Службові листи. Структура ділового листа

1. СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Потребують
відповіді:
Не потребують
відповіді:
листи- прохання;
листи- попередження;
листи- звернення;
листи- пропозиції;
листи-запити;
листи-вимоги;
листи- нагадування;
листи- підтвердження;
листи-відмови;
лист-запрошення;
листи-повідомлення;
рекламний лист;
листи-розпорядження;
інформаційний лист.
супровідні листи;
гарантійні листи.

2. Основні правила ділового листа:

• достовірність наданої інформації в його змісті;
• повнота самого змісту;
• розумний об’єм, як правило, не більше 1 сторінки (іншу
інформацію можна віднести до додатка);
• відсутність емоційності тексту - нейтральний тон;
• відсутність будь-яких помарок, виправлень, закреслень, якщо це
рукописний лист;
• відсутність у тексті сленгових, розмовних та суто професійних
фраз, термінів та висловлювань;
• небажаність використання скорочення слів та абревіатур, що
не мають роз’яснення.
Також, правила складання ділового листа обумовлюють відсутність
витіюватих або двозначних фраз. В одному посланні має
знаходитися одна розкрита зрозуміла тематика та одна мета.
Якщо є така нагода, то такі листи потрібно складати на
фірмовому бланку організації.
Крім того, при отриманні ділового листа хорошим тоном є
негайне повідомлення відправника про його отримання.

3. Структура ділового листа

Область заголовка документів, як правило складається з двох частин. У верхньому
лівому кутку або посередині листа має знаходитися штамп, в якому зазначаються:
назва організації;
поштова адреса;
ІПН, КПП;
контактні дані;
банківські реквізити;
е-mail;
дата і номер листа;
відмітка про отримання.
Назва організації, посада отримувача вказується в родовому відмінку. Нижче міститься
заголовок (про що документ або його вигляд). Тут треба вказати тип листа: чи то
повідомлення, чи претензія, чи щось інше.
Далі розташований вступ. Звернення до особи повинно бути по імені та по батькові,
або так, як це обумовлено нормами прийнятими на батьківщині адресату. У разі
надсилання листа до специфічних адресатів, треба розуміти яке правильне звернення
існує д такої особи. Наприклад, до президента України можна звертатися лише
виразом «Вельмишановний пане президенте», тощо.

4. Супровідний лист

Супровідний лист - інформує адресата про
додані до листа документи.

5. Лист запрошення

Лист запрошення
– це узагальнена
назва різних за
змістом
документів, що
об’єднаються
єдиним способом
передачі текстів.

6. Інформаційний лист

Інформаційний
лист –
повідомляє
адресотові про
певний факс чи
захід.

7. Рекламний лист

Рекламний лист
є різновидом
інформаційного
листа,
скеровується
конкретному
адресатові та
містять
докладний опис
рекламних
послуг та
товарів.

8. Лист-повідомлення

Лист-повідомлення близький за змістом
до листів-запрошень та інформаційних
листів

9. Лист-підтвердження

Лист-підтвердження містить повідомлення про
те, що отримане відправлене чи раніше
складений документ залишається чинним.
Зразок :
Шановний(а) ПІБ
Ми отримали Вашу реєстраційну форму для участі в конференції. Конференція
пройде з 03.05.2019 по 05.05.2019 в готелі Редіссон-Слов’янська. Ми зарезервували 10
місць для Вас. Крім конференції у нас також заплановані навчальні семінари. Я
впевнений, що ця подія буде коштувати витраченого часу.
На ваше прохання я додаю інформацію про Найближчі готелі. Ви можете
забронювати місця в готелі завчасно, щоб уникнути будь-яких ускладнень. Ми уклали
договори з багатьма готелями, щоб запропонувати знижки відвідувачам нашої
конференції. Не забудьте запитати про спеціальні пропозиції в готелі, коли Ви будете
робити резервування.
Ми чекаємо зустрічі з Вами. Якщо у Вас є які-небудь питання, будь ласка, дайте знати.
З повагою,ПІБ

10. Лист-нагадування

Лист-нагадування містить вказівку про
наближення або закінченням терміну
певного зобов’язання або проведення
тексту.

11. Гарантійний лист

Гаранті́йний лист — це офіційний лист
підприємства, установи, організації, що є
юридичним гарантом виконання підприємством
викладених у ньому зобов’язання.

12. Ініціативний лист

Ініціативний
лист – це
службовий лист,
який вимагає від
адресата дати
відповідь.

13. Лист- доповідь

Лист- доповідь
за своїм змістом
залежить від
ініацівного листа,
оскільки
необхідно
висловити
рішення з
приводу
поставленого
запитання.

14. Особо́ві листи

Особо́ві листи — це обов'язковий документ особової
справи працівників установ, організацій, в якому
фіксуються автобіографічні відомості. Його
заповнюють під час оформлення на роботу, для
участі у певному конкурсі.