Тайм-менеджмент. Практическое занятие №7

1.

Практическое занятие № 7
Тайм-менеджмент
1

2.

Упражнения по тайм-менеджменту (управление временем)
Цель: осознание участниками проблематики распределения времени, его ощущения, его
использования.
Научить участников более эффективно использовать время, повысить личную
эффективность, позволяющую достигать значимых целей при меньших затратах времени и энергии.
Прояснение жизненных целей.
Время – это монета вашей жизни. У вас есть только эта монета, и
только вы вправе определить, на что ее следует потратить.
Остерегайтесь, чтобы ее не потратил за вас кто-нибудь другой
Время – это друг успешного бизнеса и
враг слаборазвитого
Уоррен Баффет
Карл Сэндберг
Тайм-менеджмент — это, говоря буквально, управление временем. Точнее, комплекс знаний, принципов
и техник, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше,
тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности. Под таймменеджментом в узком смысле может подразумеваться организация труда конкретного человека на
рабочем месте. Но в более широком контексте это личная продуктивность в самых различных сферах и
областях жизни, а также повышение эффективности работы какой-либо организации.
В сомнительных случаях время — лучший
истолкователь
Дионисий Галикарнасский
Я долго впустую тратил время, и теперь время впустую
тратит меня
Уильям Шекспир

3.

Практическое задание №1
«Если бы часы заговорили…»
Каждому участнику необходимо подготовиться (5 минут на подготовку) и произнести монолог о себе, от имени
часов (наручных, висящих над изголовьем кровати, будильника – выбор – за участниками тренинга). Монолог должен
основываться на представленных ниже вопроса и утверждениях.
Если бы мои часы
могли говорить, то
они рассказали бы:
Умею ли я, их хозяин, распределять своё время?
Сколько времени я думаю о времени?
Моё отношение к времени.
Что я успеваю сделать за день.
Люблю ли я свои часы и почему?
Что я думаю о будущем.
Доволен ли я тем, как прожил свою жизнь до сих пор.
Сколько времени я трачу на работу, а сколько – на отдых.
Сколько времени я готов отдать другим? Кому? Что готов делать в это время?
Моё время летит или тянется едва-едва.

4.

Анализ структуры расхода времени по статьям
Каждый участник на листе прописывает
собственные статьи расхода времени, по
пунктам.
Инструкция: Выделите свои стандартные
«статьи расхода времени» и подсчитайте,
сколько времени в неделю уходит на каждую
из них. Желательно, чтобы крупных «статей
расхода» было не более 7 ± 2. Эти статьи могут
включать в себя подстатьи.
№
Статьи расхода времени
Время (часы)
1
Cон
63
2
Работа
70
3
Транспорт
5
….
………
…
Итого
168
Сон
Обслуживание себя
(еда, гигиена)
Работа
Примерные статьи расхода
времени
Транспорт
Учеба
Домашние дела
(уборка, готовка,
стирка, покупка
продуктов)
Развлечения
(телевизор,
интернет, тусовки,
игры,
развлекательное
чтение)

5.

Анализ структуры расхода времени по полезности
5
4,5
4
3,5
3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
«Техническое время» —
время, которое расходуется
на поддержание и
восстановление организма и
окружения (сон, еда,
готовка, уборка и т.д.) Это
время с нулевым «сухим
остатком», хотя все
действия в этом списке
нужные. Только в отличие
от дел в первой группе, они
работают не на создание
нового, а на поддержание
текущего состояния.
(Обслуживание себя,
домашние дела, транспорт)
«Полезное время» — то
время, которое работает на
ваши цели, способствует
достижению нужных
результатов. Это время
работает на создание
нового, на развитие.
(Работа и учеба)
Полезное время
Техническое
время
Бесполезное
время
Разделите все свои статьи расхода времени на три крупных группы:
«полезное время», «техническое время» и «время-поглотитель».
P.S.: Будьте честными при разделении своих направлений
деятельности по этим группам. Для кого-то «работа» действительно
является «Полезным временем», потому что там он постоянно учится
чему-то новому, развивается, растет как личность. А для кого-то
«работа» является просто способом заработать средства, чтобы
«прокормить» и «одеть» себя. Тогда честнее будет отнести «работу» к
«техническому времени».
«Бесполезное время»,
«Время-поглотитель» —
пустые развлечения, это
время тоже с нулевым
«сухим остатком», но в
отличие от второй группы,
эти затраты не являются
необходимыми. (Интернет)
5

6.

