Оформление расходов. Сдача авансового отчета. (ДП-45)

1.

ОФОРМЛЕНИЕ РАСХОДОВ.
СДАЧА АВАНСОВОГО ОТЧЕТА.
(ДП-45)

2.

СОДЕРЖАНИЕ
01 КОФЕ БРЕЙК/МЕРОПРИЯТИЯ
.
02. ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
03. ПРОЧИЕ ХОЗ.РАСХОДЫ
04. СДАЧА АВАНСОВОГО ОТЧЕТА

3.

ОСНОВЫЕ СОКРАЩЕНИЯ
АО
Авансовый отчет
ЮЛ
Юридическое лицо
СЗ
Служебная записка
Инициатор
Сотрудник компании, который
будет сдавать авансовый отчет
ЦПМ
Центр поддержки магазинов
ЗРДС
Заявка на расходование
денежных средств

4.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА
Все расходы, понесенные инициатором,
необходимо оформить авансовым отчетом
и предоставить в бухгалтерию Руководителю
направления учета
Сдавать пакет документов (только оригиналы)
необходимо в бухгалтерию в течение 3-х рабочих
дней. Копии документов не принимаются.
С чеками также сдаются их копии
Авансовый отчет и отчетные документы (чеки)
печатается только на белой чистой бумаге с двух
сторон

5.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА
Исключения по перечню документов при подготовке
к выезду в командировку утверждается приказом
Сроки выдачи подотчетных сумм утверждаются
приказом, за подписью директора ООО «УК
«Платформа», ООО «Агротатлизинг», Заместителем
директора ООО «Табыш»
При изменении условий командировки (место, даты)
необходимо незамедлительно обратиться
к Руководителю направления кадров

6.

Инициатор:
1. Готовит СЗ и приказ,
утверждает их у директора ООО
«УК «Платформа» / ООО «АТЛ»,
ООО «Табыш»
01. КОФЕ БРЕЙК/МЕРОПРИЯТИЯ

7.

Инициатор:
2. Готовит смету мероприятия
(количество человек, количество
и сумма закупаемых товаров, меню)
01. КОФЕ БРЕЙК/МЕРОПРИЯТИЯ

8.

Инициатор:
01. КОФЕ БРЕЙК/МЕРОПРИЯТИЯ
3. Подписать договор при одноразовой аренде
площади для проведения мероприятия
и оригиналы сдать Руководителю направления
учета. При многоразовой аренде договор
согласовывается в системе 1С.
4. Сохраняет все чеки с QR-кодом,
подтверждающие затраты
5. Готовит отчет о проведенной встрече
согласно форме отчета
6. Передает весь пакет документов в бухгалтерию

9.

01. КОФЕ БРЕЙК/МЕРОПРИЯТИЯ
Перечень документов для АО :
До сдачи в бухгалтерию:
подготовить подписать
с руководителем
и директором ЮЛ:
служебную записку,
приказ о проведении
официальной встречи,
смету
Собирать
при организации:
чеки и договоры
к чекам, договор
аренды (при
единоразовой аренде)
Подготовить после:
Бланк АО, отчет
о проведении встречи
Итоговый пакет документов
для сдачи:
Бланк АО, служебная записка,
отчет о проведении встречи, приказ
о проведении официальной
встречи, смета, чеки и договора
к чекам, договор аренды
помещения с печатью,
подписанный арендодателем

10.

02 ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
Инициатор:
1. Готовит служебную записку на выезд
в командировку и утверждает ее:
- «УК «Платформа» Директором
ООО «УК «Платформа»
- ООО «Табыш» Директором ООО «Табыш»
- ООО «АТЛ» Директором ООО «АТЛ»
- ООО «РЦ» Директором ООО «РЦ»
- Направлению закупок: Заместителем
директора по коммерции
Подписывать СЗ не нужно при: открытии
магазинов, РЦ, обучение МВА
Примечание: Порядок изменения перечня
документов утверждается приказом

11.

02 ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
Инициатор:
2. Готовит служебное задание согласно
форме. Лимиты по командировочным
расходам устанавливаются приказом

12.

02 ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
Размер суточных на командировку (Приказ №54/1 от 01.07.22 г.)
В пределах РФ:
700 руб. в сутки при поездках в г. Москва, Санкт-Петербург
500 руб. в сутки при поездках в прочие города, областные центры
300 руб. в сутки при поездках в прочие населенные пункты
За пределами РФ:
2500 руб. в сутки
Расходы на проживание
4000 руб. в сутки

13.

02 ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
Инициатор:
3. Подписанное служебное задание и служебную записку направляет Руководителю направления
кадров для формирования приказа на командировку, командировочного удостоверения, листа
прибытия и убытия
4. Оформляет ЗРДС*, вкладывает служебное задание и служебную записку в 1С для получения
денежных средств, которые поступают на карту инициатора
ШАГ 1
вкладка
Заявка
*Примечание: ЗРДС необходимо
оформить за неделю до планируемой
даты получения денежных средств

14.

02 ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
Инициатор:
ШАГ 2
вкладка
Дополнительно

15.

02 ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
Инициатор:
ШАГ 3
Вкладываете вложения,
далее Провести и закрыть

16.

