Правила оформления авансовых отчетов по командировкам в пределах РФ

1.

ООО «РН-СтройКонтроль»
Правила оформления авансовых
отчетов по командировкам в
пределах РФ

2.

ПЕРЕД ВЫЕЗДОМ В КОМАНДИРОВКУ
При приобретении билетов на проезд в командировку и обратно обратите внимание, что дата
начала командировки по приказу должна совпадать с датой выезда из места выбытия по билету, а
дата окончания командировки – с датой прибытия транспортного средства в место возвращения по
билету.
67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД

3.

ПОСЛЕ ВОЗВРАЩЕНИЯ ИЗ КОМАНДИРОВКИ
Работник должен отчитаться о произведенных расходах в течение 3-х рабочих дней после
возвращения из командировки. А именно:
1.
Оформить Отчет по командировке
2.
Оформить авансовый отчет и пакет документов, подтверждающих произведенные расходы
3.
Направить информацию ответственному специалисту Общества о необходимости оформления
справки-распределения расходов по авансовому отчету
4.
Направить полный пакет документов ответственному специалисту Общества .

4.

ПОСЛЕ ВОЗВРАЩЕНИЯ ИЗ КОМАНДИРОВКИ
В состав пакета документов по командировке входят :
заполненный и подписанный работником бланк авансового отчета;
копия приказа о направлении работника в служебную командировку с подписью работника об ознакомлении с
приказом; копии корректировочных приказов (в случае, если изменялись даты начала/окончания
командировки, место, цель поездки) с подписью работника об ознакомлении;
отчет по командировке, утвержденный руководителем структурного подразделения;
подлинные документы, подтверждающие целевое использование денежных средств (документы о найме
жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой).
67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД

5.

ОТЧЕТ ПО КОМАНДИРОВКЕ
Отчет по командировке
заполняется в соответствии с
Инструкцией по порядку
заполнения документа
(Приложение 1 презентации)*.
Внимание!
В графах 8 и 9 даты
проставляются по билетам.
Если билетов нет, то ставится
прочерк.
В графе 9 ставится дата выезда
из места командирования, а не
дата приезда в место окончания
командировки (они могут не
совпадать).
В графах 2,3,12 данные
переписываются
из приказа.
67* 48` 42`` СШ
В графе
№
13
отчет
83* 32` 42`` ВД не должен
дублировать графу 12.
Дата утверждения отчета по
командировке должна быть
позднее окончания
командировки, но не ранее даты
выхода последнего
дополнительного приказа,
вносящего изменения в
основной приказ.
* Приложение 2 к Методическим Указаниям Компании «Порядок документального оформления и отражения в учете хозяйственных расходов и прочих операций по расчетам с подотчетными лицами» № П3-07
М-0081 версия 3.00

6.

Изменения в федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении
расчетов в РФ" от 22.05.2003г №54-ФЗ.
С 01.07.2019г. контрольно-кассовая техника (далее – ККТ) применяется на территории РФ в
обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при
осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных настоящим федеральным
законом.
При осуществлении расчета продавец товаров, работ, услуг обязан выдать кассовый чек на
бумажном носителе и (или) направить покупателю кассовый чек в электронной форме.
Исключение: индивидуальные предприниматели, не имеющие работников, с которыми заключены
трудовые договоры, вправе не применять ККТ при расчетах до 1 июля 2021 года.
В связи с этим работникам по всем расходам, произведенным за наличный расчет и (или) по
пластиковой карте, в том числе при расчетах через Интернет, необходимо предоставлять:
- 67*
чеки
ККТ
48` 42``
СШ с QR-кодом в подтверждение оплаты расходов, в том числе по оплате авиа-, ж/д-,
83*
32`
42``
ВДбилетов, услуг такси и т.д.
автобусных
либо
- письмо от индивидуального предпринимателя об освобождении от использования ККТ.
* Федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольнокассовой техники при осуществлении расчетов в РФ" от 06.06.2019г. №129-ФЗ

7.

Изменения в федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении
расчетов в РФ" от 22.05.2003г №54-ФЗ.
Образец чека ККТ
67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД
Обязательные реквизиты чека ККТ указаны в Федеральный Законе "О
применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в
РФ" от 22.05.2003г №54-ФЗ.
Образец электронного чека ККТ

8.

РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ
При следовании общественным транспортом необходимо сохранить оригиналы проездных билетов, чеки на их
оплату, чеки на оплату услуг бронирования и/или оформления проездных документов.
При приобретении электронного билета, подтверждающими документами являются:
- на авиатранспорте – маршрут/квитанция электронного авиабилета и посадочные талоны по числу перелетов в
билете (с обязательным наличием штампа о прохождении досмотра на каждом талоне). При утере посадочного талона
или отсутствии на нем штампа досмотра, необходимо предоставить справку авиакомпании о совершении перелета;
- на жд транспорте – выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на жд
транспорте. При наличии на билете статуса купона «Оплачен» дополнительно приложить распечатанный посадочный
купон;
67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД

9.

РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ. ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ
Образец
электронного
авиабилета
и
чека ККТ

10.

РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ. ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ
Образец
электронного
ЖД билета
и
чека ККТ

11.

РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ. ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ
Чек ККТ
Образцы
документов
на сервисные
сборы за
оформление
билетов,
сверхнормати
вный багаж и
пр.
ИЛИ
Квитанция – бланк строгой
отчетности

12.

РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ. ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ
Билет = чек ККТ
Образцы
автобусных
билетов
ИЛИ
Билет + письмо ИП о
неприменении ККТ

13.

РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ. ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ
Электронный бланк билета + чек ККТ
Образцы
автобусных
билетов

14.

РАСХОДЫ ПО ПРОЕЗДУ. ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ
Образцы
билетов
Аэроэкспресс
Билет = чек ККТ
ИЛИ
Электронный бланк билета + чек ККТ

15.

РАСХОДЫ ПО ПРОЖИВАНИЮ
Внимание! Лучше заранее уточнить в гостинице (до заселения и оплаты), какие именно
документы Вам будут выданы в подтверждение проживания и оплаты.
При заказе гостиницы через Интернет сайты бронирования, убедитесь, что по приезду в
гостиницу Вам будут выданы оригиналы отчетных документов, указанных ниже.
Документы, подтверждающие расходы по проживанию:
-
счет гостиницы (акт, квитанция или пр.), составленный на русском языке и содержащий ФИО работника,
наименование услуги - проживание, период проживания, стоимость за сутки, итоговую сумму расходов,
заверенный ответственным лицом;
-
чек ККТ с QR-кодом (оригинал либо распечатанный электронный чек).
Суммы за питание, глажку, стирку, мини-бар, расходы на обслуживание в номере и прочие услуги, включенные в
67* 48` 42`` СШ
счет
за наем жилого помещения (выделенные отдельной строкой), возмещению не подлежат.
83* 32` 42`` ВД
Обязательно проверьте наличие на счете должности, подписи и ФИО лица, выдавшего Вам документ.
Поставьте подпись гостя (если предусмотрено).
Счет гостиницы должен содержать информацию:
- о раннем заезде, в случае размещения с 0 часов 00 минут до установленного расчетного часа.
- о позднем выезде, в случае выселения позже установленного расчетного часа.
Дата выезда из гостиницы должна быть указана фактическая и НЕ МОЖЕТ БЫТЬ позже
даты выезда из места командировки по билету.

16.

РАСХОДЫ ПО ПРОЖИВАНИЮ
67* 48` 42`` СШ
83* 32` 42`` ВД

17.

ОФОРМЛЕНИЕ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА
Требования по оформлению документов
в авансовом отчете:
• все документы, не имеющие формата А4,
должны быть приклеены на чистый лист
формата А4, можно рядом с другими
документами, но не перекрывая их содержимого,
отступая от левого края 2-3 см для подшивки
документов;
• размещать документы на листе необходимо
вертикально (в книжном формате);
• крепление документов друг на друга не
допускается;
• документы необходимо клеить на клей,
67* 48` 42`` СШ
использование
степлера не допускается;
83* 32` 42`` ВД
• с чеков ККТ, напечатанных на кассовой
ленте, необходимо снимать ксерокопии, т.к.
информация с них со временем выцветает и он
становится нечитаемым.
НЕ НУЖНО : Документы формата А4
приклеивать на лист А4.
НЕ НУЖНО : Вырезать копию чека и
приклеивать ее рядом с оригиналом.
НЕ НУЖНО : Приклеивать документы на
черновики.
Пример расположения документов

18.

ОФОРМЛЕНИЕ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА
Подотчетным лицом заполняются графы 1 - 6
оборотной стороны бланка авансового отчета.
В графе 2 указывается дата оформления документа, в
билетах – это дата покупки, не путайте с датой
проезда (они могут не совпадать).
В графе 4 указывается название расхода (напр.
проживание, проезд, багаж, суточные и т.д.) или
документа (билет, счет гостиницы, чек и т.д.).
1 расход = 1 строка. Напр., по расходам на
проживание не нужно указывать отдельной строкой
счет гостиницы, а отдельной – чек этой же гостиницы.

