СЭД для ЦТ. Перспектива

1.

СЭД для ЦТ
Перспектива

2.

План презентации
1. В чем проблема нынешней ситуации
2. Шаги, которые могут это исправить
3. Что для этого требуется
2

3.

Ситуация с СЭД сейчас
Как идет запрос (начиная с момента, когда он попадает к Ольге Олеговне):
1.
Ольга Олеговна направляет письмо Алле;
2. Алла – ответственный за выяснение непонятных запросов, а также за фиксацию
всех поступающих писем вообще
Раз в две недели встреча с Юлией Карповой и Анной Сорокиной – чтобы Алла
показала, какие письма висят с незакрытым исполнением, и собрала с Юли и Ани
информацию по ним, закрыла запросы и архивировала в ДИТ таблицу и PDF
3

4.

Риски сейчас
1. У ЦТ нет ответственных на уровне СЭД, нет прозрачности и контроля,
риск потери важной информации – упустить письмо, вовремя
не отреагировать, не зафиксировать изменения в работе
с запросом, нет возможности отследить корректность архивации
2. Пересылка писем вне СЭД, другими путями – аутлук, телеграм
4

5.

Новые шаги
1.
Ольга Олеговна направляет письмо Алле (также, как и раньше, всё
отправляется Алле для дальнейших разбирательств)
удобно Ольге
Олеговне
2.
Алла – ответственный за выяснение непонятных запросов, а также за
распределение понятных писем внутри сотрудников ЦТ. Каждое
письмо будет прозрачно переслано Аллой внутри СЭД
на Юлю Карпову или Анну Сорокину
удобно Алле,
Анне и Юлии
3.
Юля/Аня получают запрос и сообщение об этом от Аллы,
нет необходимости ежедневно проверять самим
удобно Анне
и Юлии
По итогу могут самостоятельно закрыть запрос и архивировать
(внесение в ДИТ клауд таблицу и PDF), вернуться к нему, видеть
историю исполнения у себя
!весь путь внутри СЭД и ДИТ
5

6.

Что для этого требуется
1.
Согласовать эти шаги
2. Запросить доступ в СЭД для Анны и Юлии – срок может быть длительным, на
время обучения и адаптации процесс остается в старом виде на Алле полностью
3. В итоге:
• понятный план действий для всех;
• главный ответственный (Алла) для легкости работы Ольги Олеговны
• ответственные в ЦТ (Юлия и Анна), которые смогут полноценно участвовать,
при этом не оказываясь в сложной задаче*
*отслеживание запросов остается на Алле
6

7.

Благодарим за
просмотр!