Выдача и учет СИЗ г. Тюмень ООО «Харампурнефтегаз»

1.

Кейс «Выдача и учет СИЗ»
г. Тюмень
ООО «Харампурнефтегаз»

2.

Кейс «Выдача и учет СИЗ»
Актуальная проблема
• При трудоустройстве работника: структурно подразделение (далее - СП) вносит
личные главные работника личную карточку и направляет на согласование В Блок
снабжения (далее - БС) для внесения данных СИЗ согласно утвержденных единых
норм (далее - УЕН) по Компании.
• Личная карточка работника подписывается руководителем СП, работниками БС и
ПБОТОС.
• На основании личной карточки работник получает СИЗ на складе, кладовщик делает
отметку в личной карточку о выдаче СИЗ и формирует ведомость.
• Кладовщик формирует реестр и передает заполненную форму в Бухгалтерию.
• Бухгалтерия отражает и проводит первичные документы в учетной системе 1С.
• Работник использует СИЗ в соответствии со сроками носки согласно УЕН.
• По истечении срока носки или выхода из строя СИЗ, работник получает новые.
• Отсутствует оперативная информация об остатках СИЗ;
• Работник должен сам отслеживать количество выданных СИЗ;
• Работник получает распечатанную карточку СИЗ, которую он должен хранить;
• Склад выдачи СИЗ находится в городе Губкинский;
• Не всегда можно подобрать СИЗ по размеру и сезону.

3.

Цель работы
Оптимизировать процесс выдачи и учета СИЗ
Задачи работы
1. Разделить процесс на этапы.
2. Предложить варианты оптимизации этапов и процесса в
целом.
3. Определить риски.
4. Провести сравнение стандартного процесса с
предложенным.
3

4.

Разделение процесса на этапы
Этап 1.
Заполнение личной
карточки работника
1. Создание электронной
формы
2. Онлайн согласование
3. Безопасность данных
Этап 2.
Выдача СИЗ на складе
1. Система учета на складе
2. Мобильное приложение
для кладовщика
3. Регулярные
инвентаризации
Этап 3.
Учет в бухгалтерии
1. Интеграция с
бухгалтерской программой
2. Автоматическая
обработка документов
Этап 4.
Дополнительные шаги
1. Определение списка необходимых СИЗ
2. Определение наименования и
номенклатурного номера
3. Заполнение ведомости МБ-7
4. Оформление акта приема-выдачи
5. Передача акта в ООО «РН-учет»
4

5.

Варианты общей оптимизации
Интегрированная
электронная
форма.
Обучение и
поддержка
персонала
Развитие системы
искусственного
интеллекта
Автоматизации
учета СИЗ
Мониторинг и
аналитика
5
5

6.

Определение рисков
Информационные риски.
Возможная утечка данных:
при внедрении электронных
систем существуют риск
утечки конфиденциальных
данных работников
Технические риски.
Системные сбои:
возможность сбоев в работе
электронных систем, что
может привести к
недоступности данных и их
потере
Организационные риски.
Сопротивление персонала
изменением. Недостаточное
обучение персонала
Заполнение личной
карточки работника.
Задержки в процессе
согласования,
невозможность быстрого
получения одобрения из-за
занятности участников
процесса.
Выдача СИЗ на складе.
Возможные расхождения в
данных между электронной
системой и фактическими
запасами на складе.
Возможные проблемы с
работой устройств
сканирования.
Учет в бухгалтерии.
Возможные трудности при
корректной интеграции с
бух.системой и проблемы в
качестве обработки данных
при автоматическом
формировании документов
6

7.

Сравнительная характеристика
Стандартный процесс выдачи и
учета СИЗ с использованием
физических документов
Предложенный процесс
Заявка на СИЗ
Электронная заявка
Подписание документов
Физический учет
Инвентаризация
Электронное подписание
Автоматизированный учет
Систематическая инвентаризация
Уведомления и отчетность
Аналитика и мониторинг данных
Интеграция с HR и обучение
7

8.

Архитектура системы
8

9.

Принцип ТРИЗ
Что меняем
Что изменяется
Ожидаемый результат
Принцип изменения
размера
СИЗ с универсальным
размером
Проблемы с подбором
размеров
Адаптация к разным
пользователям
Принцип
автоматизации
Процессы учета,
мониторинга и выдачи
СИЗ
Временные и трудовые
затраты
Увеличение точности и
эффективности процесса
Принцип
универсальности
СИЗ для разных сезонов
и условий
Управление запасами
Улучшение доступности
необходимых СИЗ
Принцип сегментации
Процесс выдачи и учета
для разных групп
Гибкость управления
Адаптация к специфике
различных групп
работников
Принцип объединения
Интеграция процессов
учета и выдачи
Время на передачу
данных
Улучшение связи между
этапами
Принцип
динамичности
Мониторинг состояния
СИЗ
Способ реагирования на
изменения
Быстрое реагирование на
изменение
9

10.

10