Документальное сопровождение бизнес-коммуникаций. Модуль 6. Управление процессом документации

1.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ
СОПРОВОЖДЕНИЕ
БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИЙ
Модуль 6. Управление процессом
документации.
Автор: Кузнецов Николай Васильевич– доцент кафедры экономики и
информационных технологий

2.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
СОДЕРЖАНИЕ
МОДУЛЯ
1. Организация процесса создания
и управления документацией.
2. Создание шаблонов и образцов
документов.
3. Контроль
качества
документации.

3.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
1.Организация процесса создания и
управления документацией.

4.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Документация по процессу - живой документ,
предназначенный для внутреннего использования, в котором
описываются задачи и действия, необходимые для запуска
нового процесса.

5.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Документация по процессам - внутренний, живой
документ, в котором подробно описываются задачи и действия,
необходимые для запуска нового процесса.

6.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Очень важно надлежащим образом документировать и
отслеживать ход любых новых процессов - от самых простых
задач (адаптация новых сотрудников) до более масштабных
целей, таких как изменение структуры команды.
Документацию по процессам также можно создавать для
оптимизации имеющихся процессов.
Помимо синхронизации действий команд документация
по процессам играет роль дорожной карты для сотрудников,
которая помогает понять, какие действия нужно выполнить,
чтобы создать новый процесс. Она также устраняет путаницу
и служит основным ресурсом, к которому можно обращаться
за сведениями о том, как выполнить ту или иную задачу.

7.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Документация по процессу и составление карты
процесса обладают рядом ключевых отличий.
Основное различие между данными двумя системами
заключается в их компоновке.

8.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Документирование процесса подразумевает создание
письменного документа с изложением основных сведений.
Составление карты процесса подразумевает его
наглядное представление.

9.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
В документации по процессу также имеется его наглядное
представление, но оно при этом отличается от намного более
подробного варианта, представленного на карте процесса.

10.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Для создания документации по процессу, охватывающей
все шаги от первоначального анализа до тестирования и
проверки, необходимо выполнить восемь действий.
На каждом этапе необходимо формально документировать
все стадии процесса, чтобы синхронизировать работу
команды и обеспечить чёткий обмен информацией.

11.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
1. Анализ исходного процесса.
На первом этапе руководитель проекта анализирует
исходную информацию и создаёт краткое описание, где
указываются цели, хронология и приоритеты. Делается это
путём рассмотрения задач и составления на их
основе экономического обоснования.

12.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
В процессе анализа следует выделить:
основные задачи: определить, каких ключевых показателей
эффективности хотите достичь или какие бизнес-задачи
выполнить.
заинтересованные лица: подумать, какие команды будут
работать вместе.
хронология: оценить объём процесса и хронологию его
выполнения по методу критического пути.
приоритет: определить, насколько важно внедрить данный
процесс по сравнению с другими проектами и задачами,
над которыми работает ваша команда.

13.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
2. Определение границ процесса.
Необходимо обрисовать, как процесс вписывается в
работу тех или иных команд и выделить различные задачи,
которые они выполняют. Подумать, где процесс начинается и
где заканчивается, а также на кого он влияет.
Определение данных границ поможет задать чёткие
ориентиры по задачам, когда вы будете готовы к внедрению
нового процесса. Например, если вы хотите сократить объём
трудозатрат с помощью автоматизации процессов, то границы
могут подразумевать выделение команды ИТ для запуска
процесса и операционной команды - для его выполнения.

14.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
3. Определение точек входа и выхода.
Точки входа - ресурсы, необходимые для выполнения
процесса.
Точки выхода - то, чего хотите достичь по завершении
процесса.
Результаты можно определить, изучив исходные задачи
проекта и выбрав конкретные, измеримые показатели.
Например, если вы ставите перед собой цель тратить меньше
времени на малопродуктивную работу, одним из результатов
может быть автоматизация напоминаний о задачах. В этом же
примере точкой входа может стать внедрение инструмента
управления работой.
Определение точек входа и выхода в будущем позволит
разбить каждую из этих целей на небольшие этапы.

15.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
4. Определение этапов процесса.
Можно сделать самостоятельно или в ходе коллективного
обсуждения.
Следует начать с рассмотрения начальной точки процесса.
Например, для автоматизации напоминания о задачах
необходимо сначала создать эти задачи.
После того как вы определили, что запускает и завершает
процесс, последовательно перечислите все его этапы. Если
необходимо выполнить несколько задач, перечислите их все в
рамках одного этапа. Этапы должны быть как можно более
простыми, фиксировать следует только основные части
процесса.
Разбейте каждый этап на небольшие компоненты, которые
можно поручить отдельным заинтересованным лицам.
Следующее действие - распределение обязанностей на
каждом из этапов.