19.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ИНСТРУКЦИЯ ПО ПОРЯДКУ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА «ОТЧЕТ ПО КОМАНДИРОВКЕ»
Документ заполняется командированным работником Общества после возвращения из командировки, утверждается руководителем соответствующего
структурного подразделения Общества и предоставляется вместе с авансовым отчетом и документами, подтверждающими расходы в бухгалтерскую службу.
В «Шапке» документа указываются номер и дата приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку основного и дополнительного (при наличии).
Графа 1 «№ п/п» – указывается номер по порядку при командировании работника в несколько стран / городов и т.п.;
Графа 2 «Страна, город (село и т.п.)» - указывается наименование страны и города (села и т.п.) куда командируется работник (например, РФ, г.Мурманск; КНР,
г.Пекин и т.п.). В случае, если работник командируется в несколько стран/городов и т.п. указываются все места командирования отдельно в каждой строчке данной
графы.
Графа 3 «Организация» - указывается наименование организации, куда командируется работник. В случае, если работник командируется в несколько организаций
в одной стране/городе (села и т.п.), организации указываются в одной строке через запятую. В случае, если работник командируется в несколько организаций в
разные страны/города (села и т.п.), организации указываются в отдельных строках.
Графа 4, 6 «Дата начала» - указывается дата начала командировки, указанная в приказе основном и дополнительном.
Графа 5, 7 «Дата окончания» - указывается дата окончания командировки, указанная в приказе основном и дополнительном.
При отсутствии дополнительного приказа в графах 6, 7 ставится прочерк.
Графа 8 «Дата выезда из пункта отправления» - указывается фактическая дата выбытия из пункта отправления к месту командирования на основании проездного
документа (авиа, ж/д билет и т.п.). В случае, если работник командируется в несколько стран/городов фактическая дата выбытия к месту командирования
указывается последовательно в каждой строке на основании проездного документа (авиа, ж/д билет и т.п.). В случае отсутствия проездного документа (например,
в случае отправления к месту командирования централизованным чартером и т.п.) в графе ставится прочерк.
Графа 9 «Дата выезда из пункта назначения» - указывается фактическая дата выбытия из места командирования к первоначальному пункту отправления. В
случае, если работник командируется в несколько стран/городов фактическая дата выбытия из пункта назначения к новому месту командирования либо к месту
постоянной работы (жительства) указывается последовательно в каждой строке на основании проездного документа (авиа, ж/д билет и т.п.). В случае отсутствия
проездного документа в графе ставится прочерк.
Графа 10 «Расхождение в датах между приказом и проездными документами на начало командировки» - заполняется при расхождении в датах в гр.8 и гр.4 (при
отсутствии дополнительного приказа), либо в датах в гр.8 и гр.6 (при наличии дополнительного приказа) с указанием причины расхождения. В гр.8 сравниваем дату
выезда из начального пункта отправления (первая строка при командировании в несколько стран / городов).
Графа 11 «Расхождение в датах между приказом и проездными документами на конец командировки» - заполняется при расхождении в датах в гр.9 и гр.5 (при
отсутствии дополнительного приказа), либо в датах в гр.9 и гр.7 (при наличии дополнительного приказа) с указанием причины расхождения. В гр.9 сравниваем дату
выезда из конечного пункта назначения (последняя строка при командировании в несколько стран / городов).
Графа 12 «Содержание задания (цель)» - указывается служебное задание (цель) командирования работника в соответствие со служебной запиской (п. 2 приказа
ОАО «НК «Роснефть» от 26.03.2015 № 113 «О порядке согласования отпусков и служебных командировок работников ОАО «НК «Роснефть» и Обществ Группы
ОАО «НК «Роснефть»).
Графа 13 «Отчет о выполнении задания (достижении цели)» - указывается результат выполнения задания (достижения цели) в результате командирования
работника.

20.

Дополнительные требования к заполнению граф 12, 13 для признания расходов по командировке в целях налогообложения прибыли:
При оформлении командированным работником отчетной документации по итогам командировки необходимо учитывать, что для того, чтобы обеспечить
возможность признания расходов в целях налогообложения прибыли, как цель командировки (графа 12), так и ее результаты (графа 13) должны быть связаны
непосредственно с деятельностью Общества (как отдельного юридического лица, а не его дочерних (зависимых) обществ и (или) группы в целом), направленной
на получение доходов. Например, целью командировки могут являться: надзор за строительством, ремонтом скважин Общества; урегулирование вопросов,
связанных со стратегией взаимного сотрудничества с контрагентом (контрагентами); обмен опытом и выявление лучших практик по вопросам добычи/переработки
нефти/газа; согласование порядка финансирования совместного проекта; осуществление контроля за сохранностью активов Общества в субъекте РФ и т.п.). При
этом содержание графы 13 «Отчет о выполнении задания (достижении цели)» должно соответствовать цели командировки, указанной в графе 12 «Содержание
задания (цель)».
Формулировки содержания задания (цели) командировки, а также отчета об их выполнении должны быть конкретными, из которых четко прослеживается связь с
намерением Общества получить доход, и развернутыми во избежание их двоякого толкования. Например, если работник выезжает в ОГ с целью участия в
производственном совещании по проблеме ликвидации аварии на скважине Общества, в графе «Отчет о выполнении задания (достижении цели)» должна быть
указана тематика совещания и ее связь с деятельностью Общества, а не просто «участие в совещании».