Систематизация и хранение документов. Тема 7

1.

2.

Тема 7. Систематизация и хранение документов
1.Составление номенклатуры дел
2.Формирование и оформление дел
3.Подготовка и передача документов на архивное хранение
Наличие номенклатуры дел обязательно для любого
юридического лица, т. е. учреждения, организации,
предприятия.
Номенклатура дел- это систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в организации, с
указанием сроков их хранения.
В свою очередь, делом называется совокупность
документов или документ, относящийся к одному вопросу
или участку деятельности, помещенных в отдельную
папку.
Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» (с 1 марта 2014 г. введен в действие ГОСТ Р
7.0.8-2013).

3.

4.

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального
распределения документов и формирования дел, и, в конечном
счете – для обеспечения эффективного поиска документов в
процессе повседневной работы с ними.
• Различают сводную номенклатуру дел организации и
номенклатуру дел структурных подразделений.
• Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел
структурных подразделений.
В целях унификации группировки документов для
предприятий определенной категории существуют
примерные и типовые номенклатуры дел. Они
являются методическими пособиями, другими словами,
основываясь на них, организация может составить
номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Порядок утверждения
номенклатуры
Утверждение НДО состоит из нескольких этапов.
Составленный документ должен быть:
• завизирован лицом, ответственным за
ведение архива в организации;
• подписан начальником службы, курирующей
ведение делопроизводства;
• согласован с экспертно-проверочной
комиссией (ЭПК) соответствующего архива и
экспертной комиссией самой организации,
если дела будут передаваться в госархив.

11.

В небольших
организациях, у
которых нет
структурного деления,
составляется одна
номенклатура. Как
правило, ее составляет
секретарь-референт.
Сводную
номенклатуру
большой организации
составляет
делопроизводственная
служба.

12.

Где взять образец номенклатуры
дел?
• Каждое предприятие может сформировать
индивидуальную НДО, разработав ее совершенно
самостоятельно или взяв за основу примерную.
• В последнем случае структура исходного документа
может меняться путем исключения/дополнения
разделов, создания подразделов и иных манипуляций.
• Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную
НДО ПОЛЬЗУЮТСЯ методическими рекомендациями
(примерная номенклатура).

13.

14.

"Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены
решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
3.4.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в
делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного
(до 10 лет включительно) хранения.
• Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована
при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
3.4.4. Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная
номенклатуры дел конкретной организации.
• Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в
делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
• Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в
делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их
индексов, и носит рекомендательный характер. Используется там, где состав
документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается.
3.4.5. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления
индивидуальной номенклатуры дел.
• В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел
переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести
в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.
• Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой

15.

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Применение примерной номенклатуры дел будет
способствовать унификации заводимых дел и
сроков их хранения, правильному и
единообразному формированию дел в вузах,
облегчит отбор документов вузов на
госхранение.
Примерная номенклатура дел вуза разработана
Управлением делами Министерства общего и
профессионального образования Российской
Федерации на основе изучения состава и
содержания документации вузов, образующейся
при документировании их деятельности.

16.

Если организация
сдает документы на
государственное
хранение,
требуется
согласование
номенклатуры дел
с Экспертнопроверочной
комиссией (ЭПК)
государственного
архива.

17.

18.

Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки
для всех документов, образующихся в деятельности организации.
Номенклатура дел организации печатается в нескольких
экземплярах:
• Первых экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии
• Второй используется в качестве рабочего экземпляра,
• Третий находится у лица, ответственного за архив в качестве
учетного документа,
• Четвертый – в государственном архиве, в который передаются
документы данной организации.

19.

• О фактическом наличии заведенных за год
дел сообщается архиву организации.
Сводная номенклатура дел организации
пересматривается не реже, чем раз в 5 лет.
В конце каждого года она уточняется
руководителем организации и вводится в
действие с 1 января нового календарного
года.

20.

