проект направления РП

1.

Проект направления Руководителей проектов
в коммерческом департаменте
C3 Solutions

2.

Содержание
Текущие проблемы
Решение проблем
Текущая матрица проекта
Новая матрица проекта
Структура направления
Описание должностей.

3.

Текущие проблемы
В процессе рабочей деятельности сотрудников на разных этапах
возникают проблемы.
Текущие проблемы:
- Критическая загрузка менеджеров по продаж
- Неформализованные цепочки проработки проектов и задач
- Сложность контроля исполнения заказов
- Сложность процессов запуска задач
- Отсутствие четких границ зон ответственности
- Периодическая низкокачественная проработка и оценка ТЗ
- Предельность / нарушение сроков исполнения задач
- Отсутствие общих схем взаимодействия и шаблонов РП

4.

Описание проблем
Критическая загрузка менеджеров по продаж:
Сотрудники отдела продаж вовлечены в пресейл и реализацию проектов, что
отнимает крайне много времени. Следовательно не остается времени на
подготовку в продажам, взаимодействию с Заказчиками.
Неформализованные цепочки проработки проектов и задач:
Процессы проработки не регламентированы, у сотрудников свои
профессиональные методы, что в свою очередь отягощает проекты и задачи.
Сложность контроля исполнения заказов:
Централизованного направления/органа по контролю реализации и исполнения
заказов, проектов, задач нет. Данные функции неравномерно распределены по
всем подразделяем. Это ведет к децентрализации всех процессов.

5.

Описание проблем
Предельность / нарушение сроков исполнения задач:
Ввиду большого количество проблем и сложностей на этапах проработки,
пресейла и запуска проекта, ввиду отсутствия контрольного органа соблюдение и
исполнения сроков производства, логистики становятся предельными или даже
выходят за ранее согласованные временные рамки.
Отсутствие общих схем взаимодействия и шаблонов РП:
Ввиду отсутствия четкой структуры РП внутри организации, отсутствия границ зон
ответственности и вышеперечисленных проблем организация и обеспечение
работы РП становиться затруднительным.

6.

Описание проблем
Сложность процессов запуска задач:
Ввиду наличия сложностей в проработке и пресейле проектов и задач. Запускать
проекты в работу становиться критически тяжело. Много источников
информации создают неопределенные сроки завершения проектов и задач.
Отсутствие четких границ зон ответственности:
Граница и взаимодействие между подразделениями не выстроено, возможно
дублирование разных видов работ. Также ввиду размытости границ зон
ответственности периодически разные этапы работ выпадают из реализацией
целевыми подразделениями.
Периодическая низкокачественная проработка и оценка ТЗ:
Ввиду больших объемов продаж, проработки, большой загруженности
подразделений, отсутствии контрольного органа, отсутствии границ зон
ответственности средний процент низкокачественных проработок ТЗ сильно
выше.

7.

Решение проблем
Направление руководителей проектов способствует:
- Нормализация рабочих процессов
- Разгрузка менеджеров по продажам
- Разгрузка менеджеров проектов
- Качественная предпроработка технических заданий
- Контроль за соблюдением условий технических заданий
- Контроль сроков и работ проектов/задач/производства
- Четкое разграничение зон ответственности
- Техническое взаимодействие с Заказчиком по вопросам проекта
- Разработки матриц взаимодействие и шаблонов задач/работ/проектов
- Организация качественного взаимодействия между подразделениями/отделами
- Плотное взаимодействие и сопровождение с отделом продаж

8.

Описание решения проблем
Нормализация рабочих процессов:
Направление РП организует четкую структуру жизни проектов внутри
организации, направленную на обеспечение эффективной своевременное
работе с этапами проектов.
Разгрузка менеджеров по продажам:
Направление РП заберет нецелевую работу по сопровождению и реализации
проектов у отдела продаж, что позволит им полностью сосредоточится на
взаимодействию с Заказчиками и подготовками в продажам.
Разгрузка менеджеров проектов:
Направление РП заберет нецелевую работу и наладить партнерские
взаимоотношения ради следованиям общим целям проекта.

