Служебные совещания

1. Служебные совещания

СЛУЖЕБНЫЕ
СОВЕЩАНИЯ
Презентацию подготовил:
Преподаватель А.С. Емельянова

2. Совещание -

СОВЕЩАНИЕ - пятиминутка,
- летучка,
- оперативка,
- планерка.
Заседание,
посвященное
вопросов, действий, мер.
обсуждению
каких-либо

3.

• В процессе служебных (деловых) совещаний
происходит обмен информацией между
подчиненными и руководителем, принимаются
управленческие решения.

4. Цель совещания

ЦЕЛЬ СОВЕЩАНИЯ
для обмена информацией и решения проблем.

5. Задачи совещания (основные):

ЗАДАЧИ СОВЕЩАНИЯ
(основные):
• разрешить конфликтные ситуации,
• привлечь новые источники знаний и опыта,
• повысить компетентность руководителя,
• избежать непродуманных действий и др.

6. Значение совещаний

ЗНАЧЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ
• На
совещании
развиваются
деловые
качества
участников
(сотрудников) посредством возрастания их компетентности в
процессе взаимного обмена идеями, накапливаются навыки
творческого решения задач.
• Повышается сплоченность в процессе совместной работы, чувство
ответственности за качественное и своевременное выполнение
решений, ощущение заботы о состоянии дел на предприятии,
стремление вложить больше собственных усилий в умножение
производственных
успехов
и
эффективность
построения
производственных процессов.

7. Американская классификация служебных совещаний

АМЕРИКАНСКАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ
СЛУЖЕБНЫХ СОВЕЩАНИЙ
• Диктаторское совещание.
Фактическим правом голоса пользуется только руководитель.
Участники совещания слушают и принимают к сведению полученную
информацию.
Иногда участникам разрешается задавать вопросы.

8.

• Автократическое совещание.
Руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и
выслушивают их ответы.
Каждый участник имеет право высказать свое мнение, но до тех пор
пока не подойдет очередь включаться в диалог, он остается пассивным.
В случае несогласия с мнением руководителя данный участник
совещания поневоле оказывается поставленным в условия спора с
руководителем один на один.
• Сегрегативное совещание.
Руководитель или кто-либо по его поручению делает доклад, потом
проводятся прения.
В прениях участвует лишь один или несколько работников по выбору
руководителя, ведущего совещание. Другим участникам слово не
предоставляется.

9.

• Дискуссионное совещание.
Демократично по структуре и сводится к коллективному обсуждению
возникающих проблем, свободному обмену мнениями и к выработке
общего решения.
Выработка общего решения, принимаемого голосованием, с
последующем утверждением руководителя.
• Свободное совещание.
Без четко сформулированной повестки дня.
Не принимается никаких решений, а участники обмениваются
мнениями, происходит в форме разговора между небольшим числом
его участников.
Возникает произвольно (в машине, во время обеда и т.д.).

10. Российская классификация деловых совещаний

РОССИЙСКАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ
1.По целевой направленности.
• Проблемные совещания. Нахождение наилучшего решения вынесенной на
обсуждение проблемы. Решения формируются в результате дискуссии и
принимаются голосованием.
Каждый участник совещания вправе высказывать и отстаивать свои мысли
с предложениями.
Схема проблемного совещания:
Доклад
Вопросы к
докладчику
Прения
Выработка
решения
• Инструктивные совещания.
Передача распоряжения и необходимых сведений сверху вниз по схеме
управления для их быстрейшего выполнения.

11.

2. По назначению, психологическим особенностям.
• Информационные (директивные/инструктивные) совещания.
Проводятся для одновременного доведения до подчиненных, участников
совещания новой служебной информации или каких-либо указаний.
• Оперативные (диспетчерские) совещания.
Проводятся для обмена информацией между участниками совещания в
целях конкретизации оценки создавшегося положения и выработки
решения по дальнейшему управлению объектом управления при
выполнении конкретной текущей задачи.
• Дискуссионные совещания.
2 этапа:
1 этап – заслушивание предложений, направленных на решение
проблемы. Комиссия рассматривает поступившие предложения,
отбирает из них наиболее рациональные.
2 этап – выбранные предложения выносятся для обсуждения.

12.

3. По масштабам привлечения участников:
• международные,
• отраслевые,
• региональные,
• областные,
• городские,
• районные,
• внутренние (в масштабах одной организации или отдельных подразделений
организации).
4. По степени плановости.
• Плановые совещания.
Позволяют рационально спланировать свое время и заблаговременно подготовиться
к обсуждению конкретных вопросов.
Повестка дня, время начала и окончания совещания должны доводиться до
сведения участников совещания за 3-4 дня. Общая продолжительность совещания
должна не превышать 1 часа.
• Внеплановые совещания.
Проводятся в крайней необходимости. Участники неподготовлены.

13.

