Автоматизация документооборота на примере университета Синергия

1.

Автоматизация
документооборота на
примере университета
Синергия
Ф.И.О. автора
№ группы
Научный руководитель:

2.

Актуальность
Актуальность представленной выпускной квалификационной работы
(ВКР) заключается в том, что на сегодняшний день управление
документооборотом приобретает все большее значение для развития
бизнеса в любых сферах, начиная от малого предпринимательства и
заканчивая крупными корпорациями.

3.

Цели и задачи
исследования
Цель дипломной работы – провести внедрение системы электронного
документооборота, проектирование и разработку автоматизированной
системы компьютерного ведения документации в университете
Синергия
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:
- анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
- анализ комплекса задач и обоснована необходимость автоматизации;
- выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
- место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
- выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
- выбор и обоснован способ приобретения ИС для автоматизации
задачи;
- обоснование проектных решений по техническому, программному и
информационному обеспечению;
- расчет экономической эффективности проекта.

4.

Объект и предмет
исследования
Объект исследования – университет Синергия.
Предмет исследования – автоматизация документационных потоков в
организации.

5.

Определение места задачи
Должностная инструкция
делопроизводителя
Входящая документация
Внутренняя документация
Требования
университета
Деятельность
делопроизводителя по работе с
документацией
Исходящая документация
A0
Делопроизводитель
Файлы
MS Excel
Реестр документации требующей исполнения
Исполненная документация
Журнал входящей документации
Реестр исходящей документации
Реестр внутренней документации

6.

Существующие разработки
Программа /
Характеристики
Стоимость
Возможность доработки
своими силами
1С: Документооборот
Клиентская лицензия на 100
рабочих мест 459 000
Имеется возможность
настройки взаимодействия с
другими приложениями и
обмена данными через
текстовые файлы, XMLдокументы и DBF-файлы
Megapolis.DocNet
Foss Doc
От 220 000
От 120 000
Решение состоит из
встроенных моделей и
компонентов, которые легко
настраиваются, позволяют
быстро конфигурировать
сложные системы
Есть возможность
настроить под себя ваш
продукт с помощью
функциональности
библиотек документов:
добавить, удалить поля
и/или функции
документов
Интерфейс
Интуитивно понятный, без
дополнительных функций
Перегружен, разработан с
учетом организации работы
Интуитивно понятный,
без дополнительных
функций, плохая
масштабируемость
Кросс-платформенная
демонстрация
Присутствует (Windows, Linux,
Mac)
Недоступно, присутствует
только Linux
Только Windows

7.

Стратегия
В настоящее время имеется два возможных варианта решения задачи
автоматизации: подгонка готового программного продукта под бизнеспроцессы организации, либо создание нового программного продукта
под конкретные условия выбранного учреждения.
В данном дипломном проекте был выбран второй вариант – создание
нового программного продукта под конкретные условия университета
Синергия.

8.

Дерево функций системы
Функции системы
документооборота
Работа со
справочниками
Работа с папками
Работа с
документами
Получение отчетов
Добавление
Пользователи
Регистрация
Номенклатура дел
Просмотр
Должности
Добавление файла
Список
документов по
видам
Создать
Удалить
Удалить
Редактирование
Отделы
Просмотр
документов в
папке
Разделы
номенклатуры
Удаление
Виды документов
Установка прав
Редактировать
Создать
Список
сотрудников
Редактировать
Изменение папки
Список
документов,
находящихся в
архиве
Экспорт в MS
Excel
Добавление
примечаний
Учетная карточка
документа
Редактирование
Печать
Печать

9.

Главное меню системы

10.

Эффективность системы
Показатели
Количество
документов
оформленных
ошибочно
или
просроченных за мес.
Время на регистрацию одного
документа
Время
на
обработку
одного
документа
Количество
обрабатываемых
документов в день
Существует
Планируется достигнуть
15 документов
0
5 минут
1 минута
от 15 до 30 минут
5-10 минут
50
50

11.

Вывод
В результате успешно создано полностью функциональное
приложение, полностью отвечающее всем поставленным требованиям
и способное решать поставленные задачи. Его открытая архитектура
обеспечивает возможность последующей доработки и
совершенствования.
Эффективность системы заключаются в экономии времени обработки
документации, а так же затрат на заработную плату, так как
использование разработанного программного обеспечения снижает
трудоемкость для специалистов проект автоматизации окупится через
0,23 года

12.

БЛАГОДАРЮ ЗА ВНИМАНИЕ!