Каржицкая Е.С. ЗПА-191 Роботизация процесса

1.

Технологии процессного управления на транспорте
Домашнее задание по мастер-классу
«Выбор процессов для роботизации»
Каржицкая Екатерина Сергеевна
ЗПА-191

2.

Выбор процесса
Процесс №1: Регистрация заявок в лечебно-оздоровительный комплекс «Сахареж»
• Суть: Извлечение данных из входящих писем/заявок и ввод этих данных в
автоматизированную систему управления комплексом .
Процесс №2: Формирование ежедневной отчетности по использованию инвентаря
• Суть: Сбор данных из журналов проката (Excel или бумажные формы) по всем точкам
выдачи, консолидация их в единый отчет и проверка на соответствие остаткам.
Процесс №3: Оформление первичных документов (счетов и актов) для клиентов
• Суть: Формирование пакета закрывающих документов на основе данных об оказанных
услугах и отправка их контрагентам через системы ЭДО или по e-mail.
Для расчетов используем заданные параметры:
• Стоимость разработки: 360 000 руб. • Стоимость поддержки: 30 000 руб./мес. • Скорость робота: 1 цикл за 0,5 мин.

3. Роботизация процесса регистрации заявок в ЛОК «Сахареж»

Содержание работы: извлечение данных из входящих заявок на отдых в ЛОК «Сахареж» от внутренних и
внешних клиентов и их ввод в автоматизированную систему управления (АСУ) для бронирования и учета.
Изменяемая форма: заявка клиента (электронная или бумажная форма).
В этом файле меняются данные: ФИО клиента, желаемые даты отдыха, тип отдыха (с/без лечения),
контактные данные, для внутренних клиентов - структурное подразделение.
Имеющаяся информация: стандартизированный шаблон заявки, список кодов структурных подразделений.
Действия робота:
1. Мониторинг выделенного почтового ящика/папки на наличие новых заявок.
2. Распознавание данных из входящего файла.
3. Авторизация в АСУ.
4. Проверка наличия свободных мест на запрашиваемые даты.
5. Создание новой записи в АСУ с внесением всех данных из заявки.
6. Отправка автоматического подтверждения сотруднику о регистрации заявки.

4. Роботизация процесса регистрации заявок в ЛОК «Сахареж»

Эффект за 1 цикл (мин) = t_до – t_после (мин) = A = 8 мин - 0,5 мин = 7,5 мин
Эффект за 1 цикл (ПРМ) = Эффект за 1 цикл (мин) / 9960 = B = 7,5 / 9 960 ≈ 0,000753 ПРМ
Эффект (ПРМ) = Эффект за 1 цикл (ПРМ) * Кол-во циклов в месяц = C = 0,000753 × 2 500 = 1,8825 ПРМ
N (расходы организации на оплату труда сотрудника) = 50 000 руб./мес.
M (стоимость разработки программного робота) = 360 000 руб.
L (стоимость поддержки программного робота) = 30 000 руб./мес.
K (срок постоянной эксплуатации робота) = 5 лет = 60 мес.
Экономический эффект = Эффект (C) * N – L – M/K = (1,8825 × 50 000) - 30 000 - (360 000 / 60)=
94 125 - 30 000 - 6 000 = 58 125 руб./мес.
Эффект за 5 лет = 58 125 руб. × 60 мес. = 3 487 500 руб. – эффективно

5. Роботизация процесса формирования ежедневной отчетности по использованию инвентаря

Содержание работы: объединение данных о прокате инвентаря и оборудования со всех точек выдачи в единый
отчет, расчет ключевых показателей (загрузка, выручка, остатки) и рассылка отчета по заданному списку
адресатов.
Изменяемая форма: ежедневный отчет (таблица Excel или сводный документ).
В этом файле меняются данные: количество выданных единиц инвентаря по категориям, время проката,
выручка по каждой точке, текущие остатки инвентаря.
Имеющаяся информация: Файлы-источники (журналы проката) от 2 точек выдачи инвентаря в формате Excel
или шаблон сводного отчета.
Действия робота:
1. В заданное время сбор всех файлов-источников из сетевой папки.
2. Открытие каждого файла и извлечение данных.
3. Консолидация данных в единый шаблон сводного отчета.
4. Выполнение расчетов (расчет среднего времени проката, загрузки, сверка остатков).
5. Сохранение готового отчета в формате Excel и PDF.
6. Отправка готового отчета по электронной почте заданному списку адресатов.