16.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
5. Связь с заинтересованными лицами проекта.
После определения этапов самое время разбить все задачи
на части и определить, кто за них отвечает. Будет полезно
включить в документ подробную информацию по каждой
задаче, например, ожидаемые результаты и хронологию. Это
обеспечит чёткость и оптимизирует обмен информацией.
Если при работе над более сложными проектами
необходимо предоставить дополнительную информацию о
задаче или контекст, подумать о совещании с командой или
поделиться с ней нужной информацией. Это может быть
юридическая информация или руководство по использованию
бренда, необходимое для выполнения поставленных задач.

17.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
6. Создать блок-схему процесса.
В
зависимости
от
типа
процесса,
который
документируется,
блок-схема
обеспечивает
чёткость
благодаря своей наглядности. Инструмент управления
рабочими процессами позволяет отслеживать ход выполнения
целей и задач.
Для
построения
блок-схемы
должны
быть
сформулированы все этапы, входные и выходные точки
процесса, а также информация о назначениях для
заинтересованных лиц. После этого остаётся просто
аккуратно расположить каждый этап в хронологическом
порядке.

18.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»

19.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
7. Отметить исключения для хода процесса.
Задокументировав наглядное представление хода процесса,
необходимо обратить внимание на любые исключения, с
которыми может столкнуться команда. Эти исключения
возникают из-за того, что не каждый поток будет следовать по
одному и тому же пути.
Например, исключением для рабочего процесса может
стать то, что отдельным задачам в зависимости от сложности
работы может понадобиться дополнительная проверка. В
таком случае возможно потребуется отметить сценарии, не
требующие такой проверки. Также следует добавить действия,
которые команда должна предпринять при возникновении
указанных исключений.

20.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
8. Протестировать процесс.
В его ходе необходимо определить, где возникают
проблемы или возможные риски, и устранить их в режиме
реального времени.
Для определения слабых мест следует задать следующие
вопросы:
Решила ли документация по процессу проблему, которую
вы хотели устранить?
Нужно ли внести более существенные изменения, чтобы
процесс начал работать оптимально?

21.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Документирование бизнес-процессов предотвращает
ошибки благодаря наличию заблаговременно составленного
описания каждого этапа процесса. В ходе процесса
эффективность этих этапов можно анализировать и вносить
необходимые изменения.

22.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Заблаговременное документирование процесса позволяет
избежать следующих проблем:
недостаточный обмен информацией: без надлежащей
документации обмен информации может осуществляться
разрозненно, что ведёт к разрастанию объёма работы по
организации работы;
пропуск этапов процесса: без подробно расписанных этапов
задачи могут перепутаться или потеряться, что делает
процесс неэффективным;
нечёткость целей и результатов: если сотрудники не
понимают предназначение того или иного процесса, у них
может не быть чёткого понимания ожидаемых результатов
или приоритетов.

23.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Документирование процессов позволяет анализировать
ошибки и позволяет сформировать систему постоянного
контроля потенциально слабых мест на протяжении всего
жизненного цикла процесса. Это обеспечивает возможность
изменить или устранить ненужные шаги.

24.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Распространённые
препятствия,
которые
устраняет
документирование процессов:
частые совещания: в документации по процессу можно
привести
всю
необходимую
информацию,
для
предоставления которой в противном случае потребовалось
бы проводить совещания. Неэффективные совещания
отнимают время и в некоторых случаях даже создают
дополнительную путаницу;
дублирование работы: когда задачи изначально правильно
организованы,
вероятность
дублирования
работы
существенно снижается.
разрозненность коммуникаций: когда информация хранится
в разных источниках, это может привести к сбоям в процессе
обмена ею.

25.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Документация по процессу позволяет качественнее
распределять ресурсы путём чёткой организации информации
по этапам и их привязки к необходимым ресурсам.

26.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Это гарантирует, что ресурсы:
применяются правильно: когда команды знают, какие
ресурсы использовать, они могут делать это правильно и
эффективно;
привязаны к нужным этапам: связав ресурсы с задачами,
имеется возможность чётко осознавать, как и когда их
нужно использовать.
работают на достижение желаемого результата: когда
ресурсы распределены оптимально, их можно применять
строго по назначению.

27.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Преимущества оптимизированного обмена информацией:
работа сразу выполняется правильно: чёткие коммуникации
сокращают риск возникновения путаницы и снижения
качества работы;
создание базы знаний по процессам: обмен информацией
помогает командам быть в курсе новых процессов;
расширенные карты процессов и стандартные рабочие
процедуры:
коммуникации
позволяют
прояснять
информацию и обеспечивать соответствие карт процессов и
процедур исходным целям проекта.

