Оргсхема компании. Занятие 3

1.

ОРГСХЕМА КОМПАНИИ
ЗАНЯТИЕ 3
Из цикла семинаров по управлению
1

2.

ВОПРОСЫ
Бывает, что вы не знаете к кому обратиться по
какому-то рабочему вопросу?
Бывает, что вы не знаете, чем
занимаются люди в других
кабинетах / на других этажах?
2

3.

ВОПРОСЫ
А можно быть командой, когда ты не понимаешь, чем
занимаются твои коллеги, по каким вопросам к кому
можно обратиться и что они полезного делают для всех
нас?
Получится ли в таком случае эффективное
взаимодействие и командная работа?
3

4.

Цель занятия:
ЦЕЛЬ
ЗАНЯТИЯ
● познакомить вас с новым инструментом
работы — организующая схема
● рассказать вам, что это такое, какие
она дает преимущества нашей
компании, как вы можете
воспользоваться этими
преимуществами.
4

5.

Правила при проведении занятия:
Занятие продлится 1 час 40 мин. — без
перерыва.
Мобильные на беззвучный режим, планшеты
и компьютеры тоже.
ПРАВИЛА
Срочный важный звонок — тихо выйдите из
аудитории, чтобы ответить, и вернитесь
обратно.
Вопросы — можете задавать, поднимая руку.
Если вопросов будет много, я их запишу и
отвечу после завершения занятия.
У каждого из вас должна быть бумага и ручка
для записей.
5

6.

ВАЖНОЕ
ПРАВИЛО
Когда вы услышите или увидите слово,
которое вам непонятно, поднимите руку и
спросите меня об этом.
Никогда не делайте “умный вид”, это не
принесет нам результатов.
6

7.

Сегодня мы
будем говорить
о структуре
нашей компании.
7

8.

ОРГАНИЗУЮЩАЯ
СХЕМА
- это схема, на которой
показаны все функции,
все сотрудники нашей
компании и продукты,
которые они производят
по каждой функции и
ЦКП всей нашей
компании.
8

9.

Функции выстроены в
последовательности создания
ценного конечного продукта
всей компании.
Пример на конкретном ЦКП
9
компании.
Чтобы его создать, необходимо
выполнить основные действия:
7-создать конкурентоспособную идею,
1-привлечь людей, расставить по местам
2-привлечь клиентов, продать идею 3собрать деньги, заплатить по счетам,
учесть расходы и доходы
4-реализовать идею, предоставить
готовый продукт
5-проверить, доволен ли клиент
6-рассказать всем, что мы успешно
умеем реализовывать эту идею

10.

Получится предоставить
компании свой ЦКП, если убрать
одну из функций?
Что будет если убрать функцию:
● производства
● продаж
● бухгалтерии
Как это повлияет на на
деятельность компании в целом?
10

11.

ОРГСХЕМА
- это единый
организм
Что произойдет с
организмом, если всего один
из органов перестанет
функционировать?
1
1

12.

В организме все органы
взаимосвязаны и оказывают
взаимное влияние друг на
друга. Так и в компании все
функции взаимосвязаны и
оказывают взаимное влияние
друг на друга.
1
2
Пример, как одна функция влияете
на на каждую из шести главных
функций:
функция производства
функция продвижения и
продаж
функция первого отделения

13.

От результата деятельности
каждого сотрудника,
выполняющего определенную
функцию, напрямую зависит
результат деятельности всей
компании, какой ЦКП компания
будет предоставлять по итогу.
1
3
Пример сотрудника с функцией, которую он
выполняет и с продуктом, который
производит сотрудник:
из области продаж
из области бухгалтерии
др.области
Как выполнение им его функций влияет на
результат всей компании.
ЦКП
компани
и

14.

ВОПРОС
Как вы думаете, развитие компании будет зависеть
от самой сильной функции или от самой слабой?
Почему? Аргументируйте свой ответ.
1
4

15.

Поток производства будет остановлен
в самом узком месте компании.
1
5
Пример, как невыполнение функции может
остановить весь поток:
- невыполнение функции бухгалтерии по оплате
счетов
- ограничения в объеме производства
- отсутствие контроля качества

16.

Резюме
Вы видите, что компания является единым
организмом. Мы с вами все в одной связке,
мы друг от друга зависим.
Каждый из нас вносит свой существенный
вклад в развитие компании.
И наоборот, если один из нас перестает
выполнять свою работу, останавливается
развитие всей компании.
1
6

17.

