UPD_Тема_10.3__GZ_

1.

ВІЙСЬКОВИЙ ІНСТИТУТ ТЕЛЕКОМУНІКАЦІЙ ТА ІНФОРМАТИЗАЦІЇ
імені ГЕРОЇВ КРУТ
УПРАВЛІННЯ ПОВСЯКДЕННОЮ ДІЯЛЬНІСТЮ ПІДРОЗДІЛІВ
Змістовий модуль № 2.
Тема № 10. Організація військово-адміністративної
діяльності.
Заняття № 3. Порядок складання документів
управлінської діяльності.
(Групове заняття)
КИЇВ-2025

2.

Навчальні питання
1. Основні положення керівних документів
щодо організації документування
управлінської діяльності.
2. Складання та оформлення службових
документів.

3.

Навчальна література
1. Наказ Головнокомандувача ЗСУ від 31.01.2024 №40
“Про затвердження Інструкції з діловодства у ЗС
України”.
2. Наказ МО України від 26.07.2018 № 370 «Про
затвердження
Інструкції
з
діловодства
та
документування
управлінської
інформації
в
електронній формі в МО України та Генеральному
штабі ЗС України»
3. Методичні рекомендації щодо особливостей в
організації окремих питань повсякденної діяльності
та служби військ у військових частинах Сухопутних
військ Збройних Сил України. – К.: Командування СВ
ЗСУ, 2016. – 268 с.
4. Управління повсякденною діяльністю підрозділів:
навч. посібн. / колектив авторів. – К. : НУОУ імені Івана
Черняховського, 2021. – 416 с.

4. Основним носієм інформації в сучасному світі - є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв'язки.

1. Основні положення керівних документів про документування.
Документаційне забезпечення управління
Документаційне забезпечення управління - це діяльність
спеціальних працівників або підрозділів щодо створення (фіксації
та оформлення) документаційної інформаційної бази на різних
носіях для використання управлінським апаратом у процесі
реалізації його функцій.
Діловодство - це діяльність, що охоплює:
документування (створення документів) та організацію
роботи з документами,
організацію документообігу,
використання інформаційно-пошукових систем
документів органу,
контроль за виконанням документів,
підготовку документів для передачі до архіву.
Основним носієм інформації в
сучасному світі - є документ,
за допомогою якого
здійснюються ділові зв'язки.

5.

1. Основні положення керівних документів про документування.
Документаційне забезпечення управління
Причини зростання обсягів
управлінської інформації
об'єктивні
суб'єктивні
залежать від збільшення
масштабів і зростаючої
складності керованих
систем та вирішуваних
ними завдань
залежать від форм та
методів реалізації функцій
управління

6.

1. Основні положення керівних документів про документування.
Документаційне забезпечення управління
Документ- це передбачена законом матеріальна форма
одержання, зберігання, використання і поширення
інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-,
відео -, фотоплівці або на іншому носієві
ДОКУМЕНТ
первинний
документ, що містить
вихідну інформацію
вторинний
документ, що являє собою
результат аналітикосинтетичної та іншої
переробки одного або
кількох документів

7.

1. Основні положення керівних документів про документування.
Документаційне забезпечення управління
Основні види документів
Організаційні
Документи
колегіальних
органів
Особово
офіційні
документи
З кадровоконтрактових
питань
Види
документів
Розпорядчі
Довідковоінформаційні

8.

1. Основні положення керівних документів про документування.
Документаційне забезпечення управління
Основні види документів
Довідково-інформаційні
документи
Документи
з кадрово-конкрактових
Особово
офіційні
документи.
Документи
Організаційні
Розпорядчі
колегіальних
документи.
документи.
органів.
питань.
Документи за
ущо
яких
допомогою
містяться
яких
приписи,
суб'єктспрямовані
управління
ДовідковоДокументи,
носять
на організацію
здійснює
керівництво
системи
управління
об'єктами
(наприклад,
шляхом
інформаційні
описовий
характер
та підлеглими
Особово
Положення
передачі
управляючої,
про
Генеральний
тобто
розпорядчої,
штаб
Збройних сил
Документи
містять відомості про
З кадровоофіційні
План
України…)
документації.
колегіальних
Анкета
Анотація
певні події.
роботи
Конкрактових
питань
документи
органів
Телефо
Огляд
нограма
Службо
ЛистІнформ
ЛистОрганізаційні
Розпорядчі
Автобіо
вийповідом Звіт
аційний
нагадув
Оголошення
Реферат
Рецензія
графія Посвідчення
Трудова
лист
ленняРозписка -лист
ання
Доручення
угода
ЛистЛистЛистзапрош
підтвер Список
Телефонограма
доповідь
Резюме
Протокол
ення
дження
Положення
Наказ
Ініціати
Графік
вний
відпусток
Накази
лист по
Гаранті
Супрові
Характе
йнийдний
Відгук
Висновок
ристика
Контракт
Акт
лист
лист
Статути
Інструкція
Правила
особовому
Розпорядження
Ухвала
складу (ОС)
Довідка
Доповідь

9.

