Организация бизнес-встреч в бизнес-залах аэропорта Шереметьево

1.

ОРГАНИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ВСТРЕЧ В
БИЗНЕС-ЗАЛАХ АЭРОПОРТА
ШЕРЕМЕТЬЕВО
Иванченко Лера 401группа

2.

ВВЕДЕНИЕ
переговоров является актуальной6.
Раскрыть важные нюансы, играющие роль в деловых коммуникациях;
темой, так как каждому человеку приходится сталкиваться с деловым общением,
которое непосредственно связано с технологией ведения деловых переговоров. Деловое7.
Рассмотреть специфику работы бизнес- залов аэропорта Шереметьево
общение имеет особое значение для людей, занятых бизнесом. Во многом от того,
8.
насколько они владеют наукой и искусством общения, зависит успех их деятельности. А
Рассмотреть бизнес-залы аэропорта, как эффективную площадку для проведения
бизнес-встреч
Изучение
техники ведения деловых
деловые люди часто сталкиваются с вопросом как построить деловые переговоры и
какую площадку для этого выбрать. Время — деньги» по-прежнему можно считать9.
одним из определяющих принципов крупного бизнеса. В условиях нереально быстрого
Проанализировать проведение данных встреч и их классификацию
темпа жизни становятся актуальными именно бизнес-встречи в бизнес-зале аэропорта.
Целью курсовой работы является изучение деловых коммуникация в целом,
особенностей ведения деловых переговоров и их организации. Рассмотрение аэропорта,
как эффективную площадку для ведения деловых переговоров и специфику работы
бизнес-залов Шереметьево. При написании курсовой работы решены следующие задачи:
1.
Объектом исследования данной курсовой работы является бизнкс-встреча.
Предметом исследования является технология организации и проведения бизнес-встреч.
В первой главе я изучила тему деловые коммуникации, их теоретические этапы, а также
особенности их организации и способы проведения.
Сбор информации по теме “деловые коммуникации”
2.
Раскрыть сущность, роль и место деловых коммуникаций и делового общения;
Во второй главе мной было проведено исследование специфики работы бизнес-залов
аэропорта Шереметьево и организации бизнес-встреч, проводимых в нем.
3.
Рассмотреть функции и виды деловой коммуникации;
4.
Ознакомиться с видами и формами деловой коммуникации;
5.
Рассмотреть особенности организации и проведения деловых встреч

3.

Г Л А В А 1 . РА С С М О Т Р Е Н И Е О С О Б Е Н Н О С Т Е Й О Р ГА Н И З А Ц И И И П Р О В Е Д Е Н И Е
ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
1.1.АНАЛИЗ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
Деловая коммуникация – это сознательное, адресное и целесообразное информационное воздействие на партнеров по коммуникации, в качестве
которых может выступать как отдельный человек, так и группы людей, построенное преимущественно на рациональной основе. Участниками, или
субъектами деловых коммуникаций могут выступать как отдельные люди, так и группы людей, которые участвуют, или собираются участвовать в
совместной деятельности. Будут ли они участвовать в совместных проектах, а если будут, то с каким взаимопониманием и с какой согласованностью
действий, зависит от качества деловых коммуникаций, уровня их эффективности. Любая деловая коммуникация характеризуется предметом,
содержанием и целью.
Что может выступать предметом деловых коммуникаций? По поводу чего осуществляется деловая коммуникация? Сразу же отметим, что предмет
деловых коммуникаций не ограничен какой-то определенной областью, предметом деловых коммуникаций могут быть любые проблемы во всех
сферах жизни общества – экономической, социальной, политической, духовной, требующие для своего решения совместных усилий.
Предмет деловой коммуникации определяет и ее содержание, то есть взаимодействие и обмен той информацией, знаниями, опытом, которые
необходимы для решения конкретной проблемы. Деловая коммуникация направлена на достижения определенных целей, которые поставлены ее
участниками, и которые носят разнообразный характер: эффективный обмен информацией, установление сотрудничества, налаживание деловых
отношений, заключение контракта, совместную деятельность в той или иной области и т. д. Причем цели участников коммуникации могут и не
совпадать.
В отличие от коммуникаций в других сферах жизни, деловым коммуникациям присущ ряд особенностей, главная из которых – их деловой характер.
Хотя это и выглядит внешне как тавтология (масло масляное), но точно отражает суть дела. Общение может быть беспредметным (поговорили ни о
чем) деловая коммуникация – нет.
Деловая коммуникация значима для партнеров по общению не сама по себе, а как способ организации и оптимизации того или иного вида предметной
деятельности: производственной, научной, коммерческой и т.д.
Деловые коммуникации регламентированы, то есть, подчинены установленным правилам и ограничениям. Регламент (фанц. reglement – regle –
правило), представляет собой: совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации;
порядок проведения заседаний, конференций, совещаний, съездов и т.д.