ОРГСХЕМА
Зачем нужна
организующая
схема?
Оргсхема имеет ряд преимуществ и решает
несколько важных задач, чтобы компания
могла процветать и расширяться.
Давайте разберемся.
1
7

18.

1
ПРЕИМУЩЕСТВ
О
ОРГСХЕМЫ
1
8
Оргсхема точно
определяет, кто за что
отвечает в компании, с кого
спросить.

19.

Заместители и руководители.
Где на оргсхеме можно увидеть фамилии людей, отвечающих за функции.
Как называются должности тех, кто отвечает за 7 главных функций.
19

20.

Начальники и менеджеры.
Как называется должность тех, кто отвечает за 21 основную функции
Как называется должность тех, кто отвечает за отдельную функцию.
20

21.

Большинство из вас будут совмещать
несколько должностей, так как у нас
небольшая компания, но в трудовой книжке и
официальных документах мы будем
указывать самую высокую должность
сотрудника.
Примеры на оргсхеме компании
совмещений и официальное название.
2
1

22.

ОРГСХЕМА
22
Как в работе использовать такое разделение
функций, чтобы каждый из вас понимал:
● кто я сейчас;
● к кому я обращаюсь сейчас;
● насколько я производителен по каждой функции;
● насколько я компетентен в каждой функции?
Пример двух разных функций вверху и внизу оргсхемы, за которые, я
как владелец, отвечаю:
● как будет меняться отношение к одному и тому же сотруднику
с точки зрения двух разных функций (владельца и менеджера)
● что получила компания, когда я выполняю функцию владельца
по совершенствованию ЦКП компании
● что получила компания, когда я выполняю функции менеджера
Пример, когда сотрудник не смог потребовать продукта от
владельца компании, когда тот выполнял функцию менеджера в
отношении компании.

23.

Резюме
Зная функции и продукты каждого члена
команды, вы можете обращаться к ним в
соответствии с их ролью и требовать
выполнения соответствующих роли
функций.
23

24.

ВОПРОС
Какой твой ценный конечный продукт
(результат деятельности)?
Как знание или незнание своего
ЦКП влияете на результат
деятельности?
24

25.

Резюме
Сотрудник знает свой ЦКПвысокая результативность.
Сотрудник не знает свой ЦКПнизкая результативность.
25

26.

Напишите на бумаге три
функции, которые вы
выполняете.
УПРАЖНЕНИЕ
Напишите по каждой функции
ЦКП, над которым вы
работаете.
Кто хочет поделиться своими
функциями и ЦКП?
26

27.

ДОЛЖНОСТЬ И ЦКП
Есть должности, чья ценность понятна для компании,
они точно могут сформулировать свой ЦКП.
Примеры таких должностей.
Есть должности, которые создают менее
материальные продукт, они не всегда
понимают, что именно создают в компании,
каков их ЦКП.
Примеры таких должностей.
27

28.

2
ПРЕИМУЩЕСТВ
О
ОРГСХЕМЫ
28
Оргсхема показывает, какой
продукт ожидается от
каждого подразделения и от
каждой функции.

29.

Оргсхема показывает, какой ЦКП подразделений.
29

30.

Оргсхема показывает, каков ЦКП каждой отдельной функции.
30

31.

Оргсхема показывает ЦКП всей компании.
31

32.

ЦКП
ОТДЕЛА
2 ПРОДУКТА
КОМПАНИИ
● продукт отдела
(напишите название
отдела и продукт)
● продукт отдела
(напишите название
отдела и продукт)
Вопросы:
32
1. Как вы считаете, нужны для развития нашей
компании такие продукты?
2. А как вы думаете, что произойдет, если каждый
из нас будет понимать, какие ценные конечные
продукты ожидать от своих коллег?
3. А если мы сами будем в точности понимать, какие
ценные конечные продукты ожидают от нас
коллеги?

33.

Резюме
Изучите оргсхему с этой точки зрения,
сравните со своими записями.
И работайте над тем, чтобы производить то,
что от вас ожидают.
32

34.

