Ms Access

1.

Ms Access
Основные понятия
Красноярский монтажный колледж
1

2.

Система управления базами данных Access
Общие сведения
БД – это хранящаяся во внешней памяти персонального компьютера
совокупность
взаимосвязанных данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим
общие принципы описания, хранения и обработки данных.
Структуры данных. Типы структуры данных.
Ядром любой БД является модель данных - информационная структура.
Любая информационная структура создается для извлечения из нее необходимой информации.
Важно не только собрать всю необходимую информацию, но и правильно ее структурировать.
Для организации используются три типа информационных структур данных:
иерархическая (в виде дерева)
сетевая
Реляционная (в виде таблиц)
В иерархической БД существует упорядоченность элементов в записи.
Подчиненность объектов нижнего уровня объектам верхнего уровня.
Например:
каталог файлов, хранимых на диске,
дерево каталогов,
генеалогическое дерево,
структура завода
структура завода
Директор
Начальник отдела 1
Начальник отдела 2
Сотрудник 1
Сотрудник 1
Сотрудник 2
Сотрудник 2
Сотрудник 3
Сотрудник 3
2

3.

Реляционные базы данных
Реляционными БД
являются БД, содержащие информацию, организованную в виде нескольких прямоугольных
таблиц (реляционные – от английского слова relation – отношение).
Реляционные БД характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользования
табличным представлением. Они получили наибольшее распространение.
Реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:
каждый элемент таблицы – один элемент данных;
все столбцы в таблице однородные, т.е. элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой,
символьный и т.п.) и длину;
каждый столбец имеет уникальное имя;
одинаковые строки отсутствуют;
порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.
Пример:
№ зачетной
книжки
16493
16595
166936
Фамилия
Иванов
Петрова
Анохин
Имя
Отчество
Петр
Анна
Андрей
Михайлович
Борисовна
Сергеевич
Дата
рождения
01.01.80
15.03.81
14.04.82
Группа
11
12
13
3

4.

Основные элементы базы данных
Запись – полный набор данных об определенном
объекте это информация, расположенная в
строках (кроме строки заголовка).
Поле – это элемент таблицы, который содержит
данные
определенного
рода,
например,
фамилию
студента
это
информация,
расположенная в столбцах.
Поле, каждое значение которого определяет
соответствующую запись, называется ключом
(простым) или ключевым полем.
4

5.

Пример–БД, состоящей из трех связанных таблиц
СТУДЕНТ (Номер, Фамилия, Имя, Отчество, Пол, Дата рождения, Группа)
СЕССИЯ (Номер, Оценка 1, Оценка 2, Оценка 3, Оценка 4, Результат)
СТИПЕНДИЯ (Результат, Процент)
Таблицы – СТУДЕНТ и СЕССИЯ имеют совпадающие ключи Номер, что дает
возможность легко организовать между ними связь.
Таблица СЕССИЯ имеет первичный ключ Номер и содержит внешний ключ
Результат, который обеспечивает ее связь с таблицей СТИПЕНДИЯ.
СТУДЕНТ (номер)
СТИПЕНДИЯ (результат)
СЕССИЯ
(номер)
(результат)
5

6. Типы связей

В БД определены 3 типа связей:
один к одному (1 : 1) 1 : 1
один ко многим (1 : М) 1 : М
многие ко многим (М : М) М : М
Связь один к одному предполагает, что любая связь в первой таблице может
быть связана, только с одной записью во второй таблице и наоборот.
Связь один ко многим – любая запись первой таблицы связана со многими
записями второй таблицы, но в тоже время любая запись второй таблицы
связана только одной записью в первой таблице.
Связь многие ко многим – каждой записи первой таблицы соответствует
несколько записей второй таблицы, а также каждой записи второй таблицы
соответствует несколько записей в первой таблице.
6

7. Система управления базами данных

Системой управления базами данных (СУБД) называется
совокупность программных средств, с помощью которых
создаются и обрабатываются данные.
Основные функции СУБД
Определение данных - позволяет определить, какая именно
информация будет храниться в БД, задать свойства данных, их
тип, а также указать, как эти данные связаны между собой.
Обработка данных – данные могут обрабатываться самыми
различными способами. Можно выбирать любые поля,
фильтровать и сортировать данные. Можно объединять данные
с другой связанной с ними информацией, и вычислять
итоговые значения.
Управление данными – можно указать, кому разрешен доступ к
данным, корректировать их или добавлять новую информацию.
Можно также определять правила коллективного доступа.
7

8.

