Похожие презентации:
Нормы делового этикета при составлении деловых писем
1. Нормы делового этикета при составлении деловых писем
2. Основные понятия
• ЭТИКЕТ - это принятые в обществестандарты поведения, которые
помогают современному человеку
произвести на окружающих
приятное впечатление. Знание
основ этикета позволяет нам по
некоторым поступкам людей
определять практически
безошибочно степень их
воспитанности, зрелости и
социального положения в обществе.
2
3. Основные понятия
• ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ —совокупность правил и норм,
общепринятых в деловой сфере
и международном
экономическом сотрудничестве,
которые регламентируют
нормы делового общения
(порядок встреч и проводов
делегаций, подписи
документов, деловой переписки
, проведения мероприятий).
3
4. Основные понятия
• ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА – неотъемлемаячасть образа компании и делового
человека. Установление контакта,
поддержание связей, обсуждение
деловых вопросов в письменной форме
иногда предпочтительно, а часто и
просто необходимо, поэтому образ,
создаваемый в деловой переписке,
должен полностью соответствовать
тому внешнему имиджу, который
формируется живым общением. При
этом в деловой переписке соблюдение
правил и требований обязательно не
только в общих принципах, но и в
мелочах и деталях.
4
5. Этика деловой переписки
Деловое письмо (электронное иобычное) должно отвечать
определенным нормам. В первую
очередь, быть написано на бланке
компании (или с соответствующей
шапкой в начале, где указано
название компании, логотип, данные
отправителя и контакты для связи).
Далее - соответствовать
определенному типу.
5
6.
• Деловые письма подразделяются наследующие виды:
• письмо-просьба: вы просите о чем-либо
партнера, клиента или другую
организацию;
• письмо-сообщение: несет
информационную нагрузку, на него не
обязательно отвечать - достаточно принять
к сведению;
• сопроводительное письмо: как правило,
объяснение или дополнение к другим
документам;
• письмо-напоминание о несовершенных и
ожидаемых действиях;
• письмо-приглашение - на встречу,
конференцию или любое мероприятие;
• письмо-благодарность.
6
7. Язык деловой переписки.
Нормой этикета деловой переписки считаетсяопределенный стиль языка изложения, который
отличается:
• -Смысловой точностью.
• Осмысленное содержание деловых писем
обеспечивает их практическую и даже
юридическую ценность. Поэтому важно правильно
подбирать слова, чтобы адресат смог понять
отправителя. Слова с двояким толкованием лучше
не включать текст.
• -Нейтральностью тона.
• Важно логически излагать информацию.
Эмоциональное очертание фактов в деловой
переписке неуместна. Важно в процессе переписки
обеспечить объективность излагаемых
фактов,выстроить их в четкой логической
последовательности.
7
8. Язык деловой переписки.
• -Частой повторяемостью.• Данный вариант изъяснения позволяет
выражаться более конкретно. Так
исключается разное понимание текста
письма.
• -Отбором фактического материала.
• Данные, факты в деловом письме
должны быть тщательно
проверенными. Факты следует
тщательно отбирать, указывать только
те, которые имеют отношение к
конкретному делу.
8
9. Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
реквизиты получателя и отправителя;
• дата документа и исходящий номер (письмо-запрос
может быть письмом-ответом, в таком случае
необходимо также указать номер и дату документа, на
который отвечают);
• заголовок (должен отражать суть вопроса);
• обращение;
• цель письма;
• суть вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т.п.);
• выражение надежды на сотрудничество;
• благодарность;
• подпись отправителя (должность, ФИО, подпись).
Письмо-запрос обычно подписывает руководитель
организации либо
уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется
на фирменном
бланке организации
9
10. Нормы деловой переписки
Правила и нормы деловой переписки электроннымспособом точно такие же, какими оперирует деловое
сообщество в любом своём взаимодействии - это и
телефонные разговоры, и ведение переговоров и
тому подобное. Есть несколько отличительных
особенностей, которые поставили электронную
переписку в один ряд с давно сложившимися
способами делового общения, и прежде всего - это
веление времени. Принципы, однако, остаются теми
же и ничуть не зависят от того, каким способом
ведётся деловая переписка - письмо это электронное
или на бумаге. 1. Оппоненты должны взаимно
уважать как личность, так и деловую позицию друг
друга. 2. Оппоненты всегда внимательно относятся к
деловым интересам друг друга. 3. Всегда соблюдается
конфиденциальность. 4. Обмен информацией должен
сопровождаться пунктуальностью.
10
11. Итак, зачем нужно знать правила делового этикета?
Репутация делового человека икомпании складывается не только из
работоспособности и результативности
бизнеса, но и из мелочей и нюансов
любого этапа ведения деловых
переговоров.
Соблюдение принципов деловой
переписки требуется от каждого
представителя компании: начиная от
незначительного клерка, заканчивая
специалистом по связям с
общественностью и руководителем
компании
11