ГЛАВНОЕ
ПРЕИМУЩЕСТВ
О
ОРГСХЕМЫ
34
Оргсхема дает возможность
решать вопросы напрямую.
Дает возможность добиваться, чтобы
смежные подразделения делали свою
работу и давали вам то, что необходимо
для вашей работы. Тем самым
обеспечивая слаженное взаимодействие
друг с другом.

35.

Есть два вида взаимодействия: командные линии и
коммуникационный линии. Они создают «систему
быстрого потока».
ВИДЫ
ВЗАИМОДЕЙСТВИ
Я
3
5
СИСТЕМА БЫСТРОГО ПОТОКА

36.

КОМАНДНЫЕ ЛИНИИ
ВИДЫ
ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ
Командные линии идут от высшего руководителя через
руководителей подразделений к рядовым сотрудникам.
По этим линиям сверху вниз идут инструкции, распоряжения и т.п.,
а снизу вверх идут требующие одобрения предложения, планы и
отчеты об исполнении.
3
6
Примеры вопросов (не менее пяти), которые необходимо
решать по командной линии.

37.

КОММУНИКАЦИОННЫЕ ЛИНИИ
Линии, по которым происходит передача посланий,
сообщений, ответов, информации, запросов и т.д.
ВИДЫ
ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ
3
7
Примеры вопросов (не менее пяти), которые необходимо
решать по коммуникационным линиям.

38.

Как вы думаете,
почему решение
некоторых вопросов
часто затягивается?
38

39.

Сотрудники из разных отделов порой не знают,
что происходит в соседнем отделе.
Им проще отправлять запросы своему руководителю,
используя командную линию вместо коммуникационной, и
заваливать его глупой работой.
Поэтому решение вопросов затягивается и мы получаем
бюрократию.
39

40.

Бюрократия —
это когда все вопросы решаются по командным линиям, и ждут решения самых
простых вопросов, которые стопорят производство внутри отдела, и при этом
эти вопросы можно было бы решить напрямую в соседнем отделе.
40

41.

УПРАЖНЕНИЕ
Напишите примеры вопросов,
которые вы могли бы решать
напрямую со специалистом
другого подразделения (а не
через своего руководителя).
Какие идеи возникли?
41

42.

ОРГСХЕМА
Оргсхема дает возможность каждому из вас
влиять на смежные подразделения, чтобы они
давали вам то, что необходимо для вашей
работы.
Приведите пример:
что бухгалтерия должна предоставлять отделу продаж
что производство должно предоставлять бухгалтерии
что производство должно предоставлять отделу продаж
что отдел продаж должен предоставлять бухгалтерии
что отдел продаж должен предоставлять бухгалтерии
что бухгалтерия должна предоставлять производству.
42

43.

Кто видит в том, что я только что
рассказал (-а), преимущества для
своей работы?
43

44.

Резюме
Важно, чтобы в нашей компании вопросы
решались быстро.
Для этого вам нужно пользоваться
оргсхемой и решать вопросы напрямую.
44

45.

ОРГСХЕМА
Чтобы воспользоваться любым преимуществом
необходимо изучить организующую схему
нашей компании.
Для этого нужно:
● изучить регламент, где написано об
ОРГСХЕМЕ
● подшить регламент в папку штатного
сотрудника
● использовать письменную коммуникацию
при общении
45
● при возникновении проблем - писать запрос

46.

Резюме
Не будьте равнодушны к тому, что кто-то не
выполняет свою работу добросовестно.
Помните, что эта проблема может
остановить весь поток производства и
свести на нет усилия десятков сотрудников.
46

47.

ЗАВЕРШЕНИЕ
Сегодня на занятии мы рассмотрели:
1. что такое организующая схема
2. о трех преимуществах оргсхемы:
● всем членам команды понятно, кто за что отвечает
● каждый может точно сказать, какие ценные конечные
продукты ожидают от его работы и от работы его коллег
● появляется возможность решать вопросы быстро, напрямую
отдавая запрос соответствующему специалисту
1. как вы можете воспользоваться этими преимуществами.
Остались ли у вас вопросы?
47

48.

Я хочу, чтобы наша команда становилась более
сплоченной, чтобы мы содействовали друг другу!
Ведь в обратном нет никакого смысла.
Если каждый из нас будет просто
профессионально подходить к выполнению своих
функций, от этого выиграют все!
Спасибо!
Мы хорошо поработали!
48

49.

КОНЕЦ
ЗАНЯТИЯ
49