Подготовка и осуществление контроля за оперативно-служебной деятельностью подразделений и гарнизонов пожарной охраны

1.

ДИСЦИПЛИНА:
ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ И ПОДГОТОВКИ
ТЕМА №9.1.:
ПОДГОТОВКА И ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ
КОНТРОЛЯ ЗА ОПЕРАТИВНО-СЛУЖЕБНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ И
ГАРНИЗОНОВ ПОЖАРНОЙ ОХРАНЫ

2. Список использованной литературы

1. Васильев. Ю. В. Теория управления. Учебник. – :«Финансы и
статистика», 2005. – 606 с.
2. Веснин В. Р. Менеджмент. Учебное пособие. – М.: «Проспект», 2006.
– 173с.
3. Герчикова И. Н. Менеджмент. Учебник. – М.: ЮНИТИ, 2004. –
210с.
4. Румянцева З. П. Общее управление организацией. Учебник. – М.:
ИНФРА-М, 2006. – 301с.
5. Парахина В. Н. и др. Основы теории управления. Учебное пособие.
– М.: ЮНИТИ, 2004. – 251с.
6. Семиков В. Л. Теория управления. Лекции. Ч.ч. 1,2. – М.: ВИПШ,
1994. – 120с.

3. Список использованной литературы

7. Семиков В.Л. Организационное поведение руководителя. Учебное
пособие. – М.: «Гаудеамус», 2004. – 216с.
8. Соболев Н.Н. Менеджмент. Учебное пособие. – М.: Академия ГПС
МЧС России, 2004. – 137 с.
9. Лукашевич В.В. Менеджмент. Учебное пособие. – М.: «ЭКЗАМЕН»,
2003. – 221с.
10. Балдин И.В. и др. Основы менеджмента. Учебно-практическое
пособие. М.: «Юрайт», 2006. – 140с.
11. Приказ МЧС России № 500 от 26 сентября 2007 г. Об утверждении
Инструкции
по
проверке
и
оценке
деятельности
территориальных органов МЧС России.
12. Приложение к приказу МЧС России от 26.09.2007 № 500
Инструкция по проверке и оценке деятельности территориальных
органов МЧС России.

4.

УЧЕБНЫЕ ВОПРОСЫ:
1. Сущность и значение контроля, как функции
управления;
2.
Цели
и
задачи
контроля.
Требования,
предъявляемые к проведению контроля.

5. ВОПРОС №1. СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ КОНТРОЛЯ, КАК ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Сущность и содержание управленческой деятельности на всех
уровнях управления организацией раскрываются через функции
управления, то есть через деятельность по достижению определенных
целей.
Функции отвечают на вопрос:
«ЧТО ДЕЛАЕТСЯ ИЛИ ДОЛЖНО ДЕЛАТЬСЯ В СИСТЕМЕ
УПРАВЛЕНИЯ ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ ПОСТАВЛЕННЫХ ЦЕЛЕЙ?»
Функции управления понимаются как обособленные виды
деятельности, выражающие направления или стадии осуществления
управления.

6.

Управление можно рассматривать как единовременный акт
целенаправленного воздействия, либо как процесс, осуществляемый во
времени носящий повторяющийся (циклический) характер.
УПРАВЛЕНИЕ
ЗАДАЧИ
t

7.

В каждом цикле процесса управления производится выработка,
принятие и передача на выполнение некоторого организационноуправленческого решения, а также контроль его выполнения (в этом
случае функции могут рассматриваться как стадии управленческого
цикла).
3 стадия
4 стадия
Передача
решения
Контроль
выполнения
УПРАВЛЕНИЕ
Принятие
2 стадия решения
Выработка
решения 1 стадия

8.

