Работа секретаря-референта – личного помощника руководителя

1. "Документационное обеспечение управления и архивоведение "

"Документационное обеспечение
управления и архивоведение "
Секретарь глазами
Второкурсницы
.

2. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА – ЛИЧНОГО ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ

Слово «секретарь» происходит от средневекового
«secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В
России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала
как должность личного секретаря императора (в Толковом
словаре В.Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный
письмовод государя»). В первой четверти XVIII века секретарь
становится должностным лицом учреждения, и в
законодательных актах того времени очерчены сфера его
деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720
года был подписан Генеральный регламент Петра I). В
настоящее время в словарях секретарь определяется как
«лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или
какого-нибудь учреждения, а также ведающее
делопроизводством».

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ

Основными функциями секретаря-референта являются: . Ведение
документации дирекции предприятия; . Организация и
координация текущей работы с деловыми партнерами,
клиентами, заказчиками, контрагентами; . Поиск необходимой
руководителю информации; . Выполнение оперативных
поручений и заданий руководителя; . Контроль исполнения
документов и поручений руководителя; . Бронирование гостиниц,
авиабилетов, оформление виз; . Планирование рабочего дня
руководителя; . Организация и участие во встречах и
переговорах; . Прием посетителей; . Прием иностранных
делегаций; . Помощь при подготовке совещаний, собраний,
презентаций; . Решение административных вопросов в пределах
своей компетенции; . Работа с оргтехникой.

4.

5. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОМПЬЮТЕРА ДЛЯ ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ

Хорошим помощником секретаря при планировании
рабочего дня может служить ПК. На рынке программных
продуктов предлагается много интересных разработок,
которые предоставляют в распоряжение пользователя:
календарь, телефонный справочник, перечень заданий,
блокнот и т.п. наиболее популярной является
информационная система Microsoft Outlook. Эта программа
предоставляет множество возможностей для эффективной
организации рабочего времени секретаря и его
руководителя: Microsoft Outlook помогает работать с
сообщениями, контактными лицами, просматривать
совместные документы, а также позволяет планировать
встречи, поездки и организовать выполнение заданий,
отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная
панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие,
Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Секретарь всегда всё знает,
Документы оформляет.
Он ответит на звонок,
Письма он отправит в срок.
Секретарь — профессия очень важная,
А совсем не скучная ерунда бумажная!
Все нужно помнить, нужно знать,
Везде и всюду успевать!

13.

Составляешь документы,
Знаешь тонкие моменты,
В общем, делаешь немало,
Чтобы фирма процветала!
А про тебя у нас говорят,
Что лучше нет в мире
секретаря!
Пускай улыбка струится из
глаз,
И пусть зарплату повысят в
пять раз

14. Секретарь в организации

В современных организациях нет четкого разделения секретарей по
квалификации, как это предусматривает Квалификационный справо чник
Выделяют секретарей различных уровней: секретарь на телефо не,
секретарь-reception, секретарь офиса, секретарь-референт, офис- менеджер
(администратор), секретарь-переводчик, помощник (личный секретарь)
руководителя, руководитель секретариата
Секретарь на телефоне отвечает на телефонные звонки,
переадресовы- вает их, принимает факсы. Требования к
квалификации сводятся к умению вести телефонные переговоры.
Секретарь reception выполняет похожую по характеру работу, но
по- мимо ответов на телефонные звонки в его обязанности
входит встреча посетителей. Если компания работает с
иностранными партнера- ми, основным требованием к
квалификации является знание иностранного языка на хорошем
разговорном уроне

15.

Секретарь офиса (руководителя) выполняет широкий круг
обязанностей: ответы на телефонные звонки, встреча
посетителей, ведение делопроизводства. Он должен знать
деловой этикет, быть уверенным пользователем персонального
компьютера (ПК).
Секретарь референт помимо перечисленных выше обязанностей дол- жен уметь
планировать рабочее время руководителя, подготавливать и организовывать
встречи, выполнять ответственные поручения руководителя , поэтому он хорошо
должен знать систему документационного обеспечения управления, структуру и
функции организации, ее руководящий состав
Офсменеджер (администратор) решает все вопросы обеспечения
жизнедеятельности офиса в крупных компаниях. Он должен знать 5
основы маркетинга, менеджмента, организации производства, уметь
организовывать и контролировать работу офиса, подготовку переговоров
и деловых встреч. Обязательным условием является наличие хороших
организаторских способностей.

16.

Секретарь переводчик присутствует в компаниях, которые ведут
активную внешнеэкономическую деятельность. Такой
специалист должен свободно владеть иностранным языком,
знать специфическую лексику, владеть техникой устного и
письменного переводов, поэтому обязательным требованием
является знание делового протокола.
Руководитель секретариата присутствует в крупных компаниях со штатом
секретарей не менее шести —восьми. В его должностные обязанности входят
расстановка, организация и координация работы секретарей, осуществление
контроля за их деятельностью.
Секретарь — «лицо» организации, «визитная карточка»
фирмы.