Анализ структуры расхода времени по направленности
В данном анализе необходимо разделить все свое время на три части. А именно на время, которые
тратится «для себя», «для близких» и «для большой жизни».
Для себя
это время, которое вы
расходуете лично на себя. На
реализацию своих желаний,
мыслей и планов. (например:
учеба, beauty процедуры, сон)
Время
Учеба
Помощь маме
Перевел бабушку через дорогу
Для близких
Для большой жизни
это время, которое вы используете
для того, чтобы дать что-то всем
остальным людям, человечеству и
жизни в целом (например: перевели
бабушку через дорогу, помогли
незнакомой женщине нести сумку,
посадили дерево).
это то время, которое вы
расходуете, чтобы дать что-то
своим родным, близким и
любимым, а также друзьям и
приятелям (например: помогли
маме, одногруппнику.)
Для себя (мин)
Для близких (мин)
Для большой жизни (мин)
60
120
5

7.

Практическое задание №3
«Мой капитал времени»
Каждому участнику необходимо подготовиться (5 минут на подготовку) сколько у нас времени?
Каждому отведено свое время. Но давайте приблизительно ответим на вопрос: «Каков мой капитал времени?».
Время невосполнимый капитал.
№
п/п
Категория
Размер
1
Мой возраст
2
Средняя продолжительность жизни (приблизительно)
3
Мой капитал времени в годах («№ 2» минус «№ 1»)
4
Мой капитал времени в сутках («№ 3» умножить на 365)
5
Количество необходимых часов на сон в сутки
6
Количество активных часов в сутках (24 часа минус «№ 5»)
7
Мой капитал времени в часах («№ 4» умножить на «№ 6»)
Человек, который осмеливается потратить впустую
час времени, ещё не осознал цену жизни
Чарльз Дарвин

8.

Практическое задание №4
«Поглотители времени (хронофаги)»
Каждому участнику необходимо подумать и выпишите все занятия, которые
можно определить как «поглотители».
Посчитайте, сколько времени они отняли у вас в течение недели?
Кто больше всех отвлекал вас?
Что мешало вам завершить начатое за один прием?
Теперь, когда перед вами список основных «поглотителей» вашего времени,
подумайте, какие меры вы можете предпринять для их устранения?
Вам будет легче справиться с этим заданием, если вы определите причины,
которые приводят к потере времени.
Хронофаги — это все, что ворует наше время или срывает наши
планы. К ним относится общение в социальных сетях в рабочее время,
разговорчивые коллеги, мешающие работать, или дорожные пробки, изза которых мы не успеваем выполнить свои дела.
8

9.

«Поглотители времени»
— Что ты хочешь?
— Я хочу убить время.
— Время очень не любит, когда его убивают.
Льюис Кэрролл
не умею отделить важные
дела от второстепенных
не планирую
предварительно свой день
личная неорганизованность
(беспорядок на письменном
столе, в комнате и т.п.)
не всегда знаю, что нужно
делать
отвлекаюсь на телефонные
звонки (и надолго)
не умею сказать «нет»
моя личная
недисциплинированность
не довожу начатое до конца
долго раскачиваюсь в начале
каждого дела
много времени трачу на
мелкую и рутинную работу,
а до важных дел руки не
доходят
не знаю своего личного
ритма физической и
умственной активности
очень легко отвлекаюсь
(например, на шум)

10.

Практическое задание №5
«Пять Пальцев»
Метод пяти пальцев был предложен немецким
специалистом по тайм-менеджменту Лотаром Зайвертом.
По его первоначальному замыслу эта технология
предназначалась для быстрого подведения итогов дня. Она
задумана так, чтобы ею легко можно было воспользоваться
в любую свободную минуту: в общественном транспорте, за
рулем автомобиля или во время ожидания в очередях.
Необходимо вспомнить сой вчерашний день и
расписать задачи сделанные за день с помощью 5ти пальцев.
Время — это не только деньги. Время более значимо,
чем деньги. Время — это нечто такое же, как сама
жизнь.
Лотар Зайверт

11.

