Организация и проведение деловых совещаний

1. Организация и проведение деловых совещаний

2. Наиболее распространенными формами управленческого общения являются:

Деловой разговор;
деловая беседа;
деловое собрание;
деловое совещание;
деловые переговоры.

3. Деловое совещание – это способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее

сложным вопросам,
возникающим на предприятии.

4. Цель проведения делового совещания:

1.
2.
3.
4.
5.
Обмен информацией;
Обмен мнениями;
Анализ ситуации;
Выявление проблем;
Выработка совместных решений.

5. На деловом совещании решаются вопросы:

Развитие и укрепление политики предприятия, и
проведение ее в жизнь;
Интеграция мероприятий всех отделов и служб с
учетом общих целей организации;
Выявление и расчет коллективных результатов;
Коллективное решение проблем с учетом обучающего
эффекта.

6. Деловые совещания классифицируют по следующим основным признакам:

I По назначению
Оперативные;
вырабатывающие и принимающие решения;
разъясняющие и уточняющие;
подводящие итоги;
II По частоте проведения
разовые;
регулярные;
периодические
III По количеству участников
узкий состав (до 5 человек);
расширенные (до 20 человек);
представительные (свыше 20 человек).

7. Деловые совещания классифицируют по следующим основным признакам:

IV По степени стабильности состава участников
с фиксированным составом;
с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания;
комбинированные.
V По принадлежности
общественных организаций;
административные;
научные и научно –технические;
объединенные.

8.

Организация
проведения
деловых совещаний
1 этап Подготовка
2 этап Проведение
Определение
целесообразности
совещания
Продолжительность
совещания
повестка дня и
состав участников
дата и время совещания
место проведения.
установление
регламента
составление протокола
совещаний
3 этап Подведение итогов
и принятие решения
4 этап Контроль за
выполнением решения

9. 1 этап Подготовка к деловому совещанию Определение необходимости проведения совещания

Определить цель;
поставить задачи, которые необходимо решить на
совещании;
проанализировать все альтернативы проведения
совещания.

10. Определение повестки дня

Повестка дня – это, как правило,
письменный документ, получаемый
участниками совещания заранее.

11. При подготовке повестки дня необходимо определить:

тема совещания;
цель совещания;
перечень обсуждаемых вопросов;
время и начала и окончания совещания;
место, где оно будет проходить;
фамилии и должности докладчиков;
время, отведенное на каждый вопрос;
место, где можно ознакомиться с материалами
по каждому вопросу.

12. Основные ошибки, допускаемые при формировании повестки дня:

Отсутствие главной темы совещания;
участникам предварительно не разъяснена
суть обсуждаемой проблемы;
включение в повестку дня вопросов, разных
по объему и содержанию;
отступление от повестки дня и рассмотрение
стихийно побочных тем.

13. Состав участников совещания

14. Дата и время проведения делового совещания

Благоприятным днем проведения делового совещания
выяснили ученые является среда и четверг.
Исходя из теории биоритмов у человека 2 пика
работоспособности 1 пик с 11-12ч, 2 пик между 16-18ч.
Проведение делового совещания лучше приурочить ко
2 пику.

15. Схема размещения участников делового совещания

16. Основные ошибки, допускаемые при определении места проведения совещания:

Много совещаний проводится в кабинете
директора;
в ходе совещания ведутся телефонные
переговоры и даже принимаются посетители;
помещение для совещания не оборудовано
соответствующим образом и плохо освещено

17.

2 этап: Подготовка к проведению делового
совещания
Зависимость состояния участников совещания от его
продолжительности

18. Основные ошибки, допускаемые при определении продолжительности совещания

Не регламентируется продолжительность
совещания;
не соблюдается установленная
продолжительность совещания;
не делаются перерывы;
не ограничивается время на доклады и
выступления;

19. Регламент (от лат- правило)- это порядок ведения заседания, собрания, совещания.

Установление регламента
Регламент (от лат- правило)- это порядок
ведения заседания, собрания, совещания.

20. Протокол совещаний – первичный официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений

Составление протокола совещания
Протокол совещаний – первичный
официальный документ, составленный по
определенной форме и содержащий запись
выступлений участников совещания и
принятые ими решения.

21. Основные позиции протокола совещаний:

Дата, место проведения;
номер протокола;
краткое содержание обсуждаемого вопроса;
присутствовали;
отсутствовали;
повестка дня по пунктам;
тема по пункту повестки дня;
обсудили;
решили;
постановили;
выполнение решения возложено на;
срок исполнения.

22. 3 этап Подведение итогов и принятие решения

Решения могут вырабатываться двумя способами:
Специально избранная комиссия заранее составляет
его проект. Проект зачитывается. Участники вносят
свои коррективы и принимают его по результатам
голосования.
Председатель совещания подводит итоги обсуждения
и формулирует решения.

23. 4 этап Контроль за исполнением решения

На данном этапе определяются лица,
которые будут осуществлять контроль.

24. Рекомендации участнику делового совещания

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Уверены ли Вы, что Ваше участие в данном совещании в целом или в частности
крайне необходимо?
В чем состоит Ваш вклад в успешность проведения совещания?
Совещающиеся должны создать единую рабочую группу
Умение слушать и анализировать на совещании.
На совещании должен говорить один человек, высказывая свою точку зрения по
возможности четко и кратко.
Участникам совещания целесообразно делать в ходе обсуждения заметки.
Участники совещания должны вовлечь в процесс разработки решения и менее
активных членов, чтобы дать всем присутствующим возможность для
самовыражения.
От положительного решения какой-либо рабочей проблемы зависит
удовлетворение запросов и потребностей каждого отдельного работника.
При выработке решения и в ходе анализа проблем ни один участник совещания
не должен пытаться навязать другим мнение, опирающееся на официальную
позицию начальства.
В каждом выступлении должна быть по меньшей мере одна ведущая идея (или
предложение).
Каждый доклад должен завершаться кратким заключением, которое обращает
внимание на главное.
Знайте, что эффективность каждого совещания зависит от действенности
подготовки и уровня проведения совещания.