внутренний аудит, процессный подход_raw

1. Внутренний аудит процессов, описание процессов. Подготовил: менеджер по управлению качеством Ушанов Н.А.

2. Для проведения внутреннего аудита процессов необходимо определить процессы и владельцев процессов

3. Что на данный момент имеется

4. Перечень процессов неактуален, владельцы процессов определены, но нигде не описана зона ответственности и полномочия владельцев

процессов, так
же не описаны входы-выходы процессов

5. Предлагается: Разделить все процессы на 3 типа: 1. Процессы управления (М) (как и что должно быть сделано) 2. Основные процессы

(C) (процессы, генерирующие прибыль)
3. Поддерживающие процессы (S) (ресурсы и обеспечение)
M anagement
C ore
S upport

6. Предлагается:

Процесс
Производство продукции
Начальник производства
Управление продажами
Генеральный директор
Текущая ситуация
Предлагаемый вариант
Основные процессы (C)
Основные процессы (C) +3
Обоснование
Трансформация сырья в
готовую продукцию,
достижение основной цели
предприятия
Прямое создание ценности,
генерирует выручку,
взаимодействие с клиентом
Процесс
Управление маркетингом
???
Управление снабжением/закупками
Руководитель отдела закупок
Обоснование
Анализ рынка, позиционирование продукции,
создание спроса — не входит в процесс 05
"Управление продажами". Маркетинг и
продажи — разные основные процессы.
Управление поставщиками, выбор источников,
переговоры о ценах — ключевой процесс,
отличный от управления запасами (06).
Критичен для контроля качества входящего
сырья.
Производство продукции
Начальник производства
Логистика/доставка
Менеджер по логистике
Трансформация сырья в готовую продукцию,
достижение основной цели предприятия
Доставка готовой продукции клиентам —
ключевая сфера добавления ценности.
Отдельный основной процесс в цепочке.
Управление продажами
Генеральный директор\ заместитель ген
директора по развитию (??)
Прямое создание ценности, генерирует
выручку, взаимодействие с клиентом

7. Предлагается:

Текущая ситуация
Предлагаемый вариант
Процессы управления (М)
Процессы управления (М) +1
Процесс
Управление предприятием
Генеральный директор, Директор по производству
Обеспечение качества и безопасности продукции
Менеджер по качеству
Обеспечение функционирования системы менеджмента качества
Менеджер по качеству
Процесс
Обоснование
Метапроцесс, охватывает все
направления, определяет
стратегию
Управление предприятием
Генеральный директор
Мониторит качество,
управляет планом ХАССП,
контролирует соответствие
стандартам
Обеспечение качества и безопасности
продукции
Внутренние аудиты,
документирование, CAPA,
метапроцесс управления
качеством
Обеспечение функционирования системы
менеджмента качества
Менеджер по качеству
Менеджер по качеству
Управление экологией
Инженер-эколог
Контроль экологического
соответствия, мониторинг
воздействия на окружающую
среду
Обоснование
Метапроцесс, охватывает все направления,
определяет стратегию, цели, KPI (??)
Мониторит качество, управляет планом
ХАССП, контролирует соответствие
стандартам
Внутренние аудиты, документирование, CAPA,
метапроцесс управления качеством
Управление экологией
Инежнер эколог
Управление проектами
Ведущий технолог
Контроль экологического соответствия,
мониторинг воздействия на окружающую среду
Разработка новых продуктов и процессов,
инновации. Важно для поддержания
конкурентоспособности в секторе гибкой
упаковки. Разработка новых дизайнов и тд
Техническая поддержка,— завершает цепочку
взаимодействия с клиентом.

8. Предлагается:

Текущая ситуация
Предлагаемый вариант
Поддерживающие процессы (S)
Поддерживающие процессы (S) -1
Процесс
Управление финансами
Главный бухгалтер
Управление запасами
Генеральный директор
Финансовые ресурсы для всех
процессов, не создаёт продукт
напрямую. Не является
объектом внутреннего аудита
Материально-техническое
снабжение, поддержка
основных процессов
Поддержание технического
состояния, условий для работы
Менеджер по управлению запасами
Главный инженер
Кадровые ресурсы для всей
организации, HR-функция
Физическая безопасность,
защита активов
Руководитель службы по работе с персоналом
Поддержание технического состояния,
условий для работы
Управление информационными технологиями
IT-инфраструктура и
техническая поддержка
Кадровые ресурсы для всей организации,
HR-функция
Управление информационными
технологиями
Менеджер по ИТ
Менеджер проектов (менеджер по ИТ)
Запасы
Управление персоналом
Обеспечение безопасности предприятия
Заместитель генерального директора по общим вопросам
Финансовый директор
Финансовые ресурсы для всех процессов,
не создаёт продукт напрямую. Не является
объектом внутреннего аудита
Обеспечение рабочего состояния
инфраструктуры
Управление персоналом
Руководитель службы по работе с персоналом
Управление финансами
Обоснование
Управление запасами
Обеспечение рабочего состояния инфраструктуры
Главный инженер
Процесс
Обоснование
IT-инфраструктура и техническая поддержка

