А.1.2-ИНСТ.002 Оформление и отчет по командировке 1

1.

2.

Памятка
Оформление и отчет
по командировке
А.1.2-ИНСТ.002

3.

Оформление и отчет по командировке
Область применения
1
Инструкция предназначена для сотрудников,
которым необходимо оформить/отчитаться за
командировку.
2
Для рассылки всем заинтересованным.

4.

1. Оформление командировки

5.

Оформление командировки
Заказы могут осуществляться двумя способами:
:
1
В системе Millennium https://millennium-platform.ru (если возникли проблемы при входе на портал,
нужно обратиться в Контакт-центр для получения нового пароля)
2
В экстренных случаях по электронной почте. Заявки на все виды услуг принимаются по почте
moscow-order1@millennium-dream.ru
Контакты для связи:
89051420000 (доб.1)(административная служба только по будням с 8:30 до 17:30)
Почта и мгновенные сообщения(линк) komandirovka@askona.ru с 08:30-17:30 с пн-пт
8 (495) 138-16-16 – Милленниум Мск, СПБ и регионы;
8 (846) 300-26-06 Казань, Самара – круглосуточно.
!!!ВНИМАНИЕ Для корректировки заказа – сдачи, обмена билетов, продление брони отелей, гостиниц, любые
изменения с уже приобретенными услугами сотруднику следует обратиться напрямую
специалисту платформы Миллениум в чате заказа или по телефонам:
8 (495) 138-16-16 – Милленниум Мск, СПБ и регионы;
8 (846) 300-26-06 Казань, Самара – круглосуточно.

6.

Оформление командировки
Служба оформления командировок
может помочь в решении следующих вопросов:
:
1
Корректировка, добавление данных в личном кабинете(заграничный паспорт, бонусные карты РЖД и
т.д.).
2
Вопросы связанные с начислением суточных и подотчетных(в рамках командировки) денежных
средств.
3
Формирование, корректировка приказов.
4
Технические вопросы по оформлению на платформе (куда нажать, что выбрать, смена
согласующего, ЦФО).
5
Предоставление возможности оформления командировки на другого сотрудника, оформления
командировки на группу сотрудников.
6
При возникновении системных ошибок, лагов на сайте (данные ошибки/лаги направляются в виде
запроса техническому специалисту платформы Millennium).

7.

Оформление командировки
Оформление командировки
в системе «Millennium»
1
Для начала оформления командировки необходимо
выбрать вкладку
«КОМАНДИРОВКА». Далее будет осуществлен
переход к выбору услуги:
2
ВАЖНО!!!!!!! Все услуги необходимо добавлять в один заказ (в рамках одной командировки)
через вкладку «Добавить новую услугу», на каждую услугу создавать отдельно заказ не
нужно! Так как все остальные заказы после первого будут считаться дубликатами – на
согласование отправить будет не возможно.

8.

Оформление командировки
Оформление ЖД билета
1
Необходимо выбрать нужное направление и даты
командировки. Далее выбираем «Искать».
2
Необходимо выбрать подходящий вариант билета согласно Travel-политике. Далее
выбираем «далее»

9.

Оформление командировки
Оформление ЖД билета
3
При появлении схемы поезда необходимо выбрать вагон и место.
Далее →«Заказать». Выбор конкретного места возможен только в
скоростных поездах дальнего следования .
4
Далее необходимо внести свои персональные данные:

10.

Оформление командировки
Оформление ЖД билета
5
По выбранной услуге формируется заказ с индивидуальным
номером, который используется для дальнейшей работы по заявке.
Далее необходимо перейти к заказу
ВАЖНО!!!!!! На бронь места в вагоне предоставляется 14 минут с момента добавления услуги.
Если ваш руководитель не успел согласовать за это время или вы просто не успели
дооформить заказ - по истечении времени поступит сообщение на почту, следующего
содержания:
ВАЖНО!!!! В таком случае ничего
предпринимать не нужно, билеты
приобретут после согласование по
изначально добавленной услуге.

11.

Оформление командировки
Оформление Авиа-билета
1
В случае необходимости оформления дополнительной услуги в
виде авиабилета необходимо выбрать вкладку «Мои заказы».
Далее пройти по индивидуальному номеру заказа командировки и
продолжить в нем работу:
2
Необходимо указать информацию по бронированию (маршрут, дату) и выбрать «Искать»:

12.

Оформление командировки
Оформление Авиа-билета
3
С помощью фильтров необходимо выбрать определенные
параметры и нажать «Применить»:
4
Необходимо выбрать рейс согласно требуемым условиям и далее нажать «Бронировать»:

13.