«Пять Пальцев» пример
Задачи
Утренняя пробежка
Порядок в платяном
шкафу
Создание
корпоративного
блога
Мизинец (мысли)
Безымянный (близость цели)
Средний (состояние)
Указательный (услуги)
1. Нужно поддерживать
постоянный ритм дыхания: так
легче бежать.
2. Через старый парк лучше
не бегать, ибо там много
собачников.
Весь день чувствую себя
бодрым (цель: улучшить
самочувствие).
Порядок в платяном шкафу
Это был самый сложный этап
генеральной уборки.
Чувствую себя профи
по укладке белья. Хочется
таким же образом «довести
до ума» всю квартиру.
Создание корпоративного блога
За первых две недели работы
блога число посетителей
в нашем интернет-магазине
увеличилось на 20%.
Работой и результатом
удовлетворен. Жалею, что
послушался всяких «умников»
и не запустил блог еще
полгода назад.
Мизинец (мысли)
Что новое сегодня я
узнал? Узнал ли я что-то
новое о своем времени?
Придумал ли новые
«хитрости», чтобы лучше
управлять им?
Безымянный (близость
к цели)
Какие оперативные
задачи, приближающие
меня к достижению
важных целей
(долгосрочных
стратегических), я
сегодня решил?
Большой (бодрость)
Несмотря на легкую усталость,
настроение улучшилось.
Голова стала лучше работать.
Средний (состояние)
Какие дела были
особенно интересными?
Что было связано с
положительными
эмоциями и высокой
мотивацией? Напротив,
какие дела были
скучными, субъективно
тяжелыми, делались
«через силу»?
Энергии стало больше:
выполнил сегодня все, что
запланировал.
Пока наводила порядок,
слушала приятную музыку
и фактически не устала.
1. Нужен главный редактор, который
будет работать с фрилансерами
(у меня не хватает терпения).
2. С трудом уговорил компаньона
не набивать блог рекламой
и новостями компании.
Указательный (услуги)
Кому я помог, кому оказал
ценную услугу, с кем
нашел общий язык, с кем
вместе хорошо работал?
Самым сложным было
договариваться, объяснять
и контролировать выполнение.
Физически не устал,
но временами нервничал.
Большой (бодрость)
На какие задачи я
затратил больше всего
энергии, физических сил?
Что сделано мною
сегодня для поддержания
здоровья и физической
формы?
11

12.

Практическое занятие № 7
Экскурсия в зоопарк
12

13.

Лягушки
«Лягушки» — это мелкие, но неприятные задачи,
которые люди очень не любят выполнять. Как правило,
это дела, которые связаны с дискомфортом, стрессом,
скукой и другими неприятными ощущениями.
Вот примеры типичных «лягушек»:
Общение с «клиентом из ада»;
Обращение с просьбой к строгому руководителю;
Болезненная косметическая или медицинская
процедура;
Визит к стоматологу;
Тяжелое физическое упражнение;
«Забеги» по бюрократическим инстанциям;
Написание скучных отчетов;
Холодные звонки и т. д.
Если с утра вы съедите лягушку, то ничего более
страшного с вами в этот день не случится
Марк Твен
«Ешьте лягушек на завтрак». Чтобы в течение дня
не отвлекаться на их назойливое «кваканье» у себя
в голове

14.