9. Предлагаемые функции и полномочия владельцев процессов: 1. Обеспечивать успешное функционирование процессов (внедрение KPI на

основе целей?)
2. Актуализировать и в дальнейшем следить за актуальностью
процесса (процедуры, инструкции и прочая документация)
3. Вносить необходимые корректировки в процесс, утверждать и
согласовывать изменения
4. Озвучивать проблемы
5. Проводить оценку рисков по процессам
6. Распределять выделенные ресурсы

10. Назначение компетентных и ответственных владельцев процессов позволит собирать и систематизировать знания организации

Накопление и систематизация знаний –
фундамент стабильности и развития компании,
т.к при утечке мозгов знания останутся в
организации

11. Параллельно можно начать аудиты на соответствие требованиям ISO 9001 и FSSC 22000, для этого детальное описание процессов не

нужно.
Достаточно определить владельцев процессов и состав процессов.
Для проведения аудита, на текущий момент достаточно 2х внутренних
аудиторов. Ушанов Н.+необходим еще один человек.
Для второго внутреннего аудитора я проведу обучение (по обоим
стандартам у меня имеется внешнее обучение внутреннего аудитора –
поэтому я обладаю полномочиями обучать внутренних аудиторов.). Само
обучение займет 2-3 недели (несколько сессий по 1-2 часа). На подготовку
обучающего материала я бы заложил около месяца.
Далее по каждому процессу необходимо составить пул вопросов, которые
будут состоять из требований вышеуказанных стандартов (пример). Следует
помнить, что аудиты – это выборочная проверка. Полностью проверить все
процессы на соответствие вообще всему займет очень много времени (2-3
недели на каждый процесс). Да и в целом аудиты по соответствию
требований стандарта не проводятся попроцессно, т.е. оценивается как
организация реализует те или иные требования стандартов.

12.

Требования
Требования стандартов превращаем в матрицу аудита

13.

На выходе внутреннего аудита мы получим несоответствия требованиям стандартов (либо иных
дополнительных требований), которые владельцы процессов должны будут устранить.

14.

Назначение владельцев процессов поможет грамотно сформировать команды HACCP, TACCP,
VACCP.
Это отдельный блок по ПБ.
После определения группы по каждой команде необходимо будет провести обучение каждой группе.
Обучение может провести Ушанов Н. (есть внешнее обучение).

15. Второй крупный блок: описание процессов. Можно выполнить в разных вариантах-табличный (устаревший, текстовый, пример). По

общемировой
практике сейчас используют описание процессов в нотации BPMN 2.0 (с
плюс-минус вариациями).
В качестве теста мы с Михаилов Сергеевичем использовали 2 вида ПО по
BPMN 2.0 (Bitrix 24, Draw io) – draw io нам показался более удобным и
подходящим.
Пример, пример2
Процесс описания весьма трудозатратный, на описание самого
несложного подпроцесса производства продукции (тесты) ушло 3 часа.

16. При наличии ресурсов (прежде всего временных) всё обозначенное можно выполнить в полном объеме. Риски:

#
Риск
Вероятность
Влияние
Описание
1
Сопротивление персонала
Высокая
Высокое
Неприятие изменений, особенно среди сотрудников с длительным стажем;
воспринимается как дополнительная нагрузка и новые правила, отсутствие
мотивации
2
Дефицит кадровых ресурсов
Высокая
Высокое
Нехватка квалифицированных аудиторов и людей для описания процессов;
высокие трудозатраты на BPMN-документирование
3
Сроки
Высокая
Среднее
На развертывание всех предложений и полноценное внедрение их в
деятельность компании уйдет 2-3 года
4
Качество обучения аудиторов
Средняя
Среднее
Аудиторская деятельность достаточно сложная, на роль аудиторов так же
подойдут далеко не все. Без отрыва от производства это очень сложная
роль
5
Инструментальная неготовность
Низкая
Среднее
Выбор инструмента для BPMN (Draw.io, Bitrix24) требует обучения и
адаптации всей команды
6
Утечка знаний
Средняя
Высокое
Если владельцы процессов (особенно ключевые сотрудники) уходят до
завершения документирования - знания теряются
7
Несоответствие требованиям
Средняя
Высокое
Риск выявления существенного количества несоответствий ISO 9001/FSSC
22000 при первом аудите, требующих срочных корректировок и
разработки\корректировки документации