28.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Документирование процессов помогает оптимизировать
внесение улучшений и готовить почву для различных будущих
процессов.
Документация по процессам позволяет предотвращать
неэффективность и возникновение препятствий, а также
готовить сотрудников к успешной реализации последующих
проектов.

29.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Управление документацией заключается в создании
условий, обеспечивающих получение и хранение необходимой
документной информации, ее быстрый поиск и доведение до
потребителей в установленные сроки и с наименьшими
затратами.

30.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Дж. Роудз указывает, что управление документацией
охватывает жизненный цикл документов с момента их
рождения, выполнения ими соответствующих задач в
управлении до уничтожения или передачи в архив.

31.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Управление документацией складывается из четырех
основных составляющих, которые в совокупности позволяют
достигнуть эффективности документальной деятельности и
способствовать
развитию
организации
за
счет
систематического
использования
документированной
информации.
Элементы
управления
документацией
охватывают полный жизненный цикл документов.

32.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
1. Создание документов. Данный элемент понимается как
установление
необходимого
перечня
используемых
документов, их названий и функционального назначения,
проектирование форм документов, наблюдение за их
использованием,
применение
современных
информационных технологий для составления документов.
2. Хранение
и
использование
документированной
информации.
Данный
элемент
понимается
как
формирование дел, создание файлов и систем поиска
документов и информации, развитие систем передачи
информации,
телекоммуникаций,
копирования
и
тиражирования документов; создание центров хранения
документов или административных архивов.

33.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
3. Передача документов на постоянное (государственное)
хранение. Данный элемент понимается как составление
перечней документов со сроками хранения, оценка
документов, идентификация и описание каждого
документа и комплексов документов. Ценность и
необходимость сохранения признается за документами,
которые
могут
служить
для
доказательства
существовавших сделок или для проведения исторических
исследований.
4. Управление архивами. Данный элемент понимается как
проектирование
и
строительство
архивохранилищ,
совершенствование методов консервации и реставрации,
систематизации и описания архивных фондов, доступа к
документам,
составления
справочных
средств
и
распространения в обществе информации об архивах.

34.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Хортон и Леннон определяют управление документацией
как функцию менеджмента, которая распространяется на
жизненный цикл документов, включая их создание,
прохождение по службе, временное хранение, передачу на
постоянное хранение и уничтожение.
Они считают, что управление документацией является
составной частью управления информационными ресурсами
организации и заслуживает того, чтобы называться одной из
основных функций управления в организациях.

35.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
К. Хар и Д. Маклеод считают, что управление
документацией относится к числу стратегических функций
организации.
Джон Саммервил прямо связывает эффективную
реализацию
функции
управления
документацией
с
получением прибыли: «Мы - управляющие информацией ...
уже не запускаем руку в общий бюджет своей организации,
наоборот, будучи профессионалами в области информации,
мы, по сути, сами зарабатываем деньги для своей
организации».

36.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
М. Баккленд «Об основе теории управления
документацией» утверждает, что управление документацией
это не теория, а практическая деятельность управляющих
документацией, которая включает в себя поиск информации,
составление перечней документов с указанием сроков их
хранения,
описание
документов,
индексацию
и
классификацию документов, организацию доступа к
документам, информационные технологии, работу персонала.
С другой стороны, автор подчеркивает, что «миссия службы
по управлению документацией должна быть связана с
миссией организации в целом».

37.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Д.О. Стефенс воспринимает управление документацией
как практическую деятельность.
Однако он подчеркивает, что управление документацией
может стать самостоятельной сильной профессиональной
научной дисциплиной с очень хорошими перспективами
развития.

38.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
А.Н. Сокова свое понимание управления документацией
изложила в работе «Деловая документация в сфере
управления».
В
ее
представлении
управление
документацией
заключается в:
организации полного и точного документирования
деятельности организаций, создании соответствующих
форм документов;
ведении механизма контроля за объемом и качеством
создаваемых документов;
упрощении деятельности по созданию, накоплению и
использованию документов;
надежном хранении документации и своевременной
ликвидации ненужных документов;
правовом
обосновании всех
аспектов управления
документацией.

39.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Управление
документацией
полноценная
управленческая функция организации, реализация которой
распространяется на все стадии жизненного цикла бытования
документов (от возникновения документов - до их
уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды
документов и системы документации организации.
Управление документацией основывается на принципах
экономичности и эффективности и на широком использовании
новых информационных технологий, обеспечивающих
качественный менеджмент по отношению к документации
организации как полноценному ресурсу управления. Тем
самым подчеркивается взаимосвязь документации и
информации в управлении.