4.

• Деловые коммуникации носят иерархический характер, что отражается в необходимости соблюдения
субординации в отношениях между начальником и подчиненными. Субординация может носить строгий характер,
как, например, на государственной службе, в правоохранительных органах. В других сферах деятельности она
может быть не столь заметна. Во многих совместных фирмах копируется западный стиль общения между
сотрудниками, когда все служащие компании обращаются друг к другу по имени и на «ты» вне зависимости о
должности. В русской культуре, в отличие от западной, принято обращаться к человеку с более высоким статусом
или старшего по возрасту по имени и отчеству. обращение тем не менее, в коммуникативном взаимодействии
соблюдается иерархия.
• Деловые коммуникации регламентированы, то есть, подчинены установленным правилам и ограничениям.
Регламент (фанц. reglement – regle – правило), представляет собой: совокупность правил, определяющих порядок
деятельности государственного органа, учреждения, организации; порядок проведения заседаний, конференций,
совещаний, съездов и т.д.
• Деловые коммуникации носят функционально-ролевой характер. Участники коммуникации выступают в
формальных официальных статусах, определяющие их роли и необходимые нормы и стандарты поведения
(руководитель совещания – участники совещания, начальник – подчиненный, продавец – покупатель, и т.д.). В
деловых коммуникациях необходимо соблюдать ролевое амплуа. Каждой роли соответствуют определенные
ожидания других участников общения. Необходимо учитывать это и вести себя в соответствии с требованиями,
предъявляемыми конкретной обстановкой и принятой ролью.

5.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
• 1.Внешние деловые коммуникации, обеспечивающие деятельность организации, – это коммуникации между
организацией и средой. Они осуществляются с государственными и финансовыми органами, другими
организациями, поставщиками, клиентами, партнерами, конкурентами, правоохранительными органами и т.д. Во
внешней среде лоббируются интересы, осуществляется взаимодействие с партнерами, в той или иной форме идет
борьба с конкурентами, привлекаются клиенты, продвигаются товары, ведется рекламная компания, платятся налоги
и т.д.
• 2.Внутренние коммуникации – это любые коммуникации внутри организации, осуществляемые между различными
уровнями и подразделениями.

6.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
Нисходящая коммуникация - это сообщения, направляемые высшим руководством руководителям низших уровней, которые доводят информацию
до подчиненных. Сюда относятся приказы, указания, информация о мероприятиях, критерии эффективности работы, оценка результатов работы. От
того, насколько полно распоряжения руководства доносятся до всех нижележащих уровней, от качества коммуникации начальника и подчинённого,
руководителя и рабочей группы зависит эффективность деятельности организации.
Восходящие коммуникации – это сообщения, посылаемые с низшего уровня организации на высший. К информации, передаваемой по восходящим
каналам коммуникации относятся:
отчеты о работе отдельных сотрудников или отдела;
предложения, связанные с усовершенствованием работы, как на отдельном рабочем месте, так и в отделе или организации в целом;
жалобы работников на коллег или непосредственных руководителей;
жалобы на условия труда;
сигналы о конфликтных ситуациях и т.д.
Горизонтальные коммуникации – это различные формы общения между коллегами, т.е. равными по иерархическому уровню индивидами внутри
одного подразделения или между подразделениями. Горизонтальные коммуникации представляю собой информационное взаимодействие
сотрудников и подразделений одного уровня. Например, проводится так называемая пятиминутка – обмен информацией между врачами перед
утренним обходом. Горизонтальные коммуникации в организвыполняют следующие функции: обмен информацией, координация заданий, решение
проблем, разрешение конфликта

7.

ФОРМЫ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ
Деловые коммуникации представлены в многообразных формах, которые должны способствовать наиболее
эффективной реализации информационного содержания делового общения. К формам деловых коммуникаций
относятся:
деловые беседы, совещания, переговоры;
публичные выступления (доклады, сообщения, приветствия);
пресс-конференции;
дискуссии, дебаты, прения;
презентации;
деловые завтраки, обеды, ужины, фуршеты.

8.

