Номенклатура дел организации. (Тема 1)

1.

Тема
Номенклатура
дел

2.

В течение деятельности предприятия
создается большое количество документов
Накопление и хранение информации, в
которой может возникнуть необходимость
Для облегчения поиска информации
документы группируют в дела
ДЕЛО – совокупность документов,
относящихся к одному вопросу (участку
деятельности) и помещенные в одну обложку.

3.

Классификация документов
Производится для правильного
формирования дел, обеспечивающего
оперативный поиск документов.
Классификация документов закрепляется в
НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ –
систематизированный перечень
наименований дел с указанием сроков
хранения и индексов дел,
оформленный в установленном
порядке.

4.

Значение номенклатуры дел
1. Является классификатором и служит для
систематизации документов.
Т.е. служит для распределения и
группировки исполненных документов в
дела.
2. Обеспечивает быстрый поиск документов.
3. Используется при регистрации для
присвоения регистрационных индексов.
Т.к. Служит для закрепления
индексов дел.

5.

Значение номенклатуры дел
4. Устанавливает сроки хранения дел
(облегчает проведение экспертизы ценности
документов).
5. Является учетным документом при сдаче в
архив учреждения дела с кратковременным
сроком хранения.
6. Является основой для составления описи
дел на дела постоянного и долговременного
срока хранения.
7. Имеет справочное значение - служит при
изучении структуры учреждения.

6.

Виды номенклатуры дел
ТИПОВАЯ
Составляется для однородных по характеру
деятельности и структуре организаций.
Устанавливает типовой состав дел с единой
системой индексации.
Является нормативным документом
ПРИМЕРНАЯ
Устанавливает примерный состав дел для
организаций однородных по функциям, но
разных по структуре.
Носит рекомендательный характер.
ИНДИВИДУАЛЬНАЯ

7.

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ
или
КОНКРЕТНАЯ
Отражает документы конкретного
предприятия.
Составляется в каждой
организации

8.

Требования к НД
Составлению предшествует процесс
изучения состава, содержания и количества
документов.
При составлении используют нормативноправовые и справочно-методические
документы.
В НД включаются все документы,
отражающие все направления
деятельности предприятия
КРОМЕ печатных изданий и
научно-технической документации.

9.

Требования к НД
В НД включаются дела временно созданных
органов и дела общественных организаций
Каждое дело имеет строго определенный
индекс.
Следует сохранять одинаковые порядковые
номера для однородных дел в пределах
структурного подразделения.
По окончании календарного года в конце НД
делается итоговая (конечная) запись о
количестве заведенных дел (томов)

10.

Требования к НД
Составляет НД ответственный за работу с
документами ЕЖЕГОДНО.
Вводится в действие с января.
Проходит внутреннее и внешнее
согласование:
•при первоначальном составлении;
•при существенных изменениях в составе
дел;
• не реже 1 раза в пять лет.
Утверждается руководителем.

11.

Источники составления НД
Перед составлением изучаются:
Уставы, положения структурных
подразделений, должностные инструкции.
Штатное расписание (определяется
структура НД.
Планы работы.
Регистрационные формы для определения
состава документов.
Перечни дел с указанием сроков
хранения.

12.

Перед составлением изучаются:
Правило работы архивов организаций
Правила по делопроизводству в ФОИВ
Составление НД
Каждое структурное подразделение
составляет свою НД.
Сводная НД составляется службой ДОУ
на основании НД структурных
подразделений.

13.

Схема построения номенклатуры дел
СТРУКТУРНАЯ
Устойчивая
организационная
структура
Разделы НД –
отделы
предприятия
ПРОИЗВОДСТВЕННООТРАСЛЕВАЯ
Бесструктурные
организации.
Разделы –
направления
деятельности или
исполнители

14.

Схема построения НД
Разделы НД систематизируются в соответствии
со ШТАТНЫМ РАСПИСАНИЕМ
(отделы располагаются по степени значимости)
Внутри раздела дела систематизируются по
степени важности документа.
Дела состоящие из документов одной
разновидности помещают рядом.
Личные дела вносят в НД под общим
заголовком и одним индексом.
Переходящие дела вносят в НД следующего года
под одним и тем же индексом.

15.

Порядок заполнения форм НД
1 графа – индекс дела. 01-01 Состоит из
номера раздела и номера дела этого раздела.
2 графа – заголовок дела.
Каждому индексу свой заголовок.
В конце каждого раздела рекомендуется
оставлять 2-3 свободных индекса
3 графа – количество единиц хранения.
Заполняется по окончании
делопроизводственного года

16.

Порядок заполнения форм НД
4 графа – срок хранения дела и номер
статей по перечню.
Указывается срок хранения в годах и рядом
номер статей перечня, откуда взят срок.
5 графа – примечание.
Для разных отметок:
«Переходящее»;
«Дело не заводилось»…
Свободные номера в каждом разделе

17.

Закрытое акционерное общество
ЗАО «Горизонталь»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________ № ______________
УТВЕРЖДАЮ
Директор
___________________
С.Н. Вольнов
«___»___________2014 г.
г. Чайковский
На 2015 год
Индек
с дела
1.
01-01
01-02
01-03
Кол-во
Заголовок дела
единиц
хранения
2.
3.
01. Управление
Положение об оплате труда
Штатное расписание
Приказы директора по основной
деятельности
Срок хранения
4.
Пост., ст. 411 а
Пост., ст. 71
Пост., ст. 19 а
01-04
01-05
Начальник канцелярии
02. Канцелярия
СОГЛАСОВАНО
Председатель ЭК
00.00.0000
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК городского архива
от 00.00.0000 № 000
Ю.И. Пузико
С.А. Семенова
Примечание
5.

18.

ЗАО «ВЕРТИКАЛЬ»
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категориях и количестве дел заведенных в 2015 году
По срокам хранения
Всего
В том числе
переходящих
С отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного
(свыше 10 лет)
Временного
(до 10 лет включительно)
Итого
Начальник канцелярии
00.00.0000
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Должность
00.00.0000
Ю.И. Пузико
С.А. Семенова

19.

Только хорошо
составленная
Номенклатура дел
может обеспечить
правильное хранение и
оперативный поиск
документов.