Деловые совещания

1.

Казанский кооперативный институт
(филиал РУК)

2.

Деловые совещания
• - это важнейшая форма совместного
обсуждения тех или иных
производственных, коммерческих,
управленческих и иных вопросов на
предприятиях и в организациях; способ
выработки и принятия управленческих
решений. Они играют весьма важную
роль в процессе управленческой
деятельности, отличаются
значительным разнообразием по целям
и формам.

3.

• Оптимальная длительность оперативного
совещания составляет 20 -30 мин, проблемного
совещания с насыщенной повесткой дня до 1,5 2 ч. Время рассмотрения одного достаточно
сложного вопроса не должно превышать 40 - 45
мин. Через 40-60 минут после начала совещания
у его участников ослабляется внимание:
начинается шум, лишние движения, разговоры.
Если и дальше продолжать совещание без
перерыва, то у большинства участников наступает
усталость.
• Следует определить повестку и сроки
проведения делового совещания.
• Важна актуальность распределения рабочего
времени каждого руководителя организации, его
умение четко, ясно, быстро доводить
информацию до своих подчиненных, получать
все необходимые сведения от них, принимать
своевременно правильные решения.

4.

По назначению деловые совещания делятся на:
-вырабатывающие и
принимающие решения;
-целевые и проблемные,
разбор конфликтов;
- стратегические;
-разъясняющие и уточняющие
задачи по реализации ранее
принятых решений;
-подводящие итоги и дающие
оценку принятым ранее
решениям;
-оперативные (диспетчерские).

5.

• определение цели совещания;
• повестка дня, определяются состав участников, день, время
и место проведения совещания;
• время на совещаниях необходимо использовать для
рассмотрения самых актуальных вопросов, действительно
требующих выработки коллективных решений;
• начинать совещание следует точно в назначенное время,
независимо от того, сколько человек еще не подошло;
• определяется состав участников совещания. Основной
критерий отбора участников будущей деловой совещания это компетентность именно в вопросах повестки дня.
• По количеству участников деловые совещания делятся на:
-узкий состав (до пяти человек);
-расширенные (до двадцати человек);
-представительные (свыше двадцати человек).

6.

• Повестка дня. Представляет собой письменный документ,
который заранее раздается участникам совещания. Он
включает тему, цель совещания, пункты, подлежащие
рассмотрению, и время на их обсуждение, сроки и место
совещания, фамилии докладчиков.
• Подготовка доклада. Как правило, по роду своих обязанностей
руководитель часто является основным докладчиком
совещания.
• Прения. Важнейшим этапом подготовки совещания является
организация прений. Необходимо не только заблаговременно
ознакомить участников совещания с повесткой дня, но и
вызвать интерес людей к поднимаемым на совещании
вопросам, это обеспечит их желание высказать свою точку
зрения, принять участие в обсуждении вопросов.
• Протокол. Ответственным этапом является фиксирование
процесса обсуждения вопросов, вынесенных на совещание,
т.е. протоколирование. Протокол - это организационнораспорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.
• Подведение итогов. В заключительной части совещания
руководитель должен четко сформулировать принятые в ходе
коллективного обсуждения решения, назвать ответственных
исполнителей и установить сроки исполнения, чтобы
удостовериться в достижении всеми участниками общей
договоренности

7.

• Совещание завершается точно в назначенное
время. Таким образом, руководитель обеспечит
себе репутацию умелого организатора и
опытного ведущего.
• Завершая совещание, необходимо поблагодарить
участников за участие в работе, сотрудничество в
совместном решении проблемы и высказать в
позитивном смысле несколько итоговых фраз.
При необходимости надо уточнить возникшие
неясности и ответить на все вопросы.
• Желательным финалом совещания является
общая оценка эффективности этой деловой
встречи. Ведь очень важно для руководителя
создавать у своих сотрудников оптимистический
настрой на будущее, хорошее видение
перспектив совместной деятельности

8.

• При проведении совещаний не рекомендуется использовать
категоричные фразы вроде «вы совершенно неправы», так как
это негативно сказывается на мотивации подчиненного к
принятию участия в дальнейшем обсуждении.
• При проведении совещания руководитель не должен
навязывать личное мнение участникам, в связи с тем, что
позиции некоторых сотрудников могут остаться не
озвученными, т.к. подчиненные боятся спорить с начальством.
• Основные методы принятия решений на деловых совещаниях:
- Отсутствие ответной реакции – решение принимается не на
основании критической оценки возможных вариантов, а в тот
момент, когда находится альтернатива, на которую не следует
отрицательной реакции никого из присутствующих.
- Правило старшинства – решение за всю группу принимает
старший из присутствующих по положению; эффективность
зависит от того, получил ли он достаточно полную информацию и
удалось ли ему мотивировать остальных участников.
- Правило меньшинства - в группе есть не составляющие
большинства лидеры (формальные и неформальные), способные,
используя принятые в Организации процедуры, обеспечить
принятие того решения, в котором они заинтересованы.
- Правило большинства – для оценки альтернатив применяются
процедуры голосования; принятым считается решение, за которое
проголосовало определенное принятыми в Организации
процедурами большинство (67%); мнение меньшинства не
принимается в расчет.

9.

Для нормального руководителя, стремящегося осуществлять
результативную деятельность, важно знать позицию своих
сотрудников по тем или иным вопросам. Это является
непременным условием эффективного управления организацией.
Случается и так, что процесс делового совещания в какой-то
момент может протекать в негативном ключе. Причиной этого
служит неправильно установленный порядок совещания, его
неполноценное содержание. Если же соблюдать принятые в
деловом сообществе нормы проведения совещания, то оно всегда
приведет к положительным результатам.