1 . 3 . О С О Б Е Н Н О С Т И О Р ГА Н И З А Ц И И И П Р О В Е Д Е Н И Я Д Е Л О В Ы Х
ВСТРЕЧ.
• При организации делового общения действуют определенные правила. Они касаются подготовки с учетом разного
результата, как позитивного, так и негативного. Требуется планировать время, создать соответствующую
обстановку, подготовить свое эмоциональное состояние, ознакомиться с информацией о партнере.
• Место общения не должно отвлекать, мешать коммуникации. При необходимости нужно предусмотреть
оснащение – приготовить вспомогательные материалы, какие-то нужные документы и пр. Выбирая стратегию,
тактику, следует определить направление, понять, чем можно будет пожертвовать в ходе общения. Процесс
непосредственной коммуникации необходимо начинать с установления контакта с целью добиться создания
благоприятной атмосферы. Важен процесс обмена информацией. Нужно уметь задавать вопросы, слушать
оппонента, наблюдать за его поведением, правильно анализировать реакции собеседника.

9.

10.

ФАЗЫ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
• Каждый контакт реализуется через ряд фаз:
• 1. Фаза подготовки.
• 2. Фаза установления контакта.
• 3. Фаза концентрации.
• 4. Фаза анализа.
• 5. Фаза аргументации и убеждения.
• 6. Фаза закрепления результата и завершения контакта.

11.

ПУНКТЫ СТРОЕНИЯ БИЗНЕС-ВСТРЕЧ
вступительное слово руководителя, подведение итогов;
Честность - включает не только верность принятым обязательствам, но
и открытость в общении с партнером, прямые деловые ответы на его
вопросы.
Корректность и такт - не исключает настойчивости и энергичности в
ведении переговоров при соблюдении корректности. Следует избегать
факторов, мешающих ходу беседы: раздражения, взаимных выпадов,
некорректных высказываний и т.д.
Умение выслушать - внимательно и сосредоточенно слушать. Не
перебивать говорящего.
Конкретность - беседа должна быть конкретной, а не отвлеченной, и
включать факты, цифровые данные и необходимые подробности.
Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам.
Речь должна подкрепляться схемами и документами.
И последнее, негативный исход деловой беседы или переговоров не
является основанием для резкости или холодности при завершении
переговорного процесса
ознакомление с целью и актуальной проблемой;
командное обсуждение способов ее решения;
конструктивная оценка всех озвученных вариантов;
голосование за конкретные варианты;
определение сроков и ответственных лиц;
похвала отличившихся работников, мотивационное наставление.
Успешное ведение деловых бесед и переговоров во многом зависит от
соблюдения партнерами таких этических норм и принципов, как
точность, честность, корректность и такт, умение выслушать (внимание
к чужому мнению), конкретность.
Точность - одна из важнейших этических норм, присущих деловому
человеку. Срок договоренности необходимо соблюдать с точностью до
минуты. Любое опоздание свидетельствует о вашей ненадежности в
делах.

12.

ФУНКЦИИ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ
Информационная – когда стороны хотят только обменяться разными точками зрения в
ходе подготовки к основным переговорам.
Коммуникативная – в данном случае стороны предпочитают налаживать новые связи,
отношения.
Контроль, координация действий. В этом случае переговоры ведут партнеры, которые
уже установили деловые отношения, и им необходимо лишь уточнить некоторые
нюансы по ранее достигнутым отношениям.
Регулятивную – это функция необходима, если нужно вовремя уладить возникшую
проблему либо конфликт, прекратить все споры.

13.

ХАРАКТЕРИСТИКИ ДЕЛОВОГО
ОБЩЕНИЯ
Регламентированность – подчиненность определенным правилам, которые
определяются видом общения, степенью официальности, целью, а также
национальными, культурными традициями;
Соблюдение ролевого амплуа. В разных коммуникативных ситуациях человеку
приходится выступать в различной роли: начальника, подчиненного и т.д.;
Ответственность за результат. Успешность деловой коммуникации определяется
стратегией, тактикой, другими словами, умением четко формулировать свои цели и
определять интересы оппонентов;
Строгость в отношении к применению языковых средств. Недопустимо использовать
ненормативную лексику, жаргон, вести грубый разговор, что является требованием
этики делового общения.

14.

• В зависимости от цели проведения, деловые встречи делятся на: информативные,
консультативные и исполнительные виды. Информативный вид подразумевает презентацию
предприятия или его продукции. Другими словами, участники встречи рассказывают о
режиме деятельности компании, ее результатах за конкретный отрезок времени, а также о
дальнейших перспективах. Тщательной подготовки для подобного собрания не требуется.
• Консультативный вид подразумевает обсуждение актуальных проблем и возможного решения.
Оба участника активно участвуют в обсуждении проблем. Результат такого мероприятия
зачастую положительный. К таким собраниям также можно отнести встречи, где участники
рассказывают о своей позиции касательно тех или иных проектов, а также обсуждают детали
сотрудничества.
• Исполнительный вид подразумевает принятие определенного решения, заключение контракта
и обсуждение перспектив предприятий. Участвуют в подобных мероприятиях только
начальство или люди, принимающие решения. Для таких собраний необходима подготовка,
потому они обычно проходят в деловой атмосфере.