Приказы руководителя по основной деятельности
группируются отдельно от приказов по личному составу
л/с(документы с разными сроками хранения):
- «Приказы генерального директора ОАО «Буммаш» по
основной деятельности» - Пост., Ст.6а;
- «Приказы генерального директора ОАО «Буммаш» по
личному составу» - 75 лет., Ст. 6б. 3.
Необходимо иметь в виду, что приказы руководителя по л\с
группируются в дела в соответствии с установленными
сроками их хранения: - прием на работу, увольнение - 75 лет;
- командировки и отпуска – 5 лет (с вредными условиями
труда-75лет);
- отдельно формируются приказы по административнохозяйственной деятельности- 5 лет.
- Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные
списки и т.д. группируются отдельно от их проектов (планы
- постоянно, проекты-5 лет).

21.

Аутсорсинг архивных услуг
• Сегодня
на
рынке
архивных
услуг
большой
популярностью
пользуется
сервис
внеофисного
хранения документов. При пользовании сервисом
функции хранения бухгалтерских и иных документов
передаются в руки профессиональной архивной
компании.
• Профессиональные
архивохранилища
оснащены
современным оборудованием и выполняют все
требования законодательства, предъявляемые к
архивам. В этом их главное отличие от собственных
архивов организаций, которые, как правило (особенно в
небольших
организациях)
находятся
в
весьма
запущенном состоянии, поскольку на них не хватает ни
средств, ни времени сотрудников.

22.

2.Формирование и оформление дел
Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Одним из основных руководящих документов является федеральный закон от
22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»посл.ред.08.12.2020г.
Помимо этого текущая работа ведется на основании
"Основные Правила работы архивов организаций" (одобрены решением
Коллегии Росархива от 06.02.2002)
3.5. Порядок формирования дел в организации
• 3.5.1.В дело помещаются документы, которые по своему содержанию
соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела
черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо
ценных), а также документы, подлежащие возврату.
3.5.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении
делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и
службой ДОУ организации.
• Формирование дел ведется под непосредственным методическим
руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего
государственного архива.

23.

Формирование дел должно осуществляться
централизованно по месту регистрации
документов

24.

Работа по формированию дел состоит из
следующих операций:
• распределение и раскладка исполненных документов в
дела;
• расположение документов внутри дел в определенной
последовательности;
• оформление обложек дел.
Каждое дело комплектуется из документов по одному
вопросу, имеющих один срок хранения.
В дело помещают только исполненные документы
(подлинники или заверенные копии).
Документы постоянного или временного сроков хранения
группируются в дела раздельно.

25.

Документы в деле располагают в
определенном порядке:
• сначала помещают основной документ и относящиеся к
нему приложения,
• а затем в хронологическом порядке идут документы,
возникающие по мере решения вопроса.
Приложения к документам независимо от даты их
утверждения или составления присоединяются к
документам, к которым они относятся.
Переписка группируется в пределах календарного года и
располагается в хронологическом порядке.

26.

27.

Приказы по личному составу комплектуются в
дела в соответствии со сроками их хранения
• Приказы (распоряжения) о приеме на работу,
переводе на другую должность, поощрении,
длительных командировках, изменении
фамилии группируются в одно дело.
• Приказы о предоставлении отпуска, взысканиях,
краткосрочных командировках – в другое дело.
Раздельное формирование дел объясняется
разностью в сроках хранения: срок хранения
документов первой группы 75 лет, второй – 5.

28.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть
оформлен в соответствии с требованиями государственных
стандартов и других нормативных актов
• Неправильно оформленные документы возвращаются
исполнителю для доработки!
• Дело должно содержать не более 250 листов, при общей
толщине не более 40 мм.
Оформление дел – это подготовка дел к хранению в
соответствии с установленными правилами.
• Оформление дел начинается с момента заведения их в
организации и заканчивается в процессе подготовки к
передаче в архив по окончании календарного года, в котором
они были заведены.
• Оформление конкретного дела включает комплекс работ по
брошюровке документов, нумерации листов, составлению
заверительной надписи, составлению (в ряде случаев)
внутренней описи документов, уточнению на обложке дела
названия организации, делопроизводственного индекса,
заголовка дела и т.д.

29.

30.

Оформление дел проводится работниками службы документационного
обеспечения организации и структурных подразделений.
Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются.
В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись.
Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а
вкладывают в папки или коробки.

31.