1. «Ешьте лягушек» с утра. Планируйте все неприятное
и сложное на утро или хотя бы на первую половину дня. Утром
у нас обычно крепче нервы, выше уровень самодисциплины
и лучше работает голова. Если же откладывать неприятные задачи
на вторую половину дня или на вечер, у нас может просто
не хватить сил для их выполнения. «Съев лягушку», мы сможем
весь день спокойно занимать другими делами, не отвлекаясь
на ее назойливое кваканье.
Методика
поедания
лягушек
2. «Ешьте лягушек» каждый
день. Старайтесь каждый день
выявлять в своем списке самые
неприятные
задачи
и расправляться с ними. Для
чего это нужно делать? Вопервых, так мы развиваем
самодисциплину и привыкаем
к выполнению трудных задач.
Во-вторых,
чем
больше
мы «едим лягушек», тем меньше
их остается. Ну, а в-третьих,
неприятные задачи очень часто
бывают самыми важными для
нас задачами.
Например:
Я
боюсь
регистрировать ИП? Но без
этого я не смогу развиваться
дальше как профессионал.
Я
стесняюсь
выходить
на пробежку? Но без этого
я не смогу улучшить свое
здоровье.
Мне
страшно
договариваться с инвестором
о встрече? Но без инвестиций
я не смогу запустить свой
продукт. Такие «лягушки»
существенно влияют на нашу
жизнь, а их «неприятность»
связана
с
выходом
из
пресловутой
«зоны
комфорта» (о том, что это
такое
на
самом
деле,
мы поговорим как-нибудь
в другой раз).
Лягушки
«Съесть лягушку» отлично подходит для утренних
ритуалов и позволяет не только оптимизировать свой
день, но и стать банально счастливее.
А какое «меню» у вас? Если ли лягушки в вашем
рационе? Планируете добавить?
Брайн Трейси
3. Из двух и более «лягушек» всегда выбирайте самую
страшную. Если перед вами стоит несколько неприятных задач,
начинайте с той, которая вызывает у вас наибольшее отвращение.
А в идеале следует выполнять задачи в порядке их «неприятности».
Как мы уже говорили, неприятные дела — это обычно самые
важные для нас дела, и такой подход очень повышает личную
эффективность.
14

15.

Лягушки
Прием № 1. «Лягушка» — это вызов.
Прием № 2. Не думайте о неприятной задаче до момента ее выполнения.
• Воспринимайте ее не как потенциальный источник страданий, а как испытание, экзамен, вызов вашим
способностям, как возможность показать себе и всему миру, чего вы стоите. Используя такой способ
мышление, вы будете более решительно расправляться с неприятными делами и даже получить от
этого удовольствие.
• Думать о «лягушке» следует ровно столько, чтобы ее запланировать, но не более. Чем больше мы думаем
о неприятном деле, тем сильнее «накручиваем» себя и тем большее отвращение оно у нас вызывает.
• Чтобы избежать такого «самонакручивания», сосредоточьтесь на других делах. Если же вы поймали себя
на ненужных мыслях о лягушке, мысленно отметьте: «Ага, я думаю о лягушке». Затем спокойно и без
самоосуждения вернитесь к текущим задачам.
Прием № 3. Стремитесь к тому, чтобы выполнить неприятную задачу как можно
быстрее.
Прием № 4. Метод швейцарского сыра.
• А в идеале ее следует выполнять, как только она появились: Начал болеть зуб? Тут же берем талончик
к стоматологу. Доставили клиенту не тот товар? Тут же звоним, извиняемся и исправляем ошибку. Чем
быстрее мы «съедаем лягушку», тем проще нам это сделать. Опять же: в этом случае мы меньше о ней
думаем и меньше себя накручиваем. Сосредоточьтесь не на том, чтобы сделать задачу вообще, а на том,
чтобы как можно скорее от нее избавиться.
• Если не получается заставить себя «съесть лягушку», воспользуйтесь методом швейцарского сыра.
Разделите «лягушку» на небольшие подзадачи («лягушат» или «головастиков»), которые вам легче будет
выполнить. Например: Некоторые делают так: составляют очень подробный чек-лист «поедания лягушки»,
а потом механически выполняют задачу, глядя в этот список.
Прием № 5. Прыжок в воду.
• Вы, наверное, замечали, что люди на пляже делятся на два типа: Первые очень медленно, буквально
сантиметр за сантиметром, заходят в прохладную воду. Они не испытывают дискомфорта от быстрого
погружения, но теряют массу времени на «раскачку» Вторые погружаются в нее резко и сразу. Да,
в первые мгновения они испытывают не слишком приятные ощущения, зато потом могут сразу же
получать удовольствие от купания. Принцип «прыжка в воду» работает и с неприятными задачами. Нам
вовсе не обязательно долго собираться с духом и думать о том, как выполнить их целиком и полностью.
Достаточно совершить какое-нибудь простое действие, после которого выполнение задачи станет
неотвратимым. Например: Боитесь идти к стоматологу? Зайдите на сайт Госуслуги и запишитесь на прием.
Не хотите идти на пробежку? Наденьте кроссовки и выйдете на улицу. Боитесь телефонного разговора?
Просто наберите нужный номер. Обычно первый шаг сам по себе не вызывает негативных эмоций.
Поэтому нам достаточно просто сделать этот шаг, не думая при этом о том, что будет дальше.

16.

16