15.

РЕКОМЕНДАЦИИ
Добивайтесь предельной краткости в изложении своих мыслей.
Говорите на языке собеседника.
Проявите свое уважение к нему.
Обращайтесь по имени и отчеству, если это уместно.
Выскажите положительные замечания, относящиеся к оснащенности рабочих помещений, их интерьеру, деловой репутации, образцовой
организации труда.
Расскажите об изменениях, которые произошли со времени последней встречи.
Готовьте свой первый вопрос так, чтобы он был коротким, интересным, но не дискуссионным.
Обосновывайте свои суждения.
Чаще задавайте вопросы «почему?», «зачем?», «когда?», «как?», ответы на которые позволяют лучше понять позицию собеседника.
Уточняйте, следуете ли вы за ходом мыслей собеседника: «Если я Вас правильно понял(а)?.. Как я понял(а), Вы имеете в виду?..»

16.

ГЛ А ВА 2 . С П Е Ц И Ф И К А РА Б О Т Ы Б И З Н Е С - З А Л О В А Э Р О П О Р ТА
“ШЕРЕМЕТЬЕВО”, АНАЛИЗ ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ,
О Р ГА Н И З У Е М Ы Х В Б И З Н Е С - З А Л А Х , Д А Н А И Х К Л АС С И Ф И К А Ц И Я ,
В Ы Д Е Л Е Н Ы О С О Б Е Н Н О С Т И И П Р Е И М У Щ Е С Т ВА И Х П Р О В Е Д Н И Я В
Б И З Н Е С - З А Л А Х А Э Р О П О Р ТА
2 . 1 . С П Е Ц И Ф И К А РА Б О Т Ы Б И З Н Е С - З А Л О В А Э Р О П О Р ТА
ШЕРЕМЕТЬЕВО
• Международный аэропорт Шереметьево является одним из крупнейших аэропортов Европы. Он содержит
в себе 5 терминалов (B,C,D,E,F). В каждом из них есть бизнес-залы (всего их 15).
• В данной работе, я рассматриваю специфику работы бизнес-залов, их устройство, режим работы,
возможности и бизнес встречи, которые могут проводится на их территории.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

ПРЕИМУЩЕСТВА БИЗНЕС-ЗАЛОВ
Вы можете абстрагироваться от суеты аэропорта в уютной лаундж-зоне. Выпить согревающие напитки и почитать книгу, посмотреть фильм или заняться делами. В такой обстановке
можно легко забыть о том, где вы находитесь. Наличие приятной атмосферы и тишины вокруг вселяет покой и возможность отдохнуть и успокоится перед полетом. Кстати, во всех
терминалах аэропорта, вип-зал имеет свой собственный уникальный дизайн. Например, потолок в бизнес-зале «Блюз» выполнен в виде взлетной полосы.
2.Можно оставить свое авто на парковке, которая предусмотрена специально для гостей вип-зала.
3.Если в аэропорту страны назначения у вас запланирована важная встреча и нужно выглядеть неотразимо, в вашем распоряжении бизнес-зала Шереметьево душевые кабинки, где
сотрудники зала обеспечат вас всеми необходимыми принадлежностями.
4. Чтобы организовать досуг пассажиров, персонал бесплатно обеспечивает их свежей прессой и ТВ.
5. У вип-пассажиров есть собственный гардероб, где они могут оставить свои личные вещи.
6. В отличие от фудкорта аэропорта, где продается фастфуд, в бизнес-зале вам предложат свежие фрукты, салаты, сендвичи и горячую выпечку. Если вы голодны, то за дополнительную
плату можете заказать горячие блюда. В ресторанах вип-залов Шереметьево вам предложат европейскую и русскую кухню.
7. Бизнес-залы ожидания оборудованы офисной техникой и интернетом. Вы сможете легко выполнять там рабочие задачи и проводить переговоры.
8. Пассажиры имеют доступ к магазину Duty Free, где могут приобрести алкоголь, сувениры, ювелирные украшения, парфюм и продукты со скидкой до 50%.

23.