Совещания по периодичности (частоте)
проведения
Регулярные
(еженедельные,
ежемесячные,
ежегодные)
Постоянно
действующие
(собираются
периодически, но
без установленной
регулярности)
Периодические
Разовые

14.

По характеру обсуждаемых (рассматриваемых) и решаемых вопросов
Текущие
Целевые
Случайные
(рассмотрен (рассматрив
(обсуждение
аемые
ие одного
ряда
вопросы
или группы
взаимосвязанн взаимосвязан
носят
ых вопросов)
случайны
ных
характер)
вопросов)
Регулярно
повторяющиеся
Ограниченные
(количество
решаемых
вопросов
минимально)
Неограниче
нные

15.

По методам ведения совещания
Авторитарные
Демократические
Либеральные

16.

По тематике рассматриваемых
По количеству участников:
вопросов:
- административные,
- с узким составом
- технические,
(до 5 человек),
- кадровые,
- расширенные (до 20 человек),
- финансовые,
- представительные
- технологические.
(более 20 человек).

17.

По степени стабильности состава
участников различают совещания:
По формам подведения итогов:
• С фиксированным составом
(постоянный состав участников),
• Связанные с принятием
документа,
• С фиксированным составом и
приглашаемыми по
необходимости дополнительно
специалистами,
• С переменным составом
участников, приглашаемых по
списку, составленному для
каждого совещания,
• Комбинированные (смешанные).
• Не связанные с принятием
документа.

18.

По числу совещаний:
По месту проведения относительно
организации устроителя:
• ограниченные,
• неограниченные.
• Местные,
• Выездные.

19. Японская классификация служебных совещаний

ЯПОНСКАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ
СОВЕЩАНИЙ
• Кайги
-
формализованное
совещание,
на
котором
присутствуют
несколько человек.
• Утиавасэ - совещание, на котором происходят дискуссии.
• Киссатэн – неформальное обсуждение какой-нибудь проблемы, как
правило, в фирменном кафе.
• Лобби
–
неофициальное
обсуждение
проблемы
вне
служебного
помещения на отдыхе.
• Нэмаваси
–
полуофициальная
часть
совещания,
на
котором
обсуждаемая проблема «обкапывается» в неформальном согласовании.

20. Организация проведения совещаний

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ
СОВЕЩАНИЙ
1 стадия – сбор
информации
2 стадия – переработка
информации с
использованием
тезауруса*
3 стадия – принятие
решения в виде
системы управляющих
команд.
* Тезаурус – весь объем знаний, накопленный в данному моменту.

21. 3 части служебного совещания

3 ЧАСТИ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ
1. Подготовка совещания (до начала совещания).
2. Проведение совещания (во время совещания).
3. Период после проведения совещания.

22.

Организация проведения служебных совещаний
ПОДГОТОВКА
ПРОВЕДЕНИЕ
1.Определение
целесообразности
проведения совещания.
1.Продолжительность.
2.Состав участников.
3.Протокол.
3.Дата и время совещания.
4. Подготовка участников
совещания.
5. Определение места
проведения.
2.Регламент.
ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ
Контроль за
выполнением решения.

23. Этапы подготовки совещания

ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ СОВЕЩАНИЯ
1. Определение целесообразности проведения совещания.
2. Выбор и определение темы совещания.
3. Формирование целей и задач и формирование повестки дня.
4. Подбор и определение состава участников.
5. Установление даты, времени и регламента проведения совещания.
6. Подготовка участников совещания.
7. Подготовка доклада и проекта решения.
8. Подготовка помещения.

24.

• Цель совещания – описание требуемого результата, нужного типа
решения, желательного итога работы.
• Повестка дня составляется при подготовке совещания и обязательно
должен быть разослан участникам совещания заранее. При
необходимости согласовывается с участниками совещания,
уточняется, корректируется и окончательном варианте раздается им
перед началом.
Вопросы нумеруются и начинаются с предлога «О», «Об» и т.п.
ПОВЕСТКА ДНЯ
1. О состоянии финансовой дисциплины в… (учреждениях) (отрасли).
Докладчик: зам.директора В.П. Павлов.
2. Об итогах перехода на новое программное обеспечение.
Докладчик: зам. Начальника отдела… (название отдела) А.О. Крикуло.
3. …

25.

Все предлагаемые к совещанию документы должны быть
собраны не менее чем за 48 ч.
И размножены, а разосланы за 24 ч. До совещания.

26.

Способ проведения совещания
участников совещания.
посредством
переменного
состава
Лицам, чьи вопросы обсуждены, разрешается покидать совещание, а
другие участники, чей вопрос рассматривается не первым,
приглашаются на соответствующее время. Некоторых сотрудников
можно держать на «телефонном расстоянии», т.е.вместо того, чтобы
приглашать кого-либо «на всякий случай», его просят находиться на
своем рабочем месте безотлучно в указанный интервал времени, чтобы
при необходимости вызвать или получить справку по телефону.

