Формирование и хранение дел. Тема 9

1.

ТЕМА 9. ФОРМИРОВАНИЕ И
ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
«…Не зная прошлого, невозможно понять подлинный смысл
настоящего и цели будущего»
Максим Горький

2.

Цель изучения: изучение процесса формирования дел;
ознакомление с основными этапами работы по подготовке
документов к архивному хранению.
Вопросы для изучения:
1. История развития архивного дела.
2. Основные понятия и определения.
3. Подготовка и передача документов на архивное хранение.

3.

1. История развития архивного дела
• Архив - учреждение или
часть
организации,
которое
занимается
хранением,
комплектованием, учётом
и
использованием
документов.
• Собрание
письменных
источников, объединенных
какой-либо общей темой и
местом хранения.

4.

1. История развития архивного дела
• До принятия христианства на Руси
документы хранили посадники.
• С принятием христианства архивы
стали возникать в церквях и
монастырях и получили название
сокровищниц (ризниц).
• С ростом монастырского хозяйства
и
имущества,
расширением
земельных
владений
увеличиваются собрания книг и
документов;
им
требуется
индивидуальное
место
для
хранения — особые лари, стоявшие
в сенях соборов. Заведовал ларём
— ларник.
• Первой архивной описью считается
Ипатьевская
летопись,
которая
датируется концом XIII века.

5.

1. История развития архивного дела
• В начале 18 в., в результате реформ
Петра I, по Генеральному регламенту
коллегий
(1720
г.),
архивы
учреждений
(Сенат,
коллегии,
Синод)
отделены
от
текущего
делопроизводства и переданы в
ведение особых лиц – архивариусов.
• При Екатерине II были созданы
Санкт-Петербургский и Московский
«архивы старых дел».

6.

1. История развития архивного дела
• В
начале
XIX
веке
российских
губерниях
повсеместно учреждаются
архивы.
• Также архивы создаются
при
каждом
министерстве.

7.

1. История развития архивного дела
• Переломным периодом в развитии
архивного дела стал 1812 год,
когда
Москва
была
захвачена
Наполеоном.
Правительство
не
приняло
должных
мер
по
спасению
ценных
исторических
источников и, в итоге, много
документов
было
сожжено,
разорвано, истоптано и похищено
французскими солдатами.

8.

1. История развития архивного дела
• В первой четверти XIX века начинаются
теоретические разработки архивоведения, так
как для нормальной работы государственного
аппарата
были
необходимы
архивные
материалы. Также большой прогресс был
достигнут
архивистами
в
разработке
справочного аппарата: появился новый вид
архивных справочников — обзор и изменена
структура основного — описи.
• Во второй половине XIX века в России вновь
началась эпоха реформаторской деятельности,
которая
затронула
все
сферы
развития
русского общества.

9.

1. История развития архивного дела
• В годы революции и
гражданской
войны
многие архивы царской
России
были
уничтожены.
• В 1918 году был создан
Центральный комитет
по
управлению
архивами.

10.

1. История развития архивного дела
• В годы Великой Отечественной войны в
восточную часть страны был эвакуировано
свыше 14 млн. наиболее ценных дел архивных
фондов.
• В период 1945—1956-х годов в архивном
деле продолжалась довоенная политика, и,
лишь с началом «оттепели» тоталитарный
режим был ослаблен: с принятием новых
правил
работы
архивов
учреждений,
организаций и предприятий, исследователи
наконец-то получили доступ к документам.
Архивариусам
поручено
было
обратить
особое
внимание
на
кинофотои
фонодокументы, а также научно-техническую
документацию, чтобы разрабатывать научносправочный аппарат архивов.

11.

1. История развития архивного дела
• В
1980-е
гг.
государственный
архивный
фонд
страны
насчитывал
173 млн. дел на
бумажной основе и
более 6,5 млн. –
кинолент,
фотографий
и
звуковых записей.

12.

Современные архивы России
• Государственный архив Российской
Федерации
• Российский
государственный
исторический архив
• Российский государственный военноисторический архив
• Российский государственный архив
кинофотодокументов и другие

13.

2. Основные понятия и определения
• Документ (архивный) – это официальный документ,
созданный
органом
власти,
организацией
или
конкретным человеком, переданный на хранение в
архив.
• Документ Архивного фонда Российской Федерации архивный документ, прошедший экспертизу ценности
документов, поставленный на государственный учет и
подлежащий постоянному хранению.
• Особо ценный документ - документ Архивного фонда
Российской Федерации, который имеет непреходящую
культурно-историческую и научную ценность, особую
важность для общества и государства и в отношении
которого установлен особый режим учета, хранения и
использования.
• Уникальный документ - особо ценный документ, не
имеющий себе подобных по содержащейся в нем
информации и (или) его внешним признакам,
невосполнимый при утрате с точки зрения его значения
и (или) автографичности.