Основные элементы главного окна Access
Строка заголовка – в ней отображается имя активного приложения, т.е. Microsoft Access.
Главное меню – каждый пункт содержит свое подменю.
Панель инструментов – набор пиктограмм, расположенных под полосой меню.
Строка состояния – в ней отображается информация в текущем режиме работы.
Окно БД – появляется при открытии БД. В верхней его части отображается имя активной
БД. Используется для открытия объектов БД. Вкладки объектов – кнопки, необходимые
для выбора нужного объекта (таблица, запрос, форма и т.д.).
Кнопки "Открыть", "Создать", и "Закрыть" используются для работы с текущим объектом
8
БД. Они позволяют создавать, открывать и изменять объекты БД.

9.

Основные типы данных в СУБД Access
Типы данных
Текстовый
МЕМО
Описание
Алфавитно-цифровые и спец. символы
Образуются данные, размеры которых
превышают размер, заданный в свойстве
"Размер поля"
Дата/Время
Алфавитно-цифровые данные (31.07.1981)
Денежный
Денежные значения, числовые данные (25
руб., 100$)
Числовой
Числовые данные (25,0.28Е8, 1235678)
Логический
Логические значения: Да/Нет, Истина/Ложь
Поле объекта Рисунки, графики, звук, видео, и др.
OLE
Объекты OLE из приложений Windows
Счетчик
Числовые данные
Размер
От 0 до 255 байт
От 0 до 64000 байт
8 байт
8 байт
1,2,4 или 8 байт
1 байт
До 1 Гига байта
1,2,4 или 8 байт
9

10. Основные объекты Microsoft Access

Рассмотрим следующие объекты:
• Таблица – это объект, предназначенный для хранения данных
в виде записей (строк) и полей (столбцов).
• Форма – объект, предназначенный в основном для ввода
данных. В форме можно разместить элементы управления,
применяемые для облегчения ввода данных, рисунки,
диаграммы, аудио (звук) и видео (изображение). Форма может
иметь свободный или табличный вид.
• Запрос – объект, позволяющий получить нужные данные из
одной или нескольких таблиц.
• Отчет – объект, предназначенный для создания документа.
Который может быть распечатан или включен в документ
другого приложения.
Все четыре объекта могут работать в двух режимах: режиме
конструктора и режиме просмотра соответствующего объекта.
10

11.

Для перехода из одного режима в другой можно:
1) использовать значок панели инструментов
(представление таблицы, представление формы,
конструктор и т.д.)
2) сразу после загрузки Access на экране отображается
окно базы данных, в правой половине которого имеется
три кнопки – Просмотр, Конструктор, Создать.
Для открытия нужного объекта, в нужном режиме можно
воспользоваться этими кнопками.
Кнопка Создать предназначена для создания нового
объекта. Создание каждого нового объекта возможно
также различными способами:
11

12. Создать новый объект можно различными способами:

Объекты
Таблица
Форма
Запрос
Отчёт
мастер
Способ создания объекта
конструктор
автоформа
автоотчёт
выбирается
и
редактируется
таблица из набора
готовых
таблиц
Access
для
делового и личного
применения
Задаётся структура
таблицы
по
усмотрению
пользователя
(задаются
имена
полей, их размер и
тип)
на основе таблицы,
по
которой
создаётся
форма,
выбираются
нужные поля
форма полностью
создаётся
пользователем
предлагается
осуществить выбор
таблиц и полей,
необходимых
для
осуществления
запроса
Конструируется
таблица с именами
полей,
необходимых
для
осуществления
запроса
(выражения)
запрос
конструируется по
своему
усмотрению
предлагается
осуществить выбор
таблиц и полей БД,
которые
нужно
включить в отчёт
Режим таблицы
______________
Задаётся структура
таблицы,
определяются
имена полей (их
можно
переименовать),
устанавливаются
атрибуты полей
Вид автоформы:
в столбец
ленточная
табличная
автоформа
включает все поля
таблицы
______________
______________
______________
создаётся
отчёт,
включающий
все
поля запроса или
таблицы, на основе
которых
он
строится
______________
После нажатия кнопки Создать для каждого объекта открывается соответствующее
12
диалоговое окно.

13. Выражения в запросах Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения. Для

построения выражений используются:
№
1
2
Операторы
Операторы сравнения (>, <,
>=, <=, =, <>)
Логические операторы And,
Or
Примеры
>8 And <20
Иванов Or Петров
Пояснение к примеру
Выбор значений, больших 8,
и меньших 20
Выбор записей, содержащих
в полях заданные фамилии
Или номера 57 и 58
57 Or 58
Специальные операторы
Between
значений)
(диапазон
Between 40 And 100
Выбор записей, содержащих
в полях значения между
>=40 и <=100
In ("Физика",
"Математика",
"Информатика")
поиск записей по какомулибо
критерию
осуществляется только в
записях, содержащих в поле
например
Предмет,
указанные дисциплины.
Like"Иванов"
Поиск по шаблону записей,
содержащих
в
поле
Фамилии "Иванов"
и другие
3
In (список значений)
Like (образец
полях)
поиска
в
Like"И*"
13

14. Символы шаблона оператора Like

Назначение
Примеры
Пояснение к примеру
Символ
*
?
#
[]
Заменяет любую группу Like"Вас*" в поле Имя
любых символов
Вывод всех записей, имя которых
начинается с букв Вас, например,
Василиса, Василий и т.д.
Like"*ова" в поле Вывод всех записей, фамилии
Фамилия
которых заканчиваются на буквы
ОВА, например, Петрова, Иванова и
т.п.
Заменяет любой один Like"М?ша" в поле Вывод всех записей, имя которых
символ
Имя
начинается
с
буквы
М,
оканчивается
буквами
ша,
например, Миша, Маша
Заменяет одну любую Like"1#5"
Вывод всех записей, содержащих в
цифру
указанном поле числа 105,115,125 и
т.д.
Указывает допустимый Like"[П,Т,К]оля"
в Вывод записей, имеющих имя Поля,
диапазон символов
поле Имя
Толя, Коля
14

15.

В запросах можно производить вычисления
и использовать функции (тригонометрические,
статистические и др.).
Например, найти произведение двух полей,
среднее значение записей в поле и т.д. Более
подробную информацию о вычислениях в
запросах смотрите во встроенной справке
Access.
15

16. ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

Работа № 1
Работа с базой данных, состоящей из одной
таблицы
ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ должен уметь:
• формировать структуру таблицы;
• вводить и редактировать данные;
• разрабатывать однотабличные
пользовательские формы;
• разрабатывать отчёты;
• сделать поиск, сортировку и отбор данных;
• создать запрос.
16

17. Работа № 2 Работа с многотабличной базой данных

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ должен уметь:
• создавать многотабличную базу данных;
• устанавливать связи между таблицами;
• разрабатывать многотабличную
ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКУЮ форму;
• формировать запросы для многотабличной
базы данных с использованием мастера;
• создавать запросы по образцу с условиями
(режим конструктора);
• разрабатывать многотабличную форму отчёта
вывода данных.
17

18. Работа № 3 Дополнительные возможности по работе с СУБД Access

ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ должен уметь:
• создавать элементы управления;
• создавать вычисляемые поля;
• выполнять групповые операции в
запросах;
• вставлять графические объекты в БД.
18

19.

КОНЕЦ
ПРОГРАММЫ!
19