27. Время проведения совещания

ВРЕМЯ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ
• Рекомендуется назначать во второй половине дня, примерно
за 1,5 – 2 ч. До окончания работы.

28. Критерии при отборе сотрудников для участия в совещании:

КРИТЕРИИ ПРИ ОТБОРЕ СОТРУДНИКОВ ДЛЯ
УЧАСТИЯ В СОВЕЩАНИИ:
1. Степень деловой заинтересованности.
2. Степень компетентности в вопросах, выносимых на повестку дня.
3. Необходимо учитывать достаточность служебных прав.

29.

30. Регламент совещания

РЕГЛАМЕНТ СОВЕЩАНИЯ
Устанавливает лимиты времени обсуждения вопросов, выносимых на
совещание.
Регламент зависит от длительности совещания: при продолжительности
совещания в 30 мин.
• на доклад – 10 мин.,
• на обсуждение – 10 мин.,
• выступления по 2-3 мин.,
• на вопросы к докладчику и ответы на них – до 5 мин.,
• обсуждение и принятие решения – до 5 мин.

31. Дата совещания

ДАТА СОВЕЩАНИЯ
• Определив длительность совещания, необходимо назначить день и
время его проведения.
• Совещание назначается на один из дней, выделенных для проведения
заседаний.
• Дата не должна меняться. В случае крайней необходимости изменения
даты совещания, о новом дне совещания необходимо заранее
известить об этом его участников.

32. Правила проведения и организации совещаний

ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ И
ОРГАНИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ
1. Никаких совещаний без повестки дня.
2. Совещание следует начинать всегда вовремя.
3. Каждые 45 мин. – небольшие паузы для «глотка воздуха» и обычно
очень полезных уточнений.
4. Никаких телефонных разговоров и отлучек.

33. Авторитарная методика проведения совещания

АВТОРИТАРНАЯ МЕТОДИКА
ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ
1. Жесткий.
Руководитель строг, но справедлив, поддерживает уже сложившиеся
взаимоотношения в коллективе даже при изменении ситуации; приверженец
субординации, хорошо относится к подчиненным, которые «знают свое
место».
2. Хозяйский.
Руководитель навязывает свою позицию отеческой заботы о подчиненных, уделяя
внимание повышению их материального благополучия, вмешивается в их
дела, даже личные.
3. Непоследовательный.
Неумелый, несобранный, деспотичный руководитель; не уверен в себе, отдает
противоречивые указания, вносит хаос во взаимоотношения сотрудников. Но
готов идти на компромисс, который поможет ему уйти от ответственности в
случае неудачи.

34. Демократичная методика проведения совещания

ДЕМОКРАТИЧНАЯ МЕТОДИКА
ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ
• Участники подключаются к организации и деятельности совещания.
• Руководитель создает атмосферу товарищества и делового
сотрудничества.

35. Либеральная методика проведения совещания

ЛИБЕРАЛЬНАЯ МЕТОДИКА
ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ
• Применяется при необходимости стимулирования творческого подхода
участников к решению поставленных задач.
• Руководитель ставит перед участниками совещания проблему, создает
необходимые организационные условия для принятия решений,
определяет правила, а сам отходит на второй план, оставляя за собой
функции консультанта, эксперта, оценивающего полученные результат.
• Группа имеет полную свободу принимать решения и контролировать
ход совещания.
• Руководитель сохраняет за собой право окончательного решения.
• Главный минус методики – развитие попустительства, когда
руководитель устраняется от дел.

36. 10 правил эффективного слушания

10 ПРАВИЛ ЭФФЕКТИВНОГО СЛУШАНИЯ
1. Перестаньте говорить. Невозможно слушать, разговаривая.
2. Помогите говорящему раскрепоститься. Создайте у человека
ощущение свободы («разряжающей атмосферы»).
3. Покажите говорящему, что вы готовы слушать. Необходимо выглядеть и
действовать заинтересованно.
4. Устраните раздражающие моменты. Не рисуйте, не постукивайте по
столу, не перекладывайте бумаги. Люди не слушающие получают
меньше информации для принятия взвешенных решений.
5. 5 сопереживайте говорящему. Постарайтесь встать в положение
говорящего.

37.

6. Будьте терпеливым. Не экономьте время. Не прерывайте говорящего. Не
порывайтесь выйти, не делайте шагов в направлении двери.
7. Сдерживайте свой характер. Рассерженный человек придает словам
неверный смысл.
8. Не допускайте споров или критики. Это заставляет говорящего занять
оборонительную позицию. Он может замолчать или рассердиться. Не
спорьте. Именно победив в споре, вы проиграете.
9.Задавайте вопросы. Это подбадривает говорящего и показывает ему,
что вы его слушаете. Это помогает продвигаться вперед.
10. Перестаньте говорить. Это наставление идет и первым, и последним,
ибо все остальные зависят от него. Вы не сможете эффективно
слушать, если будете разговаривать.

38.

Презентация подготовлена по материалам:
• Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. – СПб.: Питер, 2005.