Такая цикличность функционирования свойственна всем органам и
субъектам управления на любом уровне управления организации. При этом
частные управленческие циклы органов нижних уровней входят
компонентами в управленческие циклы органов верхних уровней, являются
их детализацией и конкретизацией. Все эти циклы связаны структурно и
функционально, взаимодействуют и служат решению общих задач, стоящих
перед организацией.
УСЛОВНАЯ СТРУКТУРА ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ОРГАНА МЧС РОССИИ
верхние уровни
ГУ МЧС
верхние уровни
управление
управление
управление
отдел
отдел
отдел
подразделение
подразделение
нижние уровни
нижние уровни

9.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЯЮТСЯ НА:
ОБЩИЕ
СПЕЦИАЛЬНЫЕ

10.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЯЮТСЯ НА:
ОБЩИЕ
Общие функции управления
отражают стадии, типичные для
управленческого цикла.
Управленческий цикл состоит из пяти стадий (общих функций
управления):
Управление
Планирование
Координация
Организация
Контроль
Мотивация

11.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЯЮТСЯ НА:
ОБЩИЕ
Общие функции управления
отражают стадии, типичные для
управленческого цикла.
1) планирование (включая прогнозирование) – выработка целей в
сфере управления и определение программы действий для их
достижения;
2) организация (или организовывание) – формирование структур
управляющей и управляемой систем, а также связей между ними,
обеспечивающих реализацию планов и достижение целей;

12.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЯЮТСЯ НА:
ОБЩИЕ
Общие функции управления
отражают стадии, типичные для
управленческого цикла.
3) мотивация – побуждение людей к деятельности, направленной на
достижение личных, коллективных или общественных целей
(возникновение мотивов связано с необходимостью удовлетворения
потребностей);
4) координация – согласование работы различных звеньев
организации (усилий исполнителей) путем установления связей
(коммуникаций) между ними;

13.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЯЮТСЯ НА:
ОБЩИЕ
Общие функции управления
отражают стадии, типичные для
управленческого цикла.
5) Контроль - процесс обеспечения достижения системой
поставленных целей, состоящий из установки стандартов деятельности
объекта управления, оценки фактически достигнутых результатов и
проведения корректировок в том случае , если достигнутые результаты
существенно отличаются от установленных стандартов.
Каждая управленческая функция связана с поиском ответов
(управленческих решений) на ряд общих, жизненноважных для
организации вопросов.

14.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЯЮТСЯ НА:
ОБЩИЕ
Общие функции управления
отражают стадии, типичные для
управленческого цикла.
Например:
Контроль
1. Как нам следует измерять результаты работы.
2. Как часто следует давать оценку результатов?
3. На сколько мы преуспели в достижении целей?
4. Если мы недостаточно продвинулись к намеченным целям, то
почему это случилось и какие коррективы следовало бы внести

15.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЯЮТСЯ НА:
ОБЩИЕ
Общие функции управления
отражают стадии, типичные для
управленческого цикла.
Итак, Контроль - это такая функция управления, которая позволяет
руководителю подразделения Государственной противопожарной службы
выявлять проблемы и корректировать деятельность организации до того,
как эти проблемы перерастут в кризис.
Объективная необходимость осуществления контроля состоит в том,
что любая организация должна обладать способностью вовремя
фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят
достижению основных целей организации.

16.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЯЮТСЯ НА:
СПЕЦИАЛЬНЫЕ
Специальные функции управления
отражают специфические,
обособленные направления
деятельности объекта управления
Любая управленческая деятельность в организации одновременно
происходит в рамках выполнения какой-либо общей функции и какойлибо специальной функции. Эффективное управление предполагает
выполнение всех общих функций (как стадий осуществления управления)
в процессе реализации той или иной специальной функции (как
направления деятельности).

17.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЯЮТСЯ НА:
СПЕЦИАЛЬНЫЕ
Специальные функции управления
отражают специфические,
обособленные направления
деятельности объекта управления
Функции управления являются относительно самостоятельными,
специализированными и обособленными участками управленческой
деятельности. Для того чтобы считаться таковой, функция управления
должна иметь четко выраженное содержание, разработанный процесс ее
реализации и определенную структуру, в рамках которой завершается ее
организационное обособление. По этим трем направлениям проводится
анализ функции.

18.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПОДРАЗДЕЛЯЮТСЯ НА:
СПЕЦИАЛЬНЫЕ
Специальные функции управления
отражают специфические,
обособленные направления
деятельности объекта управления
Содержание функций управления отвечает на вопрос: какие действия
(набор действий) осуществляется в рамках данной функции?
Процесс реализации функции управления отвечает на вопрос: какова
логическая последовательность осуществляемых в рамках функции
действий, что зачем должно следовать, чтобы функция выполнялась.
Структура функции управления отвечает на вопрос: как или какимобразом формально связаны между собой действия, составляющие
данную функцию.