40.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
2. Создание шаблонов и образцов документов.

41.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Шаблон - заготовка документов.
Шаблоны в Word являются средством ускорения и
облегчения создания документов.
Шаблон - обыкновенный документ, сохраненный
специальным образом и изначально содержащий определенный
текст, рисунки, и т.п., то есть все то, что, скорее всего,
понадобится в документах, создаваемых на базе шаблона, и что
в обычной ситуации понадобилось бы вводить заново.

42.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
В каждой организации создаются такие документы как
приказы, протоколы, письма, справки и т.д. Большинство из
них создаются на специальных бланках. Использование
компьютерных технологий значительно облегчает работу по
созданию такого рода документов. На основе шаблона
средствами MS Word возможно подготовить «защищенный»
бланк документа, в который невозможно внести изменения и
неправильно оформить реквизиты.
Таким образом шаблон удобно использовать как основу для
создания новых однотипных документов.

43.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Сначала создайте документ, который будет служить в
качестве заготовки (шаблона) для других каких-либо
документов. При этом следует учесть, что шаблон должен
содержать только те элементы (рисунки, таблицы и пр.),
которые будут обязательно присутствовать в новых
документах, создаваемых на основе данного шаблона.

44.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Предлагается создать документ.
Щелкните мышкой по круглой кнопке Microsoft Office и в
раскрывшемся меню выберите Сохранить как - Шаблон Word.
В диалоговом окне Сохранение документа введите название
шаблона.

45.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Создание нового документа на основе шаблона.
Чтобы создать документ на основе имеющегося шаблона
необходимо: Щелкнуть по кнопке Microsoft Office и выбрать
команду Создать.
В появившемся окне Создание документа слева выберите
раздел Мои шаблоны.
В результате на экране появится диалоговое окно Создать с
перечнем всех имеющихся на выбор шаблонов. Выберите
нужный.
Чтобы создать документ на базе шаблона, не хранящегося в
папке Шаблоны, следует найти файл шаблона и просто
выполнить по нему двойной щелчок.
При этом будет создан новый документ с рабочим именем
типа
Бланк.
Теперь
можно
внести
необходимые
правки/дополнения/ и сохранить документ в свою папку под
новым именем.

46.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
3. Контроль качества документации.

47.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Контроль
качества
подготовки
документов
редактирование текста документа и его оформление в
соответствии
с
предъявляемыми
требованиями
и
установленными правилами.

48.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Документы
имеют
большое
значение
для
функционирования любой организации и жизнедеятельности
всякого человека. Это обусловлено их предназначением закреплением прав, обязанностей, ответственности, т.е.
изменений в правовом статусе физических и юридических
лиц. В связи с этим необходимо всегда тщательно проводить
подготовку документов. Частью данной работы является
контроль качества.

49.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Контроль
качества
подготовки
документов
представляет собой деятельность, которая заключается в
оформлении документа и в редактировании набранного текста,
т.е. в приведении его в соответствие с установленными
требованиями, правилами, нормами.
Субъектами этой деятельности могут быть сотрудники
организации любого уровня: руководители организации,
секретари-референты,
непосредственные
исполнители
(специалисты), их начальники, которые визируют документы,
и др.

50.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Главной задачей контроля качества подготовки
документов считается - обеспечение применения при
разработке документации положений и норм действующих
инструкций, а также государственных отраслевых и
внутренних стандартов организации, которые регламентируют
вопросы выполнения графической и текстовой документации.

51.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Контроль качества подготовки документов
проводиться по-разному.
Применяют сплошной и выборочный метод.
может

52.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Сплошной метод - означает проверку всех документов,
которые составляют в организации.
Выборочный метод - проверяют только часть
документов, которые отобраны в соответствии с тем или
иным критерием (признаком).
Выбор конкретного метода обуславливается системой
документации
организации,
масштабами
работы
с
документами, процедурами подготовки документов и др.

53.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Кроме того, различают стадии, на которых проводится
контроль качества.
Он может осуществляться как на стадии разработки
документа, так и после его утверждения.
Желательно контролировать качество предварительно,
однако это занимает определенное время, что увеличивает
сроки принятия и исполнения решений в организации.

54.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
В большинстве случаев контроль качества подготовки
документов
рассматривают
как
совокупность
трех
последовательно выполняемых этапов:
1.Первое чтение.
2.Проверка фактического материала.
3.Правка текста.