Для дел,
сформированных по
видам и
разновидностям
документов, заголовки
которых не полностью
раскрывают их
содержание,
рекомендуется
составлять внутреннюю
опись документов.
Внутреннюю опись
помещают в начале
дела

32.

Обложки дел оформляют в соответствии с
требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке
следует писать четко, тушью.

33.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с
документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись
составляется надела по личному составу организации.

34.

35.

Каждое дело вносится в опись под
самостоятельным порядковым номером
• Описи утверждает руководитель организации.
Перед утверждением описи должны получить
одобрение ЭК организации. Если документы
передаются в госархив, то описи по таким делам
согласованы (утверждены) ЭПК архивной
организации.
• Если отдельные дела необходимо оставить или
выдать для текущей работы, архив организации
оформляет выдачу этих дел во временное
пользование. Сотрудник архива, принимая дела,
тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет
правильность формирования и оформления дела.

36.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные
карточки на сдаваемые документы для пополнения ими
справочного аппарата архива.
До передачи в государственные архивы
документы, подлежащие государственному
хранению, хранятся в архивах организаций и
предприятий в течение сроков, установленных
Главархивом России.
По истечении установленных сроков документы,
подлежащие государственному хранению,
передаются по акту их архивов организаций и
предприятий в государственные архивы.

37.

Какие документы из организаций
передаются в государственный архив?
Кроме общепринятых документов по
личному составу,
на государственное хранение передаются
учредительные и
ликвидационные документы (или их копии
в случае, когда
подлинные документы передаются на
постоянное государственное хранение в
составе управленческой документации),
историческая справка организации.

38.

Методическое руководство и контроль за правильным
формированием дел в структурных подразделениях осуществляют
заведующий канцелярией и заведующий архивом.
• Документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной
номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где
устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную
сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой
цели рабочих помещениях запрещается.
• Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с
внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках
обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой.
Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.
• Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только
уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их
непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под
роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием
документа, но не более чем на один рабочий день.

39.

40.

41.

42.

43.

44.

3.Подготовка и передача документов на архивное
хранение
• Подготовка исполненных документов к последующему
хранению является завершающим этапом процесса
делопроизводства.
• Основная цель хранения документов- это создание
условий для их использования в справочной работе
учреждений и пополнение Государственного архивного
фонда РФ.
• Подготовка исполненных документов к хранению
включает:
– экспертизу ценности документов;
– оформление документов, сдаваемых в архив;
– составление описи документов постоянного и
долговременного хранения;
– обеспечение сохранности дел;
– передачу дел в архив.

45.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на
государственное хранение или установление сроков их хранения.
Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы,
возложена на государственные и муниципальные организации.
• Однако некоторые негосударственные предприятия, с
которыми заключены соответствующие соглашения, также
должны это делать. Это, так называемые источники
комплектования архивов. Перечни таких предприятий
определяются в соответствии с законодательством.
• Для организации и проведения экспертизы ценности
документов и отбора их для передачи на государственное
хранение, а также для контроля и оказания методической
помощи в проведении экспертизы в министерствах и
ведомствах создаются постоянно действующие
центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных
организациях создаются постоянно действующие
экспертные комиссии (ЭК).

46.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют
правильность проведенного отбора документов на хранение и
уничтожение путем просмотра описей актов и других документов.
• Экспертная комиссия работает в контакте с экспертнопроверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения,
которая утверждает решения ЭК. Негосударственные
организации самостоятельно принимают решения по
экспертизе ценности документов. Результатом работы
ЭК является распределение документов на четыре
группы по различным срокам хранения:
постоянного хранения;
временного хранения (свыше 10 лет);
временного хранения (до 10 лет);
подлежащие уничтожению в связи с истечением срока
хранения.

47.

Дела постоянного и временного хранения (свыше
10 лет), как правило, находятся в архиве
организации.
• Однако если документы имеют, скажем, историческую
или научную ценность, то предприятие передает их в
государственный или муниципальный архив. Конечно
же, при условии, что с ними заключено
соответствующее соглашение. Передача их
осуществляется по описям.
• Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся
централизованно в организации, а по истечении срока
хранения уничтожаются.
Уничтожение документов и дел оформляется актом.

