Инструкция по закупкам. Алгоритм действий при закупке

1.

Инструкция
по Закупкам

2.

Закупщик – очень важный сотрудник
Именно от него зависит насколько хорошего,
лояльного, качественного, не дорогого
поставщика получит организация, сколько
ленег для нужд клиентов сэкономит и как
быстро необходимые вещи попадут в руки
которые этого ждут

3.

План закупок
Каждый Хэсэд высылает к концу ноября в
Джойнт, в это время формируется бюджет

4.

Инструкция распространяется на все
закупки организаций.
ИСКЛЮЧЕНИЯ:
НЕ на выбор столовой для программы «Столовая»
НЕ на закупку автомобиля (существует Приложение 6, там подробно о
том, как покупать автомобиль)
НЕ на закупки, проводимые в соответствии с решениями Проектной
Комиссии в Иерусалиме по приобретению, строительству или ремонту
зданий. (существует Приложение №10, в котором более подробно
изложены правила этих закупок).
ОДНАКО! Если закупка оборудования не требует структурных
изменений в здании, то она подчиняется Инструкции о закупках.

5.

Алгоритм действий при закупке
Определить ЧТО покупаем
(+исследуем рынок)
Определяем ОБЪЕМ закупки
Высылаем запрос на утверждение целесообразности
закупки в Джойнт (для административных закупок)
Составляем RFP (письмо приглашение, техническое задание,
спецификацию).
Если сумма закупки больше 7000$, то RFP высылаем на одобрение в
Джойнт
Рассылаем RFP поставщикам, ждем ответ

6.

Рассматриваем документы от поставщиков
Если сумма закупки более 3000$ составляем протокол УК
(комиссии по утверждению поставщиков)
Если сумма тендерная и выше 30 000$, то высылаем протокол УК и документы от поставщиков на
рассмотрение в Джойнт ДО заседания комиссии заблаговременно
Если сумма до 30 000$, то высылаем Протокол УК ВМЕСТЕ со всеми документами в Джойнт после
проведения заседания Закупочной комиссии
Проводим заседание комиссии, определяем победителя.
Пишем протокол Закупочной Комиссии
Если закупка ДО 3000$ - просто информируем письменно РКЗ о заседании и выбранном поставщике.
Если закупка от 3000$ до 7000$ - высылаем НА УТВЕРЖДЕНИЕ РКЗ
Если закупка свыше 7000$ - высылаем РКЗ, а РКЗ – в ИЕРУСАЛИМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ

7.

Зачем нам все это знать?

8.

ЗАКУПКИ
ПРОГРАММНЫЕ
- ДЛЯ КЛИЕНТОВ,
ЧЛЕНОВ ОБЩИНЫ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИМИ
АДМИНИСТРАТИВНЫЕ
- ТОВАРЫ, УСЛУГИ И РАБОТЫ,
КОТОРЫЕ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ В
ПОМЕЩЕНИЯХ ОФИСОВ
ОРГАНИЗАЦИЙ ЛИБО ИХ
СОТРУДНИКАМИ
- Требуют утверждения
целесообразности от Джойнта

9.

Одобрение по целесообразности
Независимо от стоимости административные закупки нужно утверждать
у координаторов Джойнта (согласно направлению закупки) согласно
утвержденному списку, высылается в начале года.
Список 2020 года:
1.
Расходы на содержание зданий (помещений) с БЛ Building Maintenance & Cleaning свыше 210 BYN
2. Расходы на страховку и обслуживание автомобилей с БЛ Vehicle Maintenance & Insurance свыше
500BYN
3. Расходы связанные с обслуживанием офиса с БЛ Office Supplies свыше 210BYN
4. Расходы на покупку и обслуживание мебели с БЛ Furniture purchase & maintenance на любую сумму
5. Расходы на обучение административного персонала с БЛ Training for Admin Staff на любую сумму
6. Расходы на покупку IT оборудования и лицензионное обеспечение с БЛ IT (computerization)
Equipment & Service свыше 210 BYN
7. Реабилитационное оборудование (программная закупка, но высылать нужно обязательно)

10.

Ваш запрос на утверждение
целесообразности должен содержать:
Перечень товаров (работ/услуг), которые Вы желаете закупить.
Номер бюджетной линии, название бюджетной линии и остаток на
ней денежных средств на момент обращения (в долларах по CF).
!ВАЖНО! Закупка не может быть осуществлена если на BL нет
достаточно средств. Сначала ищем деньги, делаем интерлайны, а потом
маркетинг.
Сумма предполагаемой закупки в белорусских рублях.
Высылаем координатору по направлению закупки и Игорю
Березнякову

11.

