код ЄДРПОУ
34463605
Тел.
0661316541
Ел. адреса, за якою клієнт зареєстрований у Вчасно:
[email protected]
В разі недотримання вимог до відправлення документів відповідальному за платформу Вчасно документи в роботу не приймаються.
Відповідальний за платформу завантажує документи,які надіслані менеджером у сервіс Вчасно і направляє на підпис клієнту.
Клієнт отримує повідомлення на ел. адресу про те, що в нього з’явився документ на підписання від ТОВ ТВІЙ ГАЗЗБУТ.
Клієнт підписує документ електронним підписом та печаткою (за її наявності) першим.
Завдання менеджера – організувати підписання зі сторони клієнта.
Уповноважений представник компанії отримує повідомлення на ел. адресу про те, що в нього з’явився документ на підписання від клієнта.
Уповноважений представник компанії підписує документ електронним підписом та печаткою .
Відповідальний за платформу Вчасно вивантажує підписані документи з обох сторін (ДУ/Акт) та викладає на мережевий диск (буде доведено) в папку ВЧАСНО
Менеджер забирає ДУ з папки і завантажує в ПК ДОКС для верифікації.
Бухгалтерія забирає Акт і робить відмітку в ПК 1С-бухгалтерія про наявність акту.
Менеджер контролює наявність актів за допомогою Звіту про наявність актів в 1С.

10.

Підписання документів через сервіс M.E.Doc.
1. Клієнт обирає сервіс M.E.Doc для підписання актів прийому-
передач.
2. Сервіс M.E.Doc підтримує програми FlyDoc,COTA,Flydoc, Fredo.
3. Визначити хто буде підписантом акта в M.E.Doc (директор або інша особа
за довіреністю).
4. Якщо підписант акту відрізняється від підписанта в Договорі/ДУ внести
підписанта Акта в ПК 1Сбухгалтерія , зазначити на підставі якого
документа відбувається підписання акту (наказ, довіреність та ін) (див.
Слайд13).
5. Завантажити документ (статут,наказ, довіреність та ін) в ПК ДОКС в
карточку контрагента.
10

11.

Додавання підписанта по Акту через сервіс M.E.Doc
Внести документ на підставі якого надано
повноваження на підписання акту
Додати підписанта Акту
11

12.

Підписання документів з допомогою ЕЦП у M.E.Doc.
1. Проведена реалізація в ПК 1С Бухгалтерія.
2. Бухгалтерія автоматично відправляє акти клієнтам, які мають ознаку в 1С
M.E.Doc.
3. Акти в M.E.Doc затверджуються електронним підписом та печаткою ТГЗ та
автоматично відправляються клієнту на підпис.
4. Бухгалтерія направляє повідомлення Менеджеру засобами ел. пошти про те,
що акти підписані ЕЦП від ТОВ ТВІЙ ГАЗЗБУТ і відправлені клієнтам в M.E.Doc
5. Завдання менеджера – організувати підписання зі сторони клієнта.
6. Бухгалтерія щоденно перевіряє акти зі сторони клієнта, а саме на предмет
відповідності ЕЦП та підписанта в акті. У разі не відповідності підписанта в
акті та накладенего ЕЦП повідомляє засобами ел. пошти менеджеру щодо
усунення зауважень. Акт не приймається. Менеджер зв'язується з клієнтом ,
повідомляє про помилку , уточнює данні щодо підписант, повідомляє
бухгалтерію про повторну відправку акту в медок.
7. Бухгалтерія робить відмітку в ПК 1С Бухгалтерія про наявність акту.
8. Менеджер контролює наявність актів за допомогою Звіту про наявність актів
в 1С.
1

13.

Ознака сервісу СЕД в 1С Бухгалтерія
Після укладання договору з контрагентом який використовує ЕЦП (статус договору веріфікований), менеджеру необхідно поставити ознаку обраного сервісу в 1С в договорі
контрагента. (див. слайд 8)
Ознака ЕЦП – якщо документообіг організований у сервісі Вчасно
Ознака M.E.Doc – якщо документообіг організований у сервісі M.E.Doc
1

14.

Відмітка M.E.Doc або Вчасно в картці договору в 1с
1. Переходимо в картці контрагента на вкладку «Счета и договоры»
2. Заходимо відповідний договір і у вікні зайти в меню «Допреквизиты»
3. 3. В поле M.E.Doc або Вчасно поставити позначку, післячого «записать» внесені зміни
14