Система управления бизнес-процессами и эффективностью. Платформа Elma

1.

ELMA KPI
Система управления
бизнес-процессами и эффективностью
2016

2.

Платформа ELMA
2008-2016
Более 600 проектов
внедрения
www.elma-bpm.ru
№1 BPMS в России & CIS
Глобальная
разработка
2

3.

Платформа ELMA
www.elma-bpm.ru
3

4.

Платформа ELMA
Based on BPMN2.0
гибкие процессы / веб-интерфейс / мобильные клиенты
www.elma-bpm.ru
4

5.

Типовые сценарии использования. Содержание
www.elma-bpm.ru
5

6.

Замкнутый контур: Цели – Показатели – Мотивация
www.elma-bpm.ru
6

7.

Замкнутый контур: Цели – Показатели – Мотивация
www.elma-bpm.ru
7

8.

Целевое управление: моделирование. Настройка орг.структуры
www.elma-bpm.ru
8

9.

Целевое управление: моделирование. Создание иерархического дерева целей
www.elma-bpm.ru
9

10.

Целевое управление: моделирование. Результат – дерево целей
www.elma-bpm.ru
10

11.

Целевое управление: развитие. Планирование действий по целям
В веб-приложении по целям доступна
интерактивная карта, где отражаются связанные
мероприятия, задачи и «маячки» показателей,
характеризующих эти цели.
www.elma-bpm.ru
Карта дает прямой доступ к полной информации о
любом из элементов, возможность установить
приоритетность, контролировать статус цели.
11

12.

Целевое управление: развитие. Планирование действий по целям
www.elma-bpm.ru
12

13.

Замкнутый контур: Цели – Показатели – Мотивация
www.elma-bpm.ru
13

14.

Управление показателями. Настройка дерева показателей
www.elma-bpm.ru
14

15.

Управление показателями. Система начинает «жить и работать»
Сбор данных по показателям
из различных источников
Формирование дерева
показателей
www.elma-bpm.ru
15

16.

Управление показателями. Система начинает «жить и работать»
ДАННЫЕ ПО ПОКАЗАТЕЛЯМ ИЗ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
ЗАДАЧА РУЧНОГО ВВОДА ЗНАЧЕНИЙ ПОКАЗАТЕЛЕЙ
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВЕБ-СЕРВСИСОВ ДЛЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ВНЕШНИМИ СИСТЕМАМИ
www.elma-bpm.ru
16

17.

Управление показателями. Глубокий контроль показателя
www.elma-bpm.ru
Поведение любого показателя деятельности
становится прозрачным, можно отследить тренд
показателя и обсудить его
Показатель KPI, метрика или показатель
результативности процесса могут и должны иметь
ответственного
17

18.

Замкнутый контур: Цели – Показатели – Мотивация
www.elma-bpm.ru
18

19.

Мотивация сотрудников. Матрица эффективности сотрудника
Показатели. Показатели деятельности компании
являются одной из ключевых составляющих
матрицы эффективности. Показатель входит в
матрицу эффективности с определенным весом.
Гибкие матрицы
эффективности сотрудников
SMART-Задачи. Термин SMART можно
"расшифровать" как Specific, Measurable,
Achievable, Realistic, Timely. Данная технология
постановки задач используется во многих
компаниях сегодня.
Оценки руководителей, внутренних заказчиков.
В конце месяца система предложит руководителю
поставить оценку своим подчиненным. В зависимости
от оценки будет сформирован % эффективности
данного сотрудника.
Исполнительская дисциплина. Система может
автоматически подсчитать какой процент разовых
задач или задач по бизнес-процессам выполняется
точно в срок.
www.elma-bpm.ru
Трудозатраты
Если оплата сдельная почасовая, то в матрицу
эффективности могут входить и количество часов,
отработанных работником.
19

20.

Мотивация сотрудников. Настройка матрицы эффективности сотрудника
www.elma-bpm.ru
20

21.

Мотивация сотрудников. Контроль эффективности сотрудника
Полная прозрачность
эффективности сотрудников
www.elma-bpm.ru
21

22.

Замкнутый контур: Цели – Показатели – Мотивация
www.elma-bpm.ru
22

23.

Создание контрольных панелей
Создание контрольных
панелей
www.elma-bpm.ru
23

24.

Создание контрольных панелей
www.elma-bpm.ru
24

25.

