Система ОРД. Служебные письма. Лекция 3

1.

ФГБОУ «Омский автотранспортный колледж»
СИСТЕМА ОРД.
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА
Лекция
Разработал: преподаватель ОАТК Федулова С.В.

2.

Деловая корреспонденция
почтовая и электронная
Деловое (служебное) письмо – вид
официального документа, направляемого от
имени организации в адрес другой организации
или частному лицу и наоборот
Не более 1 стр.
запросы, уведомления, соглашения,
напоминания, требования, просьбы,
рекомендации и т.д

3.

Общие требования к переписке:
на специальных бланках – бланках для писем – и
подписываются руководителем организации или
его заместителя в рамках предоставленной им
компетенции
текст должен излагаться грамотно, официальноделовым языком, обладать достаточной
аргументацией, точностью. Полнотой и ясностью
характеристик, краткостью и последовательностью
изложения; текст письма не должен допускать
различного толкования
события и факты в необходимых случаях должны
иметь разъясняющие и дополняющие материалы

4.

Общие требования к оформлению:
На бланке указываются
полное и сокращённое название
организации-отправителя, её почтовый и телеграфный адрес,
номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или
телеграммы, которые послужили поводом для переписки. Бланки
могут быть как с угловым, так и с продольным расположением
реквизитов

5.

Унификация
процесса
оформления
служебного письма позволяет:
организовать централизованное изготовление
бланков для писем
уменьшить стоимость машинописных работ;
сократить трудозатраты на составление и
оформление писем
облегчить визуальный поиск необходимой
информации
расширить возможности применения
вычислительной и организационной техники при
обработке писем

6.

Состав реквизитов, рекомендуемый
на служебных письмах:
1) Государственный герб РФ (на бланках только государственных
учреждений).
2) код организации по ОКПО, если он есть (для внутренней российской
переписки)
3) наименование организации (полное или сокращённое)
4) справочные данные об организации
5) дата документа
6) регистрационный номер документа
7) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при
письмах-ответах)
8) адресат
9) заголовок к тексту
10) текст
11) подпись
12) фамилия (или ФИО) и телефон исполнителя

7.

Классификация служебных писем:
по инициативности: инициативные (письмапросьбы,
письма-напоминания,
письмаприглашения,
информационные
письма,
письма-предложения) и ответные (письмаответы
(отказы),
письма-разрешения,
письма-подтверждения)
по
виду
деятельности:
коммерческие
деловые
и

8.

Пример письма-просьбы
Наименование организации
Почтовый адрес
Телефон. Расчётный счёт
от____________ № _______
на № __________ от______
Директору________________
Наименование организации
_______________________
Инициалы, фамилия
О заключении договора
Организация в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных
изделий для предприятий и организаций ………………………. На сумму около ………… руб.
В настоящее время организация не обеспечена сырьём и вынуждена прекратить поставки
продукции для …………. В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим
найти возможность для заключения договора из …………. Процентного фонда о
выделении организации …………… тонн сырья.
Директор
Фамилия исполнителя, номер телефона
Подпись
Инициалы, фамилия

9.

Пример письма-напоминание
Директору фирмы____________
____________________________
Письмом от 12.02.2000 № 207 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением
производственной мощности арендного предприятия МЖК «Электрон» мы имеем
возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 2000 г. кирпича
на сумму до ………… рублей сверх ранее утверждённой поставки продукции.
Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение
дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок
указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.
Должность
Подпись
Инициалы, фамилия

10.

Пример письма-приглашения:

11.

Языковая формула
это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее
вид, характер той или иной управленческой,
производственной или просто профессиональной
функции
Если автор — юридическое лицо, то действия передаются:
— от третьего лица единственного числа. Например: «ОАО «Прогресс»
не возражает...», «Кооператив «Поиск» гарантирует...», «Совместное
российско-aнглийское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает…»;
— от третьего лица множественного числа. Например: «Дирекция и
профсоюзный комитет ОАО «Прогресс» убедительно просят...»;
— от первого лица множественного числа. Например: «Просим...»,
«Сообщаем...», «Подтверждаем...».

12.

Языковая формула
Если автор — физическое лицо, то действия передаются:
— от первого лица единственного числа. Например: «Прошу...»,
«Ставлю Вас в известность…»
«Довожу до Вашего сведения...»;
— от первого лица множественного числа. Например:
«Поздравляем...», «Поддерживаем..», «Одобряем...», «Мы получили
Вашу телеграмму...».
Модели выражений, объясняющих
мотивы
«В порядке оказания технической
помощи...».
«В связи с тяжелым положением...».
«В связи с проведением совместных
работ по...».
«В связи с уточнением плана
совместных действий...».
«Ввиду срочности заказа...».
Просьба
Варианты реализации (Прошу; просим):
«... Вас проверить ход выполнения
заказа...»,
«... выслать более подробную
информацию по данному вопросу»,
«... включить в план изданий...», «...
принять меры...»,
«сообщить данные о
производительности...», «.. направить
нам каталоги...», « подтвердить по
телефону получение...».

13.

Источники:
1.
2.
Делопресс, 2021 © ООО «Бизнес-Арсенал» Электронный ресурс: https://delopress.ru/contacts/
Басаков М.И. Делопроизводство
[Документационное обеспечение управления]:
учебник – Ростов н/Д: Феникс, 2014. – 376 с.