9.

Описание решения проблем
Качественная предпроработка технических заданий:
Направление РП обеспечит предпроработку ТЗ с выявлением потребности
заказчика, что в свою очередь сократить время целевой проработки у отдела
Пресейла, Сервисного отдела, отдела исследований и разработок и группы
продуктологов.
Контроль за соблюдением условий технических заданий:
Направление РП обеспечит контроль за проверкой и сравнением между ТЗ
Заказчика и техническим/коммерческим решением от целевой группы.
Контроль сроков и работ проектов/задач/производства:
Направление РП станет контрольным и исполнительным органом по ведению
проектов и обеспечению соблюдения сроков внутри проектов

10.

Описание решения проблем
Четкое разграничение зон ответственности :
Направление РП разработает матрицу зон ответственности внутри проектов при
участии всех целевых функциональных групп и руководитель направления
согласует с руководством компании.
Техническое взаимодействие с Заказчиком по вопросам проекта :
Направление РП при участии отдела продаж организует взаимодействие с
заказчиком для урегулировании вопросов и проблем на этапах реализации
проектов.
Разработки матриц взаимодействие и шаблонов задач/работ/проектов:
Направление РП разработает всех требуемые матрицы и шаблоны,схемы,
калькуляторы, чек-листы и опросники для максимально эффективной
оптимизации проработки, пресейла и реализации проектов и
декомпозированных задач.

11.

Описание решения проблем
Организация качественного взаимодействия между подразделениями/отделами:
Направление РП проведет встречи, тренинги и вебинары по работе с проектами
и задачами в условиях новых структуры взаимодействия.
Плотное взаимодействие и сопровождение с отделом продаж:
Направление РП обеспечит взаимодействие и сопровождение сотрудников
отдела продаж по вопросам проектов, технических решений, ЦОД.

12.

Текущая матрица проектов
Команда
Разработки
Бухгалтерия
-
-
Перегружен
Отдел
поставок и
проектов
Перегружен
-
менеджер
по
продажам
Заказчик
-
Команда
Производства
-
Другие
команды
Команда
продуктологов
-
-
Текущая матрица
проработки и реализации
проектов не
структурирована и не
имеет четкой топологии,
что ведет в
многочисленным
проблемам и убыткам

13.

Новая матрица проектов
Отдел
поставок и
проектов
-
Команда
продуктологов
-
Заказчик
менеджер
по
продажам
Руководитель
проектов
Команда
Производства
-
-
-
Бухгалтерия
-
Команда
Разработки
-

14.

Новая матрица проработки и реализации проектов предлагает
централизованную структуру получения и передачи информации,
где руководитель проектов единый вход и выход для
подразделений.
Таким образом это поможет избежать разночтений и дробление
проектов, сократить время обработки и проработки проектов,
ускорит взаимодействие между подразделений.
Данный проект позвонит отделу продаж
Целесообразный ответ стремительному развитию.

15.

Структура направления
Руководитель направления
Руководитель проектов
Руководитель проектов
Руководитель проектов

16.

Описание должностей
Руководитель направления администрирует работу группы, оказывает
всестороннее содействие в реализации и проработки проектов, участвует в
урегулировании конфликтных ситуаций внутри проекта, группы или между
подразделениями, контролирует ведение проектов, табель загруженности.
Также создает рабочие шаблоны, схемы и матрицы проектов, ведет отчётность
направления. Ведет наиболее крупные или важные проекты.
Руководитель проектов управляет проектами любого объема или сложности.
Разрабатывает методологию ведения проектов с учетом особенностей
Заказчиков, разрабатывает план проекта, декомпозицию на подзадачи и
контролирует сроки исполнения. Проводит промежуточный аудит проектов.
Проводит проработку и пресейл проектов, анализ технических заданий,
согласовывает процессы и запуск в работу или производство. Обеспечивает
регистрацию задач в соответствующих информационных системах. Руководит
и формирует проектную команду, обеспечивает ведение проектной
документации.

17.

Что-то еще нужно

18.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!