Содержание
1| Коротко о замкнутом контуре: Цели – Показатели – Мотивация
2| Что дальше и как изменить ситуацию? Границы мотивации
3| Реализация РЕАЛЬНЫХ изменений внутри компании
3.1| Реальные изменения логики работы компании в бизнес-процессах
3.2| Построение ИТ-ландшафта с помощью ELMA
4| Резюме
www.elma-bpm.ru
25

26.

Как изменить ситуацию?
Необходимо повлиять на
значения показателей
www.elma-bpm.ru
26

27.

Как изменить ситуацию? Бизнес-процессы компании
Функциональная организация работ
Генеральный директор
Функ.
1
Объединение отдельных функций в процессы
производится на основе регламентов (зачастую неполных,
противоречивых, трудно актуализируемых) и договоренностей
менеджеров
Функ.
6
я
Главный инженер
Заместитель ген.директора
Функ.
7
Отдел
снабжения
Диспетчерская
Зам.главного
инженера
Служба
качества
Функ.
2
Плановоэконом.отдел
Руководитель
отдела взыскания
Юр.служба
Функ.
8
я
Начальник
участка 1
Начальник
участка 2
Начальник
участка 3
Функ.
4
Функ.
5
Функ.
3
Инспектор
Call-центр
Существуют барьеры между сотрудниками и
департаментами. Эти барьеры затрагивают коммуникаций,
мотивацию, работу с данными и т.д. На преодоление барьеров
тратится значительная часть рабочего времени сотрудников
Коллектор
Выстраивание процессов (четко отлаженные принципы
взаимодействия)
Устранение дублирования функций
Функ.
1
Функ.
8
Функ.
6
Функ.
2
Функ.
5
Процесс 1
Повышение скорости работы работы
Гл.
инж
www.elma-bpm.ru
Сл.
Кач.
Зам.
ГД
Снаб
Нач.
Уч.
Повышение производительности сотрудников
27

28.

Как изменить ситуацию? Бизнес-процессы компании
Задача: через улучшение процесса
обеспечить изменение результата
Владелец процесса
Функ.
1
Функ.
8
Функ.
6
Функ.
2
Функ.
5
Процесс
Ценность, которую
сформировал процесс за период
Показатель процесса
Исполнители задач по процессу
Рядовые сотрудники
Задача: четко отработать активность по
процессу
www.elma-bpm.ru
28

29.

Как изменить ситуацию?
Без конкретных, понятных, осязаемых действий
ситуация не изменится
Улучшение показателей
Развитие бизнес-процессов
компании
Развитие логики
бизнес-процессов,
исходя из целей компании
www.elma-bpm.ru
Исполнение процессов
строго по регламенту
Работа сотрудника
компании
Профессиональные
компетенции
Возможность
выполнить задачу
по регламенту
Мотив выполнения
задачи
29

30.

Как изменить ситуацию?
Без конкретных, понятных, осязаемых действий
ситуация не изменится
Улучшение показателей
Развитие бизнес-процессов
компании
Развитие логики
бизнес-процессов,
исходя из целей компании
www.elma-bpm.ru
Исполнение процессов
строго по регламенту
Работа сотрудника
компании
Профессиональные
компетенции
Возможность
выполнить задачу
по регламенту
Мотив выполнения
задачи
30

31.

Содержание
1| Коротко о замкнутом контуре: Цели – Показатели – Мотивация
2| Что дальше и как изменить ситуацию? Границы мотивации
3| Реализация РЕАЛЬНЫХ изменений внутри компании
3.1| Реальные изменения логики работы компании в бизнес-процессах
3.2| Построение ИТ-ландшафта с помощью ELMA
4| Резюме
www.elma-bpm.ru
31

32.

Реализация РЕАЛЬНЫХ изменений в компании
Стратегия и
глобальные цели
компании
Внутренние проекты развития
Стратегические цели
Уровень
управления
процессами
Бизнес-процессы
Метрики процессов
Показатели деятельности
CRM
Проекты
Уровень
исполнения
(автоматизация)
ERP
BPM
Логистика
Уровень персонала
и мотивации
Матрицы эффективности
www.elma-bpm.ru
Регламенты процессов
32

33.

Содержание
1| Коротко о замкнутом контуре: Цели – Показатели – Мотивация
2| Что дальше и как изменить ситуацию? Границы мотивации
3| Реализация РЕАЛЬНЫХ изменений внутри компании
3.1| Реальные изменения логики работы компании в бизнес-процессах
3.2| Построение ИТ-ландшафта с помощью ELMA
4| Резюме
www.elma-bpm.ru
33

34.