ОСНАЩЕНИЕ БИЗНЕС-ЗАЛОВ
Удобными мягкими диванчиками и шезлонгами, с которых можно смотреть прямо на взлетную полосу;
В бизнес-зале расположено табло с актуальной информацией о предстоящем рейсе;
Приветливый персонал и доброжелательное общение;
Стойка регистрации и отдельный выход к самолету;
Красивый интерьер и обстановка вокруг;
Детская комната;
Комната отдыха;
Туалеты;
Душевая комната;
Smoking room;
Специальные комнаты для переговоров, оснащенные всем необходимым оборудованием.
Гостиничные номера

24.

2 Б И З Н Е С - З А Л , К А К УД О Б Н А Я П Л О Щ А Д К А Д Л Я П Е Р Е Г О В О Р О В
И ДЕЛОВЫХ ВСТРЕЧ.
• Виды деловых встреч, проводимых на территории аэропорта:
Переговоры между сотрудниками аэропорта;
Между владельцами бизнес-залов;
Переговоры между сотрудниками туристических компаний аэропорта;
Если одна их сторон участников переговоров улетает, то перед вылетом очень удобно провести переговоры прямо в
аэропорту;
Если наоборот одна их сторон прилетает, тоже очень удобно будет провести переговоры в аэропорту;
Если обе стороны летят разными рейсами;
Для иностранных делегаций.

25.

Время — деньги» по-прежнему можно считать одним из определяющих принципов крупного бизнеса, поэтому неудивительно, что
деловые путешественники предпочитают максимально выгодно использовать даже свое пребывание в здании аэропорта. Кроме того,
на фоне экономической нестабильности компании стремятся к максимальной экономии. Именно поэтому крупные международные
аэрокомплексы, отели и конференц-залы вблизи аэропортов набирают все большую популярность в качестве площадок для проведения
встреч с партнерами и переговоров.
В условиях сокращения тревел-бюджета оперативные деловые встречи в аэропорту становятся все более востребованным вариантом
для часто летающих бизнес-путешественников. «Дефицит времени и стремление минимизировать издержки способствуют тому, что
компании и MICE-менеджеры чаще интересуются аэропортами как площадками для проведения деловых мероприятий И для массовых
публичных мероприятий, и для внутрикорпоративных встреч аэропорты являются наиболее удобным и оптимальным способом
привлечения участников из разных городов и стран, а также сокращения времени на дорогу».
По словам менеджера конференц-центра Международного аэропорта Сиэтл/Такома Ребекки Фанелли, за последние четыре года спрос
на услуги Центра устойчиво растет, в среднем на 20% ежегодно: «Рецессия дала нам мощный толчок. Как только бизнесмены узнали
о возможности провести встречу в аэропорту, на них нашло озарение — „а ведь это неплохая идея!“. Вы можете прилететь, заключить
сделку или подписать контракт и улететь обратно, успев по времени к ужину».

26.

• Ведь аэропорт дает массу преимуществ таких, как крупные территории
парковок, возможность взять автомобиль в аренду, а также дешевизну
по сравнению с конференц-отелями, где придется заплатить еще
за проживание/ночевку, питание и трансфер в аэропорт. Кроме того,
стандартное
предложение
в
аэропорту
включает
в
себя
аудио-
и видеооборудование и Wi-Fi, а цены на питание, как правило,
значительно ниже аналогичных цен в отелях.

27.

ВСТРЕЧИ С ИНОСТРАННЫМИ
ДЕЛЕГАЦИЯМИ
Для бизнес встреч с иностранными делегациями существует специальный сервис: “ГЛ Аэроклуб”
Обслуживание представительского уровня и полный комплекс услуг, начиная с момента встречи вашего гостя у трапа самолета в аэропорту
прибытия до завершающего программу его визита трансфера.
Встреча гостя в аэропорту станет первым приятным впечатлением о вашей компании
Сопровождение от трапа до контрольных зон
Помощь в ускоренном прохождении пограничного контроля
Быстрое получение и погрузка багажа
Пользование VIP-залами на время оформления въездных документов

28.

• Спектр услуг по встречам в аэропорту, предоставляемый ГК АЭРОКЛУБ включает в себя полный
комплекс мероприятий, необходимых к оказанию в частных случаях:
Перевод с английского языка на русский, или любой другой, указанный при обсуждении условий в
момент консультации
Групповой трансфер, разработка маршрута поездки, аренда автомобиля на весь период поездки
Деловые встречи и визиты важных персон, организованные на территориях аэропортов соответствии
с требованиями этикета
Управление заказами в системе компании, разработанной в эксклюзивном порядке
Согласование иных аспектов по желанию заказчика
Организация встречи аэропорту – это безукоризненно отстроенный за два десятилетия работы
компании Аэроклуб в сегменте business travel процесс, и техническая его часть не вызывает
нареканий даже у самых требовательных наших клиентов.