02 ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
Руководитель направления кадров:
Формирует приказ о командировке,
командировочное удостоверение и лист
прибытия-убытия, распечатывает, подписывает
со своей стороны и направляет оригиналы
инициатору для подписания
Инициатор:
1. Подписывает приказ о командировке
2. По прибытию в место назначения ставит дату
прибытия по служебному заданию, печать
и подпись руководителя подразделения (директор
магазина, директор юр. лица). В последний день
командировки ставит дату убытия по служебному
заданию, печать и подпись

17.

02 ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
Инициатор:
3. Сохраняет все чеки с QR-кодом по затратам:
При поездках
на транспорте
Сохраняет маршрутную квитанцию и чек об оплате
c QR-кодом (при поездках на такси может быть
приходный кассовый ордер)
При перелетах
Сохраняет маршрутную квитанцию и чек об оплате
с QR-кодом, посадочный талон

18.

02 ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
Инициатор:
3. Сохраняет все чеки с QR-кодом по затратам:
При проезде поездом
Сохраняет маршрутную квитанцию и чек об оплате
с QR-кодом
Оплата по проживанию
Подтверждается договором или актом выполненных
работ с печатью и подписью организации, где указаны
дата прибытия-убытия, ФИО сотрудника, затраченная
сумма и чек с QR-кодом
Примечание: К учету принимается квитанции, отражающие место прибытия-убытия и юридического лица,
оказывающие услуги перевозок, чеки сторонних приложений (например, бла-бла-кар, чеки банковских
онлайн-переводов) не принимаются

19.

02 ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
Денежные средства перечисляются на карту
инициатора на основании утвержденного
ЗРДС. Документ ЗРДС должен быть утвержден
приказом оплат по статье «командировочные
расходы» тип «текущих затрат»
При составлении служебного задания надо
продумать маршрут и примерные расходы
заранее.
Использование такси в командировке – при крайней
необходимости и невозможности доехать
на маршрутке / автобусе межгород. Расход на такси
необходимо согласовать с непосредственным
руководителем. Даты в командировочном задании
должны совпадать с датой в чеках

20.

02 ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
Документ «Прибытия/Выбытия» должен быть
заполнен полностью с проставлением печатей
(печать куда прибыл, печать откуда выбыл)
Расходы сверх суточных не компенсируются.
Расходы на питание включены в суточные.
Дополнительно в авансовом отчете их
указывать НЕ нужно

21.

02 ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
Обязательно нужно заполнить бланк авансового
отчета, который будет служить «титульным
листом» к вашим документам

22.

Перечень документов :
Подготовить и подписать
с Руководителем,
Директором ЮЛ,
Руководителем
направления кадров:
Собирать в момент
получения:
Подготовить после:
02 ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВКИ
служебное задание,
приказ, командировочное
удостоверение, документ
«Прибытия/Выбытия»
чеки и договоры
к чекам, маршрутная
квитанция с чеком
и посадочный талон,
счета на гостиницу
Бланк АО, отчет
о проделанной работе
(краткая информация
о достигнутых
результатах)
Итоговый пакет документов для сдачи:
Бланк АО, служебное задание,
приказ, командировочное
удостоверение, документ
«Прибытия/Выбытия» (оборотная
сторона командировочного
удостоверения), чеки и договора
или счет на гостиницу, маршрутная
квитанция с чеком (при поездке
на самолете, ж/д, междугороднем
транспорте, такси), посадочный талон
(при поездке на самолете), отчет
о проделанной работе

23.

03 ПРОЧИЕ ХОЗ.РАСХОДЫ
Инициатор:
1. Готовит служебную записку, подписывает ее
директором ООО «УК «Платформа»/ ООО «Табыш»/
ООО «АТЛ»
2. Сохраняет все чеки с QR-кодом, подтверждающие
затраты
3. Если в чеке не написано наименование купленного
товара, необходимо предоставить товарный чек
с прописанной суммой и наименованием товара
с печатью организации, которая осуществила продажу

24.

03 ПРОЧИЕ ХОЗ.РАСХОДЫ
Перечень документов:
До сдачи в бухгалтерию:
подготовить и подписать
с Директором ЮЛ
служебную
записку
Собирать в момент
расходов:
товарные чеки
(с печатью), чеки
Подготовить после:
бланк АО
Итоговый пакет документов
для сдачи:
Бланк АО, чеки, товарные чеки
с печатью, служебная записка

25.

04 СДАЧА АВАНСОВОГО ОТЧЕТА
Инициатор:
1. Собирает все документы,
подтверждающие понесенные
затраты
2. При превышении
подотчётной суммы оформляет
заявление на возмещение
понесенных расходов
Если сумма расходов ниже
полученной подотчетной
суммы, оформляет заявление
на удержание
4. Оформляет авансовый отчет
и передает в бухгалтерию
Руководителю направления учета

26.

04 СДАЧА АВАНСОВОГО ОТЧЕТА
Руководитель направления учета:
1. Проверяет АО и пакет документов
на корректность заполнения
2. Сохраняет пакет документов
в соответствующей папке
3. Оформляет ЗРДС для возмещения затрат
инициатору
4. Создает АО в 1С
5. Подписывает АО главным бухгалтером
и директором ЮЛ
6. Еженедельно выгружает реестр
«Подотчетные суммы», при наличии долга
запрашивает у инициатора отчетные
документы

27.

Надеюсь, теперь сдать
авансовый отчет для
вас не составит труда