Новая система управления закупками

1.

ТЕКУЩИЙ ПРОЦЕСС
Как сейчас работают закупки
заявки поступают из разных систем
Файл 1
Файл 2
SAP
1C
Excel
данные разбросаны по файлам
Файл 3
Файл 4
сложно контролировать статус закупки
хаос данных
сложно контролировать сроки поставки
Нет единого источника информации по закупкам.
Новая система управления закупками
закупки • автоматизация • Excel

2.

НОВАЯ СИСТЕМА
Единая система управления закупками
SAP
AUTO
1C
Excel
ERP системы
данные
собираются,
очищаются
автоматически
автоматическая
обработка
данных (ETL)
единый
источник
для функции
единый реестр
закупок
Реестр формируется
автоматически —
закупщики не ведут его вручную.
Файл A
заявки /
статусы
Файл B
заявки /
статусы
Файл C
заявки /
статусы
рабочие файлы закупщиков
Новая система управления закупками
закупки • автоматизация • Excel

3.

ПОТОК ЗАЯВКИ
Как работает процесс
1
2
Заявка
поступает из ERP
Данные
загружаются
в единый реестр
3
Планировщик
назначает
закупщика
4
5
Закупщик работает
со своими
заявками
Статус закупок
обновляется
автоматически
Единый поток данных: от поступления заявки до актуального статуса в
реестре.
Новая система управления закупками
закупки • автоматизация • Excel

4.

СТРУКТУРА EXCEL ФАЙЛА
Рабочий файл закупщика
Рабочий файл закупщика — Excel
Системные поля
(защищены)
Материал
Количество
системные поля
Рабочие поля закупщика
Статус закупки
Поставщик
Номер лота
Дата поставки (план)
Цена закуп
Дата поставки (факт)
Стоимость закуп
Комментарий
поля для
заполнения
Номер заявки
Позиция заявки
Актив
Новая система управления закупками
закупки • автоматизация • Excel

5.

РОЛЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Что делает закупщик
Получает файл
со своими
заявками
Обновляет
статус закупки
Указывает
поставщика и
стоимость
Обновляет
даты поставки
Система
обновляет
единый реестр
Ручные действия
Закупщик работает только со своими
заявками
и заполняет бизнес-поля в Excel.
Новая система управления закупками
Системные поля
не
редактируются.
автосинхронизация
с реестром
закупки • автоматизация • Excel

6.

ЭФФЕКТ ДЛЯ БИЗНЕСА
Результат внедрения системы
✔
✔
единый статус
закупок
контроль сроков
поставки
актуальная
картина закупок
✔
✔
прозрачность
процесса
Система снижает ручную работу и ускоряет
закупочный процесс.
Новая система управления закупками
руководство
видит
актуальную
картину
Далее покажем, как работает рабочий файл
закупщика.
закупки • автоматизация • Excel