14.

2. Основные понятия и определения
• Дело - это документ или
совокупность
документов
по
одному вопросу или по одной
сфере
деятельности
органа
власти
или
организации.

15.

2. Основные понятия и определения
• Архивный фонд – это
совокупность документов,
переданных на хранение в
архив и объединенных общей
тематикой.
• Например, в архиве могут
быть
отдельные
фонды,
посвященные:
сельскому
хозяйству,
военно-морскому
флоту, образованию и т.д.

16.

2. Основные понятия и определения
• Архивный каталог – это
справочник, в котором
все документы архива
сгруппированы по темам.

17.

2. Основные понятия и определения

18.

3. Подготовка и передача документов на
архивное хранение
• Номенклатура
дел
это
систематизированный
перечень
наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков
их хранения.
• Главным
назначением
номенклатуры
дел
является
систематизация
документов,
позволяющая
распределять
документы после их исполнения в
дела и определяющая систему
хранения
документов
в
учреждении.

19.

3. Подготовка и передача документов на
архивное хранение
• Различают сводную номенклатуру дел организации
номенклатуру дел структурных подразделений.
и
• Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел
структурных подразделений.
• В
целях унификации группировки документов для
предприятий определенной категории существуют примерные
и типовые номенклатуры дел.
• Они являются методическими пособиями, другими словами,
основываясь
на
них,
организация
может
составить
номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.
• В небольших организациях, у которых нет структурного
деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее
составляет секретарь-референт.
• Сводную номенклатуру большой
делопроизводственная служба.
организации
составляет

20.

3. Подготовка и передача документов на
архивное хранение
• Номенклатура дел организации печатается в
нескольких экземплярах. Первый экземпляр
(контрольный) хранится в канцелярии, второй
используется в качестве рабочего экземпляра,
третий находится у лица, ответственного за архив
в качестве учетного документа, четвертый – в
государственном архиве, в который передаются
документы данной организации.
• О фактическом наличии заведенных за год дел
сообщается архиву организации.
• Сводная
номенклатура
дел
организации
пересматривается не реже, чем раз в 5 лет.
• В
конце
каждого
года
она
уточняется
руководителем организации и вводится в действие
с 1 января нового календарного года.

21.

3. Подготовка и передача документов на
архивное хранение
• Формирование дел - это группирование
исполненных
документов
в
дело
в
соответствии с номенклатурой дел и
систематизация документов внутри дела.
• Формирование
дел должно отвечать
следующим основным требованиям:
• оперативность поиска документов;
• надежность
документационного
обслуживания управления;
• сохранность документов.

22.

3. Подготовка и передача документов на
архивное хранение
• Работа по формированию дел состоит из
следующих операций:
•
распределение
и
раскладка
исполненных документов в дела;
•
расположение документов внутри дел в
определенной последовательности;
•
оформление обложек дел.

23.

3. Подготовка и передача документов на
архивное хранение
• Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу,
имеющих один срок хранения. В дело помещают только
исполненные документы (подлинники или заверенные копии).
Документы постоянного или временного сроков хранения
группируются в дела раздельно.
• В дела группируются документы одного календарного года.
Исключение составляют переходящие дела, в которые
группируют документы за несколько лет (например, личные
дела).
• Документы в деле располагают в определенном порядке:
сначала помещают основной документ и относящиеся к нему
приложения, а затем в хронологическом порядке идут
документы, возникающие по мере решения вопроса.
• Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в
соответствии с требованиями государственных стандартов и
других
нормативных
актов.
Неправильно
оформленные
документы возвращаются исполнителю для доработки.
• Дело должно содержать не более 250 листов, при общей
толщине не более 40 мм.

24.

3. Подготовка и передача документов на
архивное хранение
• Оформление дел – это подготовка дел к хранению
в соответствии с установленными правилами.
• Оформление дел начинается с момента заведения
их в организации и заканчивается в процессе
подготовки к передаче в архив по окончании
календарного года, в котором они были заведены.
• Оформление
конкретного
дела
включает
комплекс работ по брошюровке документов,
нумерации листов, составлению заверительной
надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней
описи документов, уточнению на обложке дела
названия организации, делопроизводственного
индекса, заголовка дела и т.д.