19.

С помощью контроля руководитель определяет, правильны ли его
решения, нуждаются ли они в корректировке и если нуждаются, то в
какой степени.
руководитель
решения
корректировка
определение
степени
корректировки

20.

Контроль позволяет руководителю удерживать его подчиненных в
рамках, определенных документами, регламентирующими деятельность
подразделений.
регламентирующие
документы
руководитель

21.

Какой бы ни была организация, какая бы организационная культура в
ней не присутствовала, какого бы уровня развития коллектив не был,
важно знать, что «без контроля начинается хаос и объединить
деятельность каких-либо групп становится невозможным».
Примером тому – отсутствие контроля за выполнением поручений
Президента России Б. Ельцина: по различным оценкам от 75 % до 85 %
его поручений не были исполнены (в полном объеме или частично) как
правительством, так и полномочными представителями в регионах. По
итогам деятельности Президента Путина В. В. за 2004 год из 18 его
поручений Правительству исполнено 14. Эти примеры достаточно
полно характеризуют качество государственного управления в России.

22.

Или другой пример:
1 марта 1917 г. еще до официального
формирования Временного правительства, появился
печально знаменитый приказ №1. Этот приказ был
рожден советом рабочих и солдатских депутатов при
участии
членов
Временного
комитета
Государственной думы. Фактически, его авторами
были Стеклов, адвокат Соколов и Керенский, вот
некоторые пункты этого безумного документа:
Пункт первый – «Во всех ротах, батальонах,
полках, … немедленно выбрать комитеты от нижних
чинов вышеуказанных воинских частей…»
Пункт второй – «Во всех воинских частях, избрать
по одному представителю от рот, которым и явиться
в здание Государственной Думы…»
Пункт третий – «Во всех своих политических
выступлениях воинская часть подчиняется Совету
Рабочих и Солдатских Депутатов и своим
комитетам».

23.

Пункт пятый – «Всякого рода оружие, как-то:
винтовки, пулеметы, бронированные автомобили…
должны находиться в распоряжении ротных
комитетов и ни в коем случае не выдаваться
офицерам…»
Данный приказ, фактически, уничтожил армию.

24.

Вот какие мнения по приказу номер один высказывали самые разные
люди:
«Сразу же по прибытии на
фронт я понял, что за несколько
недель
моего
отсутствия
произошли
значительные
изменения.
Революция
распространилась, как лесной
пожар. Усилились анархические
настроения, особенно после того,
как
временное
правительство
объявило о свободе слова, печати и
собраний. Военный трибунал и
смертная казнь были отменены.
По новым правилам солдат мог в
любой момент взять отпуск. К
концу февраля дезертиров было
уже более миллиона человек…»
Карл Густав Маннергейм – русский
генерал, будущий президент
Финляндии

25.

Вот какие мнения по приказу номер один высказывали самые разные
люди:
«До революции и известного
приказа №1 каждый из нас знал,
что ему надо делать… на войне…
Лущить семечки было некогда.
После революции все пошло поиному.
Комитеты
стали
вмешиваться в распоряжения
начальников…
Эксцессы
были
разные – от грубого ответа до
убийства начальника, и все сходили
совершенно безнаказанно».
Генерал Петр Николаевич Краснов

26.

Вот какие мнения по приказу номер один высказывали самые разные
люди:
«Я
был
убежден,
что
созданная на началах, объявленных
приказом,
армия
не
только
воевать, но и сколько-нибудь
организованно существовать не
сможет».
Генерал Бонч-Бруевич
Доктор военных и технических
наук.

27.

Хорошего управляющего характеризует не количество начатых
программ и проектов, а число завершенных под его руководством. А для
этого требуется средство, которое бы дало такую информацию. Этим
средством и является контроль. Он призван обеспечить правильную
оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для
внесения корректив в запланированные показатели развития как
отдельных подразделений, так и всей организации.
Контроль – одна из важнейших функций управления. Она позволяет
руководителю
органа,
подразделения,
аппарата
управления
Государственной противопожарной службы выявлять проблемы и
корректировать деятельность организации до того, как эти проблемы
перерастут в кризис. Отсюда вытекает объективная необходимость
осуществления контроля:
любая организация должна обладать способностью вовремя
фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят
достижению основных целей организации.