Система управления бизнес-процессами. Уровень управления процессами
Стратегия и
глобальные цели
компании
Внутренние проекты развития
Стратегические цели
Уровень
управления
процессами
Бизнес-процессы
Метрики процессов
Показатели деятельности
CRM
Проекты
Уровень
исполнения
(автоматизация)
ERP
BPM
Логистика
Уровень персонала
и мотивации
Матрицы эффективности
www.elma-bpm.ru
Регламенты процессов
34

35.

Операционная деятельность предприятия
Процессы управления
Страт.
план-ие
Опер.
план-ие
Фин.
управл.
…
Основные процессы
Закупка
Продажа
Логистика
Продажа
Проект-ие
Закупка
ПНР
Сервисные (обеспечивающие) процессы
Персонал
Бух.
ИТ
Договора
…
www.elma-bpm.ru
35

36.

Система управления бизнес-процессами. Метрики и показатели процесса
Бизнес-процесс – это многократно
повторяющаяся логически связанная
последовательность действий, направленная на
создания ценности или достижение результата
Результативность
процесса за период
Показатель процесса
Метрика процесса измеряет любые
параметры прохождения отдельных
шагов процесса. Отвечает на вопрос
как проходит процесс.
Метрики процесса влияют на продуктивность процесса (на показатели процесса)
www.elma-bpm.ru
36

37.

Система управления бизнес-процессами. Метрики и показатели процесса
Бизнес-процесс «Обработка заказа»
Метрики бизнес-процесса
Показатели бизнес- процесса
Время обработки заказа по процессу
(максимальное, минимальное, среднее)
Время согласования поставки с клиентом
(максимальное, минимальное, среднее)
Минимальные запасы
на складе
Время обработки заказа в разрезе одного
подразделения
Среднее время
простоев обработки заказа
Сумма заказов на согласовании различных
подразделений
Объем продаж за период
Среднее время формирования и подписания
пакета документов
Количество ошибок заполнения данных в
разрезе менеджеров
Бизнес-процесс – это многократно
повторяющаяся логически связанная
последовательность действий, направленная на
создания ценности или достижение результата
Контроль эффективности
процесса
Как работает процесс?
www.elma-bpm.ru
Контроль результативности
процесса
Как ценность формирует
процесс?
37

38.

Система управления бизнес-процессами. Метрики и показатели процесса
Показатели деятельности
KPI процесса
KPI процесса
KPI процесса
Владельцы процессов
Метрика 1
Метрика 2
Рабочая группа процесса
Метрика 1.1
Регламент процесса
Метрика 1.3
Участники процесса
Номинальные
значения метрик
www.elma-bpm.ru
Метрика 1.2
Отслеживание
эффективности
сотрудников
Временные и
количественные
метрики
Контроль нахождение
экземпляра процесса, циклов,
незавершенных экземпляров
Метрика 2
38

39.

Система управления бизнес-процессами. Уровень управления процессами
www.elma-bpm.ru
39

40.

Система управления бизнес-процессами. Уровень управления процессами
Графическое моделирование процессов и управление
ответственностью по должностям
Настройка отображения задач, которые
будут видеть пользователи
Наполнение процессов любыми данными
(без ограничений). Контекст процесса
Настройка автоматических действий внутри задач процесса
(не только ручные операции)
Система позволяет писать
сценарии на языке MS .NET C#
Регламент)процесса
www.elma-bpm.ru
40

41.

Система управления бизнес-процессами. Уровень управления процессами
Множество способов старта
процессов
Ручной запуск
Задачи по бизнес-процессам в рамках единой
информационной среды (корп. портала)
www.elma-bpm.ru
Запуск по таймеру
Запуск извне
Запуск по событию внутри
Исполняемые задачи, адаптированные для
зоны ответственности
Матрицы эффективности сотрудников,
включая исп. дисциплину по процессам
41

42.

Система управления бизнес-процессами. Уровень управления процессами
Множество способов старта
процессов
Ручной запуск
Задачи по бизнес-процессам в рамках единой
информационной среды (корп. портала)
www.elma-bpm.ru
Запуск по таймеру
Запуск извне
Запуск по событию внутри
Исполняемые задачи, адаптированные для
зоны ответственности
Матрицы эффективности сотрудников,
включая исп. дисциплину по процессам
42

43.

Система управления бизнес-процессами. Уровень управления процессами
Оперативный контроль процессов
(определение текущего шага процесса)
Монитор процессов
Взгляд на компанию сверху
Контроль любых количественных, временных метрик бизнес-процессов и отклонений показателей процесса
www.elma-bpm.ru
43

44.

Система управления бизнес-процессами. Уровень управления процессами
www.elma-bpm.ru
44

45.

