Автоматизация документооборота на предприятии

1.

ТЕМА: Автоматизация документооборота на
предприятии

2.

Офисная техника и
информационные потоки в
современном офисе
Информационным центром для любого сотрудника современного офиса
является персональный компьютер, подключенный к локальной и глобальной
сети. Компьютер в офисе является интегрирующим устройством и служит для
подготовки, редактирования документов, а также хранения и обмена
документами. Для создания и обработки документов в первую очередь
используются офисные программы.
Рисунок 1 - Информационные
потоки в современном офисе

3.

Технологии перевода
бумажных документов в
электронные
В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться
более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В
настоящее время активно развиваются технологии перевода бумажных
документов в электронную форму с целью реализации электронного
документооборота.
Рисунок 2 - Схема перевода бумажного документа в электронный вид

4.

Технологии перевода
бумажных документов в
электронные
С точки зрения перевода документов в электронный вид (ввода документов
в компьютер) их условно делят на формализованные, неформализованные и
специальные.
Рисунок 3 - Классификация документов с точки зрения специфики
перевода в электронный вид

5.

Автоматизация
документооборота
В процессе автоматизации
документооборота можно
условно выделить четыре
стадии: бумажный
документооборот, бумажный
документооборот с
использованием автономных
ПК, смешанный и безбумажный
документооборот.
Рисунок 4 - Эволюция форм
документооборота

6.

Автоматизация
документооборота
Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в
бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид
документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов
использовались большие журналы или листы большого формата, в которые
вписывались
вновь
зарегистрированные
документы.
По
истечении
определенного срока журналы и листы сдавались в архив.
Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив
начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.
Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает,
что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на
данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого
документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на
машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при
отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной
степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии
осуществляется в бумажном виде

7.

Автоматизация
документооборота
Смешанный
документооборот
предполагает, что
компьютеры, объединенные
в локальную сеть, служат
для подготовки, передачи и
хранения документов,
однако юридическую силу
документ имеет только в
бумажном виде.
Согласование и
утверждение финансовых и
юридических документов
осуществляется в бумажном
виде.

8.

Документооборот
на предприятиях
В качестве среды распространения документов, как правило, используется
программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с
документами, и эта же программа применяется для пересылки образов
документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных
оригиналов. Электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым.
Рисунок 5 - Пример
организации документооборота
по принципу "каждый с
каждым"

9.

Документооборот
на предприятиях
Обычно при таком подходе единые автоматизированные справочники для
всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение формирует
собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно
используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной
почты сотрудников.
Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о
документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными
системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому
очередным исполнителем.
Когда предприятие растет, подобная организация документооборота
оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут
конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного
приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и
поиска документов.
В
этом
случае
требуется
переход
на
специализированные
автоматизированные системы документооборота.

10.

Системы
автоматизированного
документооборота
Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота
(САДД) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который
становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых
решений, эффективнее ведется контроль исполнения управленческих решений,
снижаются издержки, связанные с содержанием аппарата управления.
Рисунок 6 - Схема САДД

11.

Системы
автоматизированного
документооборота
Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы
документооборота, которая содержит единые для всей организации базы
классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в
зависимости от вида документа, т.е. имеются стандартные пути движения для
отдельных категорий документов. Это позволяет непосредственно после
регистрации направлять документы должностным лицам организации в
соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими
процедурами обработки документов разного вида.
Классификаторы и нормативы являются едиными для всех служб. Обмен
документами с внешними организациями обеспечивается с помощью
корпоративного информационного портала

12.

Примеры
систем автоматизации
делопроизводства и
документооборота
В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на
две группы: «конструкторы» и «коробки».
Коробочные : «Гран-Док», «ДЕЛО», «Евфрат-документооборот»;
Конструкторные: Landocs, «БОСС-Референт», «Золушка».
Наиболее распространенные системы:
-
«БОСС-Референт», «АйТи»(www.it.ru);
«ДЕЛО», «Электронные Офисные Системы» (www.eos.ru);
«Золушка», НТЦ ИРМ (www.mdi.ru);
«Евфрат-документооборот», Cognitive Technologies (www.evfrat.ru).

13.

ДОМАШНЯЯ РАБОТА
1. Анализ конспекта лекций.
2. Решение ситуационной задачи:
В ООО «NNN» принята централизованная форма делопроизводства.
Данное предприятие имеет небольшой объем документооборота – 20
тыс. документов в год. Все операции по работе с документами
выполняет один сотрудник – секретарь предприятия.
На основании ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами.
Общие требования», определите характеристики к системе
управления документами.

14.

ОТВЕТ: п.8.2
-Надежность
Любая система, используемая для управления документами, должна быть способной длительно и
эффективно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.
Система управления документами должна:
а) включать все документы в рамках охватываемой ею деловой деятельности в соответствии с
установленным порядком;
b) организовывать документы таким образом, чтобы отражать процессы деловой деятельности
создателя (исполнителя) документов;
c) защищать документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;
d) выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в
документах;
e) обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с
ними метаданным.
Показатели надежности системы управления документами должны быть документально
зафиксированы путем создания и сохранения документов, регламентирующих порядок работы данной
системы. Эти документы должны подтверждать соответствие данной системы управления документами
критериям перечислений а)-е).
Система управления документами должна реагировать на изменения потребностей деловой
деятельности, но любые изменения в системе не должны влиять на характеристики документов,
включенных в нее. Перемещение документов из одной системы управления документами в другую
следует проводить таким образом, чтобы не оказывать неблагоприятного воздействия на
характеристики документов.

15.

Целостность
Для предотвращения несанкционированного доступа к документам, их уничтожения, изменения или
перемещения в системе управления документами следует применять контрольные мероприятия,
такие как мониторинг доступа, верификация пользователей. Уничтожение документов и их
засекречивание должны быть санкционированы. Такой контроль может осуществляться внутри самой
системы управления документами или быть внешним по отношению к конкретной системе. В
отношении электронных документов организация должна иметь возможность доказать, что любые
системные сбои, обновления программного обеспечения или регулярная эксплуатация системы
управления документами не влияют на качество сохранности документов.
Соответствие
Системы управления документами в организациях должны быть управляемы в соответствии со всеми
требованиями, предъявляемыми текущей деловой деятельностью, нормативной средой и
общественными ожиданиями. Сотрудники, создающие документы, должны понимать, как эти
требования влияют на действия, которые они выполняют. Соответствие системы управления
документами таким требованиям следует регулярно проверять, а документы этих проверок следует
хранить в целях доказательства.
Комплексность
Системы управления документами должны управлять документами, являющимися результатом всех
видов деловой деятельности организации или ее структурного подразделения.
Системность
Документы следует создавать и сохранять системно. Системность работ в сфере управления
документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами,
так и других систем управления деловой деятельностью.
Система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику,
распределение ответственности и формальную методологию управления ею.