28.

Основой
контроля
является
познавательная
деятельность
руководителя.
Контроль – это критически важная функция управления. Только она
обеспечивает обратную связь в системе управления. Остальные функции
(планирование, организация, координация, мотивация) являются прямой
связью с объектом управления. Контроль представляет собой элемент
обратной связи, т. к. по его данным производится корректировка
принятых решений, планов и даже норм и нормативов. По этому можно
считать, что контроль – это обратная связь между запланированным и и
фактическими промежуточными и конечными результатами деятельности
организации.
В интересах дальнейшего рассмотрения вопроса необходимо
определиться с сущностью, целью, задачей и содержанием контроля.
Сущность контроля – в выявлении факта расхождений между
запланированными и фактическими результатами деятельности
организации.

29.

Значение контроля:
– завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа
отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными
предметными функциями управления;
– производится корректировка ранее принятых решений, плановых
заданий, нормативов, показателей или организационных условий их
выполнения, т. е. осуществляется обратная связь в управленческом
цикле.
Передача
решения
Контроль
выполнения
УПРАВЛЕНИЕ
Принятие
решения
Обратная связь
Выработка
решения
Корректи
ровка

30. ВОПРОС №2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ КОНТРОЛЯ. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ПРОВЕДЕНИЮ КОНТРОЛЯ.

Контроль: сущность и содержание. Требования к контролю.
Контроль – одна из важнейших функций управления. Она позволяет
руководителю
органа,
подразделения,
аппарата
управления
Государственной противопожарной службы выявлять проблемы и
корректировать деятельность организации до того, как эти проблемы
перерастут в кризис. Отсюда вытекает объективная необходимость
осуществления контроля: любая организация должна обладать
способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до
того, как они повредят достижению основных целей организации.
Основой
контроля
является
познавательная
деятельность
руководителя.

31.

КОНТРОЛЬ
– это критически важная функция управления. Только она обеспечивает
обратную связь в системе управления. Остальные функции (планирование,
организация, координация, мотивация) являются прямой связью с объектом
управления. Контроль представляет собой элемент обратной связи, т. к. по
его данным производится корректировка принятых решений, планов и даже
норм и нормативов. Поэтому можно считать, что контроль – это обратная
связь между запланированными и фактическими промежуточными и
конечными результатами деятельности организации.

32.

Сущность контроля – в выявлении факта расхождений между
запланированными и фактическими результатами деятельности
организации.
Цель контроля – выявление степени расхождения между
запланированными и фактическими промежуточными и конечными
результатами деятельности организации обеспечение руководителя
организацией (субъекта управления) систематизированной информацией
для принятия корректирующих решений. Такая информация представляет
собой результаты выявления и анализа отклонений от запланированных
показателей. При этом важно понимать, что контроль направлен именно на
выявление и предотвращение ошибок и просчетов, а не их исправление.
Цель контроля достигается решением задачи организации и контроля.
Напомню, что одно из определений организации трактует ее как
деятельность по упорядочиванию всех элементов определенного объекта
во времени и пространстве.

33.

Поэтому, для решения задач и организации контроля
необходимо решить следующие частные задачи:
упорядочить (создать) процесс контроля как
совокупность
функций
контроля
(диагностирование,
ориентирование
и
стимулирование)
создать систему контроля

34.

Эти частные задачи и составляют основу содержания
контроля:
Контроль только тогда становится действенным, когда по его итогам
предпринимаются меры по устранению недостатков и причин,
порождающих не желательные явления. Благодаря контролю организация
имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых
заданий.
Поэтому контроль можно определить, как деятельность субъекта
управления по повышению эффективности деятельности организации по
достижению цели на основе сопоставления поставленных задач и
полученных результатов.

35.

Таким образом, главный смысл контроля:
В создании гарантий выполнения планов и в повышении
эффективности управленческого процесса.
Контроль не должен ограничиваться только рамками деятельности
контрольных органов.
Он входит в обязанности руководителя любого ранга.
Объектами контроля выступают предприятия, организации.
Предметами контроля являются процессы, проходящие в организации или
ее элементы. Контролируется процесс деятельности, порядок
расходования финансовых и материальных средств, осуществляется
технический и технологический контроль, контроль качества продукции и
услуги т. д.
Субъектами контроля выступают руководители формирований ГПС и
их подсистем. Главные инструменты выполнения функций контроля –
наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

36.