55.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Контроль качества подготовки документа начинается с
первого чтения его текста.
Во время этого процесса рекомендуется делать только
карандашные пометки на полях.
Если приходится работать со сложным и объёмным
текстом, то замечания следует записывать на отдельном листе
бумаги.
Помимо этого, на первом этапе ведется сбор необходимых
справок, документов, которые ранее были составлены по
этому вопросу, и других дополнительных сведений.

56.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
В рамках второго этапа контроля осуществляется
проверка фактического материала, который используется
составителем документа.
В частности, речь идет про проверку ссылок на
нормативные и правовые акты, наличия виз согласования,
сведений, которые указывают в документе.

57.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Пометки и замечания, которые были сделаны при первом
прочтении, используются на третьем этапе правки документа.
Благодаря этому проводятся языковая и стилистическая
правка. Если приходят к выводу о необходимости совершения
существенных исправлений документа, то это нужно
согласовывать с его автором. Все исправления слов и цифр
должны быть сделаны отчётливо и аккуратно.

58.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Контроль качества подготовки документов зачастую
сводится к внесению правок в первоначальный вариант
составленного
документа.
Поэтому
перед
началом
выполнения подобной работы нужно иметь четкое
представление о существующих разновидностях правок:
правка-вычитка;
правка-сокращение;
правка-переделка;
правка-обработка.

59.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
В рамках правки-вычитки перепечатанный текст
сравнивается с отредактированным, ранее выверенным
документом. В результате могут быть обнаружены пропуски
букв, слов и даже отдельных строк, неверные написания.
Изменения в текст вносят черной пастой. Если обнаруженные
недочеты существенны, то текст следует перепечатать.

60.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Правка-сокращение представляет собой устранение из
текста материала, который в целом для документа
несущественен. Эту разновидность правки уместно
применять при работе с текстами, которые изобилуют
общими рассуждениями, загромождены однотипными
примерами,
наполнены
сложными
синтаксическими
конструкциями.

61.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Часто правку-сокращение применяют ввиду превышения
заранее установленного объёма текста. Как известно,
например, деловые письма более двух-трех страниц писать не
принято (исключениями являются вопросы глубокого анализа
и обоснования поднимаемой проблемы).

62.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Нередко документы составляют лица, которые плохо
владеют деловой речью, не умеет выразить нужную мысль
письменно. В этих случаях во время контроля качества таких
документов осуществляется правка-переделка, т.е. на
основе представленного материала создается новый вариант
текста.

63.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Правка-обработка является комплексным видом правки,
который включает в себя все работы с проектом документа,
выполняемые в рамках других разновидностей правки. По
этой причине данный вид редакторской работы является
наиболее распространенным.

64.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Таким образом, современные организации зачастую
проводят работы по контролю качества подготовки
документов. Эта деятельность позволяет избежать наложение
штрафов и получение иных убытков, а также способствует
более эффективному информационному обмену как внутри
организации, так и с элементами внешней среды.

65.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
ЛИТЕРАТУРА
Основная:
1. Бидагаева, Ц.Д. Деловое письмо на английском языке: учеб. пособие для студентов
экономических и гуманитарных специальностей, дополнительной программы
«Переводчик в сфере профессиональной коммуникации» / Ц.Д. Бидагаева. – Улан-Удэ:
ВСГТУ, 2004.
2. Гунина Н.А. Профессиональное общение на английском языке (web-формат) [Электронный
ресурс]: учебное пособие / Н. А. Гунина. - Тамбов: ТГТУ, 2016. - Режим доступа:
https://www.tstu.ru/book/elib3/mm/2016/gunina/
3. Гуринович, В.В. Деловая переписка на английском языке: учеб.-справ. пособие / В.В.
Гуринович. – Мн.: Харвест, 2004.
4. Казакова О.А. Деловая коммуникация: учебное пособие / О.А. Казакова, А.Н.
Серебренникова, Е.М. Филиппова; Томский политехнический университет. – Томск: Издво Томского политехнического университета, 2013. – 132 с.
5. Кутний, Е.А. Бизнес-корреспонденция на английском языке: пособие / Е.А. Кутний. – М.:
Изд-во АСТ; Харьков: Торсинг, 2002.
6. Business Process Improvement Workbook Documentation, Analysis, Design, and Management of
Business Process Improvement. H.James Harrington, Eric K.C. Esseling, Harm van Nimwegen.
– New York, McGraw-Hill, 1997

66.

ГОМЕЛЬСКИЙ ФИЛИАЛ МЕЖДУНАРОДНОГО УНИВЕРСИТЕТА «МИТСО»
Спасибо за внимание!
Автор: Кузнецов Николай Васильевич – доцент кафедры экономики и
информационных технологий Гомельского филиала Международного
университета «МИТСО»
e-mail: [email protected]