МЕТОД (Процедура)
Выбора поставщика
Маркетинг
(до 7000$)
До 3000$ обычный
Строгий маркетинг от 3000$
до 7000$
Тендер
(от 7000$)

12.

Объем закупки
• Общая сумма, которую получит 1 или несколько поставщиков
• Включает: долю организации + долю, которую платит клиент +
долю сторонних спонсоров
• Объем периодической закупки = СУММЕ ВСЕГО КОНТРАКТА
• Если заранее не знаем сумму, то полагаемся на результат
прошлого года

13.

Примеры:
1. Закупка оргтехники на 3000$
Выиграли 2 поставщика, у Поставщика №1 – покупаем ноуты
(1700$), у Поставщика №2 – покупаем мониторы (1300$), делаем
по правилам для маркетингов свыше 3000$
2. Поездка с AJT: 2800$ платит JCC, 200$ платят участники, 200$
дает сторонняя организация – закупка на сумму 3200$, и делаем
мы ее по правилам закупок на сумму свыше 3000$
3. В феврале мы покупаем у поставщика «Абракадабра» печенье на
200$, в июне на 500$, в сентябре на 150$, в январе – 400$. Общая
сумма – 1250$, и делаем мы маркетинг по правилам маркетинг на
сумму до 3000$.

14.

ОЧЕНЬ ПРОВЕРЯЮТ:
Искусственное дробление
Это когда закупщик осознанно делит закупку на несколько частей, чтобы вывести ее из-под действия
инструкции о закупках (делит закупку на 2 и выводит по сумме на 2 маркетинга, а не на 1 тендер)
Пример: нужно закупить фрукты на сумму 8000$ (нужен тендер), а закупщик делит эту закупку на 2: делает
отдельно маркетинг на яблоки (4000$) и отдельно на груши (4000$), хотя поставщики груш и яблок могут быть
одинаковыми из-за однородности товаров.

15.

2 комиссии и
2 протокола:
УК (комиссия по
утверждению
поставщиков)
ЗК (закупочная
комиссия)

16.

УК (комиссия по утверждению поставщиков)
Min 2 человека
Суть: проверка дееспособности, и аффилированности поставщиков
относительно друг друга и относительно сотрудников организаций
Назначаются Директором
Должны входить: юрист ИЛИ гл. бух И закупщик организации
Для крупных сумм лучше включать: И бухгалтера И юриста
Проверка поставщиков перед каждым конкурсом
Заполняется на сумму закупки свыше 3000$

17.

ЗК (закупочная комиссия)
- Min 4 человека
- Создается в соответствии с характером закупки
- СУТЬ: Для оценки предложений поставщиков и их выбора
- Назначаются директором, состав отправляют на согласование в Джойнт
- Д.б. включен внутренний заказчик, именно он впоследствии принимает товар,
подписывает счет (оплата без подписи ВЗ и директора невозможна)
- Члены ЗК назначаются максимум на 2 года
- Следующий раз можно включить этого сотрудника только через год
- Очень Рекомендуется включать 1 представителя общественности
- Тот кто ищет поставщиков и разговаривает с ними не имеет права голоса
- Если одного из комиссии нет, то ЗК принимает решение – ждать или откладывать
заседание.
- Необходим кворум из 3 человек минимум

18.

В ДЖОЙНТ на
утверждение
Протокол УК
НАПРАВЛЯЕТСЯ В ВМЕСТЕ С
ДОКУМЕНТАМИ
ПОСТАВЩИКОВ
• Если сумма закупки до
30 000$ - то после
выбора поставщика,
вместе с остальными
документами тендера
• Если сумма закупки
более 30 000$ - то ДО
Заседания ЗК.
Поставщики
допускаются к тендеру
ТОЛЬКО ПОСЛЕ
утверждения УК в офисе
Джойнта

19.

Протокол УК от 3000$

20.