Что же представляют собой функции контроля?
Диагностическая функция
Ориентирующая функция
Стимулирующая функция

37.

Диагностическая функция
позволяет руководителю определить, состояние хода выполнения
принятых решений.
Отвечает на вопросы:
«Что есть на самом деле?»
«В каком состоянии дела?»
Для этого необходимо получить соответствующую информацию. Как
правило, ее получают в форме доклада исполнителя. И часто
руководители при организации контроля принимают этот способ за
основу, полностью полагаясь на информацию, полученную от
исполнителя. Подготовка такой информации исполнителем полезна с
точки зрения самооценки своей деятельности – достижений и ошибок.

38.

Однако при этом, исходя из опыта, руководителю
следует помнить, что:
без точного, разностороннего контроля руководитель не имеет
возможности эффективно влиять на ход работ.
не допустима излишняя доверчивость к сведениям, представляемым
исполнителями (проверяемыми);.
не следует испытывать комплексов при проверке опытного
руководителя или специалиста (боязнь его обидеть слишком
глубокими внимательным (на его взгляд) изучением его работы,
детальным изучением документации, касающейся данной работы
исполнитель оценивает свою работу весьма субъективно, принимая
напряженность усилий и затраты времени за часть результата
проделанной работы
исполнитель не может дать полной информации о ходе решения
проблемы другими связанными с ним исполнителями

39.

Поэтому при организации контроля и осуществлении
контроля:
не следует полностью полагаться на информацию, получаемую от
исполнителя (доверяй но проверяй);
иметь 2–3 дополнительных канала контроля;
обязательно планировать контроль личным общением и наблюдением.

40.

Ориентирующая функция
Отвечает на вопрос:
«Что нужно делать дальше?»
Она показывает ориентиры, т.е. те проблемы, которые в данный момент
заслуживают наибольшего внимания.
Должна помогать держать в поле зрения исполнителей наиболее
уязвимые участки работ, которые могут измениться в соответствии с
ходом изменений в среде функционирования службы.

41.

Опыт показывает, что сам факт контроля повышает
значимость решаемой проблемы и ориентирующая роль
контроля при этом очень велика. При этом руководитель
должен помнить о том, что:
могут быть ситуации, в которых исполнитель не требует
тотального контроля
.
могут быть ситуации, в которых исполнитель нуждается в оценке
руководителя или окружающих сотрудников
после того, как исполнитель после проведения подготовительных
мероприятий приступил к исполнительному этапу действий, он
меньше всего склонен давать кому бы то ни было внеплановую
информацию о ходе работы (не редко такой контроль
воспринимается как досадная помеха)

42.

Поэтому при организации осуществлении
контроля:
при планировании контроля определить наиболее
целесообразные сроки как планового, так и внепланового
контроля
не следует при осуществлении контроля без особой
нужды злоупотреблять внеплановым контролем

43.

Стимулирующая функция
направлена на выявление и вовлечение всех не
использованных резервов и в первую очередь человеческого
фактора.

44.

Руководитель должен помнить, что:
контроль является действенным средством повышения
эффективности деятельности исполнителя
своевременное обнаружение во внутренней и внешней среде
организации факторов, которые могут помешать организации
в осуществлении ее планов и достижении цели, и обеспечить
адекватную реакцию организации на эти факторы
обеспечение сопоставления поставленных целей и
полученных результатов в деятельности организации
подготовку информации для оценки деятельности организации
за прошлый период и для корректировки ее
функционирования в будущем

45.

Для оптимального решения всех этих задач контроль
должен быть:
систематическим (не от случая к случаю, а постоянно);
комплексным (охватывать не один или несколько показателей
плана, а все показатели направления деятельности
организации);
действенным (выявленные в ходе контроля недостатки в
деятельности организации должны оперативно устраняться);
экономичным (выгоды, приносимые контролем, должны быть
выше затрат на его проведение: затраты на систему контроля
состоят из затрат времени, расходуемого менеджерами и
другими работниками на сбор, передачу и анализ информации)
гласным (результаты
исполнителям);
контроля
должны
быть
известны