48.

• Уничтожение дел с истекшим сроком хранения,
имеющих грифы «Секретно», «Для служебного
пользования», «Конфиденциально», производится
в соответствии со специальными инструкциями.
Все дела, отобранные на архивное хранение,
оформляются следующим образом:
• документы в деле переформировывают и
располагают в хронологическом порядке;
• нумеруют листы дела в правом верхнем углу;
• в конце дела подшивают заверительный лист, в
котором указывают количество листов в деле;
• на наиболее важные документы составляют
внутренние описи дел и подшивают их в начале
дела;
• переплетают дело;
• на обложке дела дополнительно указывают
количество листов, срок хранения дела. Уточняют
заголовок и крайние даты дела.

49.

50.

51.

52.

53.

Лекция 8. Организация службы
документационного обеспечения
1.Цели и задачи службы ДОУ
2.Функции службы ДОУ
3. Положение о службе ДОУ

54.

Документационное обеспечение управление выполняет
специальная служба, действующая на правах самостоятельного
структурного подразделения. Это может быть: управление
делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
• Основной целью службы ДОУ является
• организация,
• руководство,
• координация,
• контроль и реализация работ по
документационному обеспечению
управления.

55.

56.

Исходя из целей, служба ДОУ
решает следующие задачи:
• 1 совершенствование форм и методов работы с документами;
• 2 обеспечение единого порядка документирования, организации работы с
документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и
подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с
действующими нормами;
• 3 контроль исполнения и подготовки документов к передаче в
государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
• 4 сокращение документооборота, количества форм документов;
• 5 разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения в организации и
подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную
систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения
управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

57.

2.Функции службы документационного
обеспечения управления организации:
• Функции службы документационного обеспечения управления
организации:
• 1 Организационно-методические. Разработка нормативных и
методических документов по делопроизводству (инструкции по
документационному обеспечению, номенклатуры дел и др.); разработка
нормативных документов, регламентирующих деятельность службы
документационного обеспечения управления (положения о службе,
должностных инструкций работников); организация повышения
квалификации работников службы документационного обеспечения
управления и др.
• 2 Технологические. Прием и первичная обработка документов;
Предварительное рассмотрение документов; Регистрация документов
(поступающих, отправляемых, внутренних)организация рассмотрения
документов и передача их исполнителям; отправка документов;
Изготовление документов; копирование и тиражирование документов;
Формирование дел; подготовка дел к передачи в архив и др.
• 3 Конструкторские. Разработка бланков документов; разработка
унифицированных форм документов; совершенствование форм и
методов работы с документами и др.

58.

59.

4 Информационно-аналитические.
• подготовка проектов служебных писем,
распорядительных и др. документов;
• участие в согласовании документов;
• анализ и обобщение данных о результатах контроля
исполнения документов;
• подготовка сводок (отчетов) об объемах
документооборота;
• поиск документов в архиве организации по
заданию руководства и др.
• 5 Контрольные. Контроль за организацией работы с
документами в структурных подразделениях и
подведомственных организациях, в т. ч. в филиалах,
отделениях, представительствах; контроль за
соблюдением норм и правил в работе с
документами; контроль за обеспечением
сохранности документов и дел и др.

60.

61.

62.

3.Положение о службе ДОУ
• В соответствии со сложившейся практикой текст положения о
структурном подразделении содержит следующие разделы:
• 1. Общие положения;
• 2. Задачи;
• 3. Функции;
• 4. Права и ответственность;
• 5. Руководство;
• 6. Взаимоотношения.
• В разделе «Общие положения» указывают: − точное наименование
структурного подразделения, его место в структуре организации,
степень самостоятельности; − наименование должности
руководителя, порядок назначения и освобождения от должности,
требования к квалификации и стажу работы; − перечень основных
правовых, нормативных, нормативно- методических и
распорядительных документов, которыми подразделение
руководствуется в своей работе; − если служба ДОУ имеет свою
печать, дается ее описание, условия хранения и использования.

63.

