Организационная структура международного физкультурного мероприятия «Игры Каспия»

1.

Игры Каспия
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА
Международного физкультурного мероприятия «Игры Каспия»
05-10 сентября 2023, г. Астрахань
К
о
м
а
н
д
и
р
о
в
к
а
РУКОВОДСТВО ДЕНИСОВ К.Г.
ДИРЕКТОР
МИРМОВИЧ П.М.
ПОДГОТОВКА АРЕНЫ И
МЕСТ МЕРОПРИЯТИЯ
МИРМОВИЧ П.
ИТО
ХАБИРОВ С.В.
Брендирование,
спонсоры, ТВ, прессцентр и СМО
ТИХОНРАВОВА М.В.
СУДЕЙСКАЯ КОЛЛЕГИЯ/
СЕКРЕТАРИАТ
КУЛДИН Е.Д.
АКТИВНОСТИ НА
МЕРОПРИЯТИИ
ЛАРЮКОВ А.В.
ВИДЕОКОНТЕНТ,
СТУДИЯ ФДР
ДУБОВИЦКИЙ Л.
КОПИРАЙТЕР, ФОТО
МАЙОРОВА М.В.
АККЕРДИТАЦИЯ
РЕПИН Н.Н.
ДОГОВОРЫ/ СМЕТА
РОЩИНА В.А.
МАРКЕТИНГ
БЕБУТОВА В.Б.
ФИНАНСЫ
МАТЮХИНА Л.А.
АВИАБИЛЕТЫ
ИНОСТРАННЫЕ
ДЕЛЕГАЦИИ
КРАВЦОВА Ю.И.
СКР
РОЩИНА В.А.
О
ф
и
с
ИНОСТРАННЫЕ
ДЕЛЕГАЦИИ
КРАВЦОВА Ю.И.
1

2.

РУКОВОДСТВО
ДИРЕКТОР
ЗАМЕСТИТЕЛЬ
ПРОЖИВАНИЕ
ПИТАНИЕ
ТРАНСПОРТ
АККРЕДИТАЦИЯ
ВСТРЕЧИПРОВОДЫ
АРЕНА И
СОПУТСВУЮЩИЕ
МЕСТА
МЕРОПРИЯТИЯ
VIP ГОСТИ ФДР
VIP ГОСТИ
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Осуществление контроля во всех сфер подготовки и проведения мероприятия. Подписание
договоров. Участие в совещаниях оргкомитета.
Осуществление процесса подготовки и проведения мероприятия. Решение организационных
вопросов. Персональная ответственность за процесс подготовки и проведения турнира.
Осуществление всех обязанностей директора в случае форс-мажорных обстоятельств
Размещение спортивных делегаций мероприятия. Взаимодействие с местами проживания,
заключение договоров, предоставление информации по проживанию
Подбор мест организации питания всех групп, а также системы питания. Согласование меню
всех групп. Заключение договоров по организации питания.
Определение количества и состава автотранспорта. Разработка графиков движения
транспорта. Отслеживает работу транспорта в период подготовки и проведения
мероприятия. Заключение договоров с транспортными компаниями. Авиаобеспечение.
Организация получения аккредитации для всех групп. Согласование зон доступа по
аккредитациям
Осуществление встреч и проводов всех групп мероприятия в местах пребывания. Контроль ы
волонтёров-помощников.
Подготовка спортивной арены, зон проведения аккредитации, жеребьевки, разминки,
допинг-контроля и пр в соответствии с требованиями. Заключение договоров с
сопутствующими организациями, участвующими в подготовке и обслуживании
вышеуказанных зон.
Составление списка VIP ФДР-гостей турнира. Отслеживание даты и времени приезда на
мероприятие. Контроль обеспечения ВИП ФДР-гостей транспортом, проживанием (с учётом
райдера), питанием и аккредитациями. Встреча VIP ФДР-гостей на арене, сопровождение
ВИП-гостей во время их участия на мероприятиях в рамках ВЭФ
Составление списка VIP МФД-гостей турнира. Отслеживание даты и времени приезда на
мероприятие. Контроль обеспечения ВИП-МФД гостей транспортом, проживанием (с учётом
райдера), питанием и аккредитациями. Встреча VIP МФД-гостей на арене, сопровождение
2
ВИП МФД-гостей во время их участия на мероприятиях в рамках ВЭФ

3.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
ИТО
ЦЕРЕМОНИАЛ
ВОЛОНТЕРЫ
СУДЬИ
СКР
КОПИРАЙТЕР
ПРЕСС-ЦЕНТР
ПОДГОТОВКА И
СОГЛАСОВАНИЕ
МАКЕТОВ
Информационно-техническое обеспечение мероприятия, аккредитации, жеребьевки
Организации церемоний открытия, награждения и иных церемониальных мероприятий
Определение количества волонтеров и распределение по объектам. Обеспечение
волонтеров всем необходимым для эффективной работы
Подбор судейского персонала, контроль прибытия судей на мероприятие. Обеспечение
программой досуга.
Сбор информации по пребыванию членов СКР и Олимпиоников на мероприятии и
своевременная передача этой информации менеджерам по проживанию, транспорту,
питанию и встречи. Решение организационных вопросов до дополнительным мероприятиям
для Олимпиоников (мастер-классы, открытые тренировки и пр). Оказание помощи в
решении всех организационных вопросов
Организует фотосъемку события, Готовит и согласовывает материалы для сайта ФДР.
Организует работу пресс-центра, его подготовку и оснащение, подготовку необходимого
оборудования. Организует работу пресс центра. Организует работу пула журналистов на
арене во время мероприятия и их питания на арене.
Формирование списка рекламах возможностей в рамках турнира (баннеры, ролики СК
Фетисов-Арена, наружная реклама по городу (щиты), печатная и продукция (аккредитации,
программа, бутылка воды и др.).
Распределение между спонсорами рекламных услуг, определение списка и стоимости
услуг (разный вклад у спонсоров, необходимо пропорционально перечисленным средствам
разместить рекламу)
Согласование со спонсорами условий договора. Разработка макетов (баннеров, полиграфии,
роликов, щитов), ТЗ дизайнеру, проверка. Согласование всех макетов со спонсорами.
Подготовка печатного отчета по рекламным носителям.
Подготовка и подписание акта передачи макетов отв. за размещение рекламы в зале.

4.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Во время проведения турнира по требованию спонсора организовать возможность проверки
ОТВ. ЗА РЕКЛАМУ
всех рекламных носителей.
ЗАЛЕ
Фото и видео отчет во время проведения, сбор образцов продукции.
Обеспечить работу разминочного зала в соответствующие часы работы. Следить за чистотой
ОТВ. ЗА РАЗМ. ЗАЛ и порядком в зале. Обеспечить доступ к весам, в часы работы зала. Обеспечить питьевой
И ВОДУ.
водой все команды и персонал на время тренировок и соревнования. Принять, разгрузить и
раздать воду.
Помогает в работе с проживанием, проживанием ВИП ФДР и МФД, визовой поддержке,
заключение договоров с подрядчиками ВЭФ, ВИП транспорт, транспорт делегации,
ЗАМЕСТИТЕЛЬ
авиаобеспечением ,заключением договоров и соглашений по турниру, работе с ВИП ФДР и
ВИП МФД гостями, питанием и ПЦР