Оформление командировки
Оформление Авиа-билета
5
На экране появляется окно с информацией о выбранном рейсе. Необходимо проверить данные. В низу страницы необходимо согласиться с условиями тарифа и выбрать
«Заказать»

14.

Оформление командировки
Бронирование отеля
1
В случае необходимости оформления дополнительной услуги в виде
бронирования проживания необходимо пройти по индивидуальному
номеру заказа командировки и продолжить в нем.
4
Заносим данные в соответствии с командировкой: город, даты проживания. Выбираем
«Искать :

15.

Оформление командировки
Бронирование отеля
4
3
Выбираем отель и тип номера в соответствии с
Нажимаем вкладку «Бронировать»:
Travel-политикой.
В комбинированном заказе отразится вся информация по бронированию.
На экране появляется информация о бронировании отеля. Проверяем, при необходимости
выбираем дополнительные параметры, такие как ранний/поздний заезд. В случае
нарушении Travel-политики, необходимо выбрать причину несоответствия и указать
комментарий. Выбираем «Заказать»:

16.

Оформление командировки
Бронирование отеля
5
Далее попадаем на страницу с подтверждением заказа. Для
продолжения работы с командировкой необходимо перейти по ее
индивидуальному номеру к заказу:

17.

Оформление командировки
Оформление подотчетных выплат
1
Для внесения информации о необходимости выплаты подотчетных
денежных средств (представительские расходы или расходы ГСМ)
необходимо выбрать вкладку «Дополнительные услуги». Далее→
«Представительские расходы» или «Командировка или служебная
поездка на собственном транспорте»:
2
Далее необходимо ввести размер суммы денежных средств. Далее нужно согласиться с
условиями и выбрать «Заказать»

18.

Оформление командировки
Заполнение командировочной формы
1
Необходимо заполнить поля согласно данным командировки. Если в
процессе вашей командировки необходимо посещение нескольких
городов, Вы можете указать еще один город нажав вкладку
«Добавить город командировки:
2
В случае выпадения командировки на выходные или праздничные дни, необходимо
заполнить поле «Причина работы в выходные дни», выбрав рабочие или не рабочие:

19.

Оформление командировки
Согласование командировки
1
После того как все услуги приобретены переходим к согласованию
заказа. Для этого открываем заказ с индивидуальным номером
командировки и в открывшемся окне выбираем вкладку «Отправить
на согласование»:
2
Если ваш заказ превышает стоимость по Travel-политике, то вы можете все равно отправить
его на согласование, но с обоснованием стоимости в комментарии к заказу. На странице
«Мои заказы» статус заказа поменяется «Отправлен на согласование:

20.

Оформление командировки
Согласование командировки
3
Согласующему на корпоративную почту поступает информационное
письмо с описанием детальной информации по командировке и с
возможностью согласовать или отклонить заказ:
4
При отказе согласующего лица все выбранные услуги аннулируются. У Вас есть возможность
добавить новые услуги в заказ по текущей командировке и заново отправить на
Согласование:

21.

Оформление командировки
Согласование командировки
5
В случае согласования заказа менеджер Трэвел агентства Millennium
приступает к приобретению услуг. После согласования любые
изменение производятся со штрафом по правилам перевозчика.
6
После приобретения всех услуг менеджером Millennium статус поменяетсяна «Выполнен».
Параллельно административная служба приступает к оформлению суточных выплат.

22.

Оформление командировки
Подписание приказа
1
После согласования руководителя необходимо подписать приказ на
командировку вверху заказа (поставить галку напротив документа)

23.

Оформление командировки
Оформление командировки
1
Для дальнейшей работы с командировкой необходимо открыть заказ с индивидуальным номером.
После приобретения всех услуг по заказу и оформления приказа на командировку документы
прикрепляются к данному заказу. Для использования документов при поездке или заселении необходимые документы могут быть распечатаны с текущего заказа

24.

Оформление командировки
TRAVEL-политика и утвержденные лимиты
Лимиты устанавливаются компанией в форме приказа, подписанного генеральным директором.
Ответственность за соблюдение лимитов ложится на HR подразделение компании.
Стоимость в рамках TRAVEL-политики (в
пределах установленных лимитов)
Стоимость в не рамок TRAVELполитики (превышают установленные

25.

Оформление командировки
Персональные данные
При необходимости, свои персональные данные можно проверить во вкладке
«Пассажиры», внести соответствующие изменения. Так же возможно занесение
информации по вашему заграничному
паспорту и бонусным картам

26.