• Раздел «Задачи» формулирует основные задачи службы ДОУ и
самые общие направления деятельности.
• Раздел «Функции» является основным и включает детальное
описание всех функций, выполняемых службой ДОУ. При
написании раздела можно воспользоваться Примерным
положением о службе ДОУ, приведенном в ГСДОУ.
Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:
• • документирование управленческой деятельности,
• • работа с документами,
• • организационные виды работ.
К первой группе можно отнести:
• • разработку и ведение табеля форм документов учреждения и
альбома унифицированных форм документов;
• • разработку бланков документов: для письма, общего бланка,
бланков отдельных видов документов; • составление
документов по поручению руководства;
• • оформление документов, их согласование, печатание,
тиражирование;
• • документирование работы совещаний;
• • контроль за оформлением документов, представляемых на
подпись руководству

64.

• Вторую группу функций лучше расположить в порядке
выполнения делопроизводственных операций. Сюда входит:
• отправка и прием документов по почте, телеграфу, телетайпу,
факсу, электронной почте, от курьера и первичная
(экспедиционная) обработка документов;
• регистрация документов;
• предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка
документов к докладу руководству;
• контроль за прохождением документов в учреждении;
• контроль за сроками исполнения документов;
• разработка и ведение информационно-поисковых систем
(картотек, компьютерных баз данных);
• подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка
хранения документов в организации;
• формирование дел;
• подготовка дел для сдачи в архив и организация его работы;
• организация работы с письмами и обращениями граждан.

65.

К третьей группе можно отнести:
• организация и обслуживание совещаний;
• организация приема посетителей;
• организация телефонных переговоров;
• методическое руководство постановкой
делопроизводства в структурных подразделениях;
• совершенствование делопроизводства,
• организация повышения квалификации работников
учреждения в сфере работы с документами и др.

66.

• В настоящее время в большинстве организаций происходит трансформация
службы делопроизводства в службу управления документацией, поэтому
появляются новые функции у службы: − внедрение автоматизированных
технологий и контроль за их применением, − проверка качества
документационного обеспечения, − планирование информационных
потребностей, − нормирование труда, − управление кадрами самой
делопроизводственной службы.
• Раздел «Права и ответственность» содержит перечисление прав, которые
закрепляются за службой в целом для того, чтобы она могла реализовать
возложенные на нее задачи и функции.
• Наиболее типичными правами является:
• 1. Запрашивать и получать от структурных подразделений информацию,
необходимую для выполнения возложенных функций.
• 2. Требовать от руководства создания условий, необходимых для выполнения
своих функций.
• 3. Проверять организацию работы с документами в структурных
подразделениях и требовать от исполнителей доработки документов в случае
нарушения правил составления.
• 4. Направлять своих представителей на совещания руководства или другие
мероприятия.
• 5. Не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие
документы, оформленные с нарушением.

67.

• При формулировке ответственности службы ДОУ в этот
раздел достаточно включить довольно условные пункты
об ответственности, которые можно отнести к любому
структурному подразделению:
• • за несвоевременное и некачественное выполнение
возложенных на службу функций.
• • за нарушение действующего законодательства.
• Ответственность за деятельность структурного
подразделения несут должностные лица, поэтому
ответственность работников службы ДОУ за должностные
нарушения определяется должностными инструкциями.
• В Положении о службе может быть раздел
«Руководство», в котором фактически отражается
должностная инструкция руководителя службы. В нем
указывается, что он назначается и увольняется
руководителем организации, которому непосредственно
подчиняется, его обязанности, права.

68.

• Например, руководитель:
• • распределяет обязанности между работниками службы
делопроизводства;
• принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере
деятельности службы делопроизводства;
• подписывает и визирует документы в пределах своей
компетенции; докладывает руководителю о поступивших
документах;
• представляет документы на подпись руководителю;
• докладывает и представляет посетителей и т.д.
• Раздел «Взаимоотношения» делится на пункты в соответствии
с группами организаций, подразделений, должностных лиц, с
которыми эти взаимоотношения осуществляются. Начинается
он с внутренних взаимоотношений. И первый пункт этого
раздела отражает взаимоотношения с руководством
организации. Взаимоотношения заключаются в представлении
и в получении документов и информации. Соответственно
каждый пункт делится на подпункты: представляет/получает с
перечислением документов.