Что Проверяем у поставщиков, на закупку
от 3000$:
Как это можно проверить:
Является ли действующим юр. лицом
УНП вносим на сайте:
http://egr.gov.by/egrn/index.jsp?content=Find
Какая у него форма налогообложения (плательщик/ не
плательщик НДС, плательщик единого налога)
!ВАЖНО! Уточняем у бухгалтера как на нас отразится
форма налогообложения поставщика ещё ДО
проведения конкурса
Запрашиваем письмо у поставщика
Имеет ли право заниматься видом деятельности
(Лицензии, сертификаты соответствия)
!ВАЖНО! Данная информация обязательна к проверке
на любую сумму закупки если деятельность подлежит
лицензированию
Запрашиваем у поставщика лицензии, сертификаты, если
это лицензируемый вид деятельности
Аффилированность с нашими сотрудниками
Запрашиваем письмо в произвольной форме у
поставщика, можно включить в таблицу к заполнению
Аффилированность с другими участниками
Запрашиваем Устав, смотрим сайты поставщиков

21.

Что ДОПОЛНИТЕЛЬНО проверяем у поставщика,
выигравшего закупку
от 7000$:
Как это можно проверить:
Не находится ли он в процессе ликвидации/
банкротства
https://bankrot.gov.by/Messages/MessagesList
В реестре не должен быть указан
Есть ли задолженности по налогам
http://www.portal.nalog.gov.by/debtor
Задолженность по налогам перед бюджетом:
отсутствует
Не ведется ли в его отношении исполнительное
делопроизводство
https://minjust.gov.by/directions/enforcement/debtor
s/
Кто имеет право подписи Договора на указанную
сумму, и при каких условиях
Запросить у поставщика Устав, доверенность, иной
документ подтверждающий право подписи
договора
Дополнительно проверяются следующие факты (заполняется только для закупок на
тендерную сумму для победителей)
№ Наименование
п
поставщика
.
п
не находится ли этот поставщик в
процессе ликвидации,
реорганизации, уменьшении
уставного капитала
Да/нет – источник информации
(название
документа
поставщика/ адрес интернет
сайта)
не находится ли
поставщик на
какой-либо
стадии
банкротства
Да/нет
–
источник
информации (название
документа поставщика/
адрес интернет сайта)
не ведется ли в
отношении
поставщика
исполнительное
производство
Да/нет
–
источник
информации
(название
документа
поставщика/
адрес интернет сайта)
наличие
задолженност
и по налогам
Кто имеет право подписи
Договора на
указанную сумму, и
при каких условиях
Да/нет – источник
информации
(название документа
поставщика/
адрес
интернет сайта)
Должность
–
условия
источник
информации
(название
документа
поставщика/ адрес интернет
сайта)
Выводы
комиссии

22.

Для этого есть портал Ilex.by (есть логины и пароли у бухгалтерии)
Ilex.by
Бобруйск
Витебск
Гомель
Минск
ЕСТЬ ДОСТУП

23.

Аудитор
• Обязательно должен присутствовать на тендерах от 30 000$
• Может присутствовать на всех маркетингах и тендерах на которых
сочтет нужным

24.

Протокол ЗК: обязателен от 1500$ либо от меньшей суммы
если это закреплено внутренними правилами организации
1. Дата заседания комиссии, название организации
2. Для каких организаций проводится тендер
3. Параметры процедуры
• Способ выбора победителя (на всю поставку или на отдельные предметы)
• Способ расчета победителя (по минимальной из предложенных цен или по перерасчету на усредненную единицу)
• Цена – фиксированная или привязанная (к чему); условный курс доллара к местной валюте, принятый для данной закупки
• Для тендера – Тип тендера: закрытый/открытый с публикациями (перечислить издания); анонимный/не анонимный
4. Перечисление присутствовавших, их должности в организации/ях и статус по отношению к процедуре: с/без права голоса/консультант/наблюдатель
5. Присутствие/отсутствие аудитора
6. Повестка дня, перечисление предметов закупки с указанием их количества
7. Перечисление потенциальных поставщиков, которым были посланы письма-приглашения
8. Перечисление поставщиков, от которых были получены ответы
9. Пояснение причин отстранения поставщиков, если оно имело место.
10. Решение о выборе поставщика
11. Примечание/пояснение – если необходимо
12. Подписи членов закупочной комиссии и наблюдателей
13. В случае, если выигравший поставщик аффилирован по отношению к организации, проводившей тендер, или по отношению к руководителям
организации, данный факт должен быть отражён в протоколе заседания закупочной комиссии.
14. ВСЕ ВАЖНЫЕ ФАКТЫ В ПРОЦЕССЕ ЗАСЕДАНИЯ ДОЛЖНЫ БЫТЬ ОТРАЖЕНЫ В ПРОТОКОЛЕ

25.