2. Изменение заказа

27.

Изменение заказа
Отмена заказа в системе
«Millennium»
1
Для того, чтобы отменить оформленную и
согласованную командировку необходимо пройти
по индивидуальному номеру заказа и продолжить в
нем работу:
2
Под номером заказа необходимо выбрать вкладку «Внести изменения». В появившемся
окне необходимо добавить информацию по изменению или аннулированию услуги. Далее
необходимо выбрать кнопку «Отправить»

28.

Изменение заказа
Отмена заказа в системе
«Millennium»
3
В нижней части страницы в индивидуальном диалоговом окне появится
ответ Travel-менеджера о возможной сумме штрафа (или отсутствие
штрафа) за изменение в заказе. Здесь же можно вести диалог с Travelменеджером агентства по вопросам, связанным с приобретением услуг.
Далее необходимо выбрать кнопку «Отправить».
4
Если аннулирование подтверждено согласующим лицом, статус заказа меняется на
«Возврат выполнен»:

29.

Изменение заказа
Оформление нового заказа в системе
«Millennium»
1
В случае необходимости оформления новой услуги необходимо пройти по
индивидуальному номеру заказа командировки и продолжить в нем работу.
Вверху страницы необходимо выбрать вкладку «Добавить новую услугу».
Необходимо выбрать услугу согласно разделу 1 настоящей инструкции:
2
Необходимо пройти по индивидуальному номеру заказа командировки и продолжить в
нем работу:

30.

Изменение заказа
Процесс повторного согласования
в системе «Millennium»
1
После того как новая услуга добавлена в заказ, необходимо перейти к
повторному согласованию. Необходимо выбрать «Отправить на
согласование». Согласующему на корпоративную почту поступает
информационное письмо с описанием изменения в командировке и с
возможностью согласовать или отклонить заказ:
2
В случае согласования руководителем Travel-менеджер агентства Millennium
приступает к приобретению нового билета. После приобретения всех услуг по заказу и
оформления приказа на командировку документы прикрепляются к данному заказу.
Для использования документов при поездке или заселении необходимые документы могут
быть распечатаны с текущего заказа:

31.

3. Отчет
по командировке

32.

Отчет по командировке
Сроки предоставления
отчетных документов
По завершении командировки
сотрудник обязан предоставить пакет
отчетных документов в департамент
бухгалтерского и налогового учета.
ДО 3 ДНЕЙ
ДО 8 ДНЕЙ
По российским
командировкам – срок не
позднее трех рабочих дней
после возвращения.
По заграничным
командировкам – срок не
позднее восьми рабочих дней с
момента возвращения из
служебной командировки

33.

Отчет по командировке
Пакет отчетных документов при
проезде ж/д или авиатранспортом
Билеты
+ обязательно посадочные
талоны, если добирались
на самолете.
Чеки
за дополнительные расходы
во время командировки (метро,
такси), если такие имелись.
Ваучеры
на проживание
Подписанный и заполненный
приказ на командировку,
согласно примеру заполнения
Слайд #12
Если командировка –
заграницу, то краткий отчет о
командировке + копии
паспорта с отметками о
пересечении границ + если
были чеки в иностранной
валюте, то перевод на русский
язык/выписку с карты об
оплате и СЗ с подписью
руководителя.

34.

Отчет по командировке
Пакет отчетных документов при
использовании корпоративного
транспорта
Подписанный и заполненный
приказ на командировку,
согласно примеру заполнения
Ваучеры на проживание,
если командировка заняла
более 1 дня.
Слайд #12

35.

Отчет по командировке
Пакет отчетных документов при
использовании личного
автотранспорта
• Чеки с АЗС;
• Путевой лист;
• Подписанный и заполненный приказ на
командировку с отметкой принимающей
стороны об убытии и прибытии;
• Ваучеры на проживание, если
командировка заняла более 1 дня.
К отчетным документам необходимо
приложить договор аренды на
транспортное средство.
Его необходимо подготовить в
Административной службе
a.sluzhba@askona.ru.

36.

Отчет по командировке
Оформление авансового отчета
в системе «Millennium»
1
После возвращения из служебной командировки
сотруднику необходимо найти заказ на платформе
«Millennium» и «провалиться» в него. На экране
отобразится окно:
2
Для того, чтобы отчитаться в Департамент налогового и бухгалтерского учета,
необходимо сформировать авансовый отчет и приложить документы. Для этого выбираем
«Отчет по расходам».
Если во время командировки были дополнительные расходы, оплаченные вами
наличными или банковской картой, необходимо выбрать и открыть «Отчет по расходам» и
заполните эту форму по каждому расходу отдельно.
Если дополнительные расходы отсутствуют, данный шаг необходимо пропустить!