Содержание
1| Коротко о замкнутом контуре: Цели – Показатели – Мотивация
2| Что дальше и как изменить ситуацию? Границы мотивации
3| Реализация РЕАЛЬНЫХ изменений внутри компании
3.1| Реальные изменения логики работы компании в бизнес-процессах
3.2| Построение ИТ-ландшафта с помощью ELMA
4| Резюме
www.elma-bpm.ru
45

46.

Система управления бизнес-процессами. Уровень исполнения
Стратегия и
глобальные цели
компании
Внутренние проекты развития
Стратегические цели
Уровень
управления
процессами
Бизнес-процессы
Метрики процессов
Показатели деятельности
CRM
Проекты
Уровень
исполнения
(автоматизация)
ERP
BPM
Логистика
Уровень персонала
и мотивации
Матрицы эффективности
www.elma-bpm.ru
Регламенты процессов
46

47.

Система управления бизнес-процессами. Уровень исполнения – 3 типовых сценария
2
«Лоскутная автоматизация»
Процесс между уровнем 2 и 3
Соответствует 2ому уровню
зрелости процессов
3
1
Соответствует 3ему уровню
зрелости процесса
Ручные операции
ИТ-системы
Управленческий,
бухгалтерский учет,
нишевые системы
www.elma-bpm.ru
47

48.

Система управления бизнес-процессами. Уровень исполнения – 3 типовых сценария
2
3
1
Простая автоматизация
процесса в
BPM-системе
Ручные операции
ИТ-системы
Управленческий,
бухгалтерский учет,
нишевые системы
www.elma-bpm.ru
48

49.

Система управления бизнес-процессами. Уровень исполнения – 3 типовых сценария
2
3
Ручные операции
1
ИТ-системы
Управленческий,
бухгалтерский учет,
нишевые системы
www.elma-bpm.ru
49

50.

Система управления бизнес-процессами. Устранение «лоскутной» автоматизации
Расширение бизнес-логики
транзакционной системы
требует значительных ресурсов
Перестроение бизнес-логики
транзакционной системы требует
значительных ресурсов
Система Y
Система Z
Система X
Автоматизированные процессы не
являются изменчивыми
(перенастройка системы проходит
раз в 5-7 лет)
www.elma-bpm.ru
50

51.

Система управления бизнес-процессами. Устранение «лоскутной» автоматизации
Система X
BPM-система
охватывает процесс от
начала до конца
BPM-система
интегрируется с
любыми системами
www.elma-bpm.ru
51

52.

Система управления бизнес-процессами. Уровень исполнения – 3 типовых сценария
2
3
Ручные операции
Два варианта:
1. Оставить «как есть» на уровне зрелости №3
2. Рассмотреть возможность повышения уровня
зрелости процесса
1
ИТ-системы
Управленческий,
бухгалтерский учет,
нишевые системы
www.elma-bpm.ru
52

53.

Система управления бизнес-процессами. Новые возможности работы с процессами
2
3
Ручные операции
4
1
ИТ-системы
Управленческий,
бухгалтерский учет,
нишевые системы
www.elma-bpm.ru
BPM-система
Управление бизнеспроцессами
53

54.

Система управления бизнес-процессами. Новые возможности работы с процессами
Бизнес-процесс «Обработка заказа»
Метрики бизнес-процесса
Показатели бизнес- процесса
Время обработки заказа по процессу
(максимальное, минимальное, среднее)
Время согласования поставки с клиентом
(максимальное, минимальное, среднее)
Минимальные запасы
на складе
Время обработки заказа в разрезе одного
подразделения
Среднее время
простоев обработки заказа
Сумма заказов на согласовании различных
подразделений
Объем продаж за период
Среднее время формирования и подписания
пакета документов
Количество ошибок заполнения данных в
разрезе менеджеров
Бизнес-процесс – это многократно
повторяющаяся логически связанная
последовательность действий, направленная на
создания ценности или достижение результата
Контроль эффективности
процесса
Как работает процесс?
www.elma-bpm.ru
Контроль результативности
процесса
Как ценность формирует
процесс?
54

55.