ДОКУМЕНТЫ
К ПОСТАВЩИКАМ

26.

RFP – request for proposal
(запрос к поставщику)
ОТ 3000$ до 6999$
ВМЕСТЕ с остальными документами
для
утверждения
поставщика
отправляется в ДЖОЙНТ
ОТ 7000$ и выше
Отправляется на утверждение в
Джойнт ДО отправки поставщикам.
Одновременно направляется аудитору

27.

Запрос к поставщику (RFP) состоит из обязательных документов:
Письмо приглашение
Техническое задание
Спецификация
Высылается не менее чем за 7 рабочих дней до заседания Закупочной комиссии.
Необходимо убедится, что все поставщики получили его, и сохранить
подтверждение отправки.

28.

Письмо-приглашение:
На фирменном бланке
Пишем о своей организации (важно указать что мы благотворительная
организация, помогаем бедным слоям населения)
Общее краткое описание ЧТО покупаем и Сколько: количество или
периодичность (БЕЗ указания отпущенного на это бюджета)
Методы оплаты и привязка цен (предоплата, сроки платежей).
Обязательно говорить остается ли цена неизменной на протяжении
действия договора.
Срок действия коммерческого предложения
Пишем до какого времени можно подавать
коммерческие и куда и как их высылать
(на e-mail, на почту, с печатью и т.п.)

29.

30.

Техническое задание
Требование к товарам/услугам/работам
Требование к поставщику и разъяснение по какому принципу выберут победителя
Содержит перечень документов, которые хотим получить от поставщика, в т.ч.
Документы, которые понадобятся для заключения договора
Информационные БЛОКИ ТЗ:
Описание потребностей, включая технические параметры. Здесь: подробное описание
товара/ услуги, требования к качеству и характеристики. + пояснить делаем выбор по
всему объему или можно давать КП на отдельные позиции.
Условия доставки
Требования, которым должен соответсвовать поставщик (лицензия, срок работы на
рынке, наличие складов, и т.п.)
Запрос об аффилированности относительно сотрудников организации
Критерии для оценки предложений
Требования по оформлению и перечень документов которые необходимы от
поставщика

31.

Техническое задание
Предмет закупки: описание технических параметров товара, требования к качеству, если услуги – требования к персоналу.
Объем: указание, что Заказчик оставляет за собой право корректировать объемы закупки как в сторону увеличения, так и в сторону
уменьшения, исходя из реальных объемов финансирования.
Порядок работы: как происходит формирование Заявки – сроки, частота, период выполнения Заявки; оказание услуги/получение
товара – где и как, кто доставляет; передача отчетных документов
Требования к поставщику: Расположение (аптеки/магазина/медцентра), длительность работы на рынке, квалификация персонала,
наличие склада, постоянное наличие товара
Условия заключения договора:
–
Период действия Договора (6 месяцев/1 год)
–
Спецификации включается в договор в качестве Приложения.
–
Отчетные документы предоставляются по форме, установленной при заключении Договора
Перечень предоставляемых документов:
–
Спецификация, если нужны - сертификаты товара.
–
Устав организации, Свидетельство о внесении записи в ЕГР, Лицензия (если необходимо), информация о форме налогообложения
–
Можно также запросить документ, подтверждающий полномочия лица, ответственного за предоставление коммерческого
предложения.
Процедура и результаты рассмотрения предложений:
–
Выбор поставщика происходит на основании самой низкой цены, предложенной на тендере. Заказчик оставляет за собой право
объявить победителем двух и более Участников, то есть победитель может быть определен как позиционно, так и по Спецификации
в целом.
–
Условия торгов, если применимо (возможно провести их быстро, если речь идет о размере скидке)
–
Если цена позиции не заполнена, то при определении победителя в расчет принимается максимальная цена из предложенных
другими Поставщиками цен по данной позиции.
–
Договор будет заключён с победителем в течение 30 дней после заседания комиссии.
–
Информация о результатах тендера будет доведена до остальных Претендентов после подписания договора с Победителем.
Условия участия: конфиденциальность и аффилированность

32.