37.

Отчет по командировке
Оформление авансового отчета
в системе «Millennium»
3
В появившемся окне, в графе «Вид расхода» необходимо выбрать из
выпадающего списка расход, который был в служебной командировке.
Акцентируем ваше внимание, что в отчете уже есть перезаполненный список
дополнительных расходов, утвержденных вашей организацией. В отчет
должны попасть только те расходы, которые осуществлялись НЕ на
платформе Millennium. Услуги (авиабилеты, ж/д билеты, трансферы,
аэроэкспресс), оформленные на платформе Millennium с оплатой по
безналичному расчету, НЕ НУЖНО заносить в Отчет по расходам. Нужные
услуги попадут в Авансовый отчет автоматически.
4
В поле «Дата» ставится дата, которая указана
в документе, который прикладывается к АО.
В поле «Сумма» необходимо прописать
самостоятельно сумму из документа. Далее
необходимо выбрать вид оплаты, по которому
была осуществлена покупка данного документа
(наличные или банковская карта).
Указать «Наименование документа»
(указывается документ, который является
основанием компенсации).
В графе «Номер» проставляется номер
документа или «Б/Н», если его нет.
В графе «Организация» указывается
организация, которая выдала данный документ,
если такая указана. В случае отсутствия таковой,
данное поле остается незаполненным.
В графе «Чек получен в электронном виде» указывается «ДА», если чек направлен
покупателю через Интернет ресурсы, на телефон
или эл. почту. В чеке в обязательном порядке
будет указан номер телефона или эл. почта
покупателя; эл. адрес отправителя.

38.

Отчет по командировке
Оформление авансового отчета
в системе «Millennium»
5
Пример заполнения Отчета по расходам.
Обращаем ваше Внимание, что Вы указали, что выбранный расход
подтверждается «электронным чеком», к которому есть 2 сопутствующих
бумажных документа, к примеру «Отчет о поездке» и «Путевой лист».
6
После этого необходимо выбрать «Сохранить расход».
Загрузите сканы чеков, путем нажатия на кнопку «Добавить
электронный чек».
Таким образом необходимо добавить все расходы (по которым
сотрудник тратил подотчетные денежные средства), которые
проходили по данной служебной командировке.

39.

Отчет по командировке
Оформление авансового отчета
в системе «Millennium»
7
8
Если расход подтвержден обычным бумажным чеком,
необходимо это отметить в форме отчета. Если есть бумажные
сопроводительные документы, необходимо также это указать.
В результате загрузить сканы в расходе по НЕ электронному чеку не возможно, так как
документы по расходам с НЕ электронными чеками. Данные чеки должны быть сданы в
бухгалтерию в оригинале!
!!ВНИМАНИЕ!!! Каждый чек необходимо занести отдельно!
По завершению ввода всех расходов необходимо закрыть форму.

40.

Отчет по командировке
Оформление авансового отчета
в системе «Millennium»
9
По заграничной командировке , необходимо, по регламенту,
вложить краткий отчет о заграничной командировке и копию
заграничного паспорта. Для этого необходимо выбрать «Отчет
по расходам». Далее в поле «Вид расхода» выбираем Прочие и
подкрепляем все необходимые документы.
По завершению ввод необходимо «Сохранить расход».

41.

Отчет по командировке
Оформление авансового отчета
в системе «Millennium»
10
Далее необходимо нажать «Сформировать АО».
11
Далее необходимо следовать
рекомендациям платформы
12
Необходимо поставить «галочку» в
графе «Подписать» и затем выбрать
«Да».

42.

Отчет по командировке
Оформление авансового отчета
в системе «Millennium»
13
В случае некорректного заполнения, возможно
удалить АО и начать формировать его заново.
14
В случае возврата авансового отчета
бухгалтером для внесения корректировок,
внести изменения возможно в соответствии
с алгоритмом 1÷8.

43.

Отчет по командировке
Пример заполнения приказа
Поля, обязательные для заполнения!
Заполнятся сотрудником, на которого
оформлена командировка.
Заполняется руководителем сотрудника,
который согласовал командировку.

44.

Спасибо!
Для консультации
обращайтесь в Контакт-центр
Тикетинговая система ЦЕС https://sd-ces.askonalife.com/
Горячая линия 8 (800) 600-67-42
Электронная почта help@askona.ru
Мессенджеры 8 (960) 730-72-81