25.

3. Подготовка и передача документов на
архивное хранение
• Основная
цель
хранения
документов – это создание
условий для их использования
в
справочной
работе
учреждений и пополнение
Государственного
архивного
фонда РФ.

26.

3. Подготовка и передача документов на
архивное хранение
• Подготовка исполненных документов к хранению включает:
• экспертизу ценности документов;
• оформление документов, сдаваемых в архив;
• составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение сохранности дел;
• передачу дел в архив.

27.

3. Подготовка и передача документов на
архивное хранение
• Экспертиза ценности документов – это отбор
документов на государственное хранение или
установление сроков их хранения.
• Для этого создается экспертная комиссия
организации - приказом руководителя из числа
наиболее квалифицированных работников в
количестве не менее трех человек.
• Экспертная комиссия организации в своей работе
должна руководствоваться Положением об
архивном
фонде
Российской
Федерации,
требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной
архивной
службы
России,
нормативнометодическими документами, разработанными
архивными органами, типовыми перечнями
документов с указанием сроков их хранения.

28.

3. Подготовка и передача документов на
архивное хранение
• Все дела, отобранные на архивное хранение,
оформляются следующим образом:
• документы
в
деле
переформировывают
и
располагают в хронологическом порядке;
• нумеруют листы дела в правом верхнем углу;
• в конце дела подшивают заверительный лист, в
котором указывают количество листов в деле;
• на наиболее важные документы составляют
внутренние описи дел и подшивают их в начале
дела;
• переплетают дело;
• на обложке дела дополнительно указывают
количество листов, срок хранения дела. Уточняют
заголовок и крайние даты дела.

29.

Список использованной
литературы
•Алексеева, Т. В. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебник для
студентов учреждений среднего профессионального образования / Т. В. Алексеева, О. А.
Страхов. — Москва: Издательский дом Университета "Синергия", 2020. — 132 с. : ил.
•Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления.
Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. - 304 с.
•Кузнецова, И. В. Документационное обеспечение управления : учебное пособие для СПО /
И. В. Кузнецова, Г. А. Хачатрян. — 2-е изд. — Саратов : Профобразование, Ай Пи Эр Медиа,
2019. — 166 c. — ISBN 978-5-4486-0404-1, 978-5-4488-0216-4. — Текст : электронный //
Электронно-библиотечная
система
IPR
BOOKS
:
[сайт].
—
URL:
http://www.iprbookshop.ru/80326.html
•Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений
сред. проф. образования. – М.: Академия, 2017. – 224 с.
•Симонян, Р. Я. Документационное обеспечение системы управления организацией :
учебное пособие / Р. Я. Симонян. — Саратов : Ай Пи Эр Медиа, 2018. — 180 c. — ISBN 978-54486-0167-5. — Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS :
[сайт]. — URL: http://www.iprbookshop.ru/72458.html

30.

Домашнее задание № 1
• Посмотреть
указанные
электронные архивы и базы
данных и попробовать найти
архивные документы о своих
родственниках,
участниках
Великой Отечественной войны.

31.

Электронные архивы
https://pamyat-naroda.ru/
http://podvignaroda.ru/
http://moypolk.ru/
https://polkrf.ru/
http://www.obd-memorial.ru/html

32.

Домашнее задание № 2
• Найти на данных сайтах
архивные
документы,
повествующие об участии в
событиях
Великой
Отечественной
войны
выдающихся
военачальников:
• Г.К. Жуков,
• И.С. Конев,
• А.М. Василевский,
• К.Е. Ворошилов,
• К.К. Рокоссовский

33.

• В ходе выполнения задания необходимо:
• Найти три архивных документа,
• Рассказать о том, что это за документы,
• Рассказать, какую информацию мы можем
получить из этих документов,
• Попытаться установить, о каких событиях
Великой Отечественной войны идет речь в
документах.

34.

Темы докладов:
• Стандартные сроки и правила хранения.
• Ответственность за нарушения в области архивного дела.
• Рекомендации по правильной организации архивного дела в компании.
• Частновладельческие архивы.
• Архивы негосударственных предприятий, организаций.
• Личные архивы общественных деятелей, писателей, ученых, художников.
• Архив литературы и искусства.
• Архив кинофотодокументов.
• Военно-исторический архив.
• Прохождение и порядок исполнения входящих документов.
• Прохождение исходящих и внутренних документов.