6. Роботизация процесса формирования ежедневной отчетности по использованию инвентаря

Эффект за 1 цикл (мин) = t_до – t_после (мин) = A = 5 мин - 0,5 мин = 4,5 мин
Эффект за 1 цикл (ПРМ) = Эффект за 1 цикл (мин) / 9960 = B = 4,5 / 9 960 ≈ 0,000452ПРМ
Эффект (ПРМ) = Эффект за 1 цикл (ПРМ) * Кол-во циклов в месяц = C = 0,000452 × 31 = 0,014012 ПРМ
N (расходы организации на оплату труда сотрудника) = 30 000 руб./мес.
M (стоимость разработки программного робота) = 360 000 руб.
L (стоимость поддержки программного робота) = 30 000 руб./мес.
K (срок постоянной эксплуатации робота) = 5 лет = 60 мес.
Экономический эффект = Эффект (C) * N – L – M/K = (0,014012 × 30 000) - 30 000 - (360 000 / 60)=
420,36 - 30 000 - 6 000 = -35 579,64 руб./мес.
Эффект за 5 лет = -35 579,64 руб. × 60 мес. = -2 134 778,4 руб. – неэффективно

7.

Роботизация процесса
Оформления первичных документов для клиентов
Содержание работы: формирование комплекта закрывающих финансовых документов (счета, акты
выполненных работ) для внешних клиентов (например, других сторонних организаций, воспользовавшихся
услугами базы отдыха или детского лагеря).
Изменяемая форма: счет на оплату, акт выполненных работ.
В этом файле меняются данные: наименование контрагента, ИНН/КПП, перечень и стоимость оказанных услуг,
дата и номер договора, сумма к оплате.
Имеющаяся информация: реестр оказанных услуг (выгрузка из системы учета), полные реквизиты контрагентов
(таблица Excel или справочник в 1С), шаблоны документов.
Действия робота:
1. Получение списка завершенных услуг, требующих закрывающих документов.
2. Авторизация в учетной системе (например: 1С).
3. Поиск и извлечение полных реквизитов контрагента.
4. Автоматическое формирование счета и акта выполненных работ на основе данных об услугах.
5. Сохранение документов в формате PDF.
6. Отправка сформированного пакета документов контрагенту по электронной почте или через систему
электронного документооборота (ЭДО).
7. Фиксация в реестре, что документы отправлены.

8. Роботизация процесса Оформления первичных документов для клиентов

Эффект за 1 цикл (мин) = t_до – t_после (мин) = A = 10 мин - 0,5 мин = 9,5 мин
Эффект за 1 цикл (ПРМ) = Эффект за 1 цикл (мин) / 9960 = B = 9,5 / 9 960 ≈ 0,000954 ПРМ
Эффект (ПРМ) = Эффект за 1 цикл (ПРМ) * Кол-во циклов в месяц = C = 0,000954 × 50 = 0,0477 ПРМ
N (расходы организации на оплату труда сотрудника) = 50 000 руб./мес.
M (стоимость разработки программного робота) = 360 000 руб.
L (стоимость поддержки программного робота) = 30 000 руб./мес.
K (срок постоянной эксплуатации робота) = 5 лет = 60 мес.
Экономический эффект = Эффект (C) * N – L – M/K = (0,0477 × 50 000) - 30 000 - (360 000 / 60)=
2385 - 30 000 - 6 000 = -33 615 руб./мес.
Эффект за 5 лет = -33 615 руб. × 60 мес. = -2 016 900 руб. – неэффективно

9.

Итоговый выбор процесса
Процесс №1: Регистрация заявок в лечебно-оздоровительный комплекс «Сахареж».
• Суть: Извлечение данных из входящих писем/заявок и ввод этих данных в
автоматизированную систему управления (АСУ) комплексом .
Процесс №2: Формирование ежедневной отчетности по использованию инвентаря.
• Суть: Сбор данных из журналов проката (Excel или бумажные формы) по всем точкам
выдачи, консолидация их в единый отчет для Дирекции и проверка на соответствие остаткам.
Роботизация данного процесса позволит повысить лояльность клиентов за счет
мгновенной обработки их запросов и снизить операционные расходы
на администрирование
Процесс №3: Оформление первичных документов (счетов и актов) для клиентов.
• Суть: Формирование пакета закрывающих документов на основе данных об оказанных
услугах (база отдыха, лагерь) и отправка их контрагентам через системы ЭДО или по e-mail.

10.

Схема/сценарий работы робота по процессу
регистрации заявок в ЛОК «Сахареж»

11.

Спасибо за внимание!