1. Основні положення керівних документів про документування.
Документаційне забезпечення управління
Наказ Головнокомандувача
Збройних Сил України від 31.01.2024
№40 “Про затвердження Інструкції
з діловодства у Збройних Силах
України”.

10.

1. Основні положення керівних документів про документування.
Документаційне забезпечення управління
Діловодство - діяльність окремих працівників або підрозділів
щодо створення документаційно-інформаційної бази на різних носіях
для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його
функцій у процесі здійснення управління.
Елементи діловодства
Документообіг -
Документопотік -
рух службових
документів з часу їх
створення або
одержання суб'єктом
документаційного
забезпечення
управління до часу
завершення виконання,
надсилання або
знищення.
потік документів, які
циркулюють між пунктами
опрацювання і створення
інформації (керівниками
організації і структурних
підрозділів, спеціалістами) і
пунктами технічного
опрацювання документів
(експедицією, секретаріатом,
канцелярією, штабом тощо)

11.

1. Основні положення керівних документів про документування.
Документаційне забезпечення управління
Особовий склад військової частини (установи), який
працює зі службовими документами, зобов’язаний:
у разі відпустки,
відрядження,
звільнення, та
вибуття
беззаперечно
виконувати
вимоги законодавства
інших на
лікування, навчання,актів
до України
нового з місця
передати
нормативно-правових
питань служби
діловодства
та цієї
іншому виконавцю всі невиконані документи за рішенням
Інструкції;
свого
безпосереднього
не
допускати
порушень,командира
що можуть(керівника);
призвести до
розголошення
своєчасно здавати
в службу
діловодства
службові
відомостей
службового
характеру
абодокументи
втрати
та видання,
необхідність
у яких минула;
службових
документів.
Попереджувати
дії (бездіяльність)
інших
надавати
службові
документи
видання,
які обліковані
осіб, всі
які можуть
призвести
до та
таких
наслідків;
за ним, працівникам
діловодства
їх вимогу.в/ч до
передавати
службовіслужби
документи
з одногона
підрозділу
іншого тільки через діловодство;
негайно доповідати безпосередньому командиру (керівнику)
про втрату або нестачу службових документів, посвідчень,
перепусток, ключів від приміщень, сховищ, сейфів, в яких
зберігаються службові документи, особистих печаток, штампів,
а також про виявлення необлікованих службових документів та
видань;

12.

1. Основні положення керівних документів про документування.
Документаційне забезпечення управління
Особовому складу військової частини (установи),
який працює зі службовими документами, забороняється:
повідомляти усно або письмово службові відомості щодо
робіт, які виконуються ним, заходів, які проводяться в/ч
(установою), дійсні найменування та пункти дислокації в/ч
(установ) особам, які не мають відношення до цих
відомостей;
викладати особисті прохання на бланках з найменуванням в/ч
(установи);
самовільно провозити та пересилати за кордон службові
документи (видання), які не підлягають опублікуванню;
вести розмови щодо змісту документів у присутності
сторонніх осіб.

13.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Оформлення документу
Це створення
оптимальних
умов для всіх
видів робіт з
документами.

14.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Реєстрація документа
Це запис необхідних відомостей про
документ з проставлення на ньому
індексу і дати документа.

15.

Організаційно-розпорядча документація поділяється:
організаційну, що містить правила, норми, що
визначають статус, компетенцію, структуру, штатну
чисельність
і
посадовий
склад
в/ч
(установи),
функціональний зміст діяльності в/ч (установи) та її
підрозділів (положення або статут установи, положення
про структурні підрозділи, посадові інструкції, штатні
розписи, договори тощо);
розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового
або організаційно-розпорядчого характеру з основних
питань діяльності в/ч, адміністративно-господарських або
питань о/с (накази, розпорядження, рішення);
інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на
підставі якої приймаються певні управлінські рішення
(акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні
записки, протоколи, службові листи тощо).