Система управления бизнес-процессами. Новые возможности работы с процессами
Показатели обновленного процесса
Показатели процесса
Владелец процесса
Развитие процесса влияет на
его метрики. Вслед за ними
меняется и результат
Задача развития процесса
(повышение его продуктивности)
Метрика 1 V2
V2
Метрика 2 V2
Развитие процесса
(версия 2)
Рабочая группа процесса
Регламент процесса
V2
Регламент процесса
Участники процесса
Номинальные
значения метрик
Номинальные
значения метрик
www.elma-bpm.ru
Отслеживание
эффективности
сотрудников
Отслеживание
эффективности
сотрудников
Метрики обновленного
процесса
Временные и
Контроль нахождение
количественные
экземпляра процесса, циклов,
метрики
экземпляров
Временные и незавершенных
Контроль
нахождение
количественные
экземпляра процесса, циклов,
метрики
незавершенных экземпляров
55

56.

Система управления бизнес-процессами. Уровень стратегии
Стратегия и
глобальные цели
компании
Внутренние проекты развития
Стратегические цели
Уровень
управления
процессами
Бизнес-процессы
Метрики процессов
Показатели деятельности
CRM
Проекты
Уровень
исполнения
(автоматизация)
ERP
BPM
Логистика
Уровень персонала
и мотивации
Матрицы эффективности
www.elma-bpm.ru
Регламенты процессов
56

57.

Система управления бизнес-процессами. Уровень стратегии
Закупка
Продажа
Логистика
Продажа
Проект-ие
Закупка
ПНР Цели
компании
Логический
контур 1
Несколько
показателей
Логический
контур 2родажа
Несколько
показателей
На основе результативных
показателей возможно
сформулировать необходимые
ключевые показатели деятельности
Ключевые показатели
Показатели деятельности
www.elma-bpm.ru
57

58.

Система управления бизнес-процессами. Уровень стратегии
Оцифровка целей компании
Ключевые показатели (KPI)
Бизнес-процесс A
Бизнес-процесс B
Бизнес-процесс D
www.elma-bpm.ru
Бизнес-процесс C
Бизнес-процесс G
Бизнес-процесс H
Бизнес-процесс F
58

59.

Система управления бизнес-процессами. Уровень стратегии
Формирование дерева
показателей деятельности
www.elma-bpm.ru
59

60.

Система управления бизнес-процессами. Уровень стратегии
Полная прозрачность
показателей деятельности
www.elma-bpm.ru
60

61.

Система управления бизнес-процессами. Уровень персонала и мотивации
Стратегия и
глобальные цели
компании
Внутренние проекты развития
Стратегические цели
Уровень
управления
процессами
Бизнес-процессы
Метрики процессов
Показатели деятельности
CRM
Проекты
Уровень
исполнения
(автоматизация)
ERP
BPM
Логистика
Уровень персонала
и мотивации
Матрицы эффективности
www.elma-bpm.ru
Регламенты процессов
61

62.

Система управления бизнес-процессами. Уровень персонала и мотивации
Показатели. Показатели деятельности компании
являются одной из ключевых составляющих
матрицы эффективности. Показатель входит в
матрицу эффективности с определенным весом.
Гибкие матрицы
эффективности сотрудников
SMART-Задачи. Термин SMART можно
"расшифровать" как Specific, Measurable,
Achievable, Realistic, Timely. Данная технология
постановки задач используется во многих
компаниях сегодня.
Оценки руководителей, внутренних заказчиков.
В конце месяца система предложит руководителю
поставить оценку своим подчиненным. В зависимости
от оценки будет сформирован % эффективности
данного сотрудника.
Исполнительская дисциплина. Система может
автоматически подсчитать какой процент разовых
задач или задач по бизнес-процессам выполняется
точно в срок.
www.elma-bpm.ru
Трудозатраты
Если оплата сдельная почасовая, то в матрицу
эффективности могут входить и количество часов,
отработанных работником.
62

63.

Система управления бизнес-процессами. Уровень персонала и мотивации
Множество способов старта
процессов
Ручной запуск
Задачи по бизнес-процессам в рамках единой
информационной среды (корп. портала)
www.elma-bpm.ru
Запуск по таймеру
Запуск извне
Запуск по событию внутри
Исполняемые задачи, адаптированные для
зоны ответственности
Матрицы эффективности сотрудников,
включая исп. дисциплину по процессам
63

64.

Система управления бизнес-процессами. Уровень персонала и мотивации
Полная прозрачность
эффективности сотрудников
www.elma-bpm.ru
64

65.

Система управления бизнес-процессами
Стратегия и
глобальные цели
компании
Внутренние проекты развития
Стратегические цели
Уровень
управления
процессами
Бизнес-процессы
Метрики процессов
Показатели деятельности
CRM
Проекты
Уровень
исполнения
(автоматизация)
ERP
BPM
Логистика
Уровень персонала
и мотивации
Матрицы эффективности
www.elma-bpm.ru
Регламенты процессов
65