Спецификация
Желательно в виде таблицы
Требование к поставщикам о приложении подробной
спецификации товаров/услуг (производитель, ГОСТ, срок
годности, фасовка/точное наименование и т.п.)
Нужно оговорить что спецификация является неотъемлемой
частью предложения поставщика, и в дальнейшем включается в
договор.
Наименование
товара
Технические характеристики
Количество
Ноутбук
17”, 2-в-1 ASUS Zenbook Flip 14
UM462DA-AI082T
5
Монитор
LG LCD 24MK600M-W
2
Цена,
BYN
Стоимость,
BYN
Условия
доставки

33.

Обязательно для закупок на сумму выше
3000$ запрашиваем:
Свидетельство о гос. регистрации
Форму налогообложения
Письмо об аффилированности относительно
сотрудников нашей организации
Документы для установления
аффилированности между поставщиками: как
правило Устав

34.

Документы, которые высылаем на
одобрение в Джойнт
1. RFP (с тех. Заданием и спецификацией)
2. Протокол заседания Утверждающей Комиссии с подписями
членов УК
3. Протокол заседания Закупочной комиссии с подписями
4. Если Тендер, то: Таблица пред- тендерного маркетинга, с
вычисленными средними ценами (в Excel)
5. Тендерная таблица сравнения цен поставщиков (в Excel, а расчёты
произведены по формулам). В эту таблицу необходимо внести и
средние цены пред-тендерного маркетинга – последней колонкой.

35.

Схема утверждения закупок:
Сумма закупки
Для финансируемых организаций
До 3000$
Утверждение внутри организации
ОТ 3000$ до 7000$
Утверждение региональным офисом
Джойнта
От 7000$ и выше
1. Утверждение региональным офисом
Джойнта
2. Утверждение в Иерусалиме
Административные закупки +
реабилитационное оборудование
На утверждение целесообразности в
Джойнт
Все закупки
Информационное письмо РКЗ с
наименованием поставщика и суммой
закупки

36.

ДОКУМЕНТЫ процедуры закупки И ИХ
ХРАНЕНИЕ
Для каждой закупки создаем папку, где храним все документы по этой закупке:
Внутренний документ "пороговые требования".
Результаты исследования рынка
Запрос к Поставщикам (RFP), включающий в себя Тех. Задание и спецификацию
Документы, подтверждающие отправление обращений к каждому поставщику
Полученные предложения и полученные отказы от участия
Копия решения о составе Закупочной комиссии
Протоколы заседаний Утверждающей Комиссии со списком утверждённых
поставщиков, и Закупочной Комиссии
Таблицы сравнения поставщиков
Проект договора
Письмо от вышестоящей организации об утверждении решения Закупочной комиссии
Любой другой документ, относящийся к данной процедуре или возникший в ее
результате

37.

Все документы, связанные с
закупкой храним
2 года

38.

Договор с поставщиком
Не можем подписывать ДО того как Джойнт вышлет
УТВЕРЖДЕНИЕ (на сумму свыше 3000$).
Пример: договор от 05.09.2020, а одобрение от 06.09.2020 –
ОШИБКА. Договор не может быть подписан ранее чем 06.09.2020
!ВАЖНО! Обратите внимание на дату договора, очень частая
ошибка и тщательно проверяется аудиторами
Указываем все преференции в результате конкурса в условиях
договора (бесплатная доставка, сроки выполнения и т.д.)
Предусматриваем возможность расторжения договора на выгодных
условиях
Высылаем договор на рассмотрение РКЗ на сумму свыше 3000$
Рекомендуем визировать и рецензировать договоры у юриста

39.

Предоплата свыше 50%

40.

Первое правило: Предпочтительна оплата по факту
Второе правило: первое правило
Если первые 2 правила невозможны то… эх … :
Предоплата не может превышать 50% от стоимости разовой поставки
Если поставщики ну совсем не идут на постоплату, то 100% предоплату
можем делать только в исключительных случаях при условии:
Общая сумма договора не выше 2000$
При этом поставка в полном объеме не позднее 7 дней после оплаты
Каждый случай предоплаты более 50% д.б. ПРЕДВАРИТЕЛЬНО
ПИСЬМЕННО УТВЕРЖДЕН Директором организации.
РКЗ д.б. проинформирован о всех случаях 100% предоплаты свыше
1000$
Свыше 2000$ - необходимо ПИСЬМЕННОЕ разрешение
Координатора Закупок в Иерусалиме

41.

Вопросы по тому что
увидели/узнали/услышали сегодня?