16.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Положення
O Це правовий акт, який
визначає порядок
створення, задачі, обов’язки,
права, відповідальність і
організацію роботи
підприємства в цілому і його
структурних підрозділі.
O Положення бувають:
1. Типові.
2. Індивідуальні.

17.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Статут
O Це юридичні акти,
якими оформлюється
створення
підприємства,
визначається їх
структура, функції і
правне становище.
O Положення бувають:
1. Типові.
2. Індивідуальні.

18.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Інструкція
Це правовий акт, який
приймається з метою
встановлення правил,
які регулюють
організації, науковотехнічні, технології,
фінансові та інші
сторони діяльності
підприємств, їх
структурних підрозділів
і посадових осіб.

19.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Правила
Службові документи
організаційного
характеру, у яких
викладаються
настанови або
вимоги, що
регламентують
певний порядок
будь-яких дій,
поведінки.

20.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Акт
Це документ,
складений
кількома
особами, що
підтверджують
установлені
факти та події.

21.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Наказ
Це правовий акт, що
видається
одноособово
керівником установи
і є формою
доведення до
працівників
найбільш важливих
рішень.

22.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Наказ по особовому складу
Це кадрові
документи, що
регламентують
питання прийняття
на роботу,
переведення та
звільнення
співробітниках.

23.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Розпорядження
Це правовий акт,
який приймається
одноосібно
керівником,
головним чином
колегіального
органу, з метою
вирішення
оперативних
питань.

24.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Анкета
Документ, текст
якого
складається із
запитань та
обмеженої
кількості
однозначних,
несуперечливих
відповідей.

25.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Оголошення
O Це інформація про
майбутній масовий захід.
Воно складається з таких
частин:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Заголовок;
Дата;
Час і місце проведення заходу;
Назва заходу;
Порядок денний;
Адреса;
Транспорт, яким можна доїхати
на місце проведення заходу;
Організація, яка проводить захід.

26.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Звіт
Це документ, який
містить відомості
про виконання
плану, завдання,
доручення,
відомості про
підготовку або
проведення
заходів.

27.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
План роботи
Як документ
вивчає точний
перелік намічений
до виконання
заходів, їх
послідовність,
обсяг, координат
керівників і
конкретних
виконавців.

28.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Список
Документ, який містить
перелік осіб, предметів з
метою інформації або
реєстрації

29.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Доповідь
Документ, в якому
викладаються певні
питання, висновки,
даються пропозиції.

30.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Довідка
Це документ, який містить опис чи
підтвердження тих або інших фактів
або подій.

31.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Доручення
Це письмове повноваження, що видається
установою або окремою особою на
здійснення якихось юридичних дій.

32.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Розписка
Це письмовий документ, що
підтверджує якусь дію, що відбулась.

33.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Автобіографія
Це життєопис людини, складений
нею самою.

34.

2. Складання та оформлення службових документів.
.
Документи службової діяльності
Характеристика
Це документ в
якому дається
оцінка професії
або ділових і
моральних
якостей людини.

35.

Завдання на самостійну роботу.
Зміст завдання самостійної роботи:
Самостійне заняття. Ведення службових документів та
документів обліку особового складу в підрозділі.
1. Користування службовими документами у підрозділі.
2. Порядок ведення документів щодо обліку особового
складу в роті (батареї).
Інформаційно-методичне забезпечення:
1.
2.
3.
4.
Наказ Головнокомандувача ЗСУ від 31.01.2024 №40 “Про затвердження
Інструкції з діловодства у ЗС України”.
Наказ МО України від 26.07.2018 № 370 «Про затвердження Інструкції з
діловодства та документування управлінської інформації в електронній
формі в МО України та Генеральному штабі ЗС України»
Методичні рекомендації щодо особливостей в організації окремих питань
повсякденної діяльності та служби військ у військових частинах
Сухопутних військ Збройних Сил України. – К.: Командування СВ ЗСУ,
2016. – 268 с.
Управління повсякденною діяльністю підрозділів: навч. посібн./
колектив авторів. – К. : НУОУ імені Івана Черняховського, 2021. – 416 с.

36.

ВІЙСЬКОВИЙ ІНСТИТУТ ТЕЛЕКОМУНІКАЦІЙ ТА ІНФОРМАТИЗАЦІЇ
імені ГЕРОЇВ КРУТ
viti.edu.ua
ДЯКУЮ ЗА УВАГУ!
КИЇВ-2025