Порядок передачи документов на архивное хранение. Тема 3.2. Часть 1

1.

Спичак Александра Владимировна, к.и.н.
Часть 1

2.

1. Формы приема документов в государственные,
муниципальные архивы
2. Включение организаций в списки источников
комплектования государственных,
муниципальных архивов
3. Организация комплектования
4. Передача на хранение документов при
реорганизации или ликвидации организации

3.

Форма приема
- состав документов, поступающих в
государственный/муниципальный архив от
организаций — источников комплектования
полный прием
выборочный прием
групповой
- полный комплекс
документов постоянного
срока хранения от
отдельных организаций из
группы однородных
организаций одной системы
решает
государственный/
муниципальный
архив
повидовой
- не полные комплексы
документов, а только
отдельные
виды документов
постоянного срока
хранения

4.

архив определяет организации —
источники комплектования
источников комплектования
списки по установленной форме
источников комплектования
научно-техническими
документами
решение архива доводится до
сведения руководителя
организации письменно с
приложением выписки из
протокола ЭПК или Центральной
экспертно-проверочной комиссии
(ЦЭПК)
источников комплектования
аудио-визуальными
документами
по «статусу» могут быть
отнесены к источникам
комплектования, но до
настоящего времени не
заключили договор с архивом
Исключаются из
списка в случае
ликвидации,
реорганизации без
передачи
документов
правопреемнику,
расторжения
договора
негосударственной
организацией и др.

5.

Документы
постоянного
срока
хранения
Сроки в ст.
22 ФЗ №
125-ФЗ от
22.20.2004
утверждена ЭПК архива на
временном
хранении в
организации
Временное хранение документов
Архивного фонда РФ — хранение
документов Архивного фонда РФ до
их передачи на постоянное хранение

6.

Можно продлить
• мотивированная
просьба на заседание
ЭПК архивного
учреждения
(оформляется
договором)
Не распространяются на
документы
негосударственных
организаций
• оговариваются в
договоре

7.

на заседании ЭПК архива утверждается
опись дел постоянного хранения,
которые должны быть переданы в архив
(этот экземпляр описи остается у них);
в архив организации выезжает
сотрудник архива для проверки
состояния и оформления дел и т. д.;
в соответствии с описями, поединично
передаются дела на постоянное
хранение.
основной документ акт приема-передачи
документов на
хранение
два экземпляра описи (в
дополнение к экземпляру,
оставшемуся в архиве
после утверждения описи
на ЭПК) с отметкой о
передаче
Передача
документов
(ежегодно или
один раз в 3–5
лет)
один экземпляр
описи остается в
архиве организации
передается один экземпляр
описи дел по личному
составу, согласованной с
ЭПК, а также по одному
экземпляру каждой описи в
электронном виде в качестве
рабочего экземпляра

8.

ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации»
ФЗ от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности
(банкротстве)»
ФЗ от 02.12.1990 № 395-I «О банках и банковской
деятельности».
Письмо от 11.12.2014 № 2/2342-А Федерального
архивного агентства [О передаче архивных документов
на хранение в государственные и муниципальные
архивы]

9.

Договор
на срок
Гос. органы,
реорганигос. и мун.
зация
орг-и
Органы
местного
самоуправле
ния
Изменение
структуры
Правоприем
ники
Органы
местного
самоуправ
ления
Гос. и
мун.
орг-и
Изменение
форм
собственнос
ти
Право
прием
ники
Гос./м
ун.
хране
ние
Росархив / орган исп.
Учредители + власти субъекта
(для гос. и мун. орг-ций)
Органи
зации

10.

органи
зация
включены в
состав АФ
РФ
уровень
субъекта РФ
документы
по личному
составу
сеть
специализирован
ных архивов
кадровой
документации
архив
сроки
временного
хранения
которых не
